Vantaggi e svantaggi dell’esternalizzazione del libro paga

Nel mercato globale odierno, le aziende devono essere in grado di assumere e gestire i migliori talenti, ovunque. Un Employer of Record (EOR) come G-P, tra i migliori della categoria, consente alle aziende di tutte le dimensioni di creare team globali in modo rapido e conforme in oltre 180 Paesi, indipendentemente dallo stato delle entità.

Anche se le esigenze dei dipendenti differiscono oltre confine e confini, un requisito è universale: i dipendenti devono essere pagati in tempo e in conformità alle normative locali. Esploriamo i vantaggi dell’esternalizzazione del libro paga, nonché le sue sfide.

Che cos’è l’esternalizzazione del libro paga?

L’esternalizzazione del libro paga è un servizio fornito da un’entità esterna che gestisce tutte le operazioni di libro paga per un’azienda. La società di servizi di esternalizzazione del libro paga offre supporto legale, fiscale e contabile per garantire che i dipendenti ricevano le loro buste paga in modo accurato e puntuale.

Che cos’è l’esternalizzazione internazionale del libro paga? L’esternalizzazione internazionale del libro paga è il processo di collaborazione con una società esterna per il libro paga per pagare e gestire in modo conforme le detrazioni per i dipendenti globali. L’esternalizzazione a un’azienda di libro paga consente alle aziende di:

1. Gestisci il libro paga in sedi nazionali e internazionali.
2. Rileva e controlla gli incidenti.
3. Calcolare, pagare e distribuire il libro paga secondo il programma appropriato (settimanale, bisettimanale o mensile).
4. Calcola i benefit aggiuntivi, come ferie, commissioni, liquidazione, pre-pensionamento o benefit in natura.
5. Semplifica la conformità normativa, comprese le leggi sulla protezione dei dati sul libro paga e le normative governative.

Una volta che un’azienda decide di assumere un servizio di esternalizzazione del libro paga, deve stabilire linee guida e processi chiari per garantire una collaborazione fluida. È anche importante notare che l’esternalizzazione del libro paga non elimina la necessità di professionisti interni del libro paga. Al contrario, allevia il carico amministrativo, consentendo loro di concentrarsi su altre attività contabili chiave.

Perché le aziende esternalizzano il libro paga?

Aziende di tutti i settori, dimensioni e sedi possono trarre vantaggio dai servizi di esternalizzazione del libro paga, specialmente se non dispongono di un team interno di finanza e risorse umane. Può anche essere la soluzione ideale per un team esistente che deve concentrarsi su attività strategiche oltre al libro paga.

L’esternalizzazione del libro paga può essere utile per le aziende che mirano a operare a livello internazionale, ma che non dispongono di esperti di gestione del libro paga in ciascun Paese. È anche ideale per coloro che necessitano di continuità nella gestione delle buste paga senza un solido sistema di sicurezza o ripristino dei dati.

Un Employer of Record leader del settore come G-P fornisce un supporto esperto oltre a quello di un’azienda di esternalizzazione del libro paga, offrendo un supporto olistico delle risorse umane durante l’intero ciclo di vita dell’impiego, dall’assunzione e l’onboarding, alla gestione globale del libro paga e del tempo e delle spese. Con una presenza consolidata in oltre 180 Paesi, G-P funge da datore di lavoro legale, in modo che le aziende possano creare team in modo conforme in nuovi Paesi a partire da pochi minuti, indipendentemente dallo stato delle entità. 

Pro e contro dell’esternalizzazione del libro paga

L’esternalizzazione del libro paga offre vantaggi significativi, ma comporta anche potenziali sfide. La chiave è valutare i pro e i contro in anticipo. Anche se l’outsourcing può semplificare l’intero processo di libro paga e fornire risparmi sui costi, può introdurre rischi come errori di coordinamento e preoccupazioni di riservatezza.

Quali sono i vantaggi dell’esternalizzazione del libro paga?

L’esternalizzazione del libro paga offre alle aziende vantaggi significativi, tra cui il risparmio di tempo e risorse, la riduzione al minimo degli errori di libro paga. In generale, l’esternalizzazione del libro paga aiuta le organizzazioni a semplificare le operazioni trasferendo il complesso processo di libro paga a fornitori specializzati. 

1. Consente di risparmiare tempo.

Il libro paga è un processo dispendioso in termini di tempo che può rappresentare un onere amministrativo. Alleviando le responsabilità del reparto finanziario in materia di libro paga, questi team possono concentrarsi su altre aree chiave dell’azienda, come lo sviluppo di strategie finanziarie che migliorano il vantaggio competitivo dell’azienda. 

2. Riduce i costi.

L’esternalizzazione del libro paga aiuta le aziende a ridurre al minimo le spese, identificando al contempo i costi nascosti associati alla gestione del libro paga. Per coloro che desiderano assumere a livello internazionale, riduce il rischio di classificazione errata dei dipendenti, che potrebbe comportare potenziali sanzioni pecuniarie. 

3. Previene gli errori di libro paga.

Assumendo professionisti la cui unica responsabilità è il libro paga, riduci al minimo il rischio di errori, scadenze non rispettate, omissioni o dichiarazioni fiscali tardive sul libro paga. 

4. Facilita la conformità oltre confine.

Secondo il rapporto sulla crescita 2023 globale di G-P, il 66% dei leader afferma che la creazione di team globali fa parte della propria strategia aziendale. L’esternalizzazione del libro paga fornisce gli strumenti per compensare in modo conforme una forza lavoro globale. I fornitori di servizi di outsourcing rimangono aggiornati sui codici e le normative sul lavoro relative a tasse, benefit e buste paga, aiutando i datori di lavoro a soddisfare i requisiti legali ed espandere le proprie attività in tutta tranquillità.

5. Offre un’esperienza cliente senza interruzioni. 

Molte società di esternalizzazione del libro paga di qualità collaborano con i principali fornitori di gestione del capitale umano (HCM) per garantire un processo di libro paga senza interruzioni. Questi partner vantano una comprovata esperienza di successo, creando una connessione semplice in ogni fase e offrendo un’esperienza più ottimizzata alle aziende.

Quali sono gli svantaggi dell’esternalizzazione del libro paga?

Consegnare un processo critico come il libro paga a una terza parte può portare a potenziali svantaggi, tra cui perdita di controllo, problemi di riservatezza, sfide di coordinamento, cattiva comunicazione e possibilità di errori. Per ridurre al minimo questi rischi, le aziende devono prendersi il tempo necessario per ricercare attentamente i potenziali fornitori.

1. Perdita di controllo

L’esternalizzazione delle tue operazioni di libro paga a un’azienda terza può limitare il tuo controllo sui processi e sull’accesso alle informazioni. Questa mancanza di supervisione può rendere difficile affrontare rapidamente i problemi e garantire che le pratiche di libro paga siano in linea con le esigenze specifiche della tua azienda.

2. Preoccupazione per la sicurezza dei dati

Se la società di outsourcing non dispone di misure di sicurezza adeguate, potrebbero verificarsi violazioni dei dati e incidenti di sicurezza. È essenziale proteggere tutte le informazioni sul libro paga e i dati dei dipendenti implementando politiche di riservatezza e protezione dei dati con il fornitore di servizi di esternalizzazione del libro paga.

3. Sfide di coordinamento

Le aziende devono ancora allocare tempo per coordinare attività e compiti con i propri fornitori di buste paga. Devono inoltre fornire un supporto continuo per garantire che la terza parte raggiunga i risultati desiderati, creando opportunità di potenziale cattiva comunicazione.

4. Potenziale di errori ingiustificati

Se il partner di outsourcing scelto non ha esperienza, può comportare potenziali errori e sanzioni. Un semplice errore di battitura può causare ritardi nei pagamenti, calcoli errati delle tasse e informazioni mancanti sul libro paga. 

5. Limitato a un aspetto dell’occupazione globale

Mentre le aziende di esternalizzazione del libro paga aiutano a semplificare il processo di retribuzione, ci sono altri aspetti chiave del ciclo di vita dei dipendenti che possono essere complessi e dispendiosi in termini di tempo, che i tuoi team interni dovranno ancora gestire. Ad esempio, l’assunzione, l’onboarding e la gestione dei dipendenti in conformità alle leggi locali richiedono una comprensione approfondita delle regole del contratto di lavoro, delle normative sulla sicurezza dei dati, delle leggi uniche del Paese in materia di licenziamenti e molto altro ancora. 

È qui che la collaborazione con le soluzioni di Employer of Record (EOR) diventa vantaggiosa, poiché garantiscono la conformità coprendo l’intero ambito di impiego, incluso il libro paga, e gestendo l’intero spettro dei processi amministrativi per i tuoi team.

6. Configurazione entità

A meno che tu non collabori con un Employer of Record che elimini la necessità di stabilire una presenza legale nel Paese, dovrai sostenere il processo costoso e dispendioso in termini di tempo di costituzione di un’entità nella sede desiderata. Le aziende di esternalizzazione del libro paga gestiscono le complessità della retribuzione per i tuoi team, ma i tuoi team sono ancora responsabili di assunzione, onboarding, conformità e creazione di entità.

Come scegliere il giusto fornitore di esternalizzazione del libro paga

Scegliere il giusto fornitore di esternalizzazione del libro paga è fondamentale per un processo di libro paga fluido e conforme. Se la tua azienda sta cercando il partner giusto, considera i seguenti fattori chiave:

• Controllo interno: un fornitore affidabile investe nelle proprie operazioni. Ciò assicura che siano organizzati, riducendo il rischio di perdita di dati ed errori di pagamento.
• Migliore tecnologia: il fornitore giusto utilizza tecnologia e software avanzati per una funzionalità di libro paga continua.
• Conformità: un buon fornitore di buste paga rimane aggiornato sulle normative in evoluzione. Ciò aiuta la tua azienda a garantire la conformità alle leggi fiscali e sul libro paga, indipendentemente dalla posizione.
• Prezzi: i costi devono essere in linea con gli obiettivi e le aspettative di performance dell'azienda.
• Servizio clienti: un servizio clienti solido è fondamentale per un’esternalizzazione efficace del libro paga. Controllare le recensioni dei clienti e chiedere referenze per valutare il loro supporto.

Semplifica oggi stesso il libro paga globale con G-P.

Non lasciare che il libro paga rallenti i tuoi piani sul successo globale. Un Employer of Record (EOR) di prim’ordine come G-P va oltre il supporto con le leggi e le normative sul libro paga specifiche per Paese. La nostra suite di prodotti per l’impiego globale e soluzioni EOR è supportata dal più grande team di esperti delle Risorse Umane e legali per fornire tutto il necessario per semplificare l’intero ciclo di vita dell’impiego. Oltre alle complesse attività delle Risorse Umane e alla conformità garantita in oltre 180 Paesi, gestiamo il libro paga globale con una precisione del 99% e la flessibilità di effettuare pagamenti in 150 valute. 

L'approccio migliore di G-P include anche la collaborazione con HCM di alto livello e fornitori di buste paga per offrire le soluzioni tecnologiche per le risorse umane più complete possibili per i clienti di tutto il mondo. Insieme, forniamo l’accesso alle soluzioni più innovative, all’affidabilità mission-critical, alla conformità e alle integrazioni senza soluzione di continuità per assistervi in ogni fase del vostro percorso di crescita globale, consentendovi di concentrarvi sulla scalabilità della vostra azienda.