Republika Singapuru jest południowoazjatycką wyspą, która funkcjonuje na zasadzie niezależnego miasta-państwa. Stale zajmuje czołowe miejsca na liście najlepszych lokalizacji do prowadzenia działalności biznesowej na świecie. Według Banku Światowego Singapur ustępuje miejsca jedynie Nowej Zelandii, jeśli chodzi o łatwość prowadzenia biznesu. Jest tak głównie dlatego, że to kosmopolityczne społeczeństwo daje podmiotom rynkowym bardzo dużą swobodę działania.
Jednak jeśli chcesz zatrudniać w Singapurze pracowników, zorientujesz się, że rząd ustanowił w tej kwestii pewne przepisy, których musisz przestrzegać. Nasz przewodnik po zatrudnianiu pracowników w Singapurze omawia niektóre z najważniejszych przepisów i najlepszych praktyk z zakresu organizacji zatrudnienia w Singapurze, aby pomóc Ci w tym wyzwaniu.
Co warto wiedzieć, zanim zaczniesz zatrudniać w Singapurze
Zaczniemy od paru wskazówek na temat zatrudniania w Singapurze i prowadzenia tam firmy, odnosząc się do kluczowych kwestii w postaci języka i prawa pracy.
1. Języki lokalne
Języki w Singapurze są tak różnorodne jak jego mieszkańcy. Firmy z krajów anglojęzycznych mogą myśleć o ekspansji do Singapuru dlatego, że angielski jest tam standardowym językiem używanym w miejscu pracy. Mimo iż angielski jest jednym z języków urzędowych Singapuru, większość osób posługuje się raczej „singielskim”, ponieważ tutejsza odmiana angielskiego jest mocno przesiąknięta lokalnym slangiem.
W Singapurze można też usłyszeć język chiński, malajski i tamilski. Wielu Singapurczyków mówi dwoma lub większą liczbą języków, co może być przydatne dla firm, które chcą mieć anglojęzycznych pracowników, którzy jednocześnie potrafią porozumiewać się z osobami z Chin, Indii, czy innych krajów.
2. Wynagrodzenie i tydzień roboczy
Singapur jest nietypowy, ponieważ nie ma obowiązkowej płacy minimalnej. Singapurski rząd określa jednak warunki zatrudnienia w Ustawie o zatrudnieniu. Ustawa ta ogranicza na przykład liczbę godzin roboczych w tygodniu do 44, choć istnieją wyjątki od tej zasady. Za wszystkie godziny poza standardowymi godzinami pracy danego pracownika należy się dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny, o ile jest to osoba pracująca na stanowisku nierobotniczym i zarabiająca do 2600 SGD lub robotniczym zarabiająca do 4500 SGD. Stawka za nadgodziny stanowi 1.5-krotność podstawowej stawki godzinowej.
W niektórych firmach w Singapurze obowiązuje pięcio-, a w innych sześciodniowy tydzień roboczy. Ustawa o Zatrudnieniu wskazuje, że pracownikom należy się jeden dzień odpoczynku w tygodniu. Zwykle jest to niedziela, ale pracownik ma prawo wybrać sobie inny dzień tygodnia, jeśli tylko poinformuje o tym pracodawcę. Pracodawcy zwykle wypłacają swoim pracownikom trzynastki, znane jako coroczny dodatek do wynagrodzenia (AWS). Jest to jednorazowa, dodatkowa wypłata w roku, oprócz standardowego wynagrodzenia wypłacanego przez cały rok. Trzynastki nie są obowiązkowe. Pracodawców zachęca się do ich wypłacania w ramach podziękowania pracownikom za ich wkład w wyniki firmy.
3. Zasady dotyczące urlopu wypoczynkowego
W Singapurze zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych są regulowane przez Ministerstwo Pracy. W ciągu roku jest 11 dni wolnych od pracy, za które pracownikom przysługuje normalne wynagrodzenie. Oprócz tego pracodawcy zobowiązani są do udzielenia pracownikom siedmiu dni urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia, a następnie co roku muszą dokładać dodatkowy dzień. Minimalna wymagana liczba dni urlopu wypoczynkowego dla osoby, która zaczęła już swój ósmy rok w firmie, to 14 dni. Mimo iż MOM oficjalnie wymaga jako minimum jedynie siedmiu dni urlopu wypoczynkowego, często praktyką w Singapurze jest dawanie pracownikom minimum 14 dni.
Pracownicy otrzymują również dwa rodzaje płatnego urlopu z przyczyn medycznych: ambulatoryjny urlop chorobowy i urlop hospitalizacyjny. Pracownikom, którzy przepracowali w firmie sześć lub więcej miesięcy, przysługuje w razie potrzeby 14 dni urlopu chorobowego i do 60 dni zwolnienia na hospitalizację.
4. Podatek dochodowy i świadczenia pracownicze
Jedynym obowiązkowym potrąceniem z pensji jest składka na Central Provident Fund (CPF), czyli plan oszczędnościowo-emerytalny, dostępny wyłącznie dla Singapurczyków i stałych mieszkańców kraju. Składki na niego opłacają też pracodawcy. Proporcje, w jakich pracodawca i pracownik składają się na ten cel, zależą od wieku pracownika. W przypadku pracowników poniżej 55 roku życia pracodawcy wpłacają równowartość 17% zarobków pracownika, a pracownik płaci 20%. Pracodawcom wolno też oferować świadczenia nieobowiązkowe, takie jak abonamenty do prywatnej służby zdrowia czy ubezpieczenia na życie. Pamiętaj o zapisaniu informacji o tych świadczeniach w umowie o pracę.
5. Kluczowe warunki zatrudnienia
Ustawa o zatrudnieniu mówi, że w ciągu 14 dni od zatrudnienia pracownika pracodawca musi wręczyć mu na piśmie wykaz kluczowych warunków zatrudnienia (Key Employment Terms, KET). Są to najważniejsze kwestie dotyczące zatrudnienia, które pracownicy muszą znać. Należy zawrzeć je w umowie o pracę. KET powinny precyzować następujące kwestie:
- Szczegóły zatrudnienia: Obejmuje to informacje identyfikacyjne zarówno pracodawcy, jak i pracownika oraz szczegóły stanowiska pracownika, w tym jego stanowisko, obowiązki i datę rozpoczęcia.
- Godziny pracy i dzień odpoczynku: informuj pracowników, jak będzie wyglądał ich tydzień roboczy. Przez ile dni i godzin w tygodniu będą pracować, który dzień będzie dniem odpoczynku.
- Wynagrodzenie: Uwzględnij wszystkie szczegóły dotyczące wynagrodzenia pracownika – w tym jego roczne wynagrodzenie lub stawkę godzinową, dzienną lub proporcjonalną – wraz ze stawką za nadgodziny i wszelkimi premiami lub zachętami, o których powinien wiedzieć.
- Urlopy i świadczenia medyczne: Jeśli oferujesz plan zdrowotny, należy go również uwzględnić w KET. Określ też swoje zasady dotyczące poszczególnych rodzajów urlopów. Zarówno tych, o których wspomniano już powyżej, jak i urlopu rodzicielskiego i opiekuńczego.
- Inne szczegóły: W tej kategorii należy uwzględnić kilka innych szczegółów. Określ miejsce pracy (zwłaszcza jeśli miałoby ono być inne niż miejsce zamieszkania pracownika), czas trwania okresu próbnego oraz długość okresu wypowiedzenia.
Koszt zatrudnienia pracownika w Singapurze
Zatrudnienie personelu w Singapurze może pomóc Twojej firmie w rozwoju, ale wiąże się to z koniecznością wyłożenia z góry określonych środków. Poniżej wymieniliśmy przykładowe składowe procesu zatrudniania, które mogą powiększać koszt pozyskania nowych pracowników:
- Usługi prawne: Singapur jest znany jako jedno z łatwiejszych miejsc prowadzenia działalności, ponieważ firmy mają stosunkowo niewiele biurokracji. Jednak mimo to istnieją przepisy, których Twoja firma musi przestrzegać na etapie rekrutacji i późniejszego zatrudniania Singapurczyków. To dlatego wiele firm podczas zagranicznej ekspansji zatrudnia w nowym kraju kancelarie prawne, chcąc mieć pewność, że przygotowane przez nie wstępne wersje dokumentów są poprawne i zgodne ze wszystkimi przepisami.
- Rejestracja firmy : Legalne założenie firmy wiąże się również z kosztami. Musisz zarejestrować firmę w odpowiednich agencjach i wnieść stosowne opłaty. Możesz też wynająć firmę, która pomoże Ci założyć w Singapurze oddział lub jednostkę zależną.
- Reklamowanie nowych ofert pracy może również zwiększyć koszty, niezależnie od tego, czy wykupujesz reklamy w gazetach, czy płacisz za ogłoszenia o pracę online. Możliwe, że uda Ci się znaleźć jakieś witryny, na których można to zrobić za darmo.
- Agencje zatrudnienia: Kiedy jesteś gotowy do rozpoczęcia procesu rekrutacji, możesz skorzystać z agencji rekrutacyjnej lub firmy headhunter, aby pomóc Ci znaleźć odpowiednich kandydatów. Może to uprościć cały proces i zaoszczędzić Ci sporo czasu, ale nic za darmo.
- Komitet rekrutacyjny : Jeśli zdecydujesz się na wewnętrzne zatrudnianie, musisz utworzyć komitet, który zajmie się tworzeniem opisu stanowiska, sprawdzaniem aplikacji, przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych i innymi ważnymi zadaniami związanymi z zatrudnianiem. Czas, jaki członkowie komisji poświęcą na te zadania, będzie stanowił dla Twojej firmy dużą część kosztów pozyskania nowych pracowników.
- Koszty podróży: Aby założyć firmę w Singapurze w zakresie parametrów prawnych, Twoja firma będzie musiała wysłać przedstawiciela do Singapuru. Możliwe też, że zajdzie konieczność pokrycia kosztów podróży członków komisji rekrutacyjnej, którzy mają zorganizować w Singapurze jakieś wydarzenia rekrutacyjne lub przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne.
- Weryfikacja i weryfikacja danych: Proces zatrudniania zazwyczaj obejmuje również pewne kroki w celu weryfikacji danych kandydata, w tym przeprowadzenie weryfikacji danych. Przeprowadzenie takiej kontroli powiększa całkowity koszt organizacji zatrudnienia.
Co jest potrzebne firmie, która chce zatrudniać w Singapurze?
Zanim zyskasz możliwość zatrudniania nowych pracowników w Singapurze, musisz albo nawiązać współpracę z pracodawcą formalnym, dzięki czemu możesz od ręki przystąpić do rekrutacji, albo przedsięwziąć kroki mające na celu oficjalne założenie firmy w Singapurze. Jeśli chcesz zatrudniać na własną rękę, musisz załatwić między innymi następujące rzeczy:
- Rejestracja firmy: Aby zarejestrować swoją firmę w Singapurze, musisz zatwierdzić jej nazwę w Rachunkowości i Korporacyjnym Organie Regulacyjnym (ACRA) i złożyć niezbędną dokumentację. Aby spełnić wymogi obowiązujące przy rejestracji firmy, musisz mieć co najmniej jednego udziałowca, dyrektora mieszkającego w Singapurze, singapurskiego sekretarza, kapitał minimalny wpłacony do banku i fizyczny adres firmy na terenie kraju.
- Rejestracja w CPF: Musisz również zarejestrować się w Singapore Central Provident Fund Board, aby przygotować się do wpłacania składek na fundusze emerytalne pracowników. Jeśli natomiast współpracujesz z pracodawcą formalnym, to on zajmie się za Ciebie zarządzaniem listą płac i potrąceniami na CPF.
- Niektóre rodzaje firm mogą wymagać uzyskania licencji lub zezwoleń od rządu w celu legalnego prowadzenia działalności gospodarczej w Singapurze. Można tu wymienić takie przykłady jak biura podróży, firmy pożyczkowe, doradcy finansowi, czy hurtownicy i dystrybutorzy alkoholi.
5 Kroki procedury zatrudniania w Singapurze
Aby zatrudnić kogoś w Singapurze, nawet jeśli ma to być tylko jedna osoba, musisz przejść przez wiele etapów procedury, począwszy od zamieszczenia ogłoszeń o pracę, a na wdrożeniu nowego pracownika skończywszy. Zobaczmy, jak to wygląda krok po kroku.
1. Zamieszczenie ogłoszeń o pracy
Po pierwsze musisz opracować oferty pracy, które przyciągną odpowiednich kandydatów na nowe stanowiska. Zawrzyj opis stanowiska i swojego nowego podmiotu gospodarczego w Singapurze. Czy pracownik będzie pracował fizycznie w biurze, czy zdalnie?
Pamiętaj o zamieszczeniu ogłoszeń online, ale rozważ też publikację w lokalnych gazetach. The Straits Times jest szczególnie popularny w przypadku reklam sklasyfikowanych w Singapurze. Przedstawiciele firmy mogą też wziąć udział w wydarzeniach rekrutacyjnych, takich jak targi pracy, aby nawiązać relacje z potencjalnymi kandydatami.
2. Zawężenie listy aplikacji
Gdy zaczną spływać aplikacje, może ich być tyle, że Cię przytłoczą. Tutaj może pomóc Ci agencja rekrutacyjna lub wewnętrzna komisja rekrutacyjna, która utworzy skróconą listę kandydatów o najlepszych kwalifikacjach. Możesz też opracować sprawdziany kompetencji lub kwestionariusze, których wypełnienia będziesz wymagać w procesie przyjmowania aplikacji, a które pomogą Ci szybko zweryfikować, którzy kandydaci nie pasowaliby do Twojej firmy, a kogo warto zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną.
Pamiętaj tylko, aby stosowane przez Ciebie rozwiązania były niedyskryminujące i skupione wyłącznie na zdolności kandydata do pełnienia obowiązków pracowniczych, nie zaś na jego cechach osobowych, takich jak płeć czy rasa. Podobnie jak w wielu innych krajach, tak i w Singapurze rząd oczekuje, że praktyki organizacji zatrudnienia będą wolne od dyskryminacji.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z najlepszymi kandydatami
Gdy ustalisz już, których kandydatów chcesz zobaczyć na dalszym etapie procesu zatrudniania, pora zaplanować rozmowy kwalifikacyjne. Możesz albo wysłać swój zespół do Singapuru, aby przeprowadził rozmowy na miejscu, albo zrobić to zdalnie. Rozmowy kwalifikacyjne na miejscu są generalnie dobrym pomysłem, jeśli chcesz otwierać w Singapurze fizyczne biuro. Natomiast jeśli chcesz zatrudniać wyłącznie pracowników zdalnych, rozmowa wirtualna jest jak najbardziej akceptowana.
W przypadku rozmów kwalifikacyjnych prowadzonych przez telefon lub połączenie wideo pamiętaj o różnicy stref czasowych. Na przykład jeśli Twoja firma ma siedzibę w Nowym Jorku, czas singapurski (SGT) jest o 12 godzin do przodu w stosunku do Twojego. Oznacza to, że możesz musieć umówić rozmowę kwalifikacyjną na wczesne godziny poranne, aby połączyć się z kandydatami jeszcze za dnia.
4. Przedstaw ofertę i przygotuj szkic umowy
Gdy ustalisz już po rozmowach kwalifikacyjnych, którzy kandydaci będą najlepszymi pracownikami na danych stanowiskach, skontaktuj się z nimi i złóż im oferty pracy. Jeśli dany kandydat zaakceptuje ofertę lub poprosi o dodatkowe informacje, będzie to dobry moment na wysłanie mu umowy o pracę, w której będą opisane wszystkie szczegółowe warunki zatrudnienia. Należy zawrzeć je w formalnej ofercie pracy.
Pamiętaj, że w umowie muszą znaleźć się wszystkie warunki KET wyszczególnione przez singapurski rząd. Należy też dopilnować, aby żadne z postanowień umowy nie naruszało Ustawy o zatrudnieniu ani innych mających zastosowanie przepisów.
5. Wdróż nowego pracownika
Teraz możesz już przejść do wdrożenia nowego pracownika. W porównaniu z innymi krajami w Singapurze proces ten jest uproszczony, ponieważ nie musisz potrącać z wynagrodzeń podatków ani składek na ubezpieczenie zdrowotne. Musisz jednak dokonywać potrąceń na rzecz CPF i pamiętać o wewnętrznym prowadzeniu wymaganej dokumentacji.
Jeśli współpracujesz w Singapurze z pracodawcą formalnym, takim jak Globalization Partners, po złożeniu ofert pracy nie musisz już nic robić. Nasz zespół zajmie się wdrożeniem pracowników i zadba o to, aby wszystko odbywało się zgodnie z singapurskim prawem pracy.
Zatrudniaj nowych pracowników w Singapurze z Globalization Partners jako Pracodawcą formalnym
Jeśli chcesz zatrudniać pracowników w Singapurze szybko oraz bez inwestowania czasu i energii w zakładanie na miejscu podmiotu biznesowego, a ponadto chcesz mieć pewność co do przestrzegania wszystkich przepisów regulujących kwestię zatrudniania, skorzystaj z pomocy Globalization Partners. Jesteśmy globalną organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego (PEO), mogącą pełnić rolę formalnego pracodawcy Twoich pracowników w 187 krajach na świecie.
To w dalszym ciągu Ty przeprowadzasz proces zatrudniania, aby znaleźć właściwych pracowników, ale to nasz zespół bierze na siebie szczegóły, takie jak wdrożenie pracowników, prowadzenie listy płac, czy wypłata świadczeń. Co najważniejsze, jesteśmy pracodawcą formalnym dla Twoich pracowników w Singapurze, więc nie musisz wchodzić w interakcje z rządem Singapuru ani otwierać oddziału lub filii w Singapurze. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej na temat globalnej ekspansji Globalization Partners.
