Punti chiave da ricordare
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Il progetto: la conformità non riguarda solo il rispetto delle regole; si tratta di costruire un quadro che protegga l’azienda e le sue persone.
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Fondamenti di assunzione : gli errori nella fase di assunzione e onboarding possono creare rischi costosi. Iniziare identificando la natura del rapporto di lavoro.
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Chiarezza del contratto : lo standard "a volontà" degli Stati Uniti è un'eccezione globale. Molti paesi richiedono contratti scritti conformi nella lingua locale, quindi la gestione dei contratti è essenziale.
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Difesa delle prestazioni : una gestione delle prestazioni ben documentata (compresi i piani di miglioramento delle prestazioni o PIP) è la migliore difesa legale contro le richieste di licenziamento illecite.
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Precisione di offboarding : al di fuori degli Stati Uniti, i periodi di preavviso obbligatori o i processi di approvazione del tribunale sono comuni, il che significa che è necessaria una pianificazione specifica per giurisdizione.
Tiffany Cruz, un avvocato esperto in materia di occupazione presso G-P che porta la sua prospettiva incentrata sull’ingegneria alle complessità della forza lavoro globale. Una mente analitica affinata da anni di ingegneria e dal disordinato mondo del diritto del lavoro - sono stati fatti l'uno per l'altro.
Dalla sala macchine all’aula di tribunale
Tiffany pensava che avrebbe perseguito la legge sui brevetti, ma ha trovato una passione più profonda per il diritto del lavoro - un campo dinamico in cui le normative, il comportamento umano e la strategia commerciale interagiscono e si scontrano. Descrive il diritto del lavoro come “la versione dal vivo di una soap opera”, incluso il vero dramma umano al centro di ogni luogo di lavoro.
Il suo mix di competenze tecniche e giuridiche plasma il suo approccio ed era esattamente ciò di cui aveva bisogno per affrontare l'occupazione globale.
Per coloro che non conoscono la conformità globale, Tiffany suggerisce di suddividere il ciclo di vita dei dipendenti in tre fasi: assunzione, gestione delle prestazioni e offboarding. Diamo il via alle cose con l’assunzione.
La tua base: assunzione e onboarding conformi
Secondo Tiffany, il modo in cui inizi un rapporto di lavoro determina il suo successo o il livello di rischio. Gli errori commessi durante il processo di assunzione e onboarding possono avere conseguenze costose e di lunga durata. Il suo obiettivo è quello di mitigare il rischio fin dal primo giorno.
Dipendente o appaltatore? Controllare sempre due volte.
Uno degli errori di conformità più comuni è la classificazione errata. Gli appaltatori offrono flessibilità, ma Tiffany è chiara: “I test legali per questa classificazione sono rigorosi e variano a seconda della giurisdizione”.
Invita le aziende a guardare oltre il titolo di lavoro e a esaminare la vera natura della relazione. Considerare il controllo sulle ore di lavoro, sulle attrezzature fornite e sull’integrazione del team.
Il consiglio di Tiffany : collaborare con il dipartimento legale e delle Risorse umane per una valutazione approfondita è un investimento che può "salvare la tua organizzazione da problemi finanziari e legali lungo la strada".
Se stai dettando ore, fornendo gli strumenti e integrandoli nel tuo team, "probabilmente si qualificano come dipendenti". La classificazione errata può avere un “impatto monumentale sulla tua attività”, tra cui sanzioni governative, passività per la retribuzione arretrata, benefit non retribuiti e straordinari. “Voi volete assicurarvi che vi stiate prendendo il tempo necessario per valutare davvero non solo il settore legale e delle risorse umane, ma anche per parlare con il responsabile delle assunzioni”.
La trasparenza retributiva sta cambiando
Dall’Ontario all’UE, le leggi in materia di equità salariale e trasparenza si stanno diffondendo sui mercati globali. Vengono in nomi diversi, in stati, città e paesi diversi, ma questo è qualcosa che vuoi tenere a mente. Sono davvero decollati”, spiega Tiffany.
Sempre più spesso, le giurisdizioni richiedono ai datori di lavoro di includere una fascia salariale in buona fede negli annunci di lavoro. Nota che in Ontario, la nuova legislazione limiterà ora l'ampiezza di questi intervalli.
Il consiglio di Tiffany : “La conformità richiede un approccio proattivo e ben documentato”. Raccomanda di “pensare davvero a un intervallo di retribuzione in buona fede sui tuoi annunci di lavoro”. Documentare come vengono determinate queste cifre aiuta le aziende a mostrare buona fede, anche se i budget cambiano in seguito.
Guarda il tuo contratto di lavoro
Negli Stati Uniti, l 'occupazione a volontà è la norma nella maggior parte degli Stati. Ma Tiffany sottolinea, “questo non è lo standard globale.”
Un contratto scritto è spesso un requisito legale in tutto il mondo, non solo una best practice. Le leggi locali sul lavoro dettano tutto, dalle clausole richieste al metodo di firma. “Alcuni Paesi richiedono firme con inchiostro bagnato, mentre altri richiedono firme digitali qualificate”, spiega Tiffany.
Vale la pena menzionare anche il linguaggio. “Molti paesi richiedono che i contratti siano in lingua locale”, osserva. Ad esempio, in Quebec, il contratto deve essere in francese canadese, e quella versione porta l'autorità legale. Se hai qualcosa nella versione inglese che non è nella versione francese del Quebec, allora potresti avere un problema perché cosa è applicabile? La lingua locale”.
Il consiglio di Tiffany : “Vuoi avere contratti in doppia lingua. Come fate a farlo? Basta creare due colonne all’interno di un contratto e assicurarsi che tutto ciò che è nella lingua locale sia anche nella versione inglese. La gestione dei contratti è “uno dei passi più importanti che puoi intraprendere” per proteggere l’applicabilità.
Tieni d'occhio la gestione delle prestazioni
Gestione delle prestazioni significa avere conversazioni difficili. A questo punto, la gestione, la comunicazione e la conformità legale si incontrano tutti, e questo può renderlo particolarmente impegnativo.
Da un punto di vista legale, Tiffany consiglia che “la gestione coerente e documentata delle prestazioni è la migliore difesa contro le richieste di licenziamento illecite”.
Suggerisce ai manager di tracciare una serie di obiettivi e fornire un feedback tempestivo e costruttivo. “I manager dovrebbero avere questa conversazione verbalmente con i lavoratori e dovrebbero seguire per iscritto. Perché? Per prima cosa, le persone digeriscono le informazioni in modo diverso: è bello ribadire il feedback”.
Se le prestazioni continuano a diminuire, Tiffany consiglia un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP). Dice che i PIP dovrebbero essere “uno sforzo genuino per aiutare il dipendente ad avere successo, non solo un passo verso la cessazione”.
Il consiglio di Tiffany : “Se [i manager] non vedono la persona che si comporta secondo la descrizione del lavoro o altre cose di cui hanno discusso, dovrebbero avere questa conversazione [PIP] con i lavoratori e seguirla per iscritto”.
Un PIP ben fatto mostra che l’azienda “ha dato al dipendente una giusta opportunità di soddisfare le aspettative”. E una documentazione chiara mostra che la potenziale decisione di licenziamento si basava su problemi di prestazioni, non su motivi discriminatori.
Offboarding (e come semplificarlo)
La risoluzione non è mai facile, ma “il modo in cui la gestisci ha implicazioni legali significative”, sottolinea Tiffany. E il processo differisce in tutto il mondo.
Nella maggior parte degli stati degli Stati Uniti, il rapporto di lavoro può essere interrotto in qualsiasi momento per qualsiasi motivo legale. Tiffany avverte: “Vuoi che sia per un motivo legittimo”. Non può mai essere discriminatorio.
Fuori dagli Stati Uniti c’è un’altra storia. Lì, “si entra nel mondo dei periodi di preavviso”. In paesi come il Canada e in tutta Europa, i datori di lavoro sono “legalmente tenuti a fornire un importo specifico di preavviso o pagamento al posto di preavviso prima di licenziare un dipendente”. Questo periodo di tempo “spesso dipende dal mandato del dipendente”, quindi i datori di lavoro devono conoscere i requisiti giurisdizionali prima di iniziare il processo.
Dire che questi avvisi sono importanti è un eufemismo. La mancata fornitura di uno può "risultare in un reclamo di licenziamento illecito, che può essere molto più costoso del pagamento dell'avviso originale". In alcune regioni, non è un semplice pagamento: “Non è nemmeno così facile dire semplicemente: ‘Hey, ti pagherò’”. I datori di lavoro in luoghi come i Paesi Bassi “devono andare in tribunale per ottenere l’approvazione” per le cessazioni.
Il consiglio di Tiffany : “L’offboarding efficace richiede un’attenta pianificazione e una profonda comprensione delle leggi locali per evitare di trasformare una decisione aziendale standard in una battaglia legale prolungata”.
Hai le fondamenta. Lasciate che un EOR metta tutto insieme.
Tiffany considera la conformità globale come un’impresa che non finisce mai veramente. È “un processo continuo di apprendimento e adattamento”. La sua prospettiva, modellata dal suo background ingegneristico, le ha insegnato a “vedere le sfide complesse come sistemi da comprendere e ottimizzare”.
Raccomanda alle aziende di applicare un approccio simile al ciclo di vita globale dei dipendenti. Suddividilo nelle fasi principali (assunzione, gestione e offboarding) e “applica pratiche rigorose di conformità specifiche per giurisdizione in ogni fase” per creare un team globale protetto.
Ma non devi affrontare le complessità da solo. G-P L’EOR riduce al minimo i costi, la complessità e il rischio di occupazione globale. Con questo strumento, puoi assumere, inserire e gestire i migliori talenti in oltre 180 paesi, senza creare entità. Gestiamo tutte le questioni di conformità, in modo da poter costruire il tuo team con totale sicurezza.
Il consiglio di Tiffany : “Puoi collaborare con un Employer of Record come G-P. In realtà ci occupiamo di questo bel compito. Ci divertiamo con esso. Ne abbiamo esperti perché è un ascensore pesante”.
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