Folha de pagamento nos Estados Unidos.

Expandir seus negócios para os Estados Unidos exige contratar talentos locais e estabelecer um sistema de folha de pagamento compatível que atenda a todas as obrigações legais. Navegar pela estrutura tributária multicamadas do país é um primeiro passo crítico para qualquer empresa que planeja operar nesse novo mercado.

Regulamentos fiscais e de folha de pagamento dos EUA

A folha de pagamento nos EUA é regida por leis federais, estaduais e, às vezes, locais, criando um cenário de conformidade complexo. Os empregadores devem se manter informados para se adaptar às leis em constante mudança e garantir operações perfeitas. Os empregadores são responsáveis por calcular, reter e remeter corretamente todos os impostos exigidos dos salários dos funcionários.

• Imposto de renda federal: Os EUA usam um sistema tributário progressivo com sete faixas de imposto de renda federal. Até 2025, essas taxas variam de 10% a 37%. Os empregadores determinam o valor de retenção correto para cada funcionário com base nas informações fornecidas em seu Formulário W-4. Esses colchetes são ajustados anualmente pela Receita Federal (IRS) para inflação.

• Imposto de renda estadual e local: Além do imposto federal, a maioria dos estados e alguns municípios cobram seus próprios impostos de renda. Isso varia significativamente, com alguns estados usando colchetes progressivos, alguns com uma taxa fixa e alguns sem imposto de renda estadual.

Ciclos de folha de pagamento nos EUA

Nos Estados Unidos, os períodos de pagamento podem ser semanais, quinzenais, quinzenais ou mensais. O ciclo de pagamento escolhido afeta seus custos, planejamento de recursos e conformidade.

Ciclos semanais são comuns para trabalhadores horistas porque simplificam os cálculos de horas extras. Em contraste, os ciclos mensais são frequentemente usados para funções assalariadas porque facilitam o rastreamento dos ganhos. Escolher o ciclo de pagamento certo ajuda você a gerenciar a folha de pagamento com eficiência e manter as equipes satisfeitas.

Principais contribuições da folha de pagamento nos EUA

Além do imposto de renda, os empregadores devem gerenciar várias outras contribuições obrigatórias.

• Impostos da FICA: O imposto da Lei Federal de Contribuições de Seguro (FICA) é uma dedução obrigatória da folha de pagamento composta por duas partes:

• • Previdência social: A partir de 2025, a alíquota tributária é de 6.2% tanto para o empregador quanto para o funcionário, aplicada aos salários até o limite anual de US$ 177,300.

• • Medicare: A alíquota de imposto é de 1.45% tanto para o empregador quanto para o funcionário, sem limite salarial. Funcionários de alto rendimento também estão sujeitos a um imposto adicional de 0.9% do Medicare, que os empregadores devem reter, mas não correspondem.

• Impostos de desemprego:

• • FUTA (Federal Unemployment Tax Act): A alíquota de imposto padrão da FUTA é de 6.0% sobre os primeiros US$ 7,000 do salário anual de cada funcionário. No entanto, os empregadores que pagam seus impostos estaduais sobre desemprego no prazo normalmente recebem um crédito de até 5.4%, resultando em uma taxa federal efetiva de 0.6%.

• • SUTA (State Unemployment Insurance): Cada estado gerencia seu próprio programa de seguro-desemprego com taxas de imposto e bases salariais exclusivas. As taxas são atribuídas a novos empregadores e posteriormente ajustadas com base em seu histórico de emprego.

Navegar pelos impostos da folha de pagamento nos estados dos EUA

Gerenciar impostos sobre folha de pagamento em diferentes estados dos EUA é complexo. Cada estado tem suas próprias regras para retenção, registro e envio de impostos trabalhistas, incluindo imposto de renda estadual e imposto de desemprego estadual (State Unemployment Tax Act, SUTA).

Um Employer of Record (EOR) oferece uma solução abrangente. Como empregador legal, um Employer of Record lida com todos os registros, cálculos e registros fiscais específicos do estado em seu nome. Isso elimina os riscos de conformidade e a carga administrativa, permitindo que você contrate talentos em qualquer lugar nos EUA.

Opções de folha de pagamento nos EUA para empresas

As empresas têm várias opções ao configurar a folha de pagamento dos EUA:

• Folha de pagamento interna: isso  envolveestabelecer uma subsidiária dos EUA  e contratar funcionários para gerenciar a folha de pagamento. Essa abordagem oferece o máximo controle, mas exige recursos significativos e conhecimento profundo de regulamentos federais e estaduais complexos e em constante mudança.

• Empresa de processamento de folha de pagamento dos EUA: Um fornecedor local pode lidar com cálculos e pagamentos de folha de pagamento. No entanto, a responsabilidade legal pela conformidade, incluindo declarações fiscais e remessas, permanece com a empresa contratante.

• G-P (Empregador de registro): G-P é o empregador de registro número 1, ajudando você a financiar a folha de pagamento em mais de 130 moedas. Obtenha folha de pagamento pontual e livre de erros com opções de pagamento flexíveis e adicione facilmente bônus, comissões e exceções com apenas alguns cliques.

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Como configurar a folha de pagamento nos EUA

O processo tradicional de criação de uma folha de pagamento nos EUA exige várias etapas principais:

1. Obtenha um número de identificação do empregador (EIN) federal do IRS.

2. Registre-se com as agências fiscais e de força de trabalho estaduais apropriadas.

3. Colete um Formulário W-4 de cada funcionário para determinar a retenção de imposto de renda federal e um Formulário I-9 para verificar a elegibilidade do emprego.

4. Estabelecer um cronograma de folha de pagamento (por exemplo, semanal, quinzenal, quinzenal) de acordo com as leis estaduais.

5. Configure um sistema para calcular com precisão as retenções e processar pagamentos.

6. Remeter os impostos retidos às autoridades federais e estaduais até seus respectivos prazos, muitas vezes usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS) para impostos federais.

7. Arquivar relatórios regulares, como o Formulário 941 trimestral e o Formulário 940 anual, junto ao IRS e agências estaduais.

Requisitos finais de contracheque e contracheque

As leis trabalhistas dos EUA também ditam regras específicas de folha de pagamento para rescisão e transparência de pagamento. As leis estaduais, não federais, determinam o prazo para a emissão do contracheque final de um funcionário, que pode variar do último dia de trabalho até o próximo dia de pagamento programado. Além disso, embora a lei federal exija que os empregadores mantenham registros de pagamento precisos, as leis estaduais normalmente exigem o fornecimento de contracheques regulares (boletos de pagamento) aos funcionários. Isso geralmente deve incluir detalhes como pagamento bruto, todas as deduções discriminadas, pagamento líquido e período de pagamento.

Como a gestão da folha de pagamento influencia a confiança dos funcionários

A gestão eficaz da folha de pagamento é fundamental para construir a confiança dos funcionários e garantir a continuidade dos negócios. Pagar sua equipe com precisão e pontualidade gera confiança e satisfação.

A comunicação clara sobre deduções de impostos, previdência social e benefícios também melhora a transparência. Quando os membros da equipe entendem seus contracheques, isso constrói confiança e aumenta a fidelidade. A parceria com um Employer of Record como o G-P é uma das maneiras mais eficazes de garantir a excelência da folha de pagamento e construir confiança, reduzindo a carga administrativa das equipes de RH.

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