Właściwa technologia może pomóc Ci w skalowaniu działalności i w wydajniejszym funkcjonowaniu zespołu z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki dużej liczbie pakietów oprogramowania dostępnych na rynku trudno jest przesiać hałas i znaleźć to, czego naprawdę potrzebujesz. Od czego więc zacząć?!
Chociaż każda firma i każda sytuacja jest inna, oto sześć rzeczy do przemyślenia, patrząc na rozwiązania technologiczne dla swojego globalnego zespołu.
Wyprzedzaj krzywą
Najlepszym momentem na zastanowienie się nad rozwiązaniem technologicznym jest osiągnięcie krytycznego punktu w obecnych systemach. Poszukaj „punktów presyjnych” w całej organizacji — w miarę rozwoju firmy, gdzie będzie wzrastać ta praca? Być może masz już istniejący system, który nie nadąży za rozwojem, a może są wykonywane procesy ręczne, w których należy wprowadzić system, aby można było skalować swoją działalność.
Oceniając oprogramowanie, pamiętaj:
- Przyszły wzrost — kup system, który nadąży za Twoim rozwojem przez długie lata; przejście systemów jest trudne i trudne dla Twojego zespołu, więc zainwestuj w swoją przyszłość z góry, aby uniknąć późniejszych zmian.
- Integracja między zespołami — posiadanie indywidualnych systemów dla każdego działu może być nieefektywne i kosztowne, poszukaj uniwersalnego oprogramowania, które może być przydatne w wielu miejscach w organizacji i/lub systemach, które można łatwo zintegrować ze sobą, aby poprawić wydajność w całej firmie.
Poznaj zespół ds. wdrażania
Twoja decyzja nie dotyczy tylko tego, który pakiet oprogramowania wybierzesz – Twój sukces będzie w znacznym stopniu zależał od zespołu wdrożeniowego od dostawcy. Przyglądając się pakietom oprogramowania, istnieje kilka opcji, które zapewnią podstawowe funkcje, których potrzebujesz. Rozmawiając z potencjalnymi dostawcami, traktuj te rozmowy tak, jak rozmowy kwalifikacyjne z potencjalnym pracownikiem – osoby te będą rozszerzeniem Twojego zespołu. Muszą oni zrozumieć Twoją kulturę i być w stanie omówić z Tobą projekt.
Przy kilku okazjach nasza ostateczna decyzja o wyborze dostawcy na pewno trafiła do zespołu ds. wdrażania. Kogo chcesz mieć ze sobą na okopach, ponieważ nie możesz się dotrzymać terminu? A może gdy coś pójdzie nie tak? Czasami duży, domowy dostawca nie jest właściwą odpowiedzią. Wybór najbardziej kompetentnego zespołu, który pasuje do Twojego stylu pracy, zawsze będzie właściwym wyborem.
Sięgnij po chmurę
Szczególnie w przypadku globalnego zespołu elastyczność pracy z dowolnego miejsca jest kluczowa. Wybór systemów umożliwiających logowanie za pośrednictwem chmury z dowolnego urządzenia jest obecnie niemal uważane za podstawowe minimum, ale staje się to coraz ważniejsze w przypadku globalnej ekspansji. W ramach oceny i wdrażania nowych systemów zespół IT powinien również upewnić się, że wszystkie biura mają odpowiednią infrastrukturę i przepustowość, aby wspierać Twój wybór.
Koncentracja na bezpieczeństwie
Zespoły mające dostęp do Twoich danych z całego świata mają kluczowe znaczenie. W ramach procesu oceny upewnij się, że Twój zespół IT rozumie, w jakich krajach obecnie pracujesz i do których możesz się rozwijać w najbliższej przyszłości, aby uniknąć niespodzianek. Powinni oni rozumieć przepisy dotyczące bezpieczeństwa danych obowiązujące w tych krajach, aby wszystkie zakupione lub budowane przez Państwa systemy były zgodne z przepisami . Przepisy te różnią się SZEROKO w zależności od kraju, więc poświęć trochę czasu na odrobienie pracy domowej i unikaj problemów później.
Należy również przyjrzeć się funkcjonalności systemu, aby pomóc zespołowi w różnych strefach czasowych – takich jak możliwość resetowania własnego hasła przez użytkownika. Nie chcesz, aby ktoś w Azji stracił dzień pracy, ponieważ administrator systemu z siedzibą w USA jest uśpiony i nie ma możliwości zresetowania hasła.
Minimalizacja personalizacji
Nie istnieje magiczna formuła dotycząca idealnego poziomu dostosowania danego pakietu oprogramowania. To zależy od oprogramowania i Twojej firmy. Należy dążyć do wystarczającej personalizacji – wystarczającej, aby miała ona sens dla firmy i przepływu pracy, ale do osiągnięcia tego celu należy ograniczyć do minimum personalizację.
Im więcej personalizacji masz, tym więcej problemów możesz mieć, gdy nadejdzie czas na nową wersję od dostawcy oprogramowania. Ty i Twój zespół – a może nawet Twój dostawca – będziecie musieli przetestować każde z Twoich dostosowań, zanim będziecie mogli wprowadzić uaktualnienie. Może to przełożyć się na dużo czasu i pieniędzy. Dostosuj je, aby uzyskać jak największą wydajność swojego zespołu, ale zminimalizuj to, jak najlepiej potrafisz, a zamiast tego znajdź kreatywne sposoby wykorzystania istniejącej funkcjonalności systemu w oprogramowaniu do zaspokojenia Twoich potrzeb.
Słuchaj swojego zespołu
Osoby, które są najlepiej przygotowane, aby pomóc Ci wybrać i zaprojektować nowy system, NIE są dostawcami oprogramowania, menedżerem projektu ani zespołem kierowniczym — to ludzie wykonują pracę. Możesz wpaść na fantastyczny pomysł, ale w oparciu o sposób, w jaki praca faktycznie przepływa dla Twojego zespołu, może on sprawić, że ich praca stanie się WIĘKSZA i może potencjalnie zakłócić strategię skalowania działalności. Niech ludzie, którzy będą ostatecznie korzystać z oprogramowania, będą Twoim przewodnikiem po wymaganiach i dostosowaniach.
Podczas całego procesu rozwoju i wdrażania systemu należy kontaktować się z osobami, które będą użytkownikami końcowymi systemu:
- Prowadź dyskusję „grupy fokusowej” z każdym z zespołów, których dotyczy problem, gdy tworzysz swoje początkowe wymagania biznesowe — wymarzaj bardzo i zdobądź listę życzeń wszystkich, jednocześnie oczekując, że nie każdy element listy życzeń doprowadzi do skutku
- Jeśli jest to sytuacja, w której masz szkielety, zbierz zespoły, aby przekazać swój wkład, zanim przejdziesz zbyt głęboko w rozwój
- Podziel funkcjonalność na części lub moduły i poproś zespoły o skupienie się na przeprowadzaniu kontrolowanych testów interfejsu użytkownika
- Jeśli musisz stopniowo rozwijać funkcjonalność, zapytaj zespół, co będzie dla niego najbardziej przydatne i skuteczne – i ustal priorytetowo te elementy
- Prowadź z nimi interaktywne sesje szkoleniowe przed wdrożeniem – są one najlepszym źródłem informacji na temat szczegółowej logistyki, która sprawi, że wszystko będzie działać codziennie.
Aby uzyskać więcej informacji na temat skalowania działalności na całym świecie, pobierz nasz e-book Jak skalować globalnie bez umywalki tutaj:
