De juiste technologie kan u helpen uw bedrijf op te schalen en uw team efficiënter te laten functioneren, waar ook ter wereld. Met de overvloed aan softwarepakketten die op de markt beschikbaar zijn, kan het moeilijk zijn om het lawaai te doorzeven en te vinden wat u echt nodig hebt. Dus waar begint u?!
Hoewel elk bedrijf en elke situatie anders is, zijn hier zes dingen om over na te denken als u kijkt naar technologische oplossingen voor uw wereldwijde team.
Blijf de curve voor
Het beste moment om na te denken over een technologische oplossing is voordat u een kritiek punt bereikt met uw huidige systemen. Kijk in uw organisatie naar “drukpunten” - naarmate uw bedrijf groeit, waar zal het werk toenemen? Misschien hebt u een bestaand systeem dat uw groei niet kan bijhouden, of misschien zijn er handmatige processen die worden uitgevoerd waarbij een systeem moet worden geïntroduceerd zodat u uw bedrijf kunt opschalen.
Houd bij het evalueren van software rekening met het volgende:
- Toekomstige groei — koop een systeem dat uw groei nog jarenlang kan bijhouden; overgangssystemen zijn moeilijk en moeilijk voor uw team, dus investeer vooraf in uw toekomst om later te voorkomen dat u dingen verandert.
- Integratie tussen teams — het hebben van individuele systemen voor elke afdeling kan inefficiënt en kostbaar zijn, zoek naar multifunctionele software die nuttig kan zijn op meerdere plaatsen in je organisatie en/of systemen die eenvoudig met elkaar kunnen worden geïntegreerd om de efficiëntie in je hele bedrijf te verbeteren.
Leer het implementatieteam kennen
Uw beslissing is niet alleen welk softwarepakket u kiest, uw succes hangt sterk af van het implementatieteam van de leverancier. Als u naar softwarepakketten kijkt, is de kans groot dat er verschillende opties zijn die u de basisfunctionaliteit geven die u nodig hebt. Als u met potentiële leveranciers praat, behandel die gesprekken dan alsof u een potentiële werknemer interviewt - deze mensen zullen een verlengstuk van uw team worden. Ze moeten uw cultuur begrijpen en met u mee kunnen rollen door het project.
Bij verschillende gelegenheden kwam onze uiteindelijke beslissing om een leverancier te kiezen absoluut neer op het implementatieteam. Wie wilt u bij u hebben in de loopgraven omdat u koortsig werkt om een deadline te halen? Of als er iets misgaat? Soms is de grote, huishoudelijke leverancier niet het juiste antwoord. Het kiezen van het meest competente team dat bij de werkstijl van uw bedrijf past, is altijd de juiste keuze.
Reik naar de cloud
Met name met een wereldwijd team is het van cruciaal belang om de flexibiliteit te hebben om overal te werken. Het kiezen van systemen waarmee u via de cloud kunt inloggen vanaf elk apparaat wordt tegenwoordig bijna als het absolute minimum beschouwd, maar dit wordt steeds belangrijker wanneer u wereldwijd groeit. Als onderdeel van een evaluatie en implementatie van nieuwe systemen moet uw IT-team er ook voor zorgen dat al uw kantoren over de juiste infrastructuur en bandbreedte beschikken om uw keuze te ondersteunen.
Focus op beveiliging
Met teams die toegang hebben tot uw informatie van over de hele wereld, is beveiliging van cruciaal belang. Als onderdeel van het evaluatieproces moet u ervoor zorgen dat uw IT-team begrijpt in welke landen u momenteel werkt en waar u in de nabije toekomst naar uitbreidt om verrassingen te voorkomen. Ze moeten de wetgeving inzake gegevensbeveiliging in die landen begrijpen, zodat alle systemen die u koopt of bouwt, voldoen aan de voorschriften. Deze voorschriften verschillen GRONDELIJK van land tot land, dus neem de tijd om uw huiswerk te doen en problemen later te vermijden.
U moet ook kijken naar de functionaliteit binnen het systeem om uw team te helpen in verschillende tijdzones, zoals de mogelijkheid voor een gebruiker om zijn/haar eigen wachtwoord opnieuw in te stellen. U wilt niet dat iemand in Azië een werkdag verliest omdat uw in de VS gevestigde systeembeheerder slaapt en niet beschikbaar is om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
Minimaliseer uw aanpassing
Er is geen magische formule over wat het perfecte aanpassingsniveau is voor een bepaald softwarepakket. Het hangt af van de software en van uw bedrijf. U moet streven naar net genoeg aanpassing — genoeg om het logisch te hebben voor uw bedrijf en workflow, maar de minimale hoeveelheid aanpassing die mogelijk is om dat doel te bereiken.
Hoe meer aanpassingen u hebt, hoe meer problemen u kunt hebben als het tijd is voor een nieuwe release van de softwareleverancier. U en uw team, en misschien uw leverancier, moeten al uw aanpassingen testen voordat ze een upgrade kunnen vrijgeven. Dat kan zich vertalen in veel tijd en geld. Pas aan om de efficiëntie van uw team te verhogen, maar minimaliseer zo goed mogelijk en vind in plaats daarvan creatieve manieren om de bestaande functionaliteit van het systeem in de software te gebruiken om aan uw behoeften te voldoen.
Luister naar uw team
De mensen die het best gepositioneerd zijn om u te helpen bij het kiezen en ontwerpen van uw nieuwe systeem zijn NIET de softwareleveranciers, uw projectmanager of uw managementteam. Het zijn de mensen die het werk doen. Misschien komt u met een fantastisch idee, maar op basis van de manier waarop het werk daadwerkelijk voor uw team verloopt, kan het uiteindelijk hun baan HARDER maken en mogelijk interfereren met uw zakelijke schaalstrategie. Laat de mensen die de software uiteindelijk zullen gebruiken uw gids zijn over vereisten en aanpassingen.
Tijdens uw ontwikkeling en uitrolproces moet u contact houden met de mensen die de eindgebruikers van het systeem zullen zijn:
- Voer een "focusgroep"-gesprek met elk van de betrokken teams terwijl u uw initiële zakelijke vereisten opbouwt - droom groots en krijg ieders verlanglijstje, terwijl u de verwachting stelt dat niet elk verlanglijstje de snee zal maken
- Als het een situatie is waarin je wireframes hebt, breng dan de teams samen om input te geven voordat je te diep in ontwikkeling gaat
- Verdeel de functionaliteit in stukken of modules en laat de teams zich richten op het uitvoeren van gecontroleerde UI-tests
- Als u de functionaliteit in de loop van de tijd moet infaseren, vraag het team dan wat het nuttigst en invloedrijkst voor hen zal zijn - en geef prioriteit aan die items
- Houd interactieve trainingssessies met hen voordat u ze implementeert – ze zijn uw beste bron om de gedetailleerde logistiek te ontdekken die ervoor zorgt dat alles dagelijks werkt.
Download hier voor meer informatie over het opschalen van je bedrijf wereldwijd ons eBook Hoe je wereldwijd kunt opschalen zonder te zinken :
