Come evitare le frodi internazionali sul libro paga

La frode sul libro paga è come un tubo dell’acqua che perde lentamente. All’inizio, il danno può essere difficile da individuare o potrebbe non sembrare consistente. Ma nel tempo, la quantità di denaro che i ladri possono rubare a un’azienda attraverso schemi di libro paga internazionali può essere considerevole. In un esempio, una donna è stata in grado di rubare quasi USD300.000 al suo datore di lavoro durante il suo impiego. Sebbene il percorso cartaceo abbia rivelato perdite di USD300.000, i procuratori hanno stimato che la donna avrebbe potuto prendere più di tre quarti di un milione di dollari dal suo datore di lavoro, a partire dal momento in cui è stata assunta per la prima volta nel 2010 e fino al suo licenziamento nel 2013.

Le frodi sul libro paga possono verificarsi in aziende di qualsiasi dimensione, ma rappresentano un rischio in particolare per le piccole imprese. Nella loro 2018 Relazione alle Nazioni, l’Associazione degli esaminatori certificati delle frodi (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) ha scoperto che le aziende con meno di 100 dipendenti avevano più del doppio delle probabilità di subire frodi sul libro paga rispetto alle aziende più grandi. Anche le frodi sul libro paga sono internazionali. Ci sono state segnalazioni che si sono verificate presso aziende di tutto il mondo. Comprendere il rischio di frode del libro paga e come si verifica può aiutare la tua azienda globale ad adottare misure per prevenirla.

Quanto è grave la frode retributiva?

Gli importi che le persone possono rubare ai propri datori di lavoro attraverso schemi di frode sul libro paga sono solitamente sostanziali. In un caso particolarmente degno di nota, il presidente di una società di elaborazione del libro paga, che ha gestito il libro paga e i pagamenti per altre aziende, ha rubato milioni di dollari26. Un altro esempio di frode sul libro paga è costato milioni di dollari600 a New York.

L’ACFE segnala che circa il 7% di tutti i casi di frode sono frodi sul libro paga e che l’azienda media  perde circa USD63.000. Il tipico schema di frode sul libro paga è di lunga durata: la durata mediana di un piano è di circa 30 mesi.

Poiché le frodi sul libro paga tendono a protrarsi per un po’ prima che vengano rilevate, le aziende che ne sono affette possono avere difficoltà a ricevere il rimborso per i fondi persi. Nel caso in cui la donna sia stata ritenuta colpevole di aver rubato circa USD300.000, l’importo che deve pagare al suo ex datore di lavoro è quasi un terzo dell’importo che si sospetta effettivamente di aver preso durante lo schema.

Le frodi sul libro paga colpiscono anche gli astanti innocenti. Quando il presidente di una società di elaborazione del libro paga ha rubato milioni di dollari ai suoi clienti, le persone immediatamente colpite erano i dipendenti dei clienti della società di elaborazione. Migliaia di dipendenti si sono svegliati una mattina per sapere che le loro buste paga venivano ritirate dai loro account. In alcuni casi, i prelievi hanno portato a scoperto e alle commissioni associate a scoperto. Oltre alle persone che hanno perso le loro buste paga, la frode ha anche causato la perdita del lavoro e di una fonte di reddito da parte dei dipendenti dell’azienda che si occupa del libro paga.

Non sottovalutare gli effetti delle frodi sul libro paga sulla tua azienda e sulle persone con cui lavori. Una mela cattiva può avere un grave effetto sulla reputazione della tua azienda e sulla capacità di effettuare i suoi pagamenti.

Come si verifica la frode in materia di libro paga

Esistono diverse cause di frode sul libro paga internazionale. La frode può essere il risultato di azioni intraprese dai dipendenti di un’azienda o dall’azienda stessa. Secondo lo studio ACFE, quando una frode sul libro paga viene commessa da un dipendente, è solitamente da qualcuno che lavora nel supporto contabile o amministrativo. Sebbene le frodi sul libro paga possano essere commesse da due o più persone che lavorano insieme, un singolo individuo è solitamente responsabile.

Alcuni dei tipi di schemi di libro paga internazionale includono:

• Dipendenti fantasma: I dipendenti fantasma ricevono una busta paga da un'azienda ma non lavorano lì. In molti casi, i dipendenti non esistono e non hanno mai lavorato per l’azienda. In alcuni casi può essere facile identificare i dipendenti fantasma. Alcuni truffatori non sono molto creativi quando si tratta di nominare i membri fittizi del personale. Potrebbero usare una variazione dei loro nomi, un segnaposto come “John Doe” o anche qualcosa come “X”.
• Frode nel foglio presenze: la frode nel foglio presenze è una forma molto comune di frode nel libro paga. Un dipendente potrebbe adeguare la quantità di tempo per cui segnala di lavorare verso l’alto per ottenere più denaro dal proprio datore di lavoro. Spesso, le quantità di tempo sono sufficientemente piccole da non rilevare immediatamente la notifica. Ad esempio, un dipendente può aggiungere ogni giorno altri 15 minuti alle ore segnalate. Di conseguenza, potrebbero arrivare in più di 40 ore alla settimana e ricevere pagamenti per gli straordinari dal datore di lavoro, anche se in realtà non lavoravano così tante ore.
• punch-in di Buddy: i datori di lavoro che utilizzano orologi e punch card possono subire frodi sul libro paga sotto forma di punch-in di Buddy. Questo tipo di frode può sembrare innocente. Ad esempio, un dipendente che è in ritardo potrebbe chiedere a un collega amichevole di punzonare il suo cartellino orario in modo che sembri lavorare in tempo. Ma è ancora una forma di frode, poiché i dipendenti affermano di essere in orario quando non sono effettivamente al lavoro.
• Classificazione errata dei lavoratori: alcuni tipi di frode sul libro paga sono commessi dal datore di lavoro, piuttosto che dai dipendenti. Un esempio è la classificazione errata di dipendenti o lavoratori per evitare di pagare imposte o benefit sul libro paga. I datori di lavoro tratteranno occasionalmente i dipendenti come appaltatori indipendenti, anche se non soddisfano i requisiti della definizione. Un altro esempio di classificazione errata dei lavoratori si verifica quando un datore di lavoro paga “sotto la tabella” e non emette alcun documento fiscale.
• Anticipi sulle buste paga che non vengono rimborsati: i dipendenti potrebbero chiedere anticipi sulla loro retribuzione di volta in volta, ipotizzando che ripagano l’anticipo. Quando l’anticipo non viene rimborsato, è una frode. In alcuni casi, l’anticipo potrebbe non essere registrato correttamente dal personale addetto alle buste paga. Possono elencarla come spesa, piuttosto che come risorsa. In alternativa, il team addetto alle buste paga potrebbe non riuscire a contattare il dipendente per assicurarsi che l’anticipo venga rimborsato.
• Tassi retributivi fraudolenti: un altro esempio di frode sul libro paga si verifica quando le tariffe retributive sono segnalate in modo errato. Una persona del reparto buste paga potrebbe adeguare il salario orario di un dipendente verso l’alto, ad esempio, dando a qualcuno $21 all’ora piuttosto che $20 che deve guadagnare. Per evitare il rilevamento, alcuni dipendenti adegueranno il tasso retributivo per un periodo limitato, ad esempio solo un paio di buste paga.
• Bonus non autorizzati: le frodi sul libro paga possono verificarsi quando qualcuno emette un controllo dei bonus a un dipendente o a se stesso senza l’approvazione dell’individuo o del reparto appropriato.
• Congedo falsificato o permesso retribuito: se un dipendente richiede un permesso retribuito quando non è idoneo o riceve un congedo retribuito quando non dovrebbe, si tratta di una forma di frode sul libro paga.
• Trattenuta falsificata: in alcuni casi, la frode sul libro paga si verifica quando gli importi che devono essere detratti dalla busta paga di una persona non lo sono, come tasse, contributi pensionistici e benefit assicurativi. L’azienda paga comunque le spese, il che significa che può perdere una quantità significativa di denaro nel tempo.
• Spese falsificate: i dipendenti con conti spese possono commettere frodi sul libro paga richiedendo spese non correlate al lavoro. Ad esempio, un dipendente potrebbe portare la propria famiglia a cena e addebitarle delle spese. Possono anche creare una ricevuta falsa per un acquisto che non è mai successo.

Come identificare e correggere le frodi relative al libro paga

Alcuni tipi di frode sul libro paga possono essere più facili da individuare rispetto ad altri. Ad esempio, può essere difficile sapere come identificare i dipendenti fantasma se la tua azienda ha filiali in tutto il mondo. Non hai modo di sapere chi sta esattamente lavorando nel tuo ufficio a Tokyo, ad esempio, se ti trovi negli Stati Uniti. Un modo per rilevare i dipendenti fantasma è lavorare con una terza parte che ha persone nel paese per te. La tua terza parte può essere un cacciatore fantasma, assicurandoti che tutti coloro che ricevono una busta paga dalla tua azienda lavorino effettivamente per l’azienda. La terza parte può anche agire come organizzazione professionale del datore di lavoro, gestendo tutti gli aspetti del libro paga per i tuoi dipendenti internazionali, togliendo un’altra cosa dall’elenco delle cose da fare della tua azienda.

Oltre a lavorare con un’organizzazione professionale del datore di lavoro, puoi mettere in atto misure per assicurarti che tutti coloro che vengono pagati dalla tua azienda lavorino lì e esistano effettivamente. Contattare referenze ed eseguire controlli dei precedenti sui potenziali nuovi assunti è un modo per assicurarsi che siano reali. La necessità di un deposito diretto per tutti i dipendenti è un altro modo per ridurre il rischio di pagare fantasmi.

È possibile identificare altri tipi di frode sul libro paga, come salari falsificati, fogli presenze e spese verificando e rivedendo il libro paga prima di effettuare pagamenti. La persona che esamina e approva il libro paga non deve essere la stessa persona che lo elabora. La persona che esamina il libro paga deve essere responsabile di garantire che:

• Le ore lavorate corrispondono al numero previsto di ore in cui un dipendente deve lavorare: se un dipendente lavora più di 40 ore o lavora più del numero di ore per cui è stato assunto, la persona che esamina il libro paga deve contattare il supervisore dell’individuo per assicurarsi che tutto sia al di sopra del limite. Un’altra opzione è quella di richiedere l’approvazione prima che un dipendente possa inviare un foglio presenze con più di 40 ore lavorate in una settimana.
• La retribuzione oraria è accurata: la persona che esamina la retribuzione deve confrontare la retribuzione oraria prevista dei dipendenti con la retribuzione effettivamente ricevuta. In caso di discrepanza, devono essere effettuate ulteriori indagini.
• Sono trattenuti importi appropriati: le imposte e altre trattenute devono essere detratte dalle buste paga dei dipendenti. In caso contrario, la persona che esamina il libro paga deve scoprirne il motivo.
• Le spese sono appropriate: la persona responsabile della verifica o della revisione del libro paga deve anche esaminare le spese richieste dai dipendenti e verificare che siano appropriate o legittime. La revisione può includere la verifica delle ricevute per assicurarsi che le spese richieste corrispondano alle ricevute. Le spese devono anche essere correlate al lavoro.

Come prevenire le frodi legate al libro paga

Le frodi sul libro paga globale non devono costare alla tua azienda centinaia di migliaia di dollari. Sapere come prevenire le frodi sul libro paga può bloccarle nelle sue tracce o prima che inizino. Ecco le misure che puoi adottare per evitare che le frodi sul libro paga influiscano sulla tua attività.

• Controlla attentamente tutti prima di assumerli: Idealmente, le persone che assumi saranno oneste e affidabili. Controllare i nuovi assunti controllando il loro background penale, verificando le referenze e confermando l’istruzione e l’impiego precedente ti aiuterà a evitare di assumere persone disoneste. Puoi esternalizzare il processo di screening quando assumi dipendenti a livello internazionale.
• Utilizzare fogli presenze elettrici e richiedere l’approvazione: è facile per i dipendenti regolare i fogli presenze cartacei, ma è più difficile per loro modificare i fogli presenze elettrici. L’uso di schede di controllo elettriche e la necessità dell’approvazione del supervisore del tempo inviato possono aiutare a prevenire segnalazioni falsificate delle ore lavorate.
• Usa la biometria per eliminare i punch-in degli amici: richiedere ai colleghi di cronometrarsi, se usi un orologio fisico, impedirà i punch-in degli amici. Un modo per farlo è utilizzare impronte digitali o altri dati biometrici per verificare l’identità di un dipendente prima che effettui l’accesso.
• Limita chi può accedere ai dati del libro paga: meno persone hanno accesso al libro paga della tua azienda e chi può apportare adeguamenti o modifiche, meglio è. Limitare l’accesso al libro paga riduce il rischio che qualcuno adatti le ore lavorate o il tasso di retribuzione.
• Richiede una seconda serie di sguardi sui report sulle buste paga: tutti i report sulle buste paga devono essere esaminati e approvati prima dell’emissione dei pagamenti. Dovrebbe essere in atto anche un processo per mettere in pausa i pagamenti ed emettere correzioni in caso di inesattezze.
• Sapere cosa cercare quando si esamina il libro paga: assicurarsi che la propria azienda non paghi persone con nomi molto simili e indirizzi identici. Inoltre, presta attenzione ai pagamenti effettuati a persone che vivono allo stesso indirizzo o ai pagamenti effettuati sullo stesso conto bancario per dipendenti diversi.
• Disporre di un sistema per identificare e rimuovere i dipendenti licenziati: un modo per prevenire i pagamenti ai dipendenti fantasma, in particolare alle persone che non lavorano più per la tua azienda, è segnalare i record o i file dopo che un dipendente ha lasciato l’azienda. Un file contrassegnato non deve continuare a ricevere pagamenti.
• Elimina i pagamenti degli assegni: le frodi sulle buste paga sono più facili da commettere quando sono coinvolti assegni cartacei. Con il deposito diretto, ogni pagamento viene inviato a un conto bancario. È possibile verificare che le informazioni dell'account siano corrette e che appartengano al dipendente appropriato. Se necessario, puoi annullare i pagamenti inviati se sospetti che la frode sia in gioco.
• Stabilire una politica di tolleranza zero: è possibile scoraggiare le frodi stabilendo una politica di tolleranza zero. Far conoscere ai dipendenti le regole e le possibili conseguenze della frode sul libro paga può impedire alle persone di farlo.

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