Come pagare i lavoratori a contratto in Canada

Con la sua solida economia, la posizione geograficamente favorevole, le condizioni fiscali ideali e l’accesso a numerosi mercati internazionali attraverso trattati commerciali, il Canada è un luogo attraente in cui le aziende possono crescere a livello globale. Tuttavia, mentre la tua azienda crea team in Canada, dovrai conoscere la differenza tra dipendenti e appaltatori indipendenti e come assumerli, gestirli e pagarli.

Classificare e pagare correttamente i vostri appaltatori indipendenti è fondamentale, quindi definiamo cosa rende distintivi gli appaltatori indipendenti in Canada ed esploriamo alcune opzioni per pagarli.

La differenza tra un dipendente e un appaltatore in Canada

In Canada, come in molti altri Paesi, la differenza tra un dipendente e un appaltatore dipende da variazioni critiche nel lavoro e nei benefit. In Quebec, il codice civile determina lo stato del lavoratore. In altre giurisdizioni, la Canada Revenue Agency (CRA) esamina i fattori riportati di seguito in modo olistico.

1. Libro paga e imposte

Quando assumi dipendenti in Canada, in genere li paghi regolarmente ed elimini le imposte sul libro paga dalle loro buste paga. Queste tasse solitamente rientrano nei programmi di previdenza sociale, a cui contribuiscono sia il datore di lavoro che i dipendenti.

D’altra parte, quando assumi appaltatori, generalmente inviano fatture per il pagamento alla fine del loro lavoro. Quando li paghi, non trattenga le imposte sul libro paga dalle loro buste paga o contribuisci a fondi di previdenza sociale. Gli appaltatori sono responsabili di fornire i propri contributi alla previdenza sociale attraverso le proprie imposte senza il beneficio dei contributi del datore di lavoro.

2. Benefit

I dipendenti in Canada ricevono generalmente compensi e benefit specifici dai loro datori di lavoro. Riceve ferie retribuite, ferie statali retribuite e congedi aggiuntivi come congedo per malattia e congedo per maternità. I dipendenti in Canada generalmente ricevono la propria assicurazione sanitaria attraverso le province in cui vivono, ma molti datori di lavoro scelgono di fornire ai propri dipendenti ulteriori benefit per integrare l’assistenza provinciale gratuita.

Gli appaltatori non hanno diritto ad alcuno dei benefit che i dipendenti in Canada solitamente ricevono dai loro datori di lavoro. Se si ammalano e hanno bisogno di prendersi del tempo libero, si prendono quel tempo non retribuito. Non ricevono ferie statali, pensionamento o benefit sanitari ufficiali pagati dalle aziende.

Poiché devono pagare le proprie imposte sul libro paga e andare senza benefit per il  datore di lavoro, gli appaltatori in Canada spesso richiedono e ricevono una retribuzione più alta rispetto ai dipendenti. La retribuzione più elevata che possono comandare aiuta a compensare alcuni degli svantaggi finanziari del lavoro come appaltatori.

3. Avviso e liquidazione

Poiché il Canada non ha un impiego a volontà, i dipendenti in Canada hanno solitamente diritto a un periodo di preavviso se l’azienda desidera risolvere i propri contratti. In molte giurisdizioni, hanno anche diritto al trattamento di fine rapporto.

D’altro canto, gli appaltatori in Canada solitamente non ricevono un periodo di preavviso o un trattamento di fine rapporto, in modo che le aziende possano interrompere i loro rapporti con gli appaltatori più facilmente rispetto ai loro rapporti con i dipendenti. I rapporti con gli appaltatori hanno anche maggiori probabilità di essere accordi a breve termine che terminano naturalmente.

4. Tipo di rapporto di lavoro

Un’altra differenza essenziale tra appaltatori e dipendenti in Canada è che i dipendenti di solito hanno un rapporto subordinato con l’azienda, mentre gli appaltatori no.

I tribunali canadesi e le autorità fiscali spesso considerano molteplici fattori per determinare il tipo di rapporto esistente tra un’azienda e i suoi lavoratori:

1. Intenzioni soggettive delle parti: Questo criterio valuta i piani iniziali  delle due parti del rapporto, compreso quanto stabilito dall’accordo scritto o dal contratto.
2. I fatti oggettivi sul rapporto: Questo criterio prevede la valutazione del rapporto in pratica per determinare se aderisce alle intenzioni dichiarate dalle due parti.
3. Controllo  sul lavoro: questo fattore include se i lavoratori hanno flessibilità nel modo in cui svolgono il loro lavoro, ovvero se ricevono la direzione aziendale o sono in grado di lavorare autonomamente. I lavoratori con maggiore flessibilità e controllo hanno maggiori probabilità di essere appaltatori.
4. Proprietà degli strumenti: gli appaltatori forniscono e utilizzano i propri strumenti più spesso dei dipendenti. I lavoratori che utilizzano risorse fornite dall’azienda hanno maggiori probabilità di avere un rapporto datore di lavoro-dipendente.
5. Probabilità di profitto: questo fattore valuta il potenziale del lavoratore di trarre maggiore profitto da un lavoro di qualità superiore. I dipendenti, che ricevono salari orari stabiliti, hanno generalmente meno possibilità di profitto. Gli appaltatori possono spesso aumentare i propri profitti lavorando in modo più efficiente o avendo la reputazione e l’esperienza per addebitare commissioni più elevate.
6. Rischio di perdita: questo fattore valuta il rischio che il lavoratore possa perdere denaro eseguendo il lavoro. I dipendenti che ricevono una retribuzione predeterminata solitamente comportano un rischio minimo di perdita nel loro lavoro quotidiano. D’altro canto, gli appaltatori perdono denaro se le spese di esecuzione di un lavoro sono superiori alla retribuzione che riceveranno per esso.

In generale, i dipendenti lavorano direttamente per un’azienda. Hanno lavoro assegnato loro attraverso l’azienda e ricevono formazione e supervisione da un superiore.

D’altro canto, gli appaltatori lavorano per se stessi. In genere hanno un portafoglio di clienti e la tua azienda è uno di questi. Possono scegliere il lavoro che vogliono svolgere, spesso presentando un’offerta inviando una stima di quanto tempo richiederà il lavoro e quanto costerà.

Importanza di classificare correttamente appaltatori e dipendenti in Canada

È fondamentale stabilire se i lavoratori assunti in Canada sono legalmente dipendenti o appaltatori. La classificazione errata dei dipendenti come appaltatori in Canada spesso ha gravi conseguenze legali e finanziarie per un’azienda.

Se il CRA indaga su un’azienda e stabilisce di aver classificato illegalmente i propri dipendenti come appaltatori, l’azienda dovrà effettuare delle risarcimenti finanziari a tali dipendenti e rimborsare le imposte al governo. Dovrà anche pagare ai suoi dipendenti l’equivalente del permesso retribuito e dei benefit che hanno perso quando classificati erroneamente. Un'azienda con sede in un paese diverso dal Canada potrebbe anche rendere i propri lavoratori canadesi personalmente responsabili per alcune delle imposte dovute.

Fortunatamente, è possibile prevenire queste perdite finanziarie facendo la ricerca necessaria per classificare correttamente i dipendenti e gli appaltatori. In questo modo, puoi fornire loro la retribuzione e i benefit che meritano.

Tuttavia, in molti casi, il lavoro che devi svolgere è davvero un lavoro a contratto. In tal caso, dovrai conoscere le basi dell’assunzione e del pagamento degli appaltatori in modo da poterlo fare in conformità con la legge.

Come assumere appaltatori in Canada

Assumere un appaltatore indipendente in Canada  è spesso più un’arte che una scienza. Mentre assumi appaltatori in Canada, dovrai tenere a mente alcune domande:

• Pagherete i vostri appaltatori attraverso il libro paga della vostra azienda, trattenerete le imposte sul libro paga in conformità con la legge o saranno responsabili delle loro imposte?
• I vostri appaltatori riceveranno benefici dalla vostra azienda, come permessi retribuiti, piani pensionistici sponsorizzati dal datore di lavoro o assicurazione sanitaria supplementare?
• I vostri appaltatori riceveranno i loro incarichi tramite la vostra azienda o potranno fare offerte per il loro lavoro?
• I vostri appaltatori riceveranno la gestione e la direzione dalla vostra azienda o potranno scegliere dove, quando e come completare il loro lavoro?

Le risposte a queste domande ti aiuteranno a determinare se hai effettivamente bisogno di un dipendente rispetto a un appaltatore.

Una volta stabilito che i tuoi appaltatori sono davvero appaltatori, vorrai portarli a bordo formalmente. Le migliori pratiche per l’assunzione di appaltatori in Canada sono quelle di mettere in atto un solido accordo scritto di appaltatore indipendente per definire e chiarire i termini del rapporto.

La legge non ne richiede uno, ma un tribunale o un’autorità come il CRA può esaminare il rapporto in qualsiasi momento su richiesta dell’appaltatore o dell’azienda. Un contratto scritto solido è altamente consigliabile: delinea aspettative e requisiti e si assicura che entrambe le parti comprendano chiaramente le proprie responsabilità.

La tua azienda dovrebbe anche prendere in considerazione eventuali contratti collettivi (CBA) che si applicano al tuo settore. In Canada, se un contratto collettivo consente a un sindacato di controllare i diritti di contrattazione per una particolare categoria di lavoratori, il completamento del lavoro da parte di appaltatori indipendenti può violare la legge. Dovrai verificare con qualsiasi CBA pertinente per determinare le loro regole.

Dove assumere appaltatori in Canada

Ora che conosci i dettagli su come assumere appaltatori in Canada,  dovrai conoscere i posti migliori per cercare candidati qualificati.

Alcune aziende si rivolgono a siti come  LinkedIn o Craigslist per connettersi con appaltatori qualificati. Quando si considera  come procurarsi appaltatori in Canada, altre aziende utilizzano directory online o schede di offerte digitali  su misura per settori come l'edilizia. Queste directory contengono elenchi completi di fornitori di servizi che le aziende possono consultare per vedere quali servizi soddisfano le loro esigenze.

Considerazioni fiscali per il pagamento degli appaltatori in Canada

L’assunzione di appaltatori in Canada comporta pratiche fiscali diverse rispetto all’assunzione di dipendenti. Ricorda che quando paghi i tuoi appaltatori in Canada, in genere non tratterrai o pagherai le imposte sul libro paga come faresti con i tuoi dipendenti.

Con i tuoi dipendenti, tratteresti le imposte e pagheresti l’assicurazione sul lavoro (EI) e i premi del piano pensionistico canadese. Per l’assicurazione sul lavoro, il tasso di premio del datore di lavoro è CAD 2.212 per CAD 100 di guadagni assicurabili, o 2.212 percentuale. Per il piano pensionistico canadese, il tasso di contribuzione per gli utili pensionabili è 11.4 del percento, che è suddiviso tra il datore di lavoro e il dipendente.

Con gli appaltatori indipendenti, il processo è più semplice: li pagherai senza trattenute fiscali. I vostri appaltatori saranno responsabili dei loro pagamenti fiscali e previdenziali se scelgono di aderire o di qualificarsi per un programma non sponsorizzato dal datore di lavoro.

Pagamenti delle imposte sul reddito

Quando assumi appaltatori in Canada, devi anche assicurarti che non debbano pagare due serie di imposte sul reddito sullo stesso reddito.

Se il vostro Paese di residenza è gli Stati Uniti, sappiate che la Convenzione sulle imposte sul reddito tra Stati Uniti e Canada elimina la necessità per gli appaltatori canadesi di pagare le tasse dell’Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti oltre alle tasse CRA canadesi. In questo caso, gli appaltatori canadesi dovranno inviare il modulo W-8 IRS BEN  alla società per la quale hanno svolto il lavoro. Se il tuo Paese di origine non è gli Stati Uniti, controlla se si applicano trattati fiscali simili per proteggere gli appaltatori dalla doppia tassazione.

Le aziende che collaborano con gli appaltatori devono presentare diversi moduli fiscali ai propri lavoratori e al CRA:

• T5018, a causa di subappaltatori edili
• T4A slip , dovuto ai servizi dei subappaltatori
• T4A riepilogo, dovuto al CRA
• T4A-NR, a causa di appaltatori transfrontalieri

Le sfumature dei moduli da inviare quando possono essere difficili, quindi potresti voler coinvolgere i servizi dei professionisti fiscali o di altri esperti per assicurarti che le tue pratiche siano corrette.

Come pagare gli appaltatori in Canada

Quando arriva il momento di  pagare gli appaltatori in Canada, hai diverse opzioni. Indaghiamo sui metodi di pagamento comuni per vedere quali sono i migliori per i pagamenti degli appaltatori:

1. Servizi di gestione delle buste paga: in generale, non si utilizzerà il reparto buste paga della propria azienda per pagare i propri appaltatori in Canada. Poiché non tratteni le imposte sul libro paga dai tuoi appaltatori o non paghi programmi di previdenza sociale per loro, i tuoi appaltatori non possono accedere al tuo libro paga tradizionale. Al contrario, invieranno le fatture per il pagamento tramite il reparto contabilità fornitori. Tuttavia, alcuni servizi di gestione delle buste paga di terze parti dispongono di soluzioni che consentono alla tua azienda di pagare i tuoi appaltatori attraverso le loro piattaforme. Se utilizzate questi servizi, dovete essere consapevoli che possono essere relativamente costosi e potrebbero non funzionare in modo efficace per tutte le transazioni globali.
2. Banche: la tua azienda potrebbe scegliere di creare un conto bancario aziendale canadese e utilizzarlo per depositare fondi sui conti dei tuoi appaltatori, oppure potresti utilizzare la tua banca per inviare pagamenti tramite un servizio di bonifico bancario globale. Per sfruttare la prima opzione, potrebbe essere necessario registrare ufficialmente la propria azienda in Canada, il che può essere un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. I documenti cartacei e i ritardi spesso associati all’incorporazione e alla registrazione dell’azienda possono portare l’azienda a preferire opzioni più efficienti.
3. Bonifici internazionali: i bonifici internazionali sono tradizionali e affidabili, ma sono relativamente lenti rispetto ad altre opzioni per pagare gli appaltatori in Canada. L’azienda deve acquistarli fisicamente e gli appaltatori devono depositarli fisicamente, in modo che possano essere più scomodo delle alternative digitali. Anche commissioni e tassi di cambio sfavorevoli possono renderli opzioni costose.
4. Portafogli digitali: i portafogli digitali a volte sono interessanti alternative ai vaglia internazionali. Utilizzando un portafoglio digitale, come PayPal, la tua azienda può trasferire denaro in modo rapido e comodo. I tuoi appaltatori apprezzeranno ricevere pagamenti tempestivi, quindi questa è un’opzione ideale quando desideri fare un’impressione positiva sui tuoi appaltatori con la tua tempestività. PayPal e altre piattaforme digitali sono soggette a restrizioni in alcuni Paesi, ma molte dovrebbero lavorare in Canada, anche se potrebbero imporre commissioni per le transazioni internazionali.
5. Servizi di trasferimento di denaro: in alcuni casi, i servizi di trasferimento di denaro forniscono una soluzione ideale per pagare i vostri appaltatori in Canada. Offrono opzioni flessibili, sicurezza affidabile e limiti di trasferimento elevati, in modo da poter inviare pagamenti di grandi dimensioni e assicurarsi che raggiungano i tuoi appaltatori come previsto. I trasferimenti avvengono rapidamente, risparmiando tempo e garantendo pagamenti tempestivi. Tuttavia, i servizi di trasferimento di denaro spesso impongono commissioni di trasferimento di valuta elevate se pagate i vostri appaltatori in una valuta diversa dai dollari canadesi.
6. Criptovaluta: la criptovaluta è legale in Canada. Tuttavia, le autorità canadesi non la considerano una gara d’appalto legale né la sottopongono a leggi e normative fiscali. Ufficialmente, le transazioni in criptovaluta sono transazioni di scambio. La criptovaluta può complicare le finanze dei tuoi appaltatori se desiderano dichiarare tutto il loro reddito come reddito imponibile. Potrebbero anche non avere familiarità con la gestione delle criptovalute.

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