La chiave per garantire che il lavoro da remoto diventi una risorsa per la tua azienda è disporre di una politica di lavoro a distanza chiara e dettagliata. Questo è anche essenziale per migliorare la produttività e il successo complessivo del tuo team.
Indipendentemente dal fatto che lo stato attuale del mondo abbia costretto la tua azienda a lavorare da remoto, avere una politica di lavoro da remoto predisposta aiuterà la tua azienda a essere più agile e più adattabile.
È importante sapere che il lavoro da remoto non è solo un concetto nato durante una pandemia globale: era comune prima e continuerà ad essere qualcosa che le aziende dovranno adottare.
I dati dell’Ufficio del censimento degli Stati Uniti e dell’Ufficio di statistiche del lavoro hanno mostrato che dal 2017 al 2018, 4.7 milioni di persone, che rappresentano circa il 3.4 per cento della forza lavoro statunitense, lavorava da remoto. Questo ha evidenziato un aumento dell’1 percento, o 800.000 persone, rispetto al 2015.
Secondo Global Workplace Analytics (GWA), dal 2005 al 2018, il numero di lavoratori da remoto è aumentato del 173 per cento. GWA ha inoltre rilevato che a livello globale, anche prima della pandemia, “i sondaggi mostravano ripetutamente che l’80% dei dipendenti desidera lavorare da casa almeno per una parte del tempo.”
Una politica di lavoro da remoto offre ai tuoi dipendenti una chiara comprensione delle aspettative della tua azienda nei confronti dei lavoratori da remoto. Creare la tua politica ti aiuterà a consolidare le linee guida, trasformare i tuoi team da remoto e attrarre talenti.
Che cos’è una politica di lavoro da remoto?
Una politica di lavoro da remoto è un insieme di linee guida per i dipendenti che lavorano da casa o da luoghi al di fuori dell’ufficio.
Lo scopo di una politica di lavoro da remoto è gestire fin dall’inizio le aspettative dei dipendenti e facilitare la promozione del coinvolgimento e della produttività.
[bctt tweet=“Una politica di lavoro da remoto è una serie di linee guida per i dipendenti che lavorano da casa o da sedi esterne all’ufficio.” username=”globalpeo”]
Quali informazioni devono essere incluse in una politica di lavoro da remoto?
Secondo il sito di annunci di lavoro Betterteam, una politica del lavoro da remoto deve includere le seguenti informazioni:
- Idoneità
Tutti nella tua azienda possono lavorare da casa? Solo pochi team? È essenziale definire chiaramente quali reparti, team o tipi di lavoratori possono lavorare da casa e con quale frequenza possono farlo. Si prevede che il lavoro da casa aumenterà dell’8% tra oggi e il 2025. Quando definisci la tua politica di lavoro da remoto, considera quali posizioni possono essere ricoperte solo in-office. Preparati a fornire esempi di politiche del lavoro da remoto quando richiesto. - Regole e politica aziendale
Lavorare da casa non esonera nessuno, indipendentemente dalla posizione o responsabilità, dal seguire le stesse regole e politiche a cui si atterrebbe in ufficio. È importante ricordare ai dipendenti che devono attenersi al manuale del dipendente, anche quando lavorano da remoto. Tutte le norme e le politiche aziendali, come il congedo per malattia e i giorni di ferie, devono comunque applicarsi mentre si lavora da remoto. Potrebbe non essere necessario fornire una nuova copia del manuale del dipendente, ma è una parte essenziale della creazione di un documento della politica del lavoro da casa. - Aspettative
Questa sezione spiegherà cosa desiderate dai vostri dipendenti in termini di prestazioni, qualità, produttività e risultati. Devi anche spiegare gli strumenti e le risorse che fornirai per aiutarli ad aderire agli standard aziendali. Dovrebbe includere l’orario di lavoro e le aspettative sulle prestazioni. Potrebbe essere necessaria una certa flessibilità, oltre a moderare le aspettative mentre i dipendenti abituati a un’interfaccia d’ufficio si adattano al lavoro da casa. - Comunicazione
Chiarire come i dipendenti devono comunicare. Spiega quali strumenti saranno disponibili per la comunicazione e come dovrebbero essere utilizzati. Dettaglia come verranno condotti gli incontri e su quali piattaforme dovrebbero svolgersi. Questo è anche il punto in cui puoi spiegare se utilizzerai la comunicazione sincrona o asincrona. I datori di lavoro dovrebbero anche fornire una forma di comunicazione di emergenza in caso di difficoltà tecniche, interruzioni di corrente o altre complicazioni impreviste.
- Sicurezza
Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano quanto seriamente la tua azienda prende in considerazione la sicurezza informatica. I rapporti mostrano che le violazioni dei dati possono costare 3.92 milioni di USD ogni anno. Durante il lavoro da remoto, informazioni e dati riservati verranno condivisi online. I tuoi dipendenti devono sapere che i loro dati saranno al sicuro e come dovrebbero gestire i materiali sensibili e riservati. Spiega quali misure adotterai per garantire la sicurezza delle informazioni protette, dalle VPN alle reti protette, alle password complesse e all’autenticazione a due fattori per gli accessi. Spiega se i tuoi dipendenti possono utilizzare i propri dispositivi per lavorare da casa o se devono utilizzare i dispositivi aziendali. - Assicurazione e responsabilità
Cosa succede se i tuoi dipendenti subiscono un incidente mentre lavorano da remoto? Devi saperlo, e devono saperlo anche loro. Come funzionano le richieste di indennizzo assicurativo e chi è responsabile in base alle politiche del lavoro da remoto? Come gestisci l’onere della prova quando tutto viene svolto da remoto? I dipendenti che si fanno male durante il lavoro da remoto dovranno dimostrare di aver subito il loro infortunio durante l’orario di lavoro nel corso delle loro mansioni assegnategli. Descrivi i passaggi che devono seguire e chi dovrebbero contattare.
Oltre a queste informazioni, la tua azienda potrebbe voler affrontare anche argomenti quali:
- Diritti dei dipendenti
Un ottimo modo per garantire che i dipendenti felici definiscano chiaramente i loro orari di pausa, le ore di consumo, il processo per richiedere giorni di ferie, ecc. Gli individui devono capire quali sono i loro diritti, sia come dipendenti che come lavoratori da remoto, e dove potrebbe esserci qualche differenza tra i due stati. - Missione e visione aziendale
Anche lavorare da casa, dal tuo team e dal lavoro che svolgono rappresenta ancora la tua azienda. I tuoi dipendenti potrebbero già essere a conoscenza della missione e della visione della tua azienda, ma questo potrebbe anche essere qualcosa che è stato dimenticato con la maggior parte della loro formazione iniziale. Non è mai una cattiva idea ricordare loro gli obiettivi aziendali e prendere tempo per adattare questa affermazione a un modello di lavoro da remoto. - Risoluzione dei conflitti
Quando le persone non interagiscono faccia a faccia, i conflitti possono essere ridotti perché l’attrito è ridotto. D’altra parte, la distanza rende difficile la lettura reciproca delle persone, creando una nuova serie di sfide. Oltre il 80% dei professionisti che operano da remoto segnala un qualche tipo di conflitto sul posto di lavoro che potrebbe avere un impatto sulle proprie pratiche quotidiane. Fai sapere ai tuoi dipendenti con chi possono parlare e come devono procedere in caso di conflitti. Il vantaggio della risoluzione dei conflitti tra lavoratori da remoto è che è più facile tenere separate le parti in conflitto senza danneggiare la dinamica del lavoro. - Attrezzatura
Spiegare le attrezzature necessarie per ciascun ruolo e se l’azienda fornirà questi strumenti. I dipendenti saranno rimborsati per gli acquisti o dovranno aspettare di ricevere le loro attrezzature prima di iniziare a lavorare? Quando si crea una politica del lavoro da remoto, potrebbe essere necessaria una certa flessibilità se il tuo team incontra difficoltà tecniche. Un team IT dedicato può avere le risposte, ma è più difficile diagnosticare i problemi da remoto.
Come puoi creare una politica del lavoro da remoto su misura per la tua azienda?
Ogni azienda è diversa e non esiste una soluzione valida per tutti. Per personalizzare la tua politica del lavoro da remoto, devi considerare i seguenti punti chiave:
1. Obiettivi aziendali
La creazione di una politica che rifletta la missione e la visione della tua azienda contribuirà ad aggiungere unicità al tuo approccio al lavoro da remoto. Puoi cogliere questa opportunità per ricordare ai dipendenti su cosa stanno lavorando e spiegare come raggiungere questi obiettivi come azienda remote-first.
2. La cultura della tua azienda
Prenditi del tempo per assicurarti che la tua cultura si rifletta nella tua politica del lavoro da remoto e assicurati che i dipendenti possano sperimentare la cultura, anche mentre lavorano da remoto. Vantaggi come eventi online, giochi, consulenza, ecc., possono aiutare a migliorare il benessere generale dei tuoi dipendenti e aggiungere valore alla tua cultura.
3. Flessibilità
Questo va di pari passo con la tua cultura aziendale. Decidi quanto vuoi essere flessibile con aspetti quali l’orario di lavoro e le ferie retribuite. È più facile creare una politica del lavoro da remoto se hai già deciso quanta flessibilità vuoi dare ai tuoi dipendenti. Tieni presente che i dipendenti che lavorano da remoto possono avere difficoltà a costruire e mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Considera questo fatto quando decidi il livello di flessibilità che sei disposto a offrire ai team da remoto.
4. Conosci il tuo team
Tu sei quello che conosce le condizioni in cui il tuo team lavora meglio e le risorse di cui ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi. Assicurati di tenerlo a mente mentre crei la tua politica e chiedi ai manager informazioni sui loro team. Ciò diventa particolarmente importante se stai assumendo nuovi dipendenti che, a causa della quarantena, dei lockdown e degli uffici chiusi, non hai mai avuto la possibilità di incontrare di persona. Può essere difficile conoscere davvero qualcuno se le tue uniche interazioni sono tramite messaggi di testo ed e-mail.
Ogni team lavora in modo diverso, quindi avere i dettagli del flusso di lavoro e delle prestazioni di tutti i responsabili aiuterà a creare una politica adatta a ogni dipendente.
Quali sono i vantaggi di una politica del lavoro da remoto?
Secondo un rapporto di Upwork, oltre il 57 per cento delle aziende negli Stati Uniti opera senza una politica del lavoro da remoto. Prima della pandemia, non erano davvero necessarie, solo il 6% dei dipendenti lavorava interamente da casa, e oltre il 75% non aveva mai avuto questa possibilità. Tuttavia, la realtà è che una politica del lavoro da remoto può solo aiutare la tua azienda.
Esaminiamo alcuni dei vantaggi di seguito.
Chiarezza
Non riuscire a fornire una guida adeguata su come procedere con i processi e i progetti quotidiani può ferire il morale dei dipendenti: nessuno desidera dover chiedere costantemente istruzioni e attendere risposte. Quando i tuoi dipendenti hanno compreso la tua politica del lavoro da remoto, diventa più facile risolvere le difficoltà, da come utilizzare determinate piattaforme di comunicazione al superare gli ostacoli durante i progetti. La chiarezza aiuterà i tuoi dipendenti a concentrarsi e a lavorare meglio; è così semplice.
Comunicazione semplificata
Le aziende che adottano le linee guida per la comunicazione remota si adattano e crescono a un ritmo più veloce. La comunicazione è il primo passo verso il successo in ogni aspetto della tua attività e, se viene interrotta, può portare a problemi significativi.
Il modo migliore per creare inclusività e migliorare le prestazioni dei dipendenti nel mondo delle aziende remote-first è far sentire tutti parte integrante del meccanismo. Ciò può essere ottenuto fornendo ai dipendenti i migliori strumenti e le linee guida per comunicare in modo efficace e rispettoso.
Paul Burrin, Vicepresidente di Sage People, racconta a Workplace che “La comunicazione bidirezionale regolare, mirata, efficace e personalizzata è essenziale affinché le organizzazioni possano tenere informati i dipendenti. In questo modo, i dipendenti sanno cosa sta succedendo, possono porre domande o fornire feedback in tempo reale.”
Quando dai ai tuoi dipendenti la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo con strategie di comunicazione efficaci, stai abbattendo le barriere per la tua organizzazione e garantendo che la tua azienda sia in grado di superare le sfide future.
[bctt tweet=”Secondo un report di Upwork, oltre il 57 per cento delle aziende negli Stati Uniti opera senza una politica di lavoro da remoto.” username=”globalpeo”]
Maggiore flessibilità e produttività
Secondo un sondaggio globale di International Workspace Group (IWG), l’85 percento dei lavoratori da remoto afferma che le politiche per il lavoro da remoto flessibile hanno aumentato la loro produttività complessiva.
Come accennato in precedenza, se i tuoi dipendenti conoscono con chiarezza le regole della tua azienda in materia di flessibilità per elementi quali orari di lavoro e permessi retribuiti, otterranno migliori prestazioni. Ad esempio, i genitori che lavorano e che hanno una buona conoscenza delle politiche di lavoro da remoto della loro azienda saranno in grado di pianificare la loro giornata con meno stress, il che significa che i dipendenti sono più felici e più produttivi.
Migliore coinvolgimento dei dipendenti
Avere una politica di lavoro da remoto mostra ai tuoi dipendenti che ti impegni a creare un ambiente di lavoro migliore. Quando i dipendenti lo vedono, è più probabile che ricambino questo impegno e facciano qualcosa in più ogni giorno.
Le aziende spesso trascurano l’importanza del coinvolgimento dei dipendenti. Scegliere di promuovere il coinvolgimento significa ridurre il ricambio dei dipendenti, il che si traduce in minori spese nel lungo periodo.
Uno studio di Servizi assicurativi USI ha rilevato che il ricambio dei dipendenti costa in media da sei a nove mesi di stipendio. Ogni volta che un’azienda sostituisce un dipendente che guadagna 60.000 USD all’anno, ad esempio, può spendere tra 30.000 USD e 45.000 USD tra ricerca e formazione del nuovo dipendente.
Processo di inserimento in azienda migliorato
In un mondo di aziende remote-first, il processo di inserimento in azienda è diventato una parte cruciale e più impegnativa del ciclo di vita dei dipendenti. È necessario disporre di un solido framework per guidare i dipendenti da remoto al successo, e stabilire una politica del lavoro da remoto renderà la creazione di questo framework molto più semplice.
Secondo la Società per la gestione delle Risorse Umane (Society for Human Resource Management, SHRM), le organizzazioni con processi di inserimento scadenti preparano i dipendenti solo ad un’uscita anticipata.
Amy Hirsh Robinson, Responsabile della società di consulenza The Interchange Group a Los Angeles, dichiara alla SHRM: “L’inserimento è un momento magico in cui i nuovi dipendenti decidono di rimanere coinvolti o disimpegnati.” Sebbene l’inserimento in azienda possa essere difficile in un ambiente da remoto, è ancora più critico gestirlo alla meglio quando non si possono integrare interazioni di persona.
Attirare i migliori talenti globali
Avere una politica di lavoro da remoto è un segno di un’azienda seria impegnata nei confronti dei propri dipendenti. Questi dettagli fanno la differenza quando i migliori talenti guardano alla tua azienda.
I talenti internazionali possono diffidare delle aziende globali remote-first perché le loro carriere e il loro successo dipendono dal fatto che la tua azienda abbia un approccio strutturato e formale al lavoro da remoto.
La creazione di una politica di lavoro da remoto è solo uno dei passaggi per assumere con successo dipendenti internazionali e crescere a livello globale. Il giusto approccio al lavoro da remoto può consentirti di creare un’organizzazione sicura e rispettabile senza confini.
Una politica di lavoro da remoto può aiutare la tua azienda a crescere a livello globale?
La risposta breve è sì. Oggi molte aziende stanno sfruttando il nostro mondo completamente da remoto assumendo dipendenti internazionali, anche per lavori locali. Non guardare a una politica del lavoro da remoto come a qualcosa per superare la pandemia, ma piuttosto come un progetto per il futuro della tua azienda.
La creazione di un framework per i lavoratori da remoto può essere il primo passo verso un’organizzazione più agile e adattabile in cui le attività possono svolgersi in qualsiasi parte del mondo, indipendentemente dalle differenze di fuso orario.
Qual è il modo migliore per creare un’azienda remote-first conforme?
Molte aziende vedono ancora l’espansione globale come una serie di ostacoli che comportano la registrazione presso le autorità locali, la creazione di un’entità legale internazionale e la gestione della conformità globale. Tuttavia, esistono soluzioni che possono potenziare la crescita globale da remoto e semplificare il processo, come un Employer of Record (EOR).
Il modello EOR è stato creato per aiutare le aziende come la tua a crescere a livello globale rimuovendo le sfide che si frappongono tra il tuo potenziale locale e globale. L’EOR ha entità globali che gestiscono libro paga, imposte, benefit e risorse umane in maniera conforme al 100 per cento.
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