Creare il codice di condotta aziendale con G-P Gia™

Punti chiave da ricordare

• Definizione: un codice di condotta delinea gli standard di comportamento di un'azienda e trasforma i valori in regole pratiche.

• Localizzazione : i codici di condotta localizzati ti aiutano a navigare in diversi ambienti di assunzione, costruendo al contempo una cultura coerente.

• Componenti chiave : i codici di condotta devono includere politiche per la salute e la sicurezza, l’inclusività, l’uso dei beni aziendali, i conflitti di interesse e i protocolli di segnalazione.

• Implementazione: un'implementazione di successo comporta l'approvazione esecutiva, la formazione, i riconoscimenti dei dipendenti e aggiornamenti continui.

• In che modo Gia aiuta : Gia, il nostro agente HR globale basato sull’intelligenza artificiale, può generare un codice di condotta conforme a livello locale in pochi minuti.

Un codice di condotta è un documento importante e uno strumento di gestione del rischio. Definisce standard che mantengono la vostra azienda coerente, etica e allineata a livello globale. 

Il modo tradizionale di creare un codice di condotta è lento e costoso. Oggi c’è un’opzione migliore. Questa guida spiega come scrivere un codice di condotta con Gia, la prima intelligenza artificiale agente per le risorse umane. 

Cos'è un codice di condotta?

Un codice di condotta aziendale è un documento che delinea gli standard di comportamento per tutti nella tua organizzazione. Trasforma la tua missione e i tuoi valori in azioni sul posto di lavoro. Questo codice guida i dipendenti nelle interazioni quotidiane e si applica a tutti, dalla C-suite ai nuovi assunti.

Un codice di condotta è un documento vivente che si evolve con la tua azienda e gli ambienti legali e culturali in cui operi.

Come funziona un codice di condotta?

Un codice di condotta sul posto di lavoro aiuta i dipendenti a prendere decisioni etiche in situazioni complesse. Definisce la cattiva condotta e stabilisce processi chiari per affrontarla. Questi processi includono standard equi per indagini e azioni disciplinari.

I guardrail comportamentali del codice promuovono un luogo di lavoro più sicuro e più positivo. 

Perché un codice di condotta è essenziale per la tua azienda

La creazione di un codice di condotta è essenziale per qualsiasi azienda. Un codice di condotta ben strutturato:

• Promuove una cultura positiva. Un codice di condotta stabilisce chiare aspettative di rispetto, sicurezza e professionalità. Questi standard ti aiutano a creare un ambiente di lavoro sano in cui il tuo team possa prosperare.

• Mitiga i rischi legali e finanziari. Il codice di condotta è la prima linea di difesa contro gli errori di conformità. In alcuni paesi, un codice di condotta è obbligatorio. Ad esempio, le aziende negli Stati membri dell'UE devono disporre di un codice di condotta per conformarsi alla direttiva UE sugli informatori. 

• Protegge la tua reputazione. Il tuo codice è un impegno pubblico per le operazioni etiche. Crea fiducia con clienti, partner, investitori e dipendenti.

I componenti chiave di un codice di condotta

Un codice di condotta efficace è completo, chiaro e conciso. Copre queste sezioni: 

1. Introduzione dalla leadership e dai valori fondamentali: una dichiarazione della leadership sottolinea l'impegno etico dall'alto. Questo collega il codice ai valori fondamentali e alla missione della tua azienda.

2. Salute, sicurezza e sicurezza : questa sezione tratta le politiche per la sicurezza fisica e psicologica sul posto di lavoro. Ad esempio, può includere indicazioni sulla sicurezza dei dati per i team distribuiti. Affronta anche questioni come la violenza sul posto di lavoro, le minacce informatiche e l'uso di sostanze.

3. Inclusione e anti-discriminazione : una politica ferma contro tutte le forme di molestie, discriminazione e bullismo è fondamentale. Questa sezione promuove una cultura di inclusione e appartenenza. Fornisce definizioni ed esempi di comportamento inaccettabile per evitare interpretazioni errate.

4. Uso di beni e informazioni aziendali : questa sezione contiene regole per l'uso corretto di tutte le proprietà aziendali, inclusi laptop, telefoni, software e proprietà intellettuale. Copre anche l’uso responsabile dei social media e la protezione dei dati riservati.

5. Conflitti di interesse: questa parte offre indicazioni su come identificare, prevenire e segnalare potenziali conflitti di interesse. Questi conflitti potrebbero includere situazioni come l’accettazione di regali da parte dei clienti o l’assunzione di familiari.

6. Politica di segnalazione di violazioni e non ritorsione: questa sezione descrive in dettaglio il processo per la segnalazione di potenziali violazioni del codice di condotta. Dovrebbe offrire ai dipendenti un canale riservato per esprimere i propri dubbi. Deve anche includere una politica di non ritorsione per salvaguardare chiunque segnali una preoccupazione in buona fede.

Come scrivere un codice di condotta con Gia

Scrivere un codice di condotta nel modo tradizionale è un processo lento e manuale. Coinvolge avanti e indietro i team HR e legali, aumentando i costi e il tempo. Per le aziende globali, il processo è ancora più complesso.

Gia Rende facile la creazione di un codice di condotta. Invece di iniziare da una pagina vuota e di redigere manualmente sezioni, è possibile generare una bozza conforme in pochi minuti. Una volta che sei soddisfatto della bozza, Gia può tradurre il documento in oltre 50 lingue, garantendo al contempo il rispetto delle leggi locali sul lavoro.

Usare Gia per creare un codice di condotta ti fa risparmiare tempo e denaro. Ecco come iniziare:

1. Inizia con un prompt chiaro: accedi a Gia e chiedigli di creare il tuo documento. Assicurati di includere un contesto specifico, ad esempio: "Bozza un codice di condotta per una società tecnologica con sede negli Stati Uniti con dipendenti internazionali remoti".

2. Carica la tua dichiarazione di missione e visione: utilizza la funzione di caricamento dei documenti di Gia per aggiungere la dichiarazione di missione della tua azienda o le politiche di valore esistenti. Puoi quindi chiedere a Gia di integrare quel linguaggio e quel tono nella bozza, in modo che l'output si allinei con il tuo marchio e i principi guida.

3. Affina la bozza : una volta che Gia fornisce la bozza iniziale, puoi chiedere modifiche o chiarimenti specifici. Ad esempio: "Puoi aggiungere altri esempi alla sezione del codice di condotta sui social media?"

4. Localizza per il tuo team globale : dopo aver finalizzato il documento principale, chiedi a Gia di adattarlo per gli altri paesi in cui operi. Ad esempio : "Creare una versione di questo codice di condotta conforme alle leggi sul lavoro nelle Filippine e tradurla in filippino". Gia genererà una versione localizzata e tradotta in pochi minuti.

Vantaggi dell’uso di Gia per scrivere un codice di condotta globale

Gia rende la scrittura di un codice di condotta conforme a livello globale facile e veloce. 

1. Genera istantaneamente bozze conformi a livello globale

Gia Si basa su una base di conoscenze proprietarie di oltre 100.000 fonti legalmente controllate e oltre 1.500 fonti governative. Questa base di conoscenze copre il diritto del lavoro in oltre 50 paesi e tutti i 50 stati degli Stati Uniti. Puoi selezionare i tuoi paesi di attività e Gia genererà una bozza localizzata allineata alle normative di ciascuna giurisdizione. Può anche tradurre documenti HR in oltre 50 lingue. 

2. Crea una knowledge base aziendale

Gia consente di caricare le politiche aziendali, le dichiarazioni di valore o altri documenti pertinenti. Gia farà quindi riferimento a queste politiche quando risponderà alle Sue domande o genererà documenti correlati (come un codice di condotta). Con Gia, puoi trasformare i tuoi documenti di policy statici in intelligenza dinamica.

Ad esempio, carica la dichiarazione di missione e il codice etico della tua azienda  Gia tesserà il suo linguaggio nell'introduzione del codice di condotta. Il tono, la lingua e i contenuti del codice saranno in linea con la cultura e i valori della tua azienda.

3. Fornisce informazioni sulla conformità

Gia utilizza un ragionamento avanzato per comprendere le sfumature delle tue domande. Puoi porre domande complesse e transfrontaliere alle Risorse Umane, come: "Quali sono i processi standard di segnalazione per un conflitto di interessi in Germania rispetto agli Stati Uniti?" e ricevere una risposta accurata in pochi secondi. Questa competenza on-demand ti aiuta a risolvere rapidamente problemi complessi. Con Gia come soluzione di IA per agenti per le Risorse umane, ottieni subito le risposte di cui hai bisogno.

4. Monitora proattivamente le modifiche normative

Una nuova funzione di monitoraggio della conformità delle policy sarà presto disponibile per gli utenti Enterprise. Gia monitorerà le politiche aziendali rispetto alle leggi globali sulla conformità e ti informerà quando gli aggiornamenti pertinenti potrebbero avere un impatto sulla tua attività o sul tuo codice di condotta.

Nel frattempo, gli utenti possono chiedere a Gia di rivedere i codici di condotta per verificarne la conformità quando necessario. Gia utilizza articoli recenti e aggiornamenti legislativi per fornire indicazioni affidabili e aggiornate sulla conformità a documenti e politiche. 

Il tuo piano di implementazione del codice di condotta

L’implementazione del codice di condotta richiede un piano chiaro. Gia può aiutarti a creare una strategia di comunicazione interna, un elenco di potenziali domande frequenti e un piano di formazione per aiutare i membri del team ad applicare il codice di condotta dei dipendenti. Segui questi passaggi per un’implementazione fluida:

1. Ottenere l'approvazione esecutiva : Inizia con un annuncio a livello aziendale da parte della leadership. Questo mostrerà al tuo team che il codice ha pieno supporto ed è una priorità per l'intera azienda.

2. Sviluppare una formazione interattiva : i moduli di formazione con scenari reali aiutano i dipendenti ad applicare il codice di condotta sul posto di lavoro.

3. Chiedere il riconoscimento: chiedere a tutti i dipendenti di riconoscere di aver letto, compreso e accettato il codice di condotta. Tieni traccia del loro riconoscimento per la conformità e la responsabilità.

4. Garantire un’accessibilità costante: rendere il codice di condotta di facile accesso in qualsiasi momento. Integralo nel processo di inserimento dei nuovi assunti e traducilo nelle lingue parlate dai tuoi dipendenti.

5. Aggiornare regolarmente : rivedere e aggiornare il codice di condotta almeno una volta all'anno. Gli aggiornamenti dovrebbero avvenire anche dopo cambiamenti significativi nelle normative aziendali o nazionali.

Errori comuni del codice di condotta da evitare

Evitare questi errori comuni durante la creazione e l'implementazione di un codice di condotta:

• Essere troppo vaghi : il linguaggio ambiguo rende le regole confuse e incoerenti. Usa un linguaggio conciso ma specifico e fai degli esempi.

• Creazione di un documento unico: adattare il proprio codice di condotta ai contesti legali e culturali specifici di ciascuna regione in cui si opera.

• Dimenticare una clausola di non ritorsione : se i dipendenti temono la punizione per aver parlato, potrebbero rimanere in silenzio. Includere una politica di non ritorsione che protegga i dipendenti che segnalano le preoccupazioni in buona fede.

• Adottare un approccio statico : sviluppare un processo per rivedere e aggiornare regolarmente il codice di condotta per ridurre al minimo i rischi di conformità.

Costruire un codice di condotta conforme con Gia

La creazione di un codice di condotta globale è un compito a rischio elevato. Gia in grado di generare codici di condotta conformi in pochi minuti. Gia è un'intelligenza artificiale agentica supportata dall'esperienza globale in materia di occupazione di G-P e da una vasta base di conoscenze proprietarie, in modo da poterti sentire sicuro del tuo codice.

Prova Gia Gia oggi stesso e crea un codice di condotta in pochi minuti per il tuo team globale.

Domande frequenti