Cos'è l'istituzione permanente?

Punti chiave da ricordare

• Che cos'è la stabile  organizzazione:la stabile organizzazione (PE)è   quando si attiva una presenza imponibile locale attraversando le attività o le soglie di tempo di un paese. Le soglie specifiche variano in base al Paese.

• Come funziona la  stabile organizzazione : è possibile attivare il PE avendo una sede aziendale fissa, lavorando con un agente dipendente o avendo entrate online o una base di clienti sufficienti  sul mercato.

• Come determinare la stabile organizzazione : La stabile organizzazione, ai fini fiscali,  si basa sulle regole e sulle soglie del paese ospitante. I trattati fiscali alzano o abbassano tali soglie.

• Come gestire i rischi di stabile organizzazione :Trasformate il vostro personale, le vostre attività e le vostre entrate in base alle norme locali in materia di PE e ai relativi trattati fiscali. G-P Un Employer of Record (EOR) come può semplificare l’assunzione globale e ridurre al minimo l’esposizione.

Lo stabilimento permanente (PE ) segna il momento in cui le tue attività commerciali diventano soggette alle imposte sul reddito delle società in un altro paese. Ogni paese stabilisce le proprie regole, quindi quando si opera oltre i confini, sapere quali attività e soglie temporali innescano il PE è la tua salvaguardia contro obblighi fiscali imprevisti. 

Ecco alcuni elementi essenziali in PE da tenere a mente.

Cos'è l'istituzione permanente?

L'istituzione permanente è un  concetto fiscale utilizzato per determinare quando le attività commerciali sono abbastanza significative da essere considerate un contribuente locale in un altro paese. Una volta superata una certa soglia di “permanenza” o “sostanza”, devi pagare le imposte sul reddito delle società.

Ogni paese ha le proprie attività e le soglie di tempo, ma la maggior parte delle definizioni di PE derivano dalla legislazione locale o dai trattati fiscali. Una volta creato un PE, il paese ospitante ha il diritto di tassare gli utili derivanti dalle operazioni locali. 

Lo stato di PE ha molti requisiti di conformità, tra cui la presentazione di dichiarazioni dei redditi aziendali annuali. Inoltre, la tua azienda potrebbe dover affrontare obblighi IVA/GST e considerazioni sulle buste paga e sull’imposta sul lavoro, come ritenute d’acconto per il personale locale e contribuire ai programmi di previdenza sociale nazionali.

In che modo i trattati fiscali  incidono sulla PE

I trattati fiscali sono accordi bilaterali volti a prevenire la doppia imposizione. Quando si creano regole PE, i trattati fiscali si riferiscono a due modelli:

• 1) Modello di convenzione fiscale sul reddito e sul capitale (modello OCSE)

• 2) Modello di convenzione sulla doppia imposizione tra paesi sviluppati e paesi in via di sviluppo (modello ONU)

Questi trattati spiegano quali tipi di reddito sono tassati in diversi paesi e come evitare di tassare lo stesso reddito due volte. Mentre i quadri sono linee guida, i trattati fiscali stessi sono accordi giuridicamente vincolanti.

Come funziona la  stabile organizzazione?

Una volta attivato il PE, il governo locale può tassare i tuoi profitti  all'interno del paese. In genere, il reddito netto è tassato, non le entrate totali. Il mancato rispetto degli obblighi fiscali può causare problemi legali e sanzioni.

I trigger PE variano a seconda del Paese. Esempi includono:

• Gestire parzialmente o totalmente la tua attività attraverso una struttura fissa

• Lavorare con agenti che negoziano accordi o vendono  prodotti per tuo conto

• Offrire servizi digitali con un numero significativo di utenti e ricavi 

Un agente è un individuo, una società sussidiaria o un'altra società indipendente che svolge attività commerciali a beneficio della tua azienda. Un agente dipendente agisce per conto della tua azienda e si basa su di esso per la maggior parte del loro reddito. Spesso hanno l’autorità di concludere contratti. Un agente indipendente è un lavoratore autonomo e rappresenta più clienti. 

 Nel Regno Unito, un agente  che agisce per conto della tua azienda e che stipula regolarmente contratti può innescare il PE.

Avere una sede aziendale fisica  può innescare il PE. Se soddisfi questi requisiti, probabilmente hai una sede di lavoro fissa:

• La tua azienda ha una posizione fisica specifica (come un ufficio) nel paese.

• I vostri dipendenti conducono regolarmente attività aziendali di base in questa sede.

• Questo luogo di attività è utilizzato per attività commerciali su base continuativa.

Alcuni paesi impostano soglie  PE in base alla durata della tua attività. For example, the tax treaty between Thailand and the U.S. has a 90-day threshold for consultancy services and a 120-day threshold for construction projects.

Esenzioni stabili per lo stabilimento

 Anche il PE ha esenzioni. Ad esempio,  la Danimarca e il trattato fiscale svizzero esentano  le strutture utilizzate per lo stoccaggio e la consegna delle merci.

I modelli dell’OCSE e delle Nazioni Unite delineano altre esenzioni, tra cui:

• Strutture che espongono, immagazzinano e consegnano merci o merci

• Manutenzione delle scorte negli impianti di stoccaggio

• Manutenzione delle scorte per la lavorazione

• Mantenimento di una sede fissa di attività utilizzata per l'acquisto di beni o la raccolta di informazioni per conto di un'azienda

• Mantenimento di una sede di attività fissa per altri scopi

Come determinare l'istituzione permanente

 Le regole di stabilimento permanenti  dipendono dal paese. Questi benchmark possono aiutarti a determinare il rischio:

• Luogo di lavoro regolare : i tuoi dipendenti lavorano   regolarmente in un luogo fisico specifico? Ciò dimostra che l'attività aziendale è coerente e continua.

• Reddito significativo : le tue attività  commerciali  generano una notevole quantità di denaro  nel paese? Molti paesi hanno importi di entrate specifiche che innescano il PE, compresi i proventi da vendite e servizi online.

• Potere contrattuale:  gli agenti hanno il potere di firmare contratti per la tua azienda? Anche senza un ufficio fisico, gli agenti che possono fare affari per tuo conto possono innescare il PE.

Lavorare con un Employer of Record (EOR ) riduce i rischi di PE. Un Employer of Record funge da datore di lavoro legale per i tuoi lavoratori internazionali, gestendo compiti come il libro paga, la ritenuta fiscale locale e la conformità alle leggi sul lavoro.

Avere una persona giuridica locale e un libro paga registrato sono fattori scatenanti comuni per gli audit fiscali. È possibile aggirare questo problema collaborando con un Employer of Record. Assumere a livello globale con facilità, consentendo al contempo ai team interni di concentrarsi sulla gestione della conformità fiscale aziendale e sui rischi di PE più ampi.

Tipi di stabile organizzazione ed esempi

Il PE può assumere forme diverse, a seconda dell’attività aziendale.

1. Stabilimento fisico permanente

Avere una posizione fisica in un altro paese è un esempio comune  di stabile organizzazione.  Un luogo fisso di attività suggerisce una presenza sostenuta e significativa nel paese. Le sedi fisiche idonee includono:

• Uffici

• Workshop

• Fabbriche

• Progetti di costruzione o installazione

• Luoghi di estrazione per le risorse naturali

Il lavoro da remoto ha introdotto un'importante domanda di PE: un ufficio a casa costituisce un luogo fisso di attività? In passato, le autorità fiscali lo hanno esaminato attraverso una lente contrattuale. Ma l'aggiornamento 2025 dell'OCSE chiariva che un ufficio domestico utilizzato da un dipendente non crea automaticamente PE.

Ora, l'OCSE ha una visione più commerciale: il PE può essere attivato se il datore di lavoro utilizza la sede domestica come sito ufficiale dell'azienda e / o il lavoro del dipendente guida le vendite locali o la creazione del mercato. La società deve fare intenzionalmente affari in quel mercato piuttosto che semplicemente avere qualcuno che lavora da remoto da quella posizione. Consideralo come la differenza tra dove avviene l'attività e dove avviene il lavoro.

L’OCSE riconosce ora che il lavoro da remoto avviene ovunque, ma la presenza fiscale conta solo dove avvengono le decisioni aziendali o le attività a contatto con i clienti. In base a questa nuova guida, un “luogo di attività fisso” è definito da una combinazione di tempo e intento:

• La soglia del 50 %: lavorare da una sede non aziendale per più di metà dell’anno (o un periodo qualsiasi di 12-month ) stabilisce una potenziale presenza “fissa”.

• Sostanza commerciale : anche se viene raggiunta la soglia temporale del 50%, un PE viene generalmente attivato solo se l'attività è di natura commerciale - come lo sviluppo aziendale o la gestione locale - piuttosto che per comodità dei dipendenti o per la conservazione dei talenti.

2. Stabilimento permanente digitale

Alcuni paesi considerano le modalità di lavoro digitale e le attività commerciali online quando determinano il PE.Questo consente  loro di tassare le società internazionali che traggono valore dagli utenti locali, anche senza un ufficio fisico.

In India, il governo locale riscuote le imposte sul reddito se si dispone  di una presenza economica significativa (SEP). Puoi essere tassato sulle transazioni per download di dati o software, servizi di streaming e servizi online, come cloud storage o servizi di siti Web. La  sogliainizia a 20 milioni di INR.

3. Stabilimento permanente basato su agenti

Il PE può  essere attivato  tramite un agente dipendente. Ciò accade quando un individuo o un’altra azienda nel paese svolge attività commerciali per tuo conto, negozia contratti o chiude le vendite.

Come varia la stabile organizzazione tra i paesi

In assenza di un trattato fiscale formale, le leggi fiscali nazionali di un paese sono l'autorità finale su ciò che costituisce una presenza imponibile.

Alcuni paesi considerano gli accordi di lavoro a  distanza come temporanei, quindi non portano all'istituzione permanente. Ad esempio ,in Germania, i dipendenti che lavorano da  remotonon attiveranno l'istituzione permanente anche se:

• Pagare per l'ufficio a casa e le attrezzature

• Non avere altri luoghi di lavoro fisici e richiedere ai dipendenti di lavorare da casa

Secondo le autorità fiscali tedesche, è necessaria un'autorizzazione permanente per utilizzare i locali del dipendente per attivare il PE. Questo di solito non è il caso per le configurazioni di lavoro remoto. L'azienda non è considerata "radicata" lì perché il dipendente mantiene il controllo totale della propria casa. 

Tuttavia, c'è un'eccezione di gestione. I dirigenti di alto livello possono innescare il PE attraverso le loro attività decisionali, indipendentemente dallo spazio fisico.

Altri paesi considerano la permanenza di accordi di lavoro a distanza. L’Austria dà la priorità ai modelli di utilizzo reali di un “luogo di lavoro”. Il lavoro da remoto può innescare il PE  sealmeno il 50% del lavoro dei tuoi dipendenti avviene a casa e non hai fornito uno spazio ufficio.

In che modo l'istituzione permanente varia a seconda dell'industria

I trigger PE variano a seconda del settore per riflettere le diverse realtà operative. Mentre l'OCSE fornisce una base globale, molte nazioni in via di sviluppo seguono il modello delle Nazioni Unite, che in genere ha soglie più basse per la tassazione .Ecco alcuni esempi:

• Costruzione : Anche se i  progetti di costruzione non sono permanenti, le loro tempistiche possono  ancora  innescare PE .Nel modello OCSE, i progetti di costruzione o installazione innescano l'istituzione permanente se  durano più di 12 mesi.Il modello  delle Nazioni Unite imposta una soglia inferiore di sei mesi.

• Consulenza :La consultazione richiede raramente un ufficio fisso, quindi le autorità fiscali guardano alla “presenza” invece di “luogo”. Nel modello delle Nazioni Unite, i servizi di consulenza dovrebbero durare  almeno 183 giorni in un periodo di 12-month prima di innescare il PE.Il modello  dell'OCSE non ha una specifica clausola "PE di servizio" (basandosi invece sulla regola del "luogo fisso"), anche se molti paesi aggiungono comunque la regola delle 183-day Nazioni Unite nei loro trattati bilaterali.

• Brokerage :PE si basa sulla dipendenza di un agente dall'azienda. Se la tua azienda supervisiona l'agente di un altro paese, puoi attivare PE. Il modello dell'OCSE afferma che è possibile evitare l'EP se l'agente agisce in modo indipendente o non agisce esclusivamente per tuo conto.

Rischi e benefici della stabile organizzazione

Rischi

Il rischio maggiore di PE è innescare involontariamente obblighi fiscali in un altro paese prima di aver istituito i giusti sistemi amministrativi. Avrai bisogno di esperti locali del tuo team, come esperti professionisti delle risorse umane, contabili e professionisti fiscali. Avrai anche bisogno di un team legale per navigare nelle leggi fiscali nazionali. 

Questi obblighi fiscali non pianificati possono portare a:

• Tasse, interessi e sanzioni arretrate :PE crea obblighi fiscali che non hai pianificato, il che può influire sul tuo budget.

• Imposte regolari : Senza un trattato fiscale, si può finire per pagare le tasse per il vostro reddito aziendale due volte. Possono entrare in gioco anche altre imposte aziendali e ritenute alla fonte. Ad esempio, la vendita di beni può portare all'imposta sulle plusvalenze.

• Obblighi di segnalazione : a causa delle imposte significa che è necessario presentare dichiarazioni dei redditi e prendere in considerazione gli obblighi di lavoro, come la previdenza sociale e le prestazioni.

• Impatto reputazionale :attivare involontariamente  la PE  può avere un impatto negativo sul rapporto con i dipendenti o gli agenti  locali.

Benefit

Stabilire intenzionalmente il PE, ad esempio creando una filiale, presenta vantaggi strategici:

• Credibilità : un PE può fornire legittimità operativa e credibilità con clienti, partner e autorità locali.

• Accesso agli incentivi locali : alcune giurisdizioni offrono incentivi fiscali, sovvenzioni o aliquote ridotte per le imprese con una presenza locale formale.

• Accesso al mercato : avere un PE può significare assumere dipendenti locali, aprire conti bancari e stipulare contratti, il che può darti accesso al mercato locale.

• Controllo e supervisione : gestire direttamente le operazioni locali può essere più semplice con un PE.

Come gestire il rischio  di stabile organizzazione

L'unico modo per annullare PE è quello di interrompere i servizi o eliminare i fattori che lo hanno causato. La mitigazione del PE può aiutarti a evitare potenziali oneri fiscali e di conformità.

• Conoscere le regole fiscali: i trattati fiscali variano a seconda del paese. Impara le regole specifiche del tuo paese di destinazione .Se non esiste un trattato fiscale, cerca le leggi locali sull'EP. Consultare esperti legali e fiscali per assistenza.

• Bozza di contratti conformi :assicurati che  i tuoi contratti con dipendenti e agenti rispettino le leggi locali. Evitare di dare agli agenti il potere di finalizzare i contratti a meno che non sia assolutamente necessario. Definire chiaramente gli accordi di lavoro da remoto nei contratti.

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