A colaboração é um desafio para muitas organizações. É por isso que os métodos mais ágeis introduzidos nos últimos 20 anos foram projetados para quebrar silos e melhorar a colaboração entre equipes, departamentos, funções e até mesmo produtos.

Na G-P, somos uma empresa que prioriza remotamente. Engenheiros, designers e gerentes de produtos estão localizados nas Américas, Europa e Ásia. Nosso foco: criar relacionamentos, reservar tempo para conversas, alcançar alinhamento e promover a conexão quando os membros da equipe podem ser separados por oceanos ou em fusos horários completamente diferentes. O trabalho remoto tem sido um divisor de águas. E sempre há a opção de conhecer colegas de equipe pessoalmente.

Melhores juntos

Muitas vezes, reunimos equipes para eventos presenciais. O objetivo geralmente é planejar, e também conseguimos nos aproximar a tempo de socializar e nos conectar. Em 2024, percebemos que a atividade de planejamento estava atrapalhando nossas conversas. A lição: A conexão é tão importante quanto o planejamento estratégico.

Experimentação – um hackathon de pessoas

Adoramos a experimentação. Embora não haja um processo formal, usamos o modelo Observar, Orientar, Decidir, Agir (OODA). Os loops OODA estão sempre em ação à medida que nossas equipes trabalham, porque nada permanece constante na tecnologia.

Em 2025, nos propusemos a causar um impacto significativo ao reunir as pessoas com a tecnologia de espaço aberto (OST).

Apresentando o OST

OST é um formato de reunião sem conferência ou liderado por participantes que tenho usado nos últimos 10 anos. Muitas vezes participamos de conferências e descobrimos que as experiências mais memoráveis não são as conversas em si, mas as conversas apaixonadas com outros participantes durante os intervalos para café. 

O OST foi projetado para replicar intervalos informais para o café da conferência. Uma pequena organização e algumas regras simples permitem que  grandes grupos se autoorganizem e cada participante contribua.

As regras da OST

Um OST precisa de alguns limites para funcionar. Há cinco princípios e apenas uma lei. Os princípios são:

  • Quem participa são as pessoas certas. Trabalhe com quem quer que venha à sua sessão, sejam cinco pessoas ou 50. Eles se importam e serão engajados.

  • Sempre que começar, é a hora certa. A criatividade não se importa com o relógio. Dê ao grupo tempo para se acomodar.

  • Onde você está é o lugar certo. Você pode ter planejado participar de uma sessão, mas já está envolvido em uma conversa interessante. Hospede-se onde estiver.

  • Quando acabou, acabou. Se a conversa ou sessão tiver chegado a uma conclusão natural antes do programado, agradeça ao grupo e encerre.

  • O que quer que aconteça é a única coisa que poderia ter acontecido. Confie no processo e veja para onde as coisas vão. Aproveite ao máximo o que aconteceu e aceite que as coisas nem sempre saem de acordo com o planejado. 

A lei dos dois pés é simples: se você acha que não está aprendendo ou contribuindo com nada, use os dois pés para ir a outro lugar.

A lei de dois pés dá a todos a agência para fazer a diferença. Durante o dia de trabalho, passamos por reuniões chatas e sentimos que não temos escolha, não em um OST.

Sentado em um círculo

O formato de um OST é sempre divertido. Começamos e terminamos o dia com um círculo. Parece normal, até que você perceba que colocar 180 pessoas em roda é um tipo diferente de reunião. A primeira pergunta é sempre: "Onde está a tela?" Não há um. Seguido por: "Você pode me enviar a agenda?" Também não há um deles.

O círculo de abertura prepara o dia. E o círculo de fechamento nos dá tempo para refletir. A maior parte do dia é passada em sessões, geralmente uma multidão de pessoas em torno de um quadro branco debatendo educadamente um tópico. As sessões têm 30 minutos cada, e há de 3 a 5 pistas paralelas em execução. Há muitas opções. Tópicos são muitas vezes perguntas, como: "Como testamos agentes de IA?"

A atmosfera

Do ponto de vista de um líder, há risco. Você tira todo mundo do local por um dia, gasta muito dinheiro no processo e quer um retorno sobre seu investimento. Isso é compreensível. Para os participantes, pode haver a ideia de que há uma agenda oculta, e estamos fingindo que é espontânea.  Não estamos fingindo. É claro que uma preparação cuidadosa é necessária para garantir uma sensação de espontaneidade. 

Quando alguém diz: “Não há agenda, tudo bem”, os líderes ficam nervosos. Isso é compreensível.

A energia de cada OST é a mesma. Curiosidade, nervosismo pela falta de telas, entusiasmo no quebra-gelo, interesse genuíno nos tópicos levantados, expectativa para participar da discussão e surpresa no final do dia, quando tudo funciona. Reflexões perspicazes surgirão depois — prova de que uma OST é  uma experiência transformadora.

A chave é aprender e autenticidade. A aprendizagem requer um espaço seguro para consulta. As pessoas precisam fazer perguntas. E eles precisam de um espaço para compartilhar ideias malucas e se conhecerem.

Em muitas reuniões de trabalho, há política e pressão para concordar. Perguntas irritantes não respondem: "Vamos colocar isso no estacionamento." Talvez um espaço aberto seja o estacionamento. E o estacionamento é tão importante quanto o edifício principal (os tópicos a serem discutidos). Você precisa de ambos.

Uma sensação de segurança

Espaços abertos funcionam porque criam um ambiente de segurança psicológica. Parece fácil, mas não é. É importante dar continuidade às ideias sugeridas no espaço aberto. Conversar sem ação não ajuda ninguém. 

A importância do acompanhamento

Adotamos uma abordagem diferente este ano. Tivemos mais de 30 sessões em espaço aberto, e um tomador de notas ou redator acompanhou cada sessão. Eles escreveram pontos interessantes em uma página A3 durante a sessão. Normalmente, criamos uma parede de humor no final do dia para refletir sobre nossos pensamentos. Desta vez, tiramos cerca de 60 fotos de notas, as alimentamos em Gemini e as convertemos em Markdown. Em seguida, fundimos e carregamos no NotebookLM. Como você pode imaginar, ele percebeu sentimentos, conclusões, temas, ações e percepções em questão de minutos.

Gaste tempo com sabedoria

O Remote First tem muitas vantagens, mas é difícil realizar um grande workshop em uma chamada de vídeo. Não impossível, mas difícil. Descobrimos que o tempo em pessoa juntos cria entusiasmo, segurança, vínculos e planos que não teriam acontecido em uma chamada de vídeo.

Dez anos atrás, levaria uma semana para sintetizar todas as descobertas de um evento em espaço aberto. Hoje em dia, leva algumas horas. Como será no futuro? Uma coisa é certa: a energia e a vibração de um OST , combinadas com o poder de conectar pessoas, continuarão a ser valiosas.