Om uw bedrijf met succes uit te breiden naar Canada, moet u een getalenteerd lokaal personeelsbestand inhuren en de complexe loon- en belastingregelgeving van het land doorlopen. Het begrijpen van wettelijke bijdragen, belastinginhouding en rapportagevereisten is van cruciaal belang voordat u uw team conform kunt betalen.

Belangrijkste aspecten van de salarisadministratie in Canada

Het beheren van de salarisadministratie in Canada houdt in dat zowel federale als provinciale/territoriale wetten worden nageleefd. Belangrijke componenten zijn inhouding van inkomstenbelasting, socialezekerheidsbijdragen en specifieke rapportageregels.

Inhouding inkomstenbelasting Canada

Canada gebruikt een progressief belastingstelsel op zowel federaal als provinciaal niveau. Werkgevers zijn verplicht om inkomstenbelasting in te houden op de inkomsten van werknemers en deze over te maken aan de Canada Revenue Agency (CRA). Vanaf zijn juli 2025de federale inkomstenbelastinghaken:

• 15% op inkomen tot CAD 57,692
• 20.5% op inkomen boven CAD 57,692 tot CAD 115,384
• 26% op inkomen boven CAD 115,384 tot CAD 178,867
• 29% op inkomen boven CAD 178,867 tot CAD 252,987
• 33% op inkomen boven CAD 252,987

Naast federale belastingen moeten werkgevers ook provinciale of territoriale inkomstenbelasting inhouden, die aanzienlijk verschilt per rechtsgebied.

Sociale zekerheidsbijdragen in Canada

Verplichte socialezekerheidsbijdragen worden van elk salaris afgetrokken. Dit zijn voornamelijk federale programma's, met een opmerkelijke uitzondering voor Quebec.

• Canada Pension Plan (CPP): Biedt pensioen-, invaliditeits- en nabestaandenuitkeringen. Voor 2025 bedraagt de werknemers- en werkgeversbijdrage 5.95% van de pensioengrondslag, tot een jaarlijks maximum.
• Arbeidsverzekering (EI): Biedt tijdelijke inkomenssteun voor situaties zoals verlies van werk, ziekte of zwangerschap. Voor 2025 bedraagt de werknemersbijdrage 1.66% en draagt de werkgever 1.4 keer dat bedrag bij (2.324%), tot een jaarlijks maximum.
• Specifieke plannen voor Quebec: bedrijven met werknemers in Quebec moeten bijdragen aan het Quebec Pensioenplan (QPP) en het Quebec Ouderschapsverlofverzekeringsplan (QPIP) in plaats van aan de federale CPP- en EI-programma's. Deze hebben verschillende premietarieven en maxima.

Canadese salarisadministratiefrequentie en loonstroken

Provinciale arbeidsnormen bepalen de minimumloonfrequentie, die meestal halfmaandelijks of tweewekelijks is. Maandelijkse betalingscycli zijn ongewoon en voldoen vaak niet aan de regels. Elke salarisstrook (salarisstrook) moet duidelijk de betalingsperiode, bruto- en netto-inkomsten, gewerkte uren, het loontarief en een gespecificeerde lijst van alle inhoudingen, inclusief belastingen, CPP/QPP en EI/QPIP, beschrijven.

Salarisadministratieopties voor bedrijven in Canada

Bedrijven hebben drie primaire opties voor het beheren van de salarisadministratie in Canada:

• Interne salarisadministratie: na het oprichten van een dochteronderneming in Canada kan een bedrijf de salarisadministratie intern beheren. Deze aanpak biedt directe controle, maar vereist aanzienlijke investeringen in lokale expertise om naleving van complexe, meerlaagse regelgeving te garanderen.
• Lokale salarisadministratieprovider: een bedrijf kan een Canadese salarisadministratieleverancier inhuren om betalingen te verwerken. Hoewel dit enkele administratieve taken overdraagt, blijft de Employer of Record wettelijk verantwoordelijk voor alle berekeningen en naleving.
• Partner van Employer of Record (EOR): Door samen te werken met een wereldwijde Employer of Record zoals G-P kunt u werknemers in Canada inhuren en betalen zonder een lokale entiteit op te richten. De Employer of Record behandelt alle aspecten van salarisadministratie, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving, het beperken van risico's en het versnellen van uw markttoegang.

Hoe kunt u traditionele salarisadministratie opzetten in Canada

Als u ervoor kiest om geen Employer of Record te gebruiken, vereist het opzetten van de salarisadministratie verschillende stappen:

1. Een rechtspersoon opnemen, hetzij federaal of in een specifieke provincie.
2. Verkrijg een bedrijfsnummer (BN) van de CRA (of een Quebec Enterprise Number (NEQ) als u in Quebec werkt).
3. Open een payroll programma account (bekend als een RP account) bij de CRA.
4. Meld u zo nodig aan bij provinciale instanties, zoals de Werkplekveiligheids- en Verzekeringsraad (WSIB) in Ontario.
5. Stel een proces in om inhoudingen nauwkeurig te berekenen, tijdige overschrijvingen uit te voeren en loonstroken uit te geven die voldoen aan de voorschriften voor elke betalingsperiode.

Stroomlijn de Canadese salarisadministratie met G-P

G-P is de best beoordeelde Employer of Record die je team helpt bij het financieren van de salarisadministratie in meer dan 130 valuta's. Krijg een tijdige, foutloze salarisadministratie met flexibele betalingsopties en voeg moeiteloos met slechts een paar klikken bonussen, commissies en uitzonderingen toe. G-P EOR is de voorkeurspartner voor toonaangevende HCM-, professionele arbeidsorganisatie- en salarisadministratieplatforms. Breng je personeelsgegevens samen op één plek om bestaande workflows te onderhouden en tegelijkertijd consistente en nauwkeurige gegevens over je geïntegreerde systemen te garanderen.

Neem vandaag nog contact met ons op om te weten te komen hoe we u kunnen helpen talent in Canada aan te nemen en te betalen.