Come diventare un’azienda remote-first

La tua azienda è un'azienda remote-first? La maggior parte delle aziende  del pianeta lavora da remoto, quindi il presupposto potrebbe essere che la maggior parte delle aziende sia davvero remote-first. Tuttavia, ciò non è esatto. Lavorare da remoto  su base temporanea  è diverso dall’ essere un’azienda remote-first. Passare a una mentalità remote-first significa  adottare un nuovo approccio.

Il concetto di lavoro da remoto non è  solo  una  conseguenza della pandemia  globale: in precedenza, le  aziende stavano già sperimentando strategie di acquisizione di talenti senza   confini e politiche di assunzione “lavorano da qualsiasi luogo”. Ma non era tutto perfetto. Dal momento che le aziende hanno iniziato ad assumere a livello globale, i loro team internazionali non sempre si sentivano in sincronia con i dipendenti locali.

Secondo  Harvard Business Review, “i colleghi geograficamente separati non possono connettersi e allinearsi facilmente”. Affrontare questo problema e creare un ambiente in cui ci sia collaborazione e connettività, anche quando è presente la distanza fisica, è la sfida per i leader aziendali.

È qui che entra in gioco il concetto di remote-first. Un’azienda che ha una mentalità remote-first può aumentare significativamente il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività.

Che cos’è un’azienda remote-first?

In un’azienda remote-first, il lavoro da remoto è la norma. Ciò non significa necessariamente che tutti i dipendenti lavorino da remoto, ma piuttosto che tutte le attività sono pensate per la comunicazione da remoto.

In un’azienda remote-first, ai dipendenti distribuiti viene data la stessa priorità di quelli che lavorano presso la sede centrale. Le aziende che  non considerano il lavoro da remoto come predefinito  sono note come  aziende remote-friendly o  remote-ish.

Perché le  aziende  remote-friendly e remote-ish  non sono le stesse delle aziende remote-first?

Le aziende remote-friendly e quelle che approcciano il lavoro da remoto hanno una forza lavoro da remoto ma devono ancora adattare le loro pratiche per i lavoratori da remoto.

Secondo  Doist, azienda remote-first, “I team remote-ish affrontano ancora più sfide di comunicazione e collaborazione rispetto a quelle completamente remote. In questi team ibridi, le informazioni vengono accentrate negli uffici mentre i dipendenti da remoto vengono lasciati all’oscuro.” Ciò può portare i lavoratori in ufficio a essere più apprezzati dei lavoratori da remoto.

Ad esempio, se la tua azienda  consente ai dipendenti di lavorare da casa ma richiede che  tutte le riunioni si svolgano in ufficio con tutti nella stessa stanza,  non  stai  creando un campo di gioco  equo. In questo scenario, i dipendenti locali  che desiderano lavorare da casa saranno costretti a recarsi in ufficio e i team remoti globali potrebbero dover  rinunciare al loro tempo libero.

Le  aziende remote si occupano principalmente di   comunicazione sincrona.  Questo tipo di comunicazione favorisce coloro che si trovano  direttamente di fronte a voi, il che si traduce nella maggior parte delle decisioni che avvengono nella sede centrale in cui i dipendenti interagiscono  di persona.

Nelle  aziende remote-friendly e remote-ish:

• Tutta la gestione avviene in sede.
• La forma di comunicazione più praticata è quella sincrona.
• Il lavoro in ufficio è considerato un lavoro importante.
• Le decisioni critiche avvengono durante le interazioni formali e informali di persona.
• Tutti gli incontri si svolgono durante l’orario di ufficio della sede.
• Le prestazioni sono  direttamente legate alle ore in ufficio.

Nelle aziende remote-first:

• La direzione lavora da remoto e in tutto il mondo.
• La comunicazione asincrona è preferita.
• Tutto il lavoro può essere svolto a distanza, comprese le riunioni essenziali.
• Le decisioni critiche avvengono attraverso la comunicazione da remoto.
• Le riunioni di persona sono limitate e registrate per tutti i fusi orari.
• Le prestazioni sono misurate dai risultati e non dal tempo trascorso in ufficio o online.

Quali  sono i vantaggi di passare prima da remoto?

• Riduzione dei costi

Quando si sviluppa una cultura remote-first, è possibile ridurre e persino eliminare i costi locali come l’affitto dell’ufficio, le spese per i dipendenti generate dal pendolarismo e dal dover vivere vicino all’ufficio e persino gli stipendi.

I sondaggi condotti da Global Workplace Analytics hanno mostrato che l’80 percento dei dipendenti vorrebbe lavorare da casa qualche volta. Più di un terzo accetterebbe un taglio di stipendio in cambio di quest’opzione. Lo stesso sondaggio ha dimostrato che un datore di lavoro tipico potrebbe risparmiare circa USD11.000/anno per ogni persona che lavora da remoto per metà del tempo.

• Aumento della fidelizzazione e del coinvolgimento dei dipendenti

Un  approccio remote-first  può  promuovere un ambiente di  lavoro più inclusivo che faccia sentire tutti i dipendenti parte  integrante della tua azienda, indipendentemente da dove  risiedono.

Doist  vanta un tasso di fidelizzazione dei dipendenti del 97 percento , con il 50 percento dei suoi dipendenti  che lavora in azienda da oltre quattro anni. Questo non è esclusivamente il risultato della pandemia. Nel 2016, Stack Overflow  ha condotto un sondaggio a livello aziendale  che  ha dimostrato che il 88 percento dei lavoratori da remoto  era altamente coinvolto.

Un approccio  remote-first è anche un’opportunità per reinventare molte delle dinamiche che in precedenza  erano un problema  per i dipendenti. Stabilendo una cultura  remote-first, la tua azienda può anche aumentare il  coinvolgimento dei dipendenti. Secondo Forbes, “le tappe chiave nell’esperienza dei dipendenti, come l’onboarding o l’acquisizione di conoscenze con il tuo team immediato, sono state ampiamente date per scontate in passato”.

C’era questa idea prevalente che “conoscere il tuo team presupponeva che la prossimità equivalesse alla vicinanza. Ora le aziende stanno diventando molto più consapevoli e creative riguardo all’esperienza dei dipendenti”.

• Un pool di talenti più grande

Quando la tua azienda è progettata per consentire ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, puoi assumere ovunque. Dimentica di scegliere solo tra i candidati locali. Ora puoi trovare i migliori candidati globali.

• Migliori prestazioni e maggiore produttività 

I risultati sono che i lavoratori da remoto sono più produttivi delle loro controparti in ufficio. Se una delle tue  preoccupazioni  principali  è che avere una forza lavoro completamente remota influirà sulla produttività della tua organizzazione, non è così.

Un  sondaggio  condotto da  Airtasker  nel 2020 ha mostrato che i dipendenti da remoto  hanno trascorso il 15 percento in meno di tempo evitando il lavoro e 1.4 più giorni di lavoro ogni mese mentre si prendevano più pause. Lo stesso  sondaggio ha anche dimostrato che  i lavoratori da  remoto sono meno distratti dai colleghi. In media, i lavoratori da remoto trascorrono circa 30 minuti meno a discutere di  argomenti  non correlati al lavoro.

[bctt tweet=”Un  sondaggio  condotto da  Airtasker  nel 2020 ha mostrato che i dipendenti da remoto hanno  trascorso il 15 percento in meno di tempo evitando il lavoro e 1.4 più giorni di lavoro ogni mese mentre facevano più pause.” username=”globalpeo”]

• Maggiore potenziale e adattabilità

 Non  dobbiamo andare nel futuro per sapere che le aziende remote-first  hanno una maggiore adattabilità rispetto alle aziende senza una forza lavoro remota o  aziende remote-ish. Tutto ciò che dobbiamo fare è vedere come le aziende remote-first sono state in grado di adattarsi durante e dopo il 2020.

Per le aziende  remote-first, la pandemia ha dimostrato di  essere all’avanguardia. Se  tutti i processi  aziendali  sono progettati per lavorare da remoto, i  dipendenti vengono automaticamente preparati per qualsiasi eventualità.

Inoltre, un’azienda remote-first aiuta i dipendenti a sviluppare relazioni con i colleghi in tutto il loro paese e persino a livello globale. Questa adattabilità a nuove situazioni ha un effetto significativo sul potenziale della tua organizzazione.

• Opportunità di esplorare nuovi mercati

Come accennato in precedenza, una cultura remote-first promuove l’adattabilità. Parte di questa adattabilità è  che tu e i tuoi dipendenti imparerete a lavorare con  tutti, che si trovino in città o dall’altra parte del mondo.

Quando le aziende collegano le loro  funzioni a un ufficio fisico,   è più facile vedere un’espansione globale come una  sfida  significativa. Se la tua azienda è destinata a funzionare intorno a un ufficio, i tuoi  dipendenti potrebbero rimanere bloccati nella struttura mentale che è necessario avere uffici fisici in tutto il mondo.

Imparare a lavorare da remoto garantirà che quando e se scegli di assumere un team globale, entrambi sarete pronti a correre sul terreno, indipendentemente dalla distanza.

Come passare da un’azienda non-remote o che approccia il lavoro da remoto a una azienda remote-first

1. Creare una politica
di lavoro da remoto Se si desidera passare a un'azienda remote-first, la prima cosa da fare è creare una politica di lavoro da remoto.

Che cos’è una politica del lavoro da remoto? 
Una politica di lavoro da remoto è una serie di  linee guida  per i dipendenti  che lavorano  da casa o da luoghi esterni all’ufficio.

La creazione di una tale politica consente di assumere una posizione chiara su argomenti come:

• Comunicazione
• Produttività
• Attrezzature
• Aspettative
• Disponibilità

Non  è possibile  passare a un’azienda remote-first a meno che i  dipendenti non abbiano un’idea chiara dell’approccio al lavoro  da remoto della propria azienda.

2. Crea una politica di comunicazione

La comunicazione è la base di ogni altra azione nella tua azienda. Il vantaggio principale di avere una politica di comunicazione è di stabilire le aspettative; gli altri vantaggi includono:

• Ridurre i conflitti e le incomprensioni.
• Promuovere una cultura della comunicazione.
• Dichiarare la tua missione e visione.
• Aiutare i dipendenti a capire come adattarsi.

La comunicazione è vitale per il lavoro da remoto perché aiuta la tua azienda a stabilire fiducia e credibilità.

Come accennato in precedenza, sono due i tipi di comunicazione che praticano le aziende, la comunicazione sincrona e la comunicazione asincrona. Le aziende remote-first utilizzano la comunicazione asincrona, mentre le aziende che approcciano il lavoro da remoto tendono a utilizzare la comunicazione sincrona.

Cos’è la comunicazione asincrona? 

Secondo Doist, “in poche parole, la comunicazione asincrona è quando invii un messaggio senza aspettarti una risposta immediata. Al contrario, la comunicazione sincrona è quando si invia un messaggio e il destinatario elabora le informazioni e risponde immediatamente”.

3. Migliorare l’esperienza di assunzione e onboarding  

Non è un segreto che la prima impressione sia fondamentale. Non importa quanto impegno dedichi a un’eccellente cultura aziendale, se i tuoi potenziali dipendenti e i nuovi assunti hanno una brutta esperienza, sarà meno probabile che si sentano motivati e coinvolti.

Secondo l’azienda remote-first SafeGraph, ci sono cinque ragioni per cui è essenziale un solido processo di inserimento in azienda:

• È importante personalizzare l’esperienza di ogni nuovo dipendente per farlo sentire parte del team e migliorare il morale deidipendenti .
• Lavorare sullo spirito di squadra per aiutare i nuovi assunti a sviluppare relazioni.
• La fidelizzazione dei dipendenti può essere notevolmente migliorata attraverso una buona esperienza di inserimento in azienda.
• I dipendenti con buone esperienze di inserimento potranno iniziare a lavorare più velocemente e con maggiore livello di produttività.
• Il processo di inserimento è un ottimo momento per introdurre i nuovi assunti alla tua cultura aziendale e dare l’esempio.

Secondo la Società per la gestione delle Risorse Umane (Society for Human Resource Management, SHRM), le organizzazioni con scarsi processi di inserimento preparano i dipendenti solo per un’uscita anticipata.

Amy Hirsh Robinson, responsabile della società di consulenza The Interchange Group a Los Angeles, dice alla SHRM: “L’inserimento è un momento magico in cui i nuovi dipendenti decidono di essere coinvolti o disimpegnati”.

4. Lascia che la tua sede sia mobile

Un fattore importante per diventare un’azienda remote-first è assicurarsi di non rendere i propri team da remoto secondari rispetto a quelli della tua sede. Se i tuoi dipendenti locali hanno responsabilità diverse rispetto ai tuoi dipendenti da remoto, continuerai a essere un’azienda che approccia il lavoro da remoto.

In un vero e proprio ambiente remote-first, i dipendenti locali operano allo stesso modo dei dipendenti da remoto. Ciò significa che, indipendentemente dal fatto che i dipendenti locali lavorino da casa o in ufficio, possono connettersi virtualmente alle riunioni per creare una cultura da remoto più coerente.

5. Promuovere la comunicazione interculturale 

L’assunzione a livello globale non è più legata a un’espansione internazionale. La tua azienda potrebbe avere team globali da remoto che lavorano in tandem con il tuo mercato locale. Come accennato in precedenza, uno dei vantaggi di una cultura remote-first è migliorare l’adattabilità e le prestazioni del tuo team.

In questo senso, la comunicazione asincrona offre eccellenti vantaggi per lavorare con team globali da remoto. Questo approccio rende più facile per tutti i tuoi dipendenti contribuire senza connettersi e lavorare in tempo reale.

Perché scegliere la comunicazione asincrona per comunicare a livello globale? 

Quando la tua sede è a New York, ma hai un team globale in Asia-Pacifico, la comunicazione sincrona costringerà i tuoi dipendenti dall’altra parte del mondo a fare grossi sforzi per connettersi in condizioni paritarie.

La comunicazione asincrona è più adatta per i team remoti. Questo tipo di comunicazione consente che le conversazioni avvengano su piattaforme in cui i materiali sono sempre disponibili per i dipendenti.

Nel caso delle riunioni è difficile trovare un orario che sia comodo per tutti. Tuttavia, le riunioni possono essere registrate e caricate nel cloud per consentire ai dipendenti internazionali di guardarle nel proprio orario.

Per comunicare a livello globale, le aziende devono imparare a evitare le insidie che sopraggiungono dallo scenario internazionale. Ciò è possibile trovando gli strumenti e i partner giusti da assumere a livello globale.

Come essere un'azienda  remote-first espandendosi a livello globale

Per diventare e rimanere un’azienda remote-first mentre ci si espande a livello globale, le aziende devono abbattere le barriere della comunicazione globale.

[bctt tweet=“Per diventare e rimanere un’azienda remote-first mentre si espande a livello globale, le aziende devono abbattere le barriere della comunicazione globale.” username=”globalpeo”]

La buona notizia è che oggi le aziende dispongono di vari strumenti online che consentono la comunicazione asincrona e consentono ai team da remoto globali di rimanere sincronizzati con i team locali.

Gli ostacoli che rimangono sono le complessità che derivano dall’espansione in nuovi mercati e dall’assunzione di dipendenti internazionali. È qui che i partner, come un Employer of Record (EOR), entrano in gioco.

Un EOR aiuta le aziende che vogliono assumere dipendenti internazionali operando come datore di lavoro legale.

L’EOR ha entità in tutto il mondo e si occupa di libro paga, benefit, imposte e funzioni delle Risorse Umane. Collaborando con un EOR, le aziende possono abbandonare le preoccupazioni di creare le loro entità internazionali e capire le complessità legali di un nuovo paese.

Un EOR ha anche esperti locali sul campo, che possono aiutare le aziende a comprendere meglio le sfumature culturali. Ciò lascia le aziende libere di concentrarsi sull’esperienza di inserimento in azienda del dipendente e sulla creazione di una cultura remote-first.

Ti invitiamo a saperne di più su un  EOR  e sulla  gestione dei team remoti globali.