Appaltatori vs. dipendenti

Assumere appaltatori indipendenti rispetto ai dipendenti determina le tue responsabilità fiscali e gli obblighi legali. Per le aziende globali, la decisione influisce anche sulla velocità di ingresso nel mercato e sulla flessibilità della forza lavoro. Ci sono molte cose da considerare quando si sceglie il tipo di lavoratore giusto per la tua attività.

Qual è la differenza tra un appaltatore indipendente e un dipendente?

I dipendenti lavorano secondo le regole di un'azienda, seguono orari prestabiliti e ricevono benefit. In the U.S., the average full-time employee works at least 40 hours per week. Gli appaltatori operano in modo indipendente, gestiscono i propri programmi e forniscono servizi in base a un contratto. Le principali differenze tra appaltatore e dipendente includono:

• Ruolo e autonomia : i dipendenti lavorano sotto la supervisione e la direzione dell'azienda. Il datore di lavoro gestisce le ore di lavoro, i metodi di esecuzione del lavoro e il loro lavoro è integrato nelle operazioni principali dell'azienda. Gli appaltatori operano in modo indipendente, determinando come e quando svolgere il lavoro e il loro lavoro può essere distinto dal core business dell’azienda. Possono anche lavorare con più clienti contemporaneamente. 

• Strumenti e attrezzature di lavoro: i datori di lavoro forniscono ai dipendenti gli strumenti e le attrezzature necessari per svolgere il loro lavoro e rimborsare le spese di lavoro. Gli appaltatori indipendenti forniscono le proprie attrezzature e strumenti e coprono le loro spese. 

• Benefit : i dipendenti ricevono benefit come congedo retribuito, assicurazione sanitaria e piani pensionistici. La maggior parte degli appaltatori indipendenti non ottiene alcun beneficio fornito dall'azienda. Sono responsabili della propria assicurazione e della propria pianificazione pensionistica.

• Stato giuridico: i dipendenti sono coperti dalle leggi locali sul lavoro e hanno diritto ai diritti e ai benefici previsti da tali leggi. Il datore di lavoro gestisce le imposte sul libro paga, i contributi sociali e le prestazioni legali. Gli appaltatori indipendenti sono considerati lavoratori autonomi e non soggetti alle leggi sul lavoro e sul lavoro. Sono responsabili delle proprie tasse, assicurazioni e obblighi di conformità.

Perché assumere un dipendente rispetto a un appaltatore

Assumere un dipendente può essere più vantaggioso se hai bisogno di stabilità e impegno a lungo termine. I dipendenti sostengono la continuità aziendale e contribuiscono alla cultura aziendale. Dare priorità all’assunzione di un dipendente per:

• Ruoli aziendali fondamentali : le posizioni che influiscono sulle operazioni quotidiane o sulla qualità del prodotto beneficiano di una supervisione coerente e dell'allineamento dei processi aziendali.

• Accesso ai dati sensibili : i dipendenti seguono protocolli di riservatezza e sicurezza più rigorosi, il che riduce il rischio di violazioni dei dati.

• Posizioni rivolte ai clienti : queste persone devono costruire fiducia e allinearsi ai valori aziendali.

• Settori regolamentati : nei settori finanziario, sanitario e della difesa, i dipendenti a tempo pieno aiutano a soddisfare gli obblighi di conformità specifici del settore.

I dipendenti a lungo termine acquisiscono una profonda conoscenza dei prodotti, dei processi e delle relazioni con i clienti. Questa esperienza rafforza la resilienza durante le transizioni o le interruzioni del mercato. I dipendenti hanno anche vantaggi in termini di riduzione dei rischi e conformità:

• Classificazione chiara : i dipendenti si adattano a quadri giuridici definiti nella maggior parte dei paesi, riducendo i rischi di classificazione errata dei lavoratori.

• Conformità normativa : i datori di lavoro possono soddisfare gli obblighi di legge in materia di benefit, orari di lavoro e sicurezza sul posto di lavoro.

Più forte controllo della produzione di lavoro: le leggi sul lavoro danno ai datori di lavoro più autorità sui metodi di lavoro, sulla qualità e sulla formazione dei dipendenti.

Perché assumere un appaltatore indipendente rispetto a un dipendente temporaneo

Gli appaltatori indipendenti e i dipendenti temporanei offrono soluzioni per la forza lavoro a breve termine. Un dipendente temporaneo viene assunto per un periodo prestabilito. Lavorano sotto la tua supervisione e seguono le politiche della tua azienda. Si differenziano dagli appaltatori indipendenti in questi modi:

• Autonomia : un dipendente temporaneo lavora sotto la direzione del datore di lavoro e segue i processi stabiliti.

• Stato occupazionale : i dipendenti temporanei sono sul libro paga della tua azienda.

• Benefit : i dipendenti temporanei possono avere diritto a prestazioni legali, a seconda delle leggi locali e della durata del rapporto di lavoro.

• Conformità: gli appaltatori indipendenti sono regolati dai termini del contratto. I dipendenti temporanei sono coperti dalle leggi locali in materia di lavoro e impiego.

• Struttura dei costi: mentre gli appaltatori indipendenti vengono pagati per progetto o consegna, i dipendenti temporanei vengono pagati ogni ora o per stipendio. Potresti dovergli benefici e contributi.

• Flessibilità : assumere un appaltatore ti consente di entrare in un nuovo mercato globale senza l'impegno di un impiego a tempo pieno.

Come i Paesi definiscono gli appaltatori rispetto ai dipendenti

Le definizioni di appaltatore e dipendente variano a seconda del Paese, ma molte leggi si concentrano sul grado di indipendenza e integrazione aziendale. La maggior parte delle giurisdizioni applica questi test per determinare lo stato:

• Test di controllo : chi dirige come, quando e dove viene svolto il lavoro?

• Test di integrazione : il lavoratore fa parte delle operazioni di core business?

• Test di dipendenza economica : il lavoratore si affida a un cliente per la maggior parte del proprio reddito?

• Responsabilità di attrezzature e spese : chi fornisce strumenti e copre i costi?

Negli Stati Uniti le due principali agenzie federali, l'Internal Revenue Service (IRS) e il Dipartimento del Lavoro (DOL), attualmente utilizzano test diversi per la classificazione dei lavoratori, che possono portare a risultati diversi per lo stesso lavoratore. L'IRS si riferisce allo stato di occupazione ai fini fiscali federali. Il test DOL determina lo stato di occupazione ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA), che disciplina il salario minimo e gli straordinari. In generale, si vuole guardare il test DOL prima. Negli Stati Uniti, l'IRS utilizza un test a tre categorie - controllo comportamentale, controllo finanziario e tipo di relazione - per definire appaltatori e dipendenti. Attualmente, il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL) applica un test di “realtà economica” che esamina vari fattori per determinare se un lavoratore è in affari per se stesso o dipendente dalla società di assunzione.

Nell'Unione europea (UE), la classificazione dei lavoratori si concentra sul controllo, l'integrazione e la dipendenza. Paesi come la Germania hanno severe sanzioni per il falso lavoro autonomo. Le definizioni variano nella regione Asia-Pacifico. L’Australia dà la priorità ai termini contrattuali, mentre l’India e Singapore si concentrano sulla supervisione e sulla conformità legale. In America Latina, la maggior parte dei paesi, tra cui Brasile e Messico, assume lo status di dipendente a meno che non si possa dare una chiara prova di indipendenza.

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Implicazioni aziendali

Un modello di contratto non soddisferà tutti gli standard legali se la tua azienda opera in paesi diversi. Segui queste best practice per mantenere la conformità della tua azienda:

• Eseguire revisioni della classificazione specifiche per giurisdizione prima di assumere.

• Allineare i contratti con le condizioni di lavoro effettive.

• Mantenere le prove a supporto delle decisioni di classificazione.

• Rivedere periodicamente lo stato del lavoratore man mano che i ruoli si evolvono.

Considerazioni sui permessi di lavoro per appaltatori e dipendenti internazionali

Garantire i permessi di lavoro giusti per i tuoi lavoratori globali mantiene la tua attività senza intoppi. Senza la giusta autorizzazione al lavoro, puoi affrontare ritardi di progetto, infliggere multe e danneggiare la tua capacità di operare in mercati chiave.

Esigenze di visti e permessi di lavoro

I dipendenti di solito hanno bisogno di un visto di lavoro sponsorizzato dal datore di lavoro legato a un ruolo e una sede specifici. Questi permessi possono avere condizioni rigorose, come i contratti di lavoro e la prova delle qualifiche. 

Gli appaltatori possono entrare in alcuni paesi con visti per visitatori aziendali per attività a breve termine (come partecipare a riunioni o negoziare contratti). Molte giurisdizioni regolano rigorosamente ciò che costituisce un'attività ammissibile di "visitatore d'affari" e l'esecuzione di un lavoro effettivo può richiedere un permesso specifico per appaltatore o persino un'entità locale. La violazione di queste regole può comportare multe, deportazioni o divieti. Le regole differiscono da paese a paese e alcuni mercati, come l'UE, richiedono una registrazione aggiuntiva, anche per soggiorni brevi. Vale la pena notare che gli appaltatori non hanno bisogno di un visto di lavoro se lavorano da remoto dal proprio paese per una società internazionale.

Rischi di non conformità

Assumere persone senza la giusta autorizzazione può portare a multe, tasse arretrate, cancellazioni dei visti e divieti di viaggio. Potresti anche ottenere restrizioni sulle future sponsorizzazioni dei permessi di lavoro. Nei casi più gravi, i dirigenti possono essere ritenuti personalmente responsabili. Il danno reputazionale può influire sulla fiducia dei clienti e sul morale dei dipendenti.

Come le soluzioni EOR semplificano la mobilità globale

Le soluzioni Employer of Record (EOR), come G-P EOR , gestiscono la conformità, quindi non è necessario. Un fornitore di Employer of Record dispone di competenze nazionali e riduce il rischio di errata classificazione dei lavoratori. Gli EOR gestiscono la preparazione dei documenti e adattano i processi alle leggi locali, consentendo alla tua azienda di assumere talenti in modo rapido e legale.

Rischi di errata classificazione degli appaltatori internazionali e come mitigarli

Le aziende che classificano erroneamente i lavoratori possono essere soggette a sanzioni finanziarie, azioni legali e danni alla reputazione. A livello internazionale, la classificazione è ancora più complessa. 

In alcuni paesi, come la Francia, il lavoratore classificato erroneamente può richiedere i benefici per i dipendenti. Se il lavoratore classificato in modo errato ha un visto che richiede lo status di dipendente, l'azienda può essere bandita dalle future assunzioni in quel paese.

Le sanzioni dipendono dalle dimensioni della tua attività, dalla durata della classificazione errata e dal fatto che fosse intenzionale.

Adottare queste misure per ridurre il rischio:

1. Esamina le normative sul lavoro che si applicano al tuo team.

2. Condurre audit regolari. 

3. Mantenere i contratti chiari e aggiornati.

4. Consultare gli esperti legali e delle Risorse Umane durante l’intero processo. 

Con G-P™, puoi assumere sia dipendenti internazionali che appaltatori in modo rapido e conforme.

Considerazioni su pagamenti e imposte per appaltatori indipendenti rispetto ai dipendenti

Assumere dipendenti a livello internazionale comporta vari obblighi fiscali. Ad esempio, la maggior parte dei paesi richiede ai datori di lavoro di trattenere l'imposta sul reddito dai salari dei dipendenti. 

La sicurezza sociale è un’altra considerazione. Molte volte, i dipendenti che lavorano a livello internazionale contribuiscono al sistema nel paese in cui vivono e lavorano, piuttosto che nel paese in cui sono cittadini. È raro che i dipendenti contribuiscano alla sicurezza sociale per un paese in cui non vivono e in cui non lavorano. Gli accordi di totalizzazione, come quello tra gli Stati Uniti e il Regno Unito, sono progettati per prevenire la doppia tassazione della sicurezza sociale e aiutare a determinare a quale sistema del paese un dipendente dovrebbe contribuire. 

Le aziende possono anche attivare l'istituzione permanente nei paesi in cui assumono. Ciò significa che la tua attività è considerata avere una presenza imponibile nel paese, anche se non hai una filiale formale lì.

Molte aziende assumono appaltatori per esplorare nuovi mercati senza l'impegno di un impiego a tempo pieno. Se percorri questa strada, assicurati di classificare i tuoi lavoratori in base alle leggi locali sul lavoro.

Assumi dipendenti e appaltatori con G-P

Mentre gli appaltatori offrono flessibilità, i dipendenti supportano la stabilità operativa e l’allineamento culturale. Con G-P ,è possibile assumere entrambi i tipi di lavoratori in modo rapido e conforme. 

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Domande frequenti