Creare una politica di lavoro da remoto con G-P Gia™

Punti chiave da ricordare

• Vantaggi di una politica di lavoro da remoto: una politica di lavoro da remoto ben definita definisce le aspettative, sostiene la conformità e mantiene la produttività.

• Componenti chiave della politica: Gli elementi essenziali di una politica di lavoro da remoto includono l’idoneità e l’ambito, le ore di lavoro e la comunicazione, le attrezzature e la sicurezza, la gestione delle prestazioni, la retribuzione e i benefit.

• La conformità globale è fondamentale: quando si implementano politiche di lavoro da remoto per i team internazionali, è necessario affrontare le diverse leggi sul lavoro, le normative fiscali e i requisiti di conformità in ogni sede.

• Gia automatizza la creazione di policy: Gia semplifica la creazione di policy di lavoro remoto generando documenti HR conformi in pochi minuti.

Costruire una politica di lavoro da remoto che risuoni in più paesi può essere difficile. È necessario bilanciare le leggi locali, le normative fiscali e le aspettative dei dipendenti. Gia, il primo nel suo genere di intelligenza artificiale per le risorse umane, può generare politiche conformi per 50 paesi e 50 stati degli Stati Uniti in pochi minuti.

Che cos’è una politica di lavoro da remoto?

Una politica sul lavoro da remoto definisce le linee guida per i dipendenti che lavorano al di fuori della sede principale. È un documento formale che spiega aspettative, responsabilità e procedure per mantenere il tuo team produttivo, indipendentemente da dove si trovi.

I tipi di accordi di lavoro da remoto includono:

1. Prima di tutto da remoto. Le aziende operano senza un ufficio centrale. I dipendenti lavorano dalle sedi prescelte.

2. Ibrido. Una combinazione  di lavoro in ufficio e da remoto. Consente ai dipendenti di dividere il tempo tra casa e un luogo di lavoro fisico.

La tua politica sul lavoro da remoto dovrebbe dire ai dipendenti cosa ti aspetti e quale supporto riceveranno. Protegge anche la tua azienda legalmente. La politica delinea il modo in cui rispetterai le leggi sul lavoro, gestirai le imposte e manterrai la sicurezza sul posto di lavoro in varie sedi. Senza questa struttura formale, si rischia la comunicazione errata, problemi di produttività e potenziali violazioni legali.

Quali sono i vantaggi di una politica del lavoro da remoto?

Una solida politica di lavoro da remoto offre molti vantaggi:

• Migliore acquisizione e fidelizzazione dei talenti: secondo il rapporto sullo stato dei lavori da remoto 2025 di Cultivated Culture, l’87% delle persone in cerca di lavoro dà la priorità al lavoro da remoto nella propria ricerca. Quando definisci chiaramente il tuo approccio al lavoro da remoto, attiri persone che apprezzano la flessibilità e mostrano loro che sei seriamente intenzionato a farlo funzionare. 

• Maggiore produttività e coinvolgimento: gli studi dimostrano che l'autonomia porta ad un aumento della produttività dei dipendenti. I dipendenti con aspettative chiare, gli strumenti giusti e la flessibilità del lavoro hanno maggiori probabilità di ottenere prestazioni migliori.

• Risparmio sui costi: con una politica di lavoro remoto strutturata, è possibile rispettare le leggi locali ed evitare multe costose. I tuoi team ricevono indicazioni chiare su da dove possono lavorare e per quanto tempo, riducendo il rischio di multe per costituzione  permanente o altre multe.

• Resilienza aziendale: Con una politica di lavoro remoto consolidata, è possibile continuare a operare attraverso eventi imprevisti, come interruzioni meteorologiche che interessano le sedi fisiche. I dipendenti possono seguire gli orari di lavoro ibridi o remoti secondo necessità. 

• Mobilità globale: Le politiche sul lavoro da remoto semplificano la creazione di team globali. Ciò è particolarmente utile quando si affrontano le sfide della mobilità globale e si ha bisogno di coerenza transfrontaliera.

Cosa dovrebbe essere incluso in una politica di lavoro da remoto?

Assicurati di coprire le seguenti aree nella tua politica di lavoro da remoto:

Idoneità e ambito

Definisci quali ruoli si qualificano per il lavoro da remoto. Mentre alcuni lavori richiedono una presenza fisica, altri possono essere eseguiti completamente da remoto. Sii specifico sui requisiti. I rappresentanti di vendita possono lavorare da qualsiasi luogo? Gli ingegneri devono intervenire per i test hardware? Criteri chiari evitano confusione.

Orario di lavoro, disponibilità e comunicazione

Decidi se desideri che i membri del team lavorino in momenti specifici o in base ai propri programmi. Se i tuoi team si estendono su fusi orari, potresti designare ore di sovrapposizione per la collaborazione. Quindi, definisci i tempi di risposta appropriati, gli aggiornamenti del calendario e gli indicatori di stato per supportare la comunicazione. Specifica quali riunioni sono obbligatorie e quali possono essere registrate affinché i dipendenti possano visualizzarle in un secondo momento.

Apparecchiature, tecnologia e sicurezza

La politica sul lavoro da remoto deve specificare le  apparecchiature fornite e le attrezzature che i dipendenti devono fornire da soli. Delinea le misure di sicurezza obbligatorie, come l’utilizzo di una VPN approvata, password complesse e archiviazione crittografata. Fornisci i passaggi per la segnalazione dei problemi. La tua politica dovrebbe anche dettagliare gli elementi essenziali per una configurazione sicura dell'ufficio a casa, come gli spazi privati per le videochiamate.

Gestione delle prestazioni e produttività

Spiega come misurerai il successo definendo indicatori di performance  specifici per i ruoli remoti. Concentrati sui risultati e sugli obiettivi che contano per i tuoi scopi.

Retribuzione, vantaggi e rimborso spese

Chiarisci il tuo approccio alle spese di lavoro da remoto. Fornirai stipendi per l’ufficio a domicilio o indennità per le attrezzature? I dipendenti possono ricevere rimborsi per spese come Internet? In tal caso, spiega come possono presentare le loro spese e includi indicazioni fiscali per le detrazioni dell'ufficio domestico, ove applicabile. La vostra politica sul lavoro da remoto dovrebbe anche affrontare eventuali rettifiche retributive basate sulla posizione se i dipendenti si trasferiscono. 

Salute, sicurezza e conformità legale

Fornisci linee guida e risorse ergonomiche per una configurazione sana dello spazio di lavoro. Ogni sede ha requisiti di conformità diversi. La politica sul lavoro da remoto deve soddisfare i requisiti della legge locale in materia di lavoro, come le norme sugli straordinari, le norme sulle pause e le leggi sul diritto di disconnessione. Utilizza Gia per generare clausole specifiche per la sede che aiutino a soddisfare i tuoi obblighi di conformità in ogni giurisdizione. 

Come creare una politica di lavoro da remoto

La tua politica sul lavoro da remoto deve essere in linea con la tua cultura, rispettando al contempo i requisiti legali. Ecco come costruire una politica efficace:

Fase 1: Valutare le esigenze e la cultura dell’azienda

Valuta come opera la tua azienda. Esamina il tuo team in merito alle preferenze e alle sfide del lavoro da remoto e identifica quali ruoli beneficiano di questa configurazione. Chiediti:

• Quali disposizioni di lavoro da remoto si desidera implementare?

• Come collabori? Ti affidi a discussioni spontanee o riunioni programmate? 

• Avete in programma di avere un team globale o rimarrete in un’unica sede?

• Il tuo team avrà orari flessibili?

Fase 2: Definire obiettivi misurabili

Stabilisci obiettivi chiari per la tua politica da remoto che puoi monitorare, come:

• Riduzione dei costi immobiliari del 30%

• Accesso a talenti specializzati in nuovi mercati

• Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti del 25%

Questi obiettivi guidano ogni decisione politica e aiutano a misurare il successo dopo l'implementazione.

33: Sistemare il labirinto dei requisiti di conformità

Questo passaggio è il più impegnativo. Le leggi sul lavoro sono diverse in ogni regione. Ad esempio, la California richiede il rimborso delle spese di lavoro necessarie, che potrebbero includere le spese di ufficio remoto, mentre il Texas non lo fa. I Paesi Bassi richiedono ai datori di lavoro di fornire postazioni di lavoro domestiche sicure. Singapore ha specifici vincoli di immigrazione che impongono un permesso di lavoro per i lavoratori non cittadini, compresi quelli che lavorano da remoto.

Gia semplifica la conformità in 50 paesi e in tutti i 50 stati degli Stati Uniti. Ecco alcuni suggerimenti di esempio che è possibile utilizzare per creare un criterio conforme:

• "Generare clausole di lavoro da remoto per i dipendenti in Germania e Francia che soddisfano le normative locali." Gia creerà clausole con un linguaggio unificato che soddisfi le normative di entrambi i paesi.

• "Quali sono le disposizioni obbligatorie per il lavoro da remoto per i dipendenti in California?" Gia fornirà requisiti specifici per giurisdizione basati su fonti legali verificate.

Le tasse aggiungono un altro livello di complessità. I dipendenti remoti possono attivare obblighi fiscali in nuovi stati o paesi. Anche i criteri di classificazione dei lavoratori per gli appaltatori rispetto ai dipendenti variano in base alla sede. Utilizza Gia per eseguire controlli di conformità mirati e identificare i rischi prima che diventino problemi.

44: Bozza, revisione e perfezionamento

Crea la tua prima bozza di politica e poi condividila con il consulente legale, le Risorse umane e i rappresentanti dei dipendenti per un feedback. Prima di implementare la politica a livello aziendale, provala con un piccolo gruppo per assicurarti che sia facile da adottare e soddisfi le tue esigenze. Gia può esaminare la bozza per individuare eventuali lacune di conformità, verificandola rispetto alle normative vigenti in ogni sede.

In che modo Gia può  aiutarti a creare politiche di lavoro da remoto

Gia trasforma la creazione di politiche di lavoro da remoto da un mal di testa legale in un processo semplice. Il nostro agente HR globale basato sull'intelligenza artificiale automatizza le attività, velocizza i processi e risponde alle tue domande di conformità più difficili. Lo sviluppo della politica di lavoro da remoto richiede in genere settimane, ma con Gia ci vogliono solo pochi minuti. 

Generazione immediata di documenti

Gia crea politiche personalizzate basate sulla nostra base di conoscenze proprietarie. Abbiamo trascorso oltre un decennio a costruire questa fondazione che include oltre 1.500 fonti governative e oltre 100.000 articoli legalmente verificati.

Il processo di generazione richiede minuti. Inserisci i tuoi requisiti, seleziona le sedi pertinenti e Gia creerà una politica completa in linea con le leggi locali. Gia è in grado di fornire traduzioni in oltre 50 lingue per supportare la comprensione e la comunicazione con i team locali.

Competenza ineguagliata in materia di conformità globale

Gia aiuta i team delle risorse umane a orientarsi nelle leggi sul lavoro in 50 paesi e in 50 stati degli Stati Uniti. Con Gia, puoi ricercare rapidamente le sfumature in ogni posizione. Gia può generare un unico quadro di policy con clausole specifiche per ciascuna giurisdizione. Sa che il Quebec impone disposizioni in lingua francese, che la Germania richiede clausole specifiche sulla privacy dei dati e che l'Australia ha requisiti per i lavoratori occasionali. 

Come dice Katy Burris, Senior Director of HR di Herb Pharm, “Sono rimasto stupito dalla facilità d’uso di Gia e dalla gamma di informazioni che poteva fornire. È entusiasmante avere uno strumento di conformità per tutti gli argomenti delle Risorse umane”.

Mitigazione proattiva del rischio

Oltre a creare nuove politiche, Gia esamina i documenti esistenti per individuare eventuali lacune di conformità. Carica la tua politica attuale e Gia può identificare le aree che non soddisfano le normative vigenti. La gestione delle politiche diventa proattiva, non reattiva. In futuro, Gia invierà anche avvisi di modifica delle policy come parte del piano Enterprise.

Creare una politica di lavoro da remoto con Gia

Hai bisogno degli strumenti e delle strategie giusti per sviluppare una politica di lavoro da remoto conforme. Gia trasforma settimane di ricerca legale in minuti di generazione intelligente di documenti, aiutandoti a creare una politica completa con meno tempo e sforzi.

Prova Gia oggi stesso per semplificare lo sviluppo della tua politica di lavoro da remoto.

Domande frequenti