Contratação e Recrutamento em​​ ​ Estados Unidos.​​ ​

Um dos aspectos mais desafiadores da expansão das operações para os Estados Unidos é encontrar e contratar os funcionários certos, ao mesmo tempo que se navega por uma complexa rede de leis federais, estaduais e locais. Contratar funcionários nos EUA envolve compreender as principais regulamentações trabalhistas para garantir uma integração bem-sucedida dos trabalhadores. O processo de contratação exige conhecimento das leis trabalhistas, dos benefícios oferecidos aos funcionários e das normas de conformidade para contratação de novos colaboradores.​​ ​

Leis de recrutamento e antidiscriminação nos EUA​​ ​

O recrutamento nos EUA exige o cumprimento das leis federais e estaduais para evitar complicações legais. Isso inclui saber como o Departamento do Trabalho regulamenta as práticas de recrutamento e contratação. O princípio fundamental da contratação justa nos EUA é a igualdade de oportunidades de emprego. A Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) é a principal agência federal responsável pela aplicação das leis que tornam ilegal a discriminação contra um funcionário, candidato a emprego ou contratado independente. A lei federal proíbe a discriminação com base em:​​ ​

• Raça​​ ​

• cor​​ ​

• Religião​​ ​

• Sexo (incluindo gravidez, parto, orientação sexual e identidade de gênero)​​ ​

• Origem nacional​​ ​

• Idade (40 ou mais)​​ ​

• Deficiência​​ ​

• Informações genéticas​​ ​

Muitos estados e cidades oferecem proteções adicionais, proibindo a discriminação com base em fatores como estado civil ou filiação política. Para evitar alegações de discriminação, os empregadores devem garantir que as descrições de cargos sejam neutras e evitar perguntas em entrevistas sobre características protegidas. Além disso, as empresas devem garantir que suas práticas de contratação permaneçam em conformidade com a Lei de Imigração e Nacionalidade (INA).​​ ​

Ao expandir para novas regiões, a GP Gia oferece orientação especializada e imediata sobre conformidade, avaliação de riscos e descrição das leis trabalhistas, economizando tempo valioso para que você se concentre na contratação dos talentos certos. A Gia também oferece verificações de conformidade em tempo real e em múltiplas jurisdições para contratos de trabalho — chega de esperar dias por assessoria jurídica ou acumular horas faturáveis caras.​​ ​

Recrutamento nos EUA​​ ​

Para atrair uma força de trabalho global, as empresas devem implementar planos de recrutamento que enfatizem a diversidade cultural e estejam em conformidade com as leis trabalhistas internacionais. Plataformas digitais como o LinkedIn podem expandir o leque de talentos, dando acesso a uma força de trabalho global. Compreender as complexidades das leis trabalhistas, impostos e regulamentações globais é crucial para desenvolver estratégias de recrutamento inclusivas, posicionando assim as empresas como empregadoras atraentes para talentos internacionais.​​ ​

Verificação de antecedentes e triagem pré-emprego​​ ​

Os empregadores que realizam verificações de antecedentes devem cumprir a Lei Federal de Relatórios de Crédito Justos (FCRA) e gerenciar a segurança das informações pessoais. Esta lei regulamenta como os empregadores podem obter e usar relatórios de consumidores, incluindo antecedentes criminais e relatórios de crédito. Os empregadores devem obter a autorização por escrito do candidato antes de realizar uma verificação de antecedentes.​​ ​

É crucial estar ciente das leis estaduais e locais que podem impor regras mais rigorosas. Por exemplo, diversas jurisdições promulgaram leis que proíbem a inclusão de informações sobre antecedentes criminais em formulários de emprego, limitando as situações em que um empregador pode questionar um candidato sobre seus antecedentes criminais. Da mesma forma, muitos estados e cidades aprovaram leis que proíbem os empregadores de perguntar aos candidatos sobre seu histórico salarial.​​ ​

Como contratar funcionários: Contrato de trabalho por prazo indeterminado e cartas de oferta​​ ​

Os Estados Unidos operam principalmente sob o princípio do emprego "à vontade". Isso significa que, na ausência de um contrato específico que estipule o contrário, tanto o empregador quanto o empregado podem rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento, por qualquer motivo legal, sem aviso prévio. Montana é o único estado que não adota o sistema de emprego totalmente "à vontade". Em vez disso, Montana utiliza um padrão de justa causa para funcionários do setor privado após o período probatório.​​ ​

Embora contratos de trabalho formais e com prazo determinado sejam incomuns, fornecer uma carta de oferta por escrito é uma prática recomendada padrão. Uma carta de oferta completa ajuda a evitar futuros mal-entendidos e deve ser assinada pelo novo funcionário. Os principais termos a incluir são:​​ ​

• Título do cargo, atribuições e estrutura hierárquica​​ ​

• Data de início​​ ​

• Remuneração e tabela de pagamento​​ ​

• Declaração de emprego por prazo indeterminado​​ ​

• Condições, como a conclusão bem-sucedida de uma verificação de antecedentes.​​ ​

• Visão geral dos benefícios e dos critérios de elegibilidade.​​ ​

• Requisitos de confidencialidade e quaisquer cláusulas restritivas (sujeitas à legislação estadual)​​ ​

Entendendo os benefícios oferecidos aos funcionários nos EUA​​ ​

Compreender os benefícios oferecidos aos funcionários nos EUA é importante para empresas que desejam contratar e reter profissionais qualificados nos Estados Unidos. Oferecer um pacote robusto de benefícios, incluindo seguro saúde, planos de aposentadoria e férias remuneradas, pode melhorar significativamente a retenção de funcionários. Garantir a conformidade com as exigências federais, como as contribuições para a Previdência Social e as normas tributárias, é fundamental para estruturar corretamente os benefícios dos funcionários. Ao atender a esses requisitos, as empresas garantem estabilidade organizacional e satisfação entre seus funcionários.​​ ​

Principais considerações sobre legislação trabalhista​​ ​

Embora as leis trabalhistas variem significativamente de estado para estado, todas as empresas devem cumprir as normas federais:​​ ​

• • Classificação de empregado ou trabalhador autônomo: Antes de aplicar regras trabalhistas como salário e jornada de trabalho, impostos sobre a folha de pagamento, benefícios ou outras normas de emprego, os empregadores devem determinar se um trabalhador é um empregado ou um trabalhador autônomo de acordo com a legislação aplicável. A relação de trabalho real importa mais do que o título usado em um contrato, o rótulo escolhido pelas partes ou a classificação preferida do trabalhador.​​ ​
  • Leis trabalhistas relativas a salários e horas de trabalho: Os empregadores devem estar atentos às regulamentações salariais federais e estaduais. O salário mínimo federal é de USD 7.25 por hora para funcionários não isentos. No entanto, a maioria dos estados, e muitas cidades, têm salários mínimos mais elevados. O limite salarial federal para a maioria das isenções executivas, administrativas e profissionais é de USD 35,568 por ano. Os funcionários não isentos têm direito a pelo menos 1.5 vezes a sua taxa normal pelas horas trabalhadas acima de 40 por semana. Alguns estados exigem horas extras adicionais.​​ ​ 
  • Verificação de elegibilidade de emprego: O formulário I-9 é obrigatório para todos os novos contratados que trabalham nos Estados Unidos. O funcionário deve preencher a 'Seção 1 ' após aceitar a oferta de emprego e o mais tardar no seu primeiro dia de trabalho. O empregador deve preencher a 'Seção 2 ' dentro de três dias úteis a partir da data de início do funcionário. Você deve examinar os documentos aceitáveis, registrar as informações no Formulário I-9 e manter o formulário preenchido durante todo o emprego e até três anos após a contratação ou um ano após o término do emprego (o que ocorrer por último).​​ ​
  • Declaração e retenção de impostos federais sobre a folha de pagamento:​​ ​
    • Formulário W-4: Os empregadores também devem concluir a retenção e o relatório obrigatórios do imposto federal sobre a folha de pagamento , incluindo a coleta do Formulário W-4, a retenção do imposto de renda federal e do FICA, o depósito desses impostos no prazo e o envio das declarações de imposto sobre a folha de pagamento aplicáveis.​​ ​ 
    • Retenções de imposto de renda federal: Os empregadores são obrigados a reter o imposto de renda federal e a parte do empregado referente às contribuições para a Previdência Social e o Medicare dos salários, além de pagar a parte do empregador referente a essas contribuições. A maioria dos empregadores também deve pagar o imposto da Lei Federal de Imposto sobre o Desemprego (FUTA). As responsabilidades da folha de pagamento nos EUA incluem depósitos de impostos federais, declarações trimestrais do Formulário 941 , relatórios anuais do Formulário 940 , entrega do Formulário W-2 e declarações estaduais aplicáveis. Os prazos de depósito variam.​​ ​
  • Número de Identificação do Empregador (EIN): Antes que o primeiro funcionário comece a trabalhar, os empregadores devem obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) junto ao IRS (Receita Federal dos EUA) e estabelecer um processo de imposto federal sobre a folha de pagamento. O EIN identifica a empresa nas declarações de impostos sobre a folha de pagamento e em outros documentos. Os empregadores também devem se cadastrar para o pagamento eletrônico de impostos federais e coletar​​ ​
  • Registro estadual e retenções de impostos: Antes de contratar um novo funcionário, os empregadores geralmente precisam se registrar no estado para fins de retenção de impostos na folha de pagamento e contas de seguro-desemprego estadual. Os requisitos dependem de onde o funcionário realiza o trabalho, e não apenas de onde a empresa está registrada. Os empregadores também devem confirmar a cobertura do seguro de acidentes de trabalho, os relatórios de novas contratações e quaisquer registros ou notificações locais exigidos pelo estado, condado ou cidade.​​ ​

Integração de novos funcionários nos EUA​​ ​

Um processo de integração estruturado é essencial para preparar os novos funcionários para o sucesso. Além de apresentar a cultura da empresa e as responsabilidades do cargo, um processo de integração em conformidade com a lei deve incluir o preenchimento da documentação obrigatória para novos funcionários. No primeiro dia de trabalho, os funcionários devem preencher documentos essenciais, incluindo:​​ ​

• Forma I-9 (como mencionado acima)​​ ​

• Formulário W-4 (Certificado de Retenção na Fonte do Empregado) para fins de imposto federal​​ ​

• Quaisquer formulários de retenção de impostos estaduais exigidos​​ ​

• Formulários de inscrição em benefícios e confirmações de apólices​​ ​

Fornecer um cronograma claro para a primeira semana ajuda a criar uma experiência envolvente e positiva, integrando o novo membro da equipe de forma eficiente.​​ ​

Simplificando a contratação com soluções de empregador registrado (EOR).​​ ​

A abordagem de Empregador Registrado (EOR, na sigla em inglês) nos Estados Unidos facilita o processo de contratação para empresas que buscam expandir globalmente ou gerenciar equipes remotas. Um Empregador de Registro (EOR) gerencia tarefas críticas relacionadas ao emprego, como folha de pagamento e conformidade com as leis trabalhistas locais, garantindo que as empresas atendam aos requisitos fiscais e trabalhistas. O modelo EOR é especialmente vantajoso para empresas que contratam em novos mercados internacionais sem o custo de estabelecer uma entidade local.​​ ​

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Perguntas frequentes​​ ​