9 Strategie usprawniające komunikację w zespołach zdalnych

Praca zdalna stała się standardową praktyką, umożliwiając zespołom współpracę ponad granicami i granicami. Jednak jednym z największych wyzwań stojących przed zespołami zdalnymi jest zapewnienie skutecznej komunikacji w różnych kulturach, strefach czasowych, a nawet językach.

Oferowanie możliwości globalnej współpracy może pomóc firmom w utrzymaniu najbardziej utalentowanych pracowników. Ale najpierw zespoły HR potrzebują planu gry. Dzięki najlepszemu w swojej klasie pracodawcy formalnemu (EOR) — i dobrej strategii komunikacji — możesz zapewnić wszystkim pracownikom na całym świecie połączone i wspierające doświadczenie. Przyjrzyjmy się najważniejszym strategiom poprawy komunikacji dla pracowników zdalnych.

Dlaczego strategie komunikacji dla zespołów są kluczowe w środowiskach zdalnych?

W przypadku wielu firm wdrażających hybrydowe modele pracy i elastyczne rozwiązania, można śmiało powiedzieć, że praca zdalna jest dostępna. W miarę rozwoju środowiska pracy ta zmiana w kierunku rozproszonych zespołów może utrudnić budowanie znaczących relacji.

Według niedawnego badania przeprowadzonego przez Forbes 53% pracowników zdalnych twierdzi, że trudniej jest nawiązać kontakt ze współpracownikami. Dlatego bezproblemowa komunikacja zespołowa ma kluczowe znaczenie dla morale pracowników i sukcesu firmy.

Przyjrzyjmy się kilku kluczowym sposobom efektywnej komunikacji, które mogą zwiększyć wydajność zespołów zdalnych.

• Poprawia poczucie wspólnoty. Budowanie silnej więzi z członkami zespołu jest kluczem do budowania silnej społeczności. Solidna podstawa komunikacji zachęca do współpracy, budowania zespołu i ogólnego zaufania do Twojej firmy.
• Utrzymuje zaangażowanie pracowników. Do 85% pracowników twierdzi, że są najbardziej zmotywowani, gdy regularnie informują o nowościach i informacjach firmy. Zachęcanie do otwartej komunikacji może sprawić, że członkowie zespołu będą czuć się bardziej komfortowo, dzieląc się pomysłami i opiniami.
• Zmniejsza obroty. Wdrożenie otwartego dialogu w ramach kultury elastycznej pracy może również pomóc w zmniejszeniu rotacji pracowników. W końcu pracownicy, którzy czują się częścią zespołu, są o 54% bardziej skłonni do pozostania u obecnego pracodawcy.
• Promuje innowacje. Współpraca w miejscu pracy może zwiększyć innowacyjność o 15%. Jasna komunikacja pomaga ograniczyć wszelkie niepotrzebne problemy i nieporozumienia.
• Promuje relacje międzykulturowe. Według raportu G-P Global Growth Report 2023liderzy twierdzą, że utrzymanie kultury firmy w różnych regionach jest główną barierą w budowaniu globalnych zespołów. Silna komunikacja ze wszystkimi pracownikami na całym świecie, w tym ze 1099 pracownikami i zdalnymi członkami zespołu, ma kluczowe znaczenie dla tworzenia skutecznych zespołów.

Jakie są najlepsze praktyki komunikacyjne dla zespołów zdalnych?

Ponieważ jeden na pięciu pracowników w Stanach Zjednoczonych nadal pracuje zdalnie po pandemii, jedna rzecz jest jasna: dostrzegamy znaczną zmianę w kulturze korporacyjnej i oczekiwaniach pracowników. Ponieważ firmy i pracownicy nadal odchodzą od ściśle bezpośrednich interakcji, ważne jest, aby dostosować i dostosować metody komunikacji.

Przyjrzyjmy się kilku kluczowym strategiom komunikacji dla zespołów zdalnych.

1. Tworzenie scentralizowanych kanałów komunikacji.

Pierwszym krokiem w budowaniu skutecznych zespołów zdalnych jest określenie, które kanały działają najlepiej dla rozproszonych pracowników. Narzędzia usprawniające komunikację pisemną mogą pomóc członkom zespołu szybko reagować na wiadomości i prośby.

Platformy takie jak Slack, Microsoft Teams i Discord zapewniają korzyści komunikacyjne, które znacznie przewyższają możliwości wiadomości e-mail. Na przykład pracownicy korzystający z Slack mogą wysyłać wiadomości błyskawiczne, udostępniać dokumenty, a także integrować swoje rozwiązania CRM i zarządzania projektami.

2. Ustal jasne oczekiwania i normy.

Bądź otwarty i ustal jasne oczekiwania, aby zapewnić pracownikom zdalnym jasne zrozumienie ich ról i obowiązków. Pomoże to promować odpowiedzialność i dostosowywać wysiłki do celów organizacyjnych. W końcu 44% pracowników i 35% kadry kierowniczej ceni sobie przejrzystość.

Wyznacz cele, terminy i role zespołu, aby zapewnić, że wszyscy będą na tej samej stronie podczas pracy zdalnej. Ustal jasne metody komunikacji dla pracowników zdalnych. Chociaż Twój konkretny plan współpracy może się różnić w zależności od zespołu, upewnij się, że tworzysz środowisko, w którym każdy czuje się wysłuchany.

3. Przeprowadzaj regularne kontrole.

Ze względu na popularność grupowych połączeń wideo spotkania indywidualne zmniejszyły się w ustawieniach pracy zdalnej. Organizuj codzienne, cotygodniowe, a nawet cotygodniowe spotkania zespołu, aby omówić postępy, zająć się wszelkimi konkretnymi przeszkodami projektowymi i informować wszystkich o nich.

Osobowość różni się, jeśli chodzi o angażowanie się w sesje grupowe: niektórzy członkowie zespołu są bardziej chętni do rozmowy, dzielenia się problemami, z którymi mają do czynienia, i proszenia o wsparcie, podczas gdy inni są bardziej powściągliwi.

W takich przypadkach empatia jest kluczem do zapewnienia wszystkim możliwości wyrażenia siebie. Zaplanuj krótkie, okresowe spotkanie indywidualne, aby ułatwić otwarcie się wszystkich typów osobowości bez obawy o osąd.

4. Zwróć szczególną uwagę na niuanse międzykulturowe.

Jeśli pracujesz poza granicami i granicami, prawdopodobnie masz zróżnicowany kulturowo zespół. Międzynarodowy zespół jest zasobem dla każdej firmy. Pamiętaj, aby podkreślić i szanować wszystkie niuanse kulturowe swojego zespołu.

Według raportu G-P o globalnym wzroście za rok 2023, 51% pracowników i 36% kadry kierowniczej ceni komunikację międzykulturową. Wszechstronna strategia komunikacji pomaga zapobiegać nieporozumieniom, zapewnia zgodność priorytetów i celów, promuje przejrzystość, buduje zaufanie i tworzy bardziej spójną kulturę organizacyjną.

Ponadto nie zapomnij zastanowić się, jak komunikacja werbalna może się różnić w poszczególnych regionach. Niektóre kultury są bardziej bezpośrednie i jawne, a inne bardziej zastrzeżone.

5. Uwzględnij lokalne normy i przepisy.

Budując globalne zespoły, należy zwracać szczególną uwagę na lokalne przepisy prawa pracy i normy. Liderzy globalni wymieniają prawo pracy (47%) i przepisy podatkowe (47%) jako najważniejsze bariery w zatrudnianiu międzynarodowym.

W wielu przypadkach Twoje zespoły globalne mogą mieć inne obowiązkowe dni wolne od pracy niż zespoły krajowe. Aby zachować zgodność z przepisami, sprawdź uprawnienia właściwe dla danego kraju. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, najlepsze w swojej klasie rozwiązanie pracodawcy formalnego (EOR) może pomóc Twojej firmie w poruszaniu się po lokalnych przepisach prawa pracy, obowiązkowym czasie wolnym i zgodności z przepisami w celu zmniejszenia ryzyka.

6. Nadaj priorytet czasowi wirtualnej współpracy.

Chociaż narzędzia komunikacji asynchronicznej są nieocenione w przypadku współpracy między zespołami, należy uważać, aby polegać wyłącznie na tego rodzaju komunikacji. W końcu nawet 69% pracowników zdalnych zgłasza zwiększone wypalenie z cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, takich jak komunikatory.

Bardzo ważne jest aktywne zaplanowanie czasu na współpracę zespołów zdalnych w czasie rzeczywistym. Narzędzia do wideokonferencji mogą pomóc budować dobre relacje i wzmacniać relacje między członkami zespołu. Wideokonferencje to kluczowy środek wyboru dla zespołów międzynarodowych, który umożliwia współpracownikom wzajemne widzenie się, odczytywanie języka ciała i łączenie się poza prostą wiadomością e-mail.

7. Uważaj na strefy czasowe.

Praca w różnych strefach czasowych przy jednoczesnym ułatwianiu współpracy w czasie rzeczywistym może być wyzwaniem dla zespołów zdalnych. Pamiętaj o różnicach czasu podczas planowania spotkań lub wysyłania wiadomości do zdalnych członków zespołu.

W jaki sposób menedżerowie mogą budować środowisko zespołowe oparte na współpracy bez planowania codziennych spotkań? Zwróć szczególną uwagę na rytm spotkań. W miarę możliwości zaplanuj spotkania, które nie wymagają od zdalnych członków zespołu pracy poza normalnymi godzinami pracy. Pamiętaj, aby ustalić konkretny program spotkania, w tym główne punkty priorytetowe dla wszystkich zespołów.

8. Regularnie oceniaj swój proces.

Mimo że już włożyłeś/włożyłaś się w prace mające na celu ustanowienie silnych procesów komunikacyjnych, ważne jest, aby regularnie oceniać, jak dobrze działa ten proces. Informacje zwrotne mają kluczowe znaczenie dla rozwoju i poprawy. Zaplanuj regularne sesje przekazywania informacji zwrotnych w celu omówienia wyników, przekazania (i otrzymania) konstruktywnej krytyki oraz rozwiązania wszelkich problemów związanych z procesem.

Ta przejrzystość może pomóc członkom zespołu zrozumieć ich własne mocne strony oraz obszary wymagające poprawy w firmie. Pamiętaj, aby przekazywać anonimowe, regularne i konstruktywne informacje zwrotne, które pomogą Twoim zespołom w rozwoju zawodowym.

9. Zachęcaj do budowania zespołu do budowania zaufania.

Zawsze zachęcaj członków zespołu do nieformalnej komunikacji wraz z dyskusjami związanymi z pracą. Te nieformalne punkty kontaktu mogą pomóc budować relacje, zwiększać morale, a nawet budować poczucie koleżeństwa w zespole. Rozbudź te rozmowy, organizując doświadczenia związane z budowaniem zespołu, takie jak: wirtualne przełamywanie lodów, gry z ciekawostkami lub aktywność z chłodzeniem wodą.

Skuteczna komunikacja zespołowa ma kluczowe znaczenie dla budowania efektywnej zdalnej siły roboczej. Wdrażając te najlepsze praktyki, zespoły zdalne mogą poprawić współpracę, produktywność i ogólną wydajność.

Szybko i zgodnie z przepisami buduj globalne zespoły dzięki pracodawcy formalnemu.

Niezależnie od tego, czy rozwijasz swój zespół, aby odkrywać nowe źródła przychodów, czy też przenosisz talenty, aby budować lokalną obecność, zarządzanie niuansami globalnego zatrudnienia może być przytłaczające.

Na szczęście nie musisz robić tego samodzielnie. Dzięki niezawodnemu pracodawcy formalnemu, takiemu jak G-P, możesz zatrudniać, wdrażać i zarządzać globalnymi zespołami w ponad 180 krajach – bez konieczności zakładania nowych podmiotów. Nasze globalne produkty związane z zatrudnieniem i rozwiązania pracodawcy formalnego upraszczają i usprawniają cały cykl życia pracowników.

Pozwól nam zająć się tą twardą częścią, abyś mógł skupić się na zapewnieniu skutecznej komunikacji i pozytywnej kultury dla swoich zespołów zdalnych.