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G-Pは、業界をリードするGlobal Employment Platform™（グローバル雇用プラットフォーム）を使用して、数か月ではなく数日で高度なスキルを持つグローバルチームを創り上げることで、企業がその潜在能力を最大限に発揮できるよう支援します。しかし、至る所に存在する労働力をうまく連携させるにはどうすればよいのでしょうか？ここでは、私たちが皆で分かち合えるグローバルな成長と成功に向けたチャンスと課題について説明します。
G-P。Global Made Possible
おめでとうございます。新規の国際従業員を1人または若干名雇用しました。グローバル市場に参入することで、企業はプレゼンスの拡大、人材の底上げ、そして最終的には成長を促進することができます。国際新入社員を獲得することで、現代の連接社会を通じて、重要な洞察や技能が得られます。
貴社に新たな洞察やアイデアをもたらす、貴重な人材を見つけたことでしょう。それでは、どのようにして新しい国際従業員を組織に迎え入れますか？それをバネにして、どのように業績に弾みを付ければよいでしょうか？国際労働者の効率的な入社プロセスに関するヒント、コツ、戦略をGlobalization Partnersがお教えします。
目次
- 国際従業員向けグローバル入社プロセスプログラムを実施する理由
- グローバル入社プロセスプログラムのメリット
- 国際従業員入社プロセスプログラムに含める内容
- 新入社員を安心させる：国際従業員の入社プロセスのチェックリスト
- 国際従業員の入社プロセスのヒントとコツ
- Globalization Partners：今日と将来の世界における国際従業員の入社プロセス
国際従業員向けグローバル入社プロセスプログラムを実施する理由
世界各地で新入社員の入社プロセスの成否は、1点にかかっています。彼らをどのように会社に取り込んで融合させるかということです。最も成功する入社プロセスは、以下の項目によって実現します。
- 各自の役割に期待される内容を設定して伝える
- 全社的な手順・規範を決めて伝える
- 全員が同じツールやリソースを利用できるようにする
- ソーシャルサポートを受け入れる文化を築く
これら4つの信条を導入すると、海外従業員と国内従業員の双方に永続的なメリットがあります。国際従業員向けに優れた入社プロセスを行うと、付加的なメリットも生じます。
グローバル入社プロセスプログラムのメリット
1. 自社を理解してもらう
グローバル入社プロセスプログラムは、新入社員を企業文化に馴染ませる最初の機会です。入社プロセスを通じて、自分の言葉で、自社の口調で、自分の視覚教材やメディアを利用することで、大抵数時間以内に、会社の価値観について強い連帯感を持たせることができます。
おそらく新入社員は、レビューをオンラインで読むなどして、事前に会社について調査しているでしょう。それでも、入社プロセスで初めて会社の内部を公式に垣間見ることになります。内定者には、以下に関する初期研修を通じて情報を提供してください。
- 労働文化
- 企業の全体的な構成
- 会社の使命と価値観、その背景を示す事例
- 会社とチームの短期・長期目標
- 企業全体の中で彼らが占める位置
2. 仕事について期待事項を知らせる
初期段階における新入社員の学習曲線はユニークです。仕事をこなすための新しいシステム、ソフトウェア、ツールを覚えようとし、仕事の内容にも慣れようとします。
マーケティングアナリストやネットワークエンジニアは、どこで雇用されても、仕事の内容はほぼ同じですが、どの企業もユニークであり、期待事項は働く場所によって異なります。
海外採用者は孤立感を感じることが多く、組織に向き合う方法を模索します。入社プロセスでは、業績に対する期待や役割責任を明確かつ簡単に理解できる教育リソースを与え、他の全ての従業員と同じ経験を提供します。
3. 早く貢献できるようにする
調査の結果、有効な入社プロセスを受けると、努力度が20%向上することが分かっています。毎日のワークフロー、利用可能な技術、タスク実行プロセスが明確になっていれば、夜も眠れないという従業員はまずいません。これらのコツを覚えるには時間がかかりますが、どれだけの努力を払うかは、完全に当人の意志次第です。
物理的に離れているため、国際従業員ができるだけ早く一体感を持てるようにすることが大事です。役割が明確で、人材育成に特化した戦略的な入社プロセスを行えば、その実現に役立ちます。
4. コンプライアンスの担保
国際的な労働法、労働者分類、業界規則、法令を順守した給与支払い管理、納税の準備／申告などは、国際従業員を雇用する際のよくある問題点です。グローバル従業員入社プロセスプログラムは、そのような問題の軽減方法を示します。特に法令を順守したソフトウェア、ITの使用法、リスク管理をグローバルなリモート従業員に伝達する場合に役立ちます。
5. 共に進む
充実した入社プロセスプログラムは、社員を定着させる戦略でもあります。優れた入社プロセス体験をした従業員は、ほぼ70%がその会社に3年以上留まるようです。
「優れた」体験とは何でしょうか？それは上記の項目に加えて、新入社員を社内に迎え入れて歓迎する真剣な努力と、専門能力開発への取り組みに他なりません。
国際従業員には、オフィスでの自然な会話、昼食時間の共有、何気ない集まりへの参加といった機会はないでしょうが、それでも彼らを「仲間に入れる」方法はたくさんあります。文化や個性を考慮して、国際雇用主が最もうまく対応できる社会的イニシアチブに焦点を当てて、クリエイティブに考えます。
国際従業員入社プロセスプログラムに含める内容
新しいグローバルチームメンバーが生産性を高め、その生産性を忠誠心にまで高めるには、従業員と雇用主の強力な結びつきを築くことが不可欠です。
新たに列挙した基準を念頭に、構造化された入社プロセスプログラムを再検討します。社会的・組織的文化や役割の期待事項について、どのような情報を含めますか？強化できるのはどれですか？最初に入社プロセスのモジュールを確認してからどれくらい経ちますか？
充実した国際従業員入社プロセスプログラムには、必ず以下の項目が盛り込まれています。
1. 役割と業績に関する期待事項
入社プロセスの対象となる国際従業員は、自分の日常業務を基本的に理解している必要があります。業績の尺度や節目も、日常の業務領域と密接に関連づけます。そうすることで、全ての従業員が公正で標準的な尺度で評価されていることが伝わります。
役割と業績に関する期待事項には、以下の項目も含めます。
- 目標設定： 国際従業員に、採用から30日後に1か月、四半期、または年間の目標を作成させることを検討してください。入社プロセスをバネとして、目標の例や可能性を概説します。
- フィードバックループとチェックイン：自分と新入社員との間で定期的な接点を持つように、できるだけ早く予定を立てます。その接点を利用して、プロジェクトの進展について話し合い、質問があれば答え、全体的な士気の度合いを測ります。このチェックイン時間をできるだけ一定に保って、自分と従業員双方の時間を尊重するようにします。
2. 公式／「非公式」の組織図
公式の組織図は、国際従業員の入社プロセスでは定番となっています。この視覚教材は、より小規模なチームや部署も含めて、部門の上下関係各層を全体的に説明するものです。また、誰に（いつ・なぜ）連絡すべきかを新入社員に教えます。この情報は、より大きな組織のどこに自分が位置しているかを内定者に理解してもらい、帰属意識を持たせる上で重要です。
もっと重要なことに、役割、地位、身分に対する姿勢は文化によって大きく異なります。組織の階層の他、受け入れられている交流、経路、行動を確認することが重要です。誠実で透明性を保つようにしてください。新入社員は、組織図で自分より「上」の人物にどう接するでしょうか？「下」の人物にはどうですか？組織図内でのコミュニケーションは、組織図そのもの同様に重要です。
3. テクノロジー手順と期待事項
全ての従業員入社プロセスプログラムには、ソフトウェア／ハードウェアの使用ガイドラインが必要です。国際労働力を抱えると、ITリスク管理への配慮がいっそう急務となります。
グローバル従業員は、分散した場所で作業することがよくあります。つまり、自社ネットワークのエンドポイントが拡大し、それに伴ってセキュリティの脆弱性も増えます。入社プロセスのコンプライアンスを扱う部分では、自社のITセキュリティ方針や規範を取り上げ、以下の項目を含めるようにします。
- パスワード管理
- データのバックアップ
- データ共有やアクセスのみの境界
- 携帯機器の使用法
- ワイヤレスネットワークへのアクセス
4. 人事書類の作成
人事書類の作成は、入社プロセスの「従業員オリエンテーション」の部分で扱います。
従業員入社プロセスと従業員オリエンテーションを混同しないでください。前者は内定者の全般的・戦略的なマルチステップ教育で、後者は内定者が記入しなければならない正式な書類のことです。
国際従業員には、その地域の要件に合わせた独自の人事書類があります。給与支払い管理、身元調査、福利厚生管理から国別の労働者権利契約・雇用機会均等（EEOC）まで、新しい雇用法に準拠するため、国際従業員向けオリエンテーションの事務処理量は2倍になります。
国際従業員がたった1人であるとしても、この責務を雇用代行業者や専門家雇用組織（PEO）にアウトソーシングするのは、魅力あるリスク緩和の選択肢です。
5. 福利厚生に関する情報
従業員の入社プロセスを成功させるには、会社の福利厚生を確認して登録することも必要です。福利厚生の内容は、企業の価値観や立場によって大きく異なります。極めて複雑で多大な経費がかかる国際従業員の福利厚生管理には、付加的な調査や人事責任の拡大に加えて、新しいテクノロジーも必要になります。ある国では標準的な福利厚生と見なされている内容が、他の国では存在しない場合があります。
国や文化に特有の労働者向け福利厚生には、専門家を専従させてください。あるいは、グローバルな福利厚生と管理を業務内容の一部とする専門家雇用組織（PEO）の利用を検討してください。
6. 「対面」での面談
遠隔地にいる新規従業員との面談を行うことは、社内従業員の場合と同様に重要です。海外の内定者も例外ではなく、チームの一員であると感じさせるためには、より戦略的な社交の機会が必要になることがよくあります。
時間を割いて、紹介の電話やビデオセッション、さらにはオフィス訪問の予定も立ててください。同僚や部門の主な関係者に内定者を直接紹介します。時間が許せば、eランチやコーヒータイムのセッションを設け、食事や軽食を取りながらチームメンバーが会話を交わせるようにします。初期の会話では、仲間意識を育て、新入社員が大切にされていると感じられるように心がけましょう。
7. 個人的な関心を払う
国際従業員は、貴重でユニークな見解を自社に与えてくれます。それでも、国際的な入社プロセスプログラムは一般化され、本社中心で、地元に合わせた人間味のある内容になっていない場合が少なくありません。ひどい場合には、外国人採用者をトークンマイノリティとして含め、言わば箱に閉じ込めて扱うという、文化的思い込みに従ったプログラムになっている場合もあります。
文化や個人へのちょっとした配慮を示すことでうまく行きます。国際従業員を抱える企業は、全員が異なることを念頭に置きましょう。海外の内定者と話をしてください。以下のような質問を投げかけます。
- コミュニケーションの好み
- 仕事の習慣
- 地元の法律や規範
- 職業上の慣行
それから、相手の回答に応じて入社プロセスに調整を加えます。
新入社員を安心させる：国際従業員の入社プロセスのチェックリスト
社会的統合、同僚との交流、仲間意識を高める戦略とステップを当てはめて、新入社員が早く打ち解けるようにします。
1. リアルタイムの交流を含める
入社プロセス中もそうですが、早い段階で頻繁にリアルタイムの会話を行うようにします。そうした会話やメッセージは、新入社員が相手に覚えてもらえたと感じて、一体感を持ちやすくなり、オフィスの従業員の間で有機的な会話に刺激を与えます。
入社プロセス中に、内定者を「チェックイン」するチームメンバーや同僚のローテーションを決め、インスタントメッセージやクイックボイスメモを送信させます。タイムゾーンを考慮してこのような会話を行うように心がければ、仕事の時間外やプライベートな時間帯にメッセージを送ることが避けられます。
2. その国の重要性について語る
入社プロセスプログラムは、多くの場合本社の社内人事担当者や関係者が作成します。そのため、制度や組織全体の機能ばかり強調して、進出地のことが疎かになりがちです。
広範囲の企業目標や価値観を伝えることが重要です。ただし、会社は世界に拡大し、ある理由から海外の新入社員を採用したのですから、内容を広げることも重要です。新入社員が自らの重要性を認識し、自分の努力が組織全体にどのように影響するか分かるようにします。
そのため、内定者の国の影響度や意義を努めて強調してください。ケーススタディ、事例、画像だけでなく、他のグローバル従業員の経験談などを入社プロセスのモジュールに含めます。グローバルネットワークがどのように会社の全体的な影響を拡大し、使命に合致し、明日のビジョンを速めるかについて話します。その成長の一部を担うのが国際採用の新入社員であり、会社の目標を実現する鍵となる点を織り込みます。
3. 同僚に紹介する
最初の頃、従業員は人間的な関係を必要とします。デジタル経路を利用した同僚同士のつながりを促すのは、強力な国際入社プロセス計画の重要な一部です。互いに都合の良い時間帯に行うようにします。
同僚を紹介すると、国際従業員には以下のような多くの利点があります。
- 仲間と知り合える
- 質問や現場の問題を相談する相手が分かる
- 国境を越えて仲間意識や友情が育まれ、仕事に対する満足度も高まる
- 現在のチームメンバーが、世界各地で入社プロセスに参加中の内定者を知ることができる
4. メンターや世話役を割り当てる
指導プログラムによって、仲間入りが一段と促進されます。指導は体系化されたものもあれば、緩やかなもの、台本のあるもの、その場限りのものなど多様です。メンターが国際従業員を指導する際に役立つ、会社が骨子を定めた一連の活動や専門能力開発の演習を含めることができます。メンターと指導対象者を組織するか、独自のデバイスを自由に利用させ、個人レベルのミーティングスケジュールを立て、個々人に合わせたテーマやニーズについて、優先順位に沿って話し合います。
自社文化やチームに合ったプログラムにします。他のプログラムもそうですが、従業員の同意と価値観が一致する場合に、メンター・世話役のプログラムは奏効します。
5. 必要なものを与える
国際従業員には、おそらく従来の意味での初出勤日というものがないでしょう。それでも、同等のオフィスリソースを揃え、いつでも利用できるようにする必要があります。
入社プロセスの場を利用して、技術やシステムの導入機会とします。以下のように国際従業員に必要なハードウェアとソフトウェアを検討します。
- その備えがあり、すぐに使えるか？
- コンピューター機器と社内ポータルのアカウントが正しく作成されているか？
- 内定者は役職上必要なシステムや文書にアクセスできるか？
ここに挙げたヒントを確認して、できるだけ円滑な入社プロセスの予定を立ててください。
国際従業員の入社プロセスのヒントとコツ
1. 翻訳専門業者を利用する
今日の技術は、国際従業員の円滑な入社プロセスで従来障害となっていた言語の壁を乗り越える助けとなっています。最良規範として、従業員が希望する言語で研修モジュールを提供してください。より技術的な内容の資料や文書には、言語の調整を加えます。
なお、資料の翻訳をGoogle翻訳に頼らないでください。無料の自動翻訳ツールは、プロの翻訳者が訳した自然な響きの文章に変換できるほど進化していません。
2. デジタル学習管理システムを利用する
ソフトウェアプラットフォームは、完全なエンドツーエンドの国際従業員入社プロセスを収容できます。つまり、システム監視、スケジューリング、データ収集、文書管、／モジュール管理など、全てが1つのコンピュータープログラムで容易に行えます。
デジタルファーストプログラムを使用すると、どこからでも誰とでも同期することができ、グローバルな労働力のスケーラビリティにとって真のソリューションとなります。
3. 分かりやすいプログラムにする
自社、自社の価値観、職場文化の他、従業員への期待事項を率直かつ透明に示してください。
例えば、コアバリューの1つは「コラボレーション」だと言いながら、入社プロセス中に同僚を紹介しないなら、真のコラボレーション精神とはほど遠い結果になります。「イノベーション」を説きながら、厳格なワークフローと教科書的な方針を堅持するなら、型にはまらないソリューションを奨励していることにはなりません。また、うちの会社は「オープンドアポリシー」だと言いながら、各部門が全くサイロ化されているなら、誤解を与えるでしょう。
入社プロセスは、従業員の現実的な日常体験を基に作成し、プログラムからありのままの姿を学べるようにします。
Globalization Partners：今日と将来の世界における国際従業員の入社プロセス
入社プロセスに支援が必要ですか？Globalization Partnersは、現地の雇用に関する専門知識を持ち、グローバルネットワークを備えた、世界有数のグローバル専門家雇用組織（PEO）の1つです。
「グローバル」や「パートナー」といった言葉は、単なる言葉遊びではありません。実社会は、かつてないほどにグローバル化しています。当社は、国境を越えた拡大計画を持つ企業に、合理化されたスケーラブルな人事、税務、法務、財務業務を提供するために存在します。業務には、税関手続きや法令を順守したデジタル管理労働力入社プロセス計画などが含まれます。
グローバル拡大の支援が必要ならば、Globalization Partnersの グローバル拡大プラットフォーム™をご利用ください。170ヶ国以上の国々で数日以内に雇用を実現できる上、コストのかかる国際子会社の設立は不要です。世界のどこでも貴社が優れた人材を見極め、当社が法に従って、彼らを当社の給与支払い管理下に組み入れます。そのため海外の法人税・法務・人事問題に伴う負荷は、貴社の代わりに当社が担います。
Globalization Partners：当社がグローバル拡大を迅速かつ容易に実現します。すぐに連絡を取り、貴社チーム向けの提案要求を行ってください。
グローバル人材の入社プロセスと管理についての詳細は、こちらからグローバル雇用ハンドブックをダウンロードしてください：
