Pracownicy odchodzą z firm z różnych powodów – przechodzą na emeryturę, znajdują nową pracę lub są zwalniani wbrew swojej woli. Niezależnie od tych powodów firmy muszą przygotować się do łatwego przejścia.
Odejście pracownika jest częścią podróży ze zdalnym doświadczeniem pracownika, a firmy muszą przygotować się z wyprzedzeniem na proces zwolnienia z pracy. Obejmuje to inwestowanie zasobów w płynność procesu, ponieważ pomijanie procesu offboardingu może zaszkodzić marce pracodawcy długo po odejściu pracownika. Według ankiety przeprowadzonej przez Fractla jedna trzecia amerykańskich pracowników czeka cały miesiąc, zanim opuści przegląd swojej firmy.
Odejście od pracy jest równie ważne jak wdrożenie i stanowi kluczowy element cyklu pracy pracownika. Muryel Dias, kierownik ds. operacji HR w Ameryce Południowej i Środkowej w Globalization Partners, mówi: „Rozpoczyna się wdrożenie pracownika od chwili jego zatrudnienia, a bez odpowiedniego procesu zakończenia współpracy firmy mogą zniszczyć ogólne doświadczenia pracowników”. Przygotowywanie odejść pracowników może być wyzwaniem, gdy pracujesz w biurze, ale w środowisku pracy zdalnej zwolnienie z pracy wymaga jeszcze więcej czasu i uwagi.
4 powody, dla których skuteczne zakończenie współpracy ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy
Udowodniono, że szczegółowy i skuteczny proces zakończenia współpracy prowadzi do lepszego zatrzymywania talentów. Ustrukturyzowane, dobrze przemyślane zakończenie współpracy zapewnia również, że zespoły kadrowe mogą ułatwić proces pracodawcom i pracownikom.
Stworzenie procesu offboardingu ma kluczowe znaczenie dla:
#1: Unikanie problemów prawnych i finansowych
Zbieranie i podpisywanie wszystkich niezbędnych dokumentów w ramach procesu zakończenia współpracy zmniejszy ryzyko skarg lub procesów sądowych ze strony pracodawcy. Jest to szczególnie ważne w przypadku przymusowych odejść, takich jak rozwiązanie stosunku pracy, gdy istnieją przepisy krajowe, których muszą przestrzegać pracodawcy, aby zapewnić, że ich działania są zgodne z prawem.
#2: Zapobieganie naruszeniom bezpieczeństwa danych
Zespoły ds. kadr muszą zapewnić wystarczającą ilość czasu na wylogowanie pracowników z systemu, dezaktywację ich kont i ograniczenie dostępu do platform i informacji, których już nie potrzebują. Jeśli pracownicy mają dostęp do danych firmy po jej odejściu, może to prowadzić do rozpowszechniania informacji poufnych, które narażają firmę na niebezpieczeństwo.
#3: Poprawa reputacji firmy
Zakończenie relacji pracownik-pracodawca w najlepszy możliwy sposób zapewnia, że pracownicy czują się szanowani i doceniani za czas spędzony w firmie. Opinie pracowników mają wpływ na reputację firmy. W rzeczywistości oceny są ważne dla 95 % osób poszukujących pracy, co oznacza, że negatywne oceny firmy mogą wpłynąć na decyzje potencjalnych kandydatów dotyczące ubiegania się o dane stanowisko.
#4: Zdobywaj cenne informacje zwrotne
Pracownicy, którzy dobrowolnie odchodzą z firmy, są niesamowitym źródłem informacji zwrotnych. Wysłuchanie powodów ich odejścia lub po prostu ich szczera opinia pomoże firmie poprawić się w przyszłości.
Według Snapsurveys „najlepsze firmy nie tylko dobrze przyjmują informacje zwrotne, ale także celowo proszą o informacje zwrotne. I wiedzą, że informacje zwrotne są pomocne tylko wtedy, gdy podkreślają słabości i mocne strony”.
Offboarding w zdalnym środowisku pracy
Praca zdalna ma wiele zalet, ale nadal mogą występować pewne wady. Bez możliwości interakcji twarzą w twarz, bariery w połączeniu i komunikacji mogą stać się ogromnym wyzwaniem, jeśli chodzi o zdalne zakończenie współpracy.
„Brak fizycznej bliskości sprawia, że szczególnie ważne jest wdrożenie przemyślanego procesu offboardingu, w którym jasna komunikacja jest kluczem do budowania zaufania i unikania nieporozumień w momencie odejścia pracowników” — mówi Camila Torres, specjalista ds. kadr w Globalization Partners.
Celem definiowania procesu zakończenia współpracy jest zapewnienie płynnego przejścia dla pracownika i ochrona firmy przed naruszeniami bezpieczeństwa danych.
Czynniki definiujące proces zakończenia współpracy
Istnieją dwa czynniki określające, które kroki należy podjąć w procesie zakończenia współpracy: powód odejścia i stanowisko pracownika.
Powód odejścia
W zależności od powodu odejścia niektóre etapy procesu mogą stać się ważniejsze niż inne. Dlatego proces zakończenia współpracy musi być dostosowany do warunków każdego przypadku. Istnieją cztery główne powody wylotu:
1. Rezygnacja
Ważne jest, aby zespoły ds. kadr określiły proces, który pomaga zapobiegać nieoczekiwanym odejściom i zapewnia wystarczająco dużo czasu na obsadzenie wolnego stanowiska. Pracownicy powinni otrzymać wytyczne określające wymagania, aby zapewnić łatwe wyjście. Wytyczne te mogą zawierać minimalny okres wypowiedzenia, notatki dotyczące przekazania, raporty i niezbędny dostęp do danych.
2. Emerytalne
zespoły kadrowe muszą z wyprzedzeniem zaplanować przejście pracowników na emeryturę. Powinni oni zapewnić zgodność z programami emerytalnymi i określić ostateczną płatność dla pracowników. Jedną z najlepszych praktyk, aby zapewnić przyjemne odejście, jest zapewnienie pracownikom na emeryturze odpowiedniej imprezy pożegnalnej i wyróżnienia w formie nagrody lub prezentu, zwłaszcza jeśli pracowali w firmie od dłuższego czasu.
3.
Zwolnienie pracowników jest trudne, ale czasami nieuniknione. W takich przypadkach najlepiej jest traktować pracownika z szacunkiem i empatią oraz bardzo wyraźnie wyjaśnić, dlaczego jest zwolniony.
4.
Zwolnienie z pracy jest jednym z najtrudniejszych zadań działu HR, a w takich przypadkach proces zakończenia współpracy musi być starannie zaplanowany. Pracownik powinien otrzymać pisemne zawiadomienie zawierające fakty motywujące do zwolnienia oraz artykuły prawne, na których opiera się firma, aby podjąć tę decyzję w celu uniknięcia problemów.
Należy pamiętać, że kluczowe składniki zgodności, takie jak wymagane dokumenty i okres próbny, różnią się w zależności od kraju. Umożliwienie pracownikom pożegnania się ze współpracownikami, wzięcie udziału w ich ostatnich wnioskach i pokazanie wizerunku jedności korporacyjnej w trakcie całego procesu to tylko niektóre z kluczy do zapewnienia bezproblemowego zwolnienia.
Według Diasa i Torresa, niezależnie od powodu odejścia, ważne jest, aby pracownicy czuli się komfortowo. Dział kadr nigdy nie powinien zapominać, że mają do czynienia z ludźmi, dlatego empatia, komunikacja i solidarność mają fundamentalne znaczenie, zwłaszcza gdy masz do czynienia z procesem zdalnego odejścia z pracy.
Bardzo ważne jest również zapewnienie, że pracownicy otrzymują wszystkie płatności i pakiety odpraw, do których są uprawnieni. Pracodawcy muszą mieć świadomość, że lokalne przepisy i regulacje dotyczące pakietów odpraw i płatności w trakcie zwolnień różnią się w zależności od kraju lub regionu.
Rodzaj stanowiska
Kroki związane z procesem zakończenia współpracy również różnią się w zależności od stanowiska zajmowanego przez pracownika. Na przykład zwolnienie pracowników księgowych może wymagać kontroli dokumentacji finansowej przed wyjazdem, podczas gdy kontrole bezpieczeństwa mogą być konieczne, aby pracownicy IT nie mogli zabrać ze sobą wrażliwych danych.
Jak stworzyć skuteczny proces zdalnego odejścia z pracy
Zespoły HR muszą stworzyć niestandardowy proces odejścia z pracy w oparciu o konkretne potrzeby swojej firmy. Proces ten w dużej mierze zależy od rodzaju odejścia, w szczególności od tego, czy pracownik odchodzi dobrowolnie czy niedobrowolnie, a także od podstaw, takich jak wielkość firmy.
W środowisku pracy zdalnej proces zakończenia współpracy wymaga od firm prowadzenia podstawowej komunikacji w środowisku wirtualnym, co prawdopodobnie będzie wymagało nowych kroków i starannych rozważeń. Oto kilka wskazówek, które pomogą zapewnić, że proces zdalnego zakończenia współpracy jest przeprowadzany zgodnie z prawem i pomyślnie.
1. Sporządzenie planu komunikacji Proces
zakończenia współpracy rozpoczyna się w momencie, gdy zespół HR dowiaduje się o odejściu, niezależnie od tego, czy wiąże się to ze zwolnieniem, czy rezygnacją. Szczególnie ważne jest sporządzenie planu zdalnej komunikacji, który określa, w jaki sposób reszta zespołu będzie informowana. Ustanowienie wspólnego kanału komunikacji i planowania spotkań oraz rozmów wideo z wyprzedzeniem. Według Edwiny Tan, dyrektor ds. operacji globalnych w regionie APAC w Globalization Partners, ważne jest, aby zwracać uwagę na ton używany w wiadomościach e-mail i rozmowach z pracownikami.
Plan powinien również uwzględniać klientów pracownika i wiedzieć, jak należy o tym powiadomić. Ten plan komunikacji musi zawierać jasne informacje o odejściu, aby uniknąć nieporozumień.
2. Przygotowanie dokumentacji
Dokumentacja dotycząca odejścia pracownika zdalnego nie różni się niczym od procesu odejścia z pracy w trybie bezpośrednim, z wyjątkiem tego, że musi być wykonana cyfrowo. Zespoły kadrowe powinny zebrać całą dokumentację niezbędną do zapewnienia, że wszystko jest w porządku i jest prowadzone zgodnie z prawem. Konieczne jest zapoznanie się z umowami i umowami o zachowaniu poufności w celu wyjaśnienia warunków odejścia i udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania. Dział Kadr musi również przygotować dokumentację dotyczącą pakietów wynagrodzeń, świadczeń, zwrotów kosztów i podatków. Wszystkie te dokumenty można udostępniać za pośrednictwem systemów zarządzania dokumentami i podpisów cyfrowych, aby zapewnić płynność i bezpieczeństwo procesu.
3. Planowanie procesu przejścia
Najważniejszym krokiem w tym procesie jest stworzenie planu, który sprawi, że przejście pracy i obowiązków po odejściu pracownika zdalnego będzie bezproblemowe. Plan ten powinien obejmować regularne kontrole online w celu sprawdzenia statusu projektów, ponownego przypisania zadań, które zostały już rozpoczęte przez pracownika, oraz wdrożenia podstaw, aby nowy pracownik mógł wznowić niezbędne obowiązki. Dział kadr musi jasno określić z zespołami, których to dotyczy, jak będzie wyglądało to przejście i gdzie zakończy się praca pracownika.
4. Zaplanuj sesje
wymiany wiedzy online Jest to jedna z najważniejszych części efektywnego zdalnego odejścia z firmy. Podczas sesji wymiany wiedzy online odchodzący pracownicy dzielą się informacjami ze współpracownikami lub bezpośrednimi podwładnymi oraz z nowym pracownikiem, jeśli to możliwe. Informacje te powinny obejmować rejestr obowiązków i zadań, status projektów oraz dostęp do informacji, oprogramowania i dokumentów.
5. Odzyskanie aktywów
firmy Jeśli firma dostarczyła sprzęt i aktywa pracownikom podczas ich kadencji, ważne jest, aby zostały one odesłane do pracodawcy przed wyjazdem. Zespoły ds. kadr muszą sporządzić cyfrową listę kontrolną i przygotować się do odbioru tych zasobów w ciągu ostatnich dni przed odejściem pracownika. Niniejsza lista kontrolna może zawierać takie elementy, jak komputery, telefony komórkowe, klucze, identyfikatory i firmowe karty kredytowe. Należy ją wysłać do odchodzącego pracownika wraz z cyfrowym zwrotem firmowego listu dotyczącego własności.
6. Usuń konta
użytkowników Praca zdalna wymaga udostępniania informacji online. W związku z tym pracownicy mają dostęp do narzędzi wewnętrznych, takich jak konta e-mail, dyski, bazy danych i źródła informacji wrażliwych. Deprowizacja dostępu pracowników zdalnych do tych informacji i odzyskiwanie wszelkich zasobów cyfrowych, w tym haseł i kluczowych kodów, pomaga zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa. Bez względu na to, jak dobra jest relacja pracodawca-pracownik, odchodzący pracownicy nie powinni mieć dostępu do żadnych informacji, gdy nie są już częścią zespołu.
7. Przeprowadź wirtualną rozmowę
kwalifikacyjną z wyjściem, choć dotyczy to tylko dobrowolnych odejść, wirtualne rozmowy kwalifikacyjne z wyjściem mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznego zakończenia pracy. Celem tych rozmów jest uzyskanie cennych informacji zwrotnych na temat doświadczeń pracowników w firmie. Będzie to ostatnia okazja, aby pozostawić pracownikom pozytywne wrażenie przed odejściem. Jest to również świetny sposób na zebranie informacji, które pomogą działowi kadr w podejmowaniu lepszych decyzji w przyszłości. Skorzystaj z okazji, aby uzyskać wgląd w rolę, ich podejście do pracy zdalnej i ogólne doświadczenie.
Stworzenie skutecznego procesu zdalnego odejścia z pracy jest równie korzystne dla firm, jak dla pracowników. Jednak może być trudno poradzić sobie ze złożonością związaną z odejściem pracownika, zwłaszcza gdy komunikacja osobista nie wchodzi w grę.
Global Employment Platform Globalization Partners oparta na sztucznej inteligencji pomoże Ci zapewnić zgodność z przepisami podczas zwalniania międzynarodowych pracowników.
Aby dowiedzieć się więcej o G-P Recruit, odwiedź naszą stronę internetową i daj nam znać, jak możemy pomóc Ci znaleźć najbardziej utalentowanych pracowników we właściwej lokalizacji i za odpowiednią cenę.
