Suggerimenti per la transizione a un Employer of Record o a un fornitore di servizi di switching

Un Employer of Record (EOR) semplifica l'assunzione globale e consente di eludere le sfide della gestione delle entità. Ma passare dalla gestione delle entità a un Employer of Record o a un fornitore di servizi di switching è una decisione enorme che richiede un'attenta pianificazione. Questa guida spiega tutto ciò che devi sapere per una transizione fluida.

Perché passare a un Employer of Record

Le aziende che gestiscono le proprie entità globali potrebbero dover affrontare sfide legali complesse e costi imprevisti. Il passaggio a un Employer of Record offre diversi vantaggi:

• Accesso più rapido al mercato : gli Employer of Record consentono di assumere e inserire talenti in più paesi in pochi giorni, saltando il processo di configurazione dell’entità.

• Riduzione degli oneri amministrativi : gli EOR gestiscono buste paga, benefit, contratti e requisiti di conformità continui, in modo che i team interni possano concentrarsi sulle attività aziendali principali.

• Riduzione dei costi operativi : la collaborazione con un Employer of Record elimina le spese correnti di mantenimento di un'entità globale, tra cui lo spazio ufficio locale, le spese legali e la gestione della conformità.

• Conformità semplificata : gli Employer of Record rispettano le leggi e le normative locali in materia di lavoro, riducendo al minimo gli errori e le sanzioni legali.

• Espansione globale scalabile : gli EOR offrono la flessibilità di scalare i team in alto o in basso in base alle priorità strategiche e ai cambiamenti del mercato.

• Mitigazione del rischio: un Employer of Record agisce come datore di lavoro legale ed è responsabile del rispetto delle leggi locali sul lavoro. Ciò riduce il rischio di non conformità e le relative responsabilità.

• Test di mercato : il modello EOR è rapido, conveniente e flessibile. È ideale per testare nuovi mercati e rende facile scalare o uscire in base alle tue esigenze.

• Chiusura di un'entità: se si desidera chiudere un'entità locale, è possibile trasferire i dipendenti a un modello EOR per mantenere la continuità riducendo i costi operativi e la complessità.

• M&A globali : se la tua azienda si sta fondendo con o sta acquisendo un’altra azienda oltre i confini, puoi ereditare un patchwork di contratti, buste paga e sfide di conformità. Un Employer of Record gestisce l'intero ciclo di vita dell'occupazione per te, garantendo una transizione fluida per tutti i soggetti coinvolti.

Quando passare a un nuovo fornitore EOR

Mentre i servizi EOR offrono molti vantaggi, non tutti i fornitori offrono lo stesso livello di servizio e risultati. Considerare la possibilità di cambiare fornitore di Employer of Record se si verificano:

• Guida o supporto limitati : se il tuo attuale Employer of Record è lento a rispondere o non ti fornisce una guida chiara e proattiva, cerca un fornitore con un supporto clienti più forte. Tempi di risposta rapidi e guida esperta ti aiutano a gestire efficacemente il tuo team globale.

• Problemi di conformità : se non sei sicuro della capacità del tuo Employer of Record di tenere il passo con le normative locali in evoluzione, potresti aver bisogno di un partner con più esperienza. Scegli un Employer of Record che combini team di esperti del settore legale e delle risorse umane con una tecnologia IA all’avanguardia per fornire le informazioni più recenti sulla conformità.

• Insoddisfazione dei dipendenti : errori di retribuzione, problemi di benefit o politiche delle risorse umane poco chiare danneggiano l'esperienza del tuo team. La soddisfazione dei tuoi dipendenti EOR influisce sulla produttività e sulla fidelizzazione, quindi scegli un fornitore in grado di creare un’esperienza coerente dei dipendenti in linea con i tuoi valori.

• Problemi di scalabilità : se il tuo Employer of Record fatica a supportare l'espansione della tua azienda in nuove regioni, scegli una soluzione più scalabile che possa crescere insieme alla tua attività.

• Tecnologia obsoleta : piattaforme inefficienti o obsolete causano colli di bottiglia nelle risorse umane, nei salari e nella conformità. Passa a un EOR più innovativo con un’interfaccia intuitiva e integrazioni con altre soluzioni best-in-class.

• Gestione incompleta della forza lavoro: assicurati che il tuo Employer of Record sia in grado di gestire tutti i tipi di lavoratori, compresi gli appaltatori, per semplificare la gestione della forza lavoro con un unico fornitore.

• Copertura globale frammentata : se il tuo Employer of Record manca di portata o competenza nelle tue sedi di assunzione, passa a un fornitore con un’infrastruttura globale più ampia.

10 consigli per passare a un nuovo Employer of Record

Sia che tu stia passando a un nuovo Employer of Record da un altro fornitore o dalla tua entità, ecco come garantire un passaggio graduale e massimizzare l'efficienza lungo il percorso:

1. Definire ruoli e responsabilità : assegnare compiti ai team HR, Finance, legale e IT per coordinare la transizione EOR. Chiarire chi è responsabile di ciascun compito. Un Employer of Record leader può guidarti nella transizione riducendo al minimo il carico di lavoro per i tuoi team interni. Il tuo nuovo Employer of Record può creare contratti aggiornati, migrare le informazioni sul libro paga dei dipendenti, trasferire documenti di conformità e comunicare con i membri del tuo team per rassicurarli che il loro ruolo con la tua azienda sta continuando.

2. Sviluppare una tempistica di transizione: creare un piano passo-passo con tappe fondamentali, periodi di preavviso e scadenze per ogni fase dello switch EOR. Il tuo nuovo Employer of Record può spiegare la tempistica e supportare una transizione rapida.

3. Raccogliere dati : raccogliere tutte le informazioni necessarie sui dipendenti e sull'azienda da condividere con il nuovo fornitore. Scegliere un Employer of Record in grado di centralizzare e proteggere questi dati. Le informazioni essenziali includono dati personali e contrattuali, dettagli sulla retribuzione, informazioni sui benefite documenti di conformità.

4. Condurre un audit legale e di conformità : un Employer of Record affidabile esaminerà i contratti e i termini di impiego rispetto agli standard locali per colmare eventuali lacune di conformità durante la transizione.

5. Comunicare tempestivamente le modifiche: informare i dipendenti di eventuali modifiche a benefit, buste paga e termini di impiego il prima possibile per gestire le aspettative e mantenere la fiducia.

6. Pianificare la gestione dei permessi: decidere come gestire i permessi retribuiti maturati e comunicare le opzioni ai dipendenti. Le opzioni includono un periodo di tolleranza per utilizzare la presa di forza prima della transizione, un pagamento completo delle ferie o il coordinamento con il nuovo Employer of Record per accreditare giorni di ferie equivalenti al dipendente nel loro sistema.

7. Termina il tuo attuale accordo EOR : controlla tutti i requisiti di risoluzione nel tuo contratto con il tuo attuale fornitore, se ne hai uno. Raccogli tutti i dati necessari dal loro sistema, assicurati che completino le esecuzioni finali del libro paga e terminino l’accordo.

8. Annunciare il trasferimento EOR a livello aziendale: annunciare la modifica a tutti i dipendenti e fornire opportunità di domande e feedback. Concentrati sulla continuità della cultura aziendale e sul lavoro quotidiano, evidenziando al contempo i miglioramenti che ti aspetti nell’amministrazione delle risorse umane.

9. Fornire formazione: chiedi al tuo nuovo Employer of Record le risorse per aiutare i dipendenti e i team delle Risorse umane ad adattarsi al nuovo sistema. Assicurati che i tuoi team sappiano chi contattare per ricevere assistenza.

10. Usufruisci di un supporto continuo : raccogli feedback dai dipendenti sulla loro esperienza durante e dopo la transizione e contatta il tuo nuovo Employer of Record per aiutarti a risolvere eventuali sfide.

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