Cosa si intende per istituzione permanente?

L’istituzione permanente è un concetto che contiene molte aree grigie. Varia da paese a paese, ma determina quando un'azienda attraversa il confine dai procedimenti aziendali sporadici a quelli permanenti, che possono quindi essere tassati e creare entrate per il paese che ospita l'attività. Con un piano per avvicinarsi a PE, molte aziende possono prepararsi a questi addebiti e definire quali sedi sono migliori per condurre affari, come quelle con trattati fiscali amichevoli.

La gestione efficace del PE offre molti vantaggi, mentre ignorarlo o cercare di scivolare sotto il radar potrebbe avere conseguenze finanziarie e legali  significative per un’azienda. È fondamentale capire quando e dove la PE potrebbe diventare un problema, specialmente se la globalizzazione è all’orizzonte.

Stabilimento permanente

La definizione di stabile organizzazione cambia tra i Paesi. Ognuno di essi può avere una serie diversa di criteri, ma il termine in genere si riferisce ad attività aziendali stabili, in corso e che generano ricavi all’interno del Paese ospitante. Si applica ad attività aziendali coerenti, non sporadici o poco frequenti. Una componente significativa è avere un luogo di lavoro fisso, anche se questo non è l’unico requisito.

Sebbene non vi sia alcun potere legale globale per l’applicazione della PE, l’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) è il principale organismo internazionale a cui molti Paesi e professionisti cercano indicazioni.

Alcuni criteri generalmente accettati includono quanto segue:

• Deve esserci un luogo di lavoro fisso, come un indirizzo permanente, un conto bancario o altra presenza fisica. Se i dipendenti occupano regolarmente un edificio per condurre affari, potrebbe essere considerato come PE. Anche l’edificio non deve appartenere all’organizzazione, poiché gli spazi di coworking, gli affitti e persino la casa di un dipendente potrebbero essere PE.
• I dipendenti svolgono attività nel Paese che genera ricavi. Le vendite dirette non sono l’unica preoccupazione, in quanto tattiche di marketing, negoziazione di contratti e molte altre attività commerciali possono essere considerate generazione di ricavi in un’interpretazione più ampia del termine. Alcuni Paesi si atterranno a una definizione standard e altri sono più inclusivi.
• L’attività viene condotta in un lasso di tempo sufficiente. Questo aspetto può variare tra Paesi e settori, ma in generale, l’attività dovrebbe avvenire per un determinato periodo di tempo prima di essere considerata PE. I Paesi possono considerare questo periodo come un periodo continuo, come sei mesi o più, o un numero cumulativo di giorni entro un determinato periodo. Potrebbero utilizzare l’anno fiscale per determinare dove iniziano e finiscono questi punti e alcune aziende sfruttano i sistemi dell’anno fiscale lavorando in due anni, suddividendo efficacemente il loro tempo nel Paese in due parti più piccole.
• Il dipendente o l’azienda condotta è sotto il controllo della società madre in un altro Paese. In genere, questo criterio si riferisce agli agenti che effettuano trattative e trattative. Se l'agente è indipendente, ad esempio se ha una serie di clienti al di fuori dell'azienda, non è sotto il controllo dell'azienda. In alternativa, un agente dipendente specifico per la tua azienda in genere attiva la PE. Un altro fattore di PE è l’autorità dell’agente di firmare contratti per conto dell’azienda.

A causa di questi criteri, la maggior parte dei Paesi ha diversi tipi di EP che possono attivare, come quelli basati sulla loro posizione, agenti o servizi offerti. Per determinare se la tua azienda è una PE, segui questa lista di controllo per stabile organizzazione.

La tua attività...

• I dipendenti che lavorano in un sito fisso e regolare? Se tornano nello stesso luogo quando visitano, specialmente se quel luogo è di proprietà o noleggiato dall’azienda, probabilmente si tratta di attività abituali.
• Svolgere il lavoro in quella sede? Se le attività aziendali relative all’obiettivo principale dell’azienda si verificano spesso, è più probabile che si tratti di PE.
• Ottenere ricavi dal lavoro? Quando si generano ricavi, si aumenta la probabilità di essere considerati PE.
• Avete agenti dipendenti con l’autorità di concludere contratti? Anche senza un luogo di lavoro fisso, gli agenti che lavorano per l’azienda possono creare PE.

Come varia l’EP tra i Paesi

Alcuni Paesi sono più rigorosi nell’applicazione e nell’identificazione della PE, mentre altri adottano un approccio rilassato. In generale, i paesi che sono lenti tendono a essere quelli interessati alla crescita economica e ad attrarre investimenti, e quelli che sono rigorosi sono più consolidati.

La Cina, ad esempio, adotta un approccio molto ampio alla PE, che comprende un’ampia gamma di attività e lavoro. Molte parti d’Europa sono aggressive nel perseguire la normativa PE.

In che modo PE varia tra i settori

Poiché i settori possono avere modelli di business molto diversi, non sorprende che PE differisca nella sua applicazione a campi specifici. Alcuni Paesi delineano chiaramente queste specifiche, mentre altri utilizzano una descrizione più ampia per comprendere il lavoro.

Ecco alcune aree in cui l’EP ha considerazioni speciali:

• Costruzione: poiché questi progetti non sono permanenti, di solito PE esamina la durata del progetto. Molti paesi cercano attività continue per un periodo di sei mesi.
• Consulenza: molte aziende di servizi di consulenza non hanno un luogo di attività fisso, quindi PE si rivolge ad attività commerciali non fisiche. Questi possono variare in base al tempo e al tipo di servizio, ma un approccio comune è vedere se i servizi avvengono per 183 giorni o più in un 12-month periodo, che a volte è lo stesso dell’anno fiscale.
• Agenti e intermediazione: per i settori con agenti o broker, PE  considera la dipendenza di questi individui dalla società madre. Non possono essere controllati dall’azienda in un Paese straniero se tale azienda desidera evitare la PE.

Un altro settore importante e in evoluzione sono le vendite digitali e l’e-commerce. La maggior parte delle leggi e dei trattati fiscali è stata creata prima del boom dell’e-commerce e della popolarità delle transazioni digitali. A causa di questo aspetto, i Paesi hanno dovuto mettere in discussione le definizioni tradizionali di EP. I criteri stanno cambiando rapidamente e sono piuttosto incoerenti tra le nazioni.

Molte aziende cercano di affidarsi alle comunicazioni virtuali e all'e-commerce, pensando di poter evitare la PE. Sebbene questa strategia possa aver funzionato in passato, sempre più paesi stanno colmando questa lacuna. Possono utilizzare la generazione di entrate come unico criterio per PE, che può includere vendite online, hub di hosting di server e aggregazione di media di notizie. Qualsiasi azienda che si affida alla comunicazione virtuale con entità internazionali per guadagnare deve considerare la possibilità di EP virtuale. Se non si applica già a te, potrebbe in futuro e puoi anticiparlo facilmente.

Una strategia che alcuni Paesi europei stanno esaminando è una tassa digitale diretta che aggira gran parte della complessità delle regole di PE. Il Regno Unito sta esaminando una tassa sui servizi digitali, che applicherebbe una tassa del 2% ai ricavi derivanti dall’attività del Regno Unito su motori di ricerca, mercati online e piattaforme di social media. Si rivolgerebbe ai più grandi remi tecnologici e ricavi fiscali generati con l’aiuto dei dati degli utenti. L’UE sta esaminando proposte simili con una tassa del 3%.

Rischi e benefici della configurazione di un PE

Prima di fare affari in un Paese straniero, è fondamentale valutare il rischio di stabilimento permanente e capire cosa può significare per la tua azienda. Impostare intenzionalmente il PE può fornire diversi vantaggi e aiutarti a gestire l’espansione globale. Sapere come evitare il rischio di stabilimento permanente può anche essere importante se si sta svolgendo un lavoro temporaneo lì.

Benefit

La maggior parte dei vantaggi della configurazione di un PE dipende dalla pianificazione.

• Riduce la possibilità di imposte a sorpresa. Un improvviso trigger di EP può comportare sanzioni e interessi addebitati per il periodo che non stavi pagando. Naturalmente, inizia anche ad addebitarti le tasse estere, che potresti non aver preventivato quando hai inizialmente cercato di espanderti.
• Offre la tranquillità di rispettare le leggi del Paese ospitante e di pagare le quote. Non devi preoccuparti di aggirare le autorità e del rischio di essere visto come qualcuno che cerca di aggirare le tasse.
• Puoi trovare modi per migliorare la tua efficienza fiscale e trovare il framework migliore per la generazione di entrate. Potrebbe anche essere più facile lavorare con le autorità e creare un rapporto migliore con il Paese ospitante.

Rischi

Sebbene vi siano notevoli benefici, i rischi di EP sono significativi.

• Ti apri a tasse impreviste. Se non hai pianificato l’EP, queste spese aggiuntive possono essere pesanti e scartare il tuo budget. Che tu stia cercando di attivare la PE o evitarla, pianificare la possibilità è sempre una buona idea. Una ricerca approfondita nel Paese e nelle leggi locali ti aiuterà a comprendere quanto rischio stai assumendo.
• Potresti pagare il doppio delle tasse. A seconda dell’infrastruttura della tua attività, potresti finire per pagare le tasse nel tuo Paese di origine e nel Paese ospitante. Anche senza attivare la PE, potresti vedere le imposte aziendali e le ritenute sui pagamenti lordi da un Paese straniero. I trattati fiscali tra i Paesi possono aiutare a gestire queste spese con criteri sfavorevoli o tassi più bassi per i Paesi partner. Un’altra opzione per aiutare con le tasse estere è cercare i crediti fiscali del Paese di origine.
• Potresti danneggiare la tua reputazione. Se non ti prepari per l’EP, potresti essere visto come non collaborativo e non pagare la tua quota equa. Il tuo rapporto con il Paese e i suoi residenti potrebbe essere a rischio, il che sarebbe un problema di marketing importante per molte aziende.
• È possibile gestire più verifiche e discussioni con le autorità fiscali. Più audit significa dedicare più tempo e denaro a loro.
• Potresti dover affrontare addebiti e sanzioni per interessi. Se voli sotto il radar PE da un po’ di tempo, potresti ricevere interessi in base alle tasse che avresti dovuto pagare in quel periodo. Anche altre penali possono essere significative.
• Potresti avere più obblighi di segnalazione una volta attivato il PE. Le buste paga e la previdenza sociale sono preoccupazioni significative, poiché alcuni Paesi hanno requisiti sostanziali per loro.

Domande frequenti per le strutture permanenti

Le EP possono essere complicate. Ecco alcune domande frequenti su di loro.

1. Qual è la differenza tra una costituzione permanente e una società sussidiaria?

I due sono molto vicini e c’è poca differenza, anche se la società sussidiaria di solito funziona più come un’azienda domestica. Potrebbe essere considerato un PE se ha un forte controllo da parte della società madre.

2. Le persone possono scatenare la PE?

In generale, n. La PE influisce sulla tassazione aziendale, non sulle persone fisiche. Gli appaltatori indipendenti e i proprietari unici in genere non attivano la PE.

3. Cosa si intende per attività abituale?

Una breve visita una tantum per esplorare il mercato non sarebbe abituale. Se hai fatto molti lunghi viaggi nel corso di alcuni anni, ti stai spostando nel territorio abituale. Altri esempi di uso abituale includono progetti di durata superiore a sei mesi.

4. Quali attività non creano PE?

Se le attività sono ausiliarie o preparatorie, in genere non attivano l’EP. Queste attività non sono parte integrante e significativa dell’attività aziendale complessiva. Se lo scopo generale dell’attività è lo stesso dell’attività, probabilmente non è ausiliario o preparatorio e potrebbe innescare la PE.

5. Le partnership sono stabilimenti permanenti?

La risposta a questa domanda dipende da quanto sia attiva la partnership estera in relazione al partner del Paese ospitante. Alcuni Paesi attiveranno la PE per partnership meno coinvolte rispetto ad altri.

6. Come sta cambiando l’EP?

Molte autorità fiscali stanno diventando sempre più aggressive nel trovare casi di EP. Uno studio di PwC ha rilevato che il 63% degli intervistati aziendali concorda. Con la crescita delle pratiche aziendali virtuali, possiamo aspettarci cambiamenti che riguardano l’e-commerce e altre forme di generazione di entrate da remoto.

7. Una proprietà in affitto conta come istituzione permanente?

In genere, avere una proprietà in affitto non è sufficiente per attivare la PE. Se, d’altra parte, lo stai usando come luogo per condurre affari regolari, allora probabilmente lo farebbe. Le aziende in leasing possono anche creare PE da più proprietà.

Configurazione di un PE

Se stai guardando all’espansione globale e vuoi impostare un PE, il processo può variare, ma generalmente include questi passaggi:

• Fai la tua ricerca. Naturalmente, qualsiasi incursione nelle trattative commerciali internazionali richiede una ricerca approfondita. Dovrai esaminare gli importi delle imposte sulla PE, quali parti dei tuoi potenziali ricavi saranno tassate, quanto spenderai per condurre affari nel Paese ospitante e quali saranno le differenze nelle assunzioni e nel libro paga.
• Confronta le opzioni. Se state prendendo in considerazione più Paesi, osservate i fattori che influenzeranno i profitti di ciascuno, come trattati fiscali più scrupolosi o crediti fiscali nazionali per l’attività estera.
• Preparare la documentazione. La creazione di una PE comporta la registrazione della tua attività presso le autorità locali al momento giusto. In caso contrario, potresti incorrere in sanzioni.

Una parte di una PE che può diventare complicata è la gestione dell’assunzione di dipendenti stranieri. Un’organizzazione professionale globale del datore di lavoro (PEO) semplifica l’attività operando come datore di lavoro nazionale. La retribuzione proviene dalla PEO, insieme ai benefit. Altri componenti utili includono l’accesso a una piattaforma di espansione che aiuta a gestire le attività in Paesi stranieri.

Contatta Globalization Partners per informazioni sullo sviluppo di una struttura permanente

 

Gli stabilimenti permanenti sono spesso una parte necessaria per espandere un’attività. Consentono una portata più ampia e un facile accesso alle risorse che potrebbero non trovarsi nel Paese di origine. Ma hanno la loro quota di rischi. Tra le tasse, i problemi di conformità e il compito di assumere dipendenti stranieri, la creazione di una PE in un altro Paese non è sempre semplice.

Globalization Partners è una PEO globale che si occupa della conformità, in modo che tu possa concentrarti su altri aspetti della crescita aziendale. Per saperne di più sulla nostra soluzione completa e su come Globalization Partners può aiutarti con le sfide PE, contattaci oggi stesso .

Per ulteriori informazioni sulle PEO, scarica le nostre 20 domande sugli eBook da porre prima di scegliere una PEO globale:

Scarica l’e-book