W każdej firmie skuteczna komunikacja między członkami zespołu jest kluczowa dla optymalizacji wyników biznesowych i osiągnięcia celów organizacyjnych. Niezależnie od zadań i stanowiska pracownika na drabinie korporacyjnej, prawie każdy napotka przeszkody, które wymagają wysiłku zespołu i komunikacji między działami.
Do czasu wybuchu epidemii Covid-19 w roku rozmowy mogły się łatwo odbyć2020, podchodząc do biurka współpracownika, jednak praca zdalna całkowicie usunęła tę możliwość. Obecnie większość rozmów musi być zaplanowana, co często może powodować spowolnienia i wywołać efekt domina związany z niedotrzymaniem terminów i wysokimi wskaźnikami rotacji.
Po dwóch latach jasne jest, że ustalenia dotyczące pracy nie powrócą do tradycyjnej osobistej konfiguracji w najbliższym czasie. Podczas gdy wiele firm testuje hybrydowe modele pracy i elastyczne rozwiązania, niezwykle ważne jest, aby pracodawcy i liderzy firm zaostrzyli swoje widoki i wymyślili skuteczne sposoby na zbliżenie członków zespołu pomimo ograniczeń nałożonych na odległość.
Oto kilka kreatywnych strategii wspierania komunikacji w erze pracy zdalnej:
1. Użyj tabletu rysującego do spotkań wirtualnych
W tradycyjnym biurze spotkania są częstym zjawiskiem. Teoretycznie są one miejscem dla pracowników, w którym mogą zbierać i dzielić się spostrzeżeniami na temat codziennych zadań i oczekujących projektów. Gdy firmy przestawiły się na pracę zdalną, wielu menedżerów po prostu zastąpiło te spotkania grupowymi połączeniami wideo. Niestety narzędzia do wideokonferencji nie są rozwiązaniem, które można wyleczyć. Menedżer powinien zapewnić, że wymiany te odbywają się regularnie i że główni członkowie zespołu są zawsze zaangażowani. Jeśli zespół jest duży lub pracownicy są rozproszeni w różnych strefach czasowych, praktycznym rozwiązaniem jest podział grup w oparciu o projekty, w które są zaangażowani.
Niezwykle ważne jest, aby głos każdego pracownika był słyszany — przygotuj miejsce w programie dla członków zespołu, aby przekazywać im aktualne informacje na temat rozwoju pracy i oczekiwanych postępów w nadchodzącym tygodniu. Wiele firm wprowadza nowe narzędzia do tych spotkań, takie jak tablet rysujący, dzięki czemu pracownicy zdalni mogą natychmiast ilustrować pomysły w sposób wizualny i oparty na współpracy.
Najlepiej, aby kilka minut pod koniec spotkania zostało przeznaczonych na sesję pytań i odpowiedzi – otwartą dyskusję, podczas której omawiane są różne projekty i można wyjaśnić wszystkie wątpliwości.
2. Zdefiniuj jasne cele
Zrozumienie funkcji i roli każdego pracownika jest niezbędne, aby kierownicy mogli skutecznie koordynować pracę zespołów. Wyznaczanie zdefiniowanych celów pomoże pracownikom poczuć się silniejsi i docenieni, przypominając im, że należą do grupy, której poczucie często traci się w pracy zdalnej
Innym ważnym zasobem dla zespołów globalnych są narzędzia do zarządzania projektami – przyciągają one różnych liderów projektów, wraz z przeglądem głównych celów, terminów i kluczowych wskaźników wydajności (KPI), umożliwiając menedżerom śledzenie cyklu życia projektu. Gdy członkowie zespołu mają dostęp do tych informacji, pomaga to rozwiązać konkretne problemy z komunikacją i szybko rozwiać wszelkie wątpliwości, unikając opóźnień.
Ta metoda staje się jeszcze bardziej skuteczna w reżimie pracy z domu. Nowa technologia pozwala nam współpracować i osiągać cele, które nigdy nie były możliwe. Na przykład, jeśli grupa pracowników zdalnych chce ocenić kampanię marketingową, ważne jest, aby polegać na narzędziach do zarządzania projektami, takich jak asana, poniedziałek lub trello. Nowoczesne narzędzia mogą pomóc nam śledzić, utrzymywać i realizować jasno określone cele, co jest teraz, bardziej niż kiedykolwiek, ważne dla zespołów zdalnych niż kiedykolwiek wcześniej.
3. Praca z udostępnionymi plikami w celu kontroli dokumentów
Każdy projekt ma lidera i, w większości przypadków, kilku autorów, którzy muszą mieć jasny obraz tego, jak przebiega praca na wszystkich frontach, aby zapewnić sukces projektu. W środowisku zdalnym z rozproszonymi zespołami kontrola dokumentów ma większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej.
Wysyłanie plików tam i z powrotem pocztą e-mail i czekanie na wypełnienie przez wszystkich ich części w ramach dostawy prawdopodobnie spowoduje przestoje w przepływie pracy. Uniemożliwia to również pracownikom wprowadzanie w czasie rzeczywistym zmian w swojej pracy i wprowadzanie informacji zwrotnych. Jeśli Twoja firma przetwarza poufne informacje, poufne dokumenty mogą być bezpiecznie przechowywane w chronionej chmurze.
Menedżerowie powinni rozważyć przyjęcie nowych postępów w technologii i automatyzacji, pracując ze współdzielonymi plikami w celu usprawnienia komunikacji między zespołami.
4. Polegaj na narzędziach do natychmiastowej komunikacji
Gdy wysyłasz wiadomość e-mail, nie ma możliwości zagwarantowania, że odbiorca ją otworzy, nie mówiąc już o odpowiedzi. Jeśli chodzi o sprawy pilne lub pilne, e-mail nie jest skutecznym medium. Często wystarczy szybka odpowiedź „tak” lub „nie”, więc idealnym rozwiązaniem do ominięcia nieprzepuszczalnej ściany skrzynki odbiorczej jest korzystanie z narzędzi do komunikacji błyskawicznej, takich jak firmowe aplikacje do komunikacji.
Obecne narzędzia, takie jak Slack, Clubhouse i Discord, zapewniają korzyści komunikacyjne, które znacznie przewyższają możliwości wiadomości e-mail. Na przykład pracownicy korzystający z aplikacji Slack mogą wysyłać wiadomości błyskawiczne, udostępniać dokumenty, a także integrować swoje rozwiązania CRM i zarządzania projektami.
Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, sprawdź: synchroniczne i asynchroniczne: opanowanie komunikacji w zdalnym miejscu pracy
5. Doceniaj znaczenie rozmów o chłodnicy wody
„Komunikacja” może mieć kilka znaczeń i niekoniecznie musi być związana z pracą, aby być konstruktywną i zwiększać produktywność. W czasie pandemii zaszły pewne zmiany i zmiany w zachowaniu pracowników. Niedawne badanie wykazało, że pracownicy, którzy przeszli z pracy w biurze na zdalną, cierpieli na wysoki poziom złej jakości snu, niepokoju i depresji po roku pracy z domu.
Skutki te wynikają głównie z poczucia alienacji społecznej spowodowanego pracą i domem. Poza reperkusjami związanymi ze zdrowiem psychicznym ta dynamika może również spowodować spadek poczucia przynależności pracownika i zniszczyć ogólne morale zespołu.
Chociaż bycie współpracownikami niekoniecznie oznacza bycie przyjaciółmi, niezaprzeczalne jest, aby nieformalne rozmowy w miejscu pracy pomagały współpracownikom nawiązać więzi i stawić czoła dzieńowi z pozytywnym nastawieniem. W związku z tym zalecamy danie pracownikom miejsca na wyrażanie siebie na poziomie osobistym i społecznym, planując krótkie wirtualne przerwy na kawę.
Czas ten powinien koncentrować się na nieformalnych rozmowach na temat codziennego życia, a nie na oczekujących projektach lub najnowszych sposobach poprawy marketingu wideo. Staraj się unikać tematów związanych z pracą i staraj się pomóc pracownikom uzyskać zastrzyk energii, który zwykle pochodzi z interakcji społecznych.
6. Dostosowywanie rozwiązań do różnych osobowości
Ze względu na popularność grupowych połączeń wideo, 1-1 spotkania zmniejszyły się i rzadko zdarzają się w środowisku pracy zdalnej. Osobowość różni się, jeśli chodzi o angażowanie się w sesje grupowe: niektórzy członkowie zespołu są bardziej chętni do rozmowy, dzielenia się problemami, z którymi mają do czynienia, i proszenia o wsparcie, podczas gdy inni są bardziej powściągliwi.
W takich przypadkach empatia staje się kluczowym elementem zapewnienia wszystkim możliwości wyrażenia siebie. Można to zrobić poprzez zaplanowanie krótkiego, okresowego spotkania jeden na jeden, co ułatwi bardziej powściągliwym osobistościom otwarcie się bez obawy o osąd.
7. Unikaj ryzyka „zdalnej kontroli”
Badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Stanforda wykazało 13procentowy wzrost produktywności, gdy pracownikom dano możliwość pracy z domu co najmniej jeden dzień w tygodniu. To tylko obala powszechne błędne przekonanie, że ludzie pracujący z domu są „leniwi” lub „mniej produktywni”.
W tradycyjnym środowisku biurowym pracownicy nie są stale monitorowani, więc nie powinno to zmieniać się w modelu pracy zdalnej. Kierownicy muszą pamiętać, że pracownicy są odpowiedzialnymi profesjonalistami, a mikrozarządzanie prowadzi do frustracji, która może przerodzić się w demotywację, obniżać morale pracowników i brak produktywności.
Kierownicy powinni przede wszystkim skupić się na tym, czy cele zostały osiągnięte, a nie na obsesyjnej kontroli rzeczywistego czasu pracy. W dłuższej perspektywie zaufanie będzie nagradzane wyższymi poziomami produktywności.
Aby uzyskać więcej informacji, sprawdź: Czy Twoja firma myli pracę w domu z pracą zdalną?
Zbuduj międzynarodowe zespoły z Globalization Partners
W miarę jak praca zdalna staje się nową normalnością, pula ekspertów, których możesz zatrudnić jako swojego globalnego sprzymierzeńca, jest teraz znacznie szersza. Dzięki opartej na sztucznej inteligencji Global Employment Platform Globalization Partners Twoja firma może zatrudniać międzynarodowe zespoły, wdrażać je i zarządzać nimi niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Jeśli chcesz odkryć nowe talenty w skali globalnej, skontaktuj się z nami lub poproś o ofertę .
Więcej zasobów na temat pracy zdalnej i zarządzania globalnymi zespołami znajdziesz tutaj:
10 Wskazówki dotyczące zarządzania zdalnym zespołem
Wirtualne działania związane z budowaniem zespołu: korzyści i 16 pomysły
