Punti chiave da ricordare

  • Il libro paga del datore di lavoro non residente : questo stato, noto anche come registrazione solo libro paga, consente di eseguire il libro paga senza aprire un ufficio aziendale completo.

  • Assunzione semplificata con un Employer of Record (EOR) gestisce le tasse internazionali e le leggi sul lavoro per te, agendo come datore di lavoro legale in modo da poter assumere in pochi giorni.

  • Rischi di stabilimento permanente (PE ): i datori di lavoro non residenti devono limitare le attività locali che generano entrate per evitare di innescare la stabile organizzazione e le imposte sulle società che ne derivano.

Trovare il candidato perfetto è solo metà della battaglia. L'altra metà sta cercando di capire come assumerli e pagarli quando non si dispone di un'entità nazionale.

Mentre puoi pagare legalmente i dipendenti come datore di lavoro non residente, ci sono colpi di scena regionali e ostacoli legali che possono rapidamente trasformarsi in un incubo amministrativo. 

Per i leader C-suite, la sfida è bilanciare la velocità con la conformità. 

Che cosa è un datore di lavoro non residente?

Un datore di lavoro non residente che opera in un paese al di fuori del proprio mercato interno. Questo stato è progettato per le aziende che lavorano con dipendenti locali ma non hanno una sede legale, una filiale o una filiale nel paese di destinazione.

Ti consente di testare un nuovo mercato senza il pesante ascensore di creare una filiale locale. 

Le 2 migliori opzioni di libro paga per i datori di lavoro non residenti

Ci sono due opzioni principali per le aziende che vogliono saltare l'alto costo di creazione di un'entità:

  1. Registrati per ottenere lo status di solo libro paga presso le autorità fiscali locali. Questo ti consente di emettere buste paga senza un ufficio completo.

  2. Assumere attraverso un datore di lavoro (EOR). Puoi assumere in modo rapido e sicuro attraverso le entità esistenti dell’EOR e scaricare questioni legali, finanziarie, relative al libro paga e alle risorse umane. 

Percorso 1: lo stato di solo libro paga

La prima opzione è il libro paga del datore di lavoro non residente, spesso chiamato registrazione solo libro paga. Questo ti consente di registrarti presso le autorità locali per emettere buste paga senza un ufficio aziendale completo.

Anche se questo suona semplice, il sovraccarico amministrativo è elevato. Sei comunque responsabile di:

  • Calcolo delle ritenute fiscali locali

  • Gestione dei contributi pensionistici previsti dalla legge

  • Garantire la conformità alle leggi locali sul lavoro

  • Segnalazione alle autorità in una lingua che non si può parlare

Per molti CFO, il basso costo di questo modello è compensato dall'elevato rischio di errore umano. Un deposito mancato può portare a verifiche che espongono l'intera organizzazione.

Percorso 2: partenariato EOR

La seconda soluzione più scalabile è l’assunzione tramite un Employer of Record. Molte aziende ritengono che la gestione delle buste paga non residenti consumi l'intera attività delle risorse umane. In questi casi, utilizzano un Employer of Record (EOR). Un Employer of Record ha già una persona giuridica nel paese del lavoratore e li assume per tuo conto. 

Gestiscono tasse, buste paga, conformità e benefit. Questa configurazione consente di inserire i lavoratori in un nuovo paese in pochi minuti, non mesi. È il modo più efficiente per assumere a livello globale senza il fastidio di creare entità locali in ogni paese.

Ma fai attenzione quando valuti i potenziali partner EOR. Assicurati di chiedere se possiedono le loro entità globali o lavorano con terze parti. G-P, ad esempio, ha oltre 100 entità interamente possedute in tutto il mondo. Semplifichiamo l’intera esperienza dei dipendenti, dalla prima lettera di offerta alla busta paga finale. 

Dai un’occhiata alle domande principali che dovresti porre quando consideri il tuo partner EOR. 

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Andare a un EOR è sicuramente la scelta migliore nella fase iniziale di crescita di un'azienda. Man mano che la tua attività cresce, assumere tramite un Employer of Record significa che puoi continuare a crescere senza soluzione di continuità fino a raggiungere la massa critica che giustifica la creazione di un’entità legale.

Rosalind Lee

Controller aziendale e finanziario, Ecolex

La trappola della stabile organizzazione (PE)

Se i tuoi dipendenti locali si impegnano in attività di generazione di entrate, come la firma di contratti o la gestione delle vendite, le autorità locali potrebbero considerarlo sufficiente per innescare una presenza permanente.

PE ti espone all'imposta sul reddito delle società su una parte delle tue entrate globali. 

Lavorare con un Employer of Record riduce la probabilità di innescare il PE poiché la tua azienda non ha bisogno di creare un’entità locale o di avere un rapporto di lavoro diretto.

Esempi globali di tassazione non residente per i datori di lavoro

1. Regno Unito

Il Regno Unito si concentra sulla posizione fisica piuttosto che sul luogo in cui ha sede la società. Se vivi in Spagna e lavori per una società con sede a Londra, di solito non devi le tasse del Regno Unito perché il lavoro sta accadendo in Spagna. Tuttavia, nel momento in cui si viaggia a Londra per una settimana di riunioni, qualsiasi denaro guadagnato durante quei pochi giorni è considerato "di provenienza britannica", e l'ufficio delle imposte (HMRC) vorrà la loro quota.

2. Australia

I non residenti sono tassati su ogni dollaro guadagnato da fonti australiane. A differenza dei residenti, non ottengono una soglia esentasse. Ciò significa che l'imposta parte dal primo dollaro guadagnato ad un tasso forfettario del 32.5%. Questo elevato costo di ingresso rende l'Australia un mercato difficile per la sperimentazione "solo payroll".

3. Germania

La Germania utilizza una responsabilità fiscale limitata. Se guadagni soldi da una fonte tedesca, devi tassare su quel reddito specifico. La sfida per i datori di lavoro non residenti qui è il sistema di sicurezza sociale. È complesso e comporta requisiti di contributo elevati che possono sorprendere un CFO impreparato.

4. Singapore

Singapore è nota per essere business-friendly. Se lavori lì per meno di 183 giorni, sei un non residente e di solito paghi un'aliquota forfettaria del 15% sul tuo reddito da lavoro. Questo lo rende un mercato ideale per progetti strategici a breve termine.

4 ostacoli che i datori di lavoro non residenti dovrebbero tenere d'occhio

L'espansione introduce ostacoli che possono far deragliare la tua attività. La preparazione è l’unico modo per evitare questi pericoli.

1. Navigare tra leggi sul lavoro sconosciute

Ogni paese ha le proprie regole per gli straordinari, le ferie e il licenziamento. In alcuni luoghi, non è possibile terminare qualcuno senza un preavviso di sei mesi. In altri casi, un bonus di 13 mesi è standard. Infrangere queste leggi porta a pesanti multe.

2. L'incubo del libro paga ombra

Il libro paga ombra è un processo di conformità in cui un'azienda gestisce un libro paga parallelo nel paese ospitante - insieme al libro paga del paese di origine - per garantire che tutte le tasse e i contributi previdenziali richiesti siano adeguatamente segnalati e pagati nel paese ospitante, anche se il dipendente viene pagato dal proprio paese di origine. L’obiettivo del libro paga ombra è quello di mantenere la conformità alle leggi fiscali e sul lavoro locali per i dipendenti assegnati a livello internazionale

3. Errata classificazione dei lavoratori

La classificazione errata si verifica quando assumi qualcuno come appaltatore indipendente, ma li gestisci come un dipendente a tempo pieno. Se vieni catturato, potresti affrontare cause civili ed essere costretto a pagare anni di benefici retrodatati.

4. La traccia cartacea amministrativa

Per assumere legalmente, è necessario disporre dei documenti e dei permessi di lavoro corretti approvati dal governo. Negli Stati Uniti, il processo prevede la richiesta di certificazione da parte del Dipartimento del Lavoro e visti di lavoro da USCIS. È un processo lento che richiede precisione.

Busta paga non residente rispetto all’EOR

Funzione

Registrazione libro paga non residente

Datore di lavoro (EOR)

Velocità

Lenta (settimane o mesi)

Veloce (giorni)

Sforzo

Fai il sollevamento pesante

Fanno il sollevamento pesante

Conformità

Sei responsabile

Sono responsabili

Costo

Commissioni mensili più basse, spese generali interne più elevate

Commissioni mensili più elevate, spese generali interne più basse

Rischio fiscale

Rischio di EP

Minor rischio di EP

Consigli per i dirigenti C-suite

 Prendere in considerazione il “costo opportunità” quando si valutano le opzioni di retribuzione. Per ogni mese speso per navigare nella registrazione solo per il libro paga, il tuo concorrente sta già inserendo talenti.

Il successo in un nuovo mercato dipende dalla rapidità con cui puoi passare da una lettera di offerta firmata a un dipendente produttivo. È qui che avere un partner con un’infrastruttura globale interamente di proprietà fa la differenza. 

ÈG-P stato nominato leader EOR n. 1 dall’Everest Group per il quarto anno consecutivo. Non abbiamo guadagnato quel rango semplicemente elaborando gli stipendi. Lo abbiamo guadagnato aiutando le aziende a trasformare le assunzioni globali in un acceleratore competitivo.

Passare da congetture rischiose all’espansione strategica

Indipendentemente dal percorso scelto, la conformità è sempre la priorità assoluta. 

Scopri di più sui rischi e sulle strategie di assunzione nel nostro Manuale di espansione globale . Ottieni le informazioni necessarie per decidere se la tua azienda è pronta ad espandersi, quali mercati puntare per primi e come eseguire senza errori costosi.

Cosa c’è dentro:

  • Quadro di selezione del mercato: smettere di scegliere i mercati in base ai sentimenti intestinali e utilizzare una valutazione sistematica.

  • Manuale di allineamento per i dirigenti di livello C: Coinvolgi ogni dirigente con strategie che affrontino le loro preoccupazioni specifiche.

  • 150-point scorecard di preparazione: Usa il nostro strumento di valutazione per identificare le lacune prima che facciano deragliare la tua espansione.