Um dos aspectos mais desafiadores da expansão das operações para os Estados Unidos é encontrar e contratar os funcionários certos, ao mesmo tempo que se navega por uma complexa rede de leis federais, estaduais e locais. Contratar funcionários nos EUA envolve compreender as principais regulamentações trabalhistas para garantir uma integração bem-sucedida dos trabalhadores. O processo de contratação exige conhecimento das leis trabalhistas, dos benefícios oferecidos aos funcionários e das normas de conformidade para contratação de novos colaboradores.​​ 

Leis de recrutamento e antidiscriminação nos EUA​​ 

O recrutamento nos EUA exige o cumprimento das leis federais e estaduais para evitar complicações legais. Isso inclui saber como o Departamento do Trabalho regulamenta as práticas de recrutamento e contratação. O princípio fundamental da contratação justa nos EUA é a igualdade de oportunidades de emprego. A Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) é a principal agência federal responsável pela aplicação das leis que tornam ilegal a discriminação contra um funcionário, candidato a emprego ou contratado independente. A lei federal proíbe a discriminação com base em:​​ 

Muitos estados e cidades oferecem proteções adicionais, proibindo a discriminação com base em fatores como estado civil ou filiação política. Para evitar alegações de discriminação, os empregadores devem garantir que as descrições de cargos sejam neutras e evitar perguntas em entrevistas sobre características protegidas. Além disso, as empresas devem garantir que suas práticas de contratação permaneçam em conformidade com a Lei de Imigração e Nacionalidade (INA).​​ 

Ao expandir para novas regiões, a GP Gia oferece orientação especializada e imediata sobre conformidade, avaliação de riscos e descrição das leis trabalhistas, economizando tempo valioso para que você se concentre na contratação dos talentos certos. A Gia também oferece verificações de conformidade em tempo real e em múltiplas jurisdições para contratos de trabalho — chega de esperar dias por assessoria jurídica ou acumular horas faturáveis caras.​​ 

Recrutamento nos EUA​​ 

Para atrair uma força de trabalho global, as empresas devem implementar planos de recrutamento que enfatizem a diversidade cultural e estejam em conformidade com as leis trabalhistas internacionais. Plataformas digitais como o LinkedIn podem expandir o leque de talentos, dando acesso a uma força de trabalho global. Compreender as complexidades das leis trabalhistas, impostos e regulamentações globais é crucial para desenvolver estratégias de recrutamento inclusivas, posicionando assim as empresas como empregadoras atraentes para talentos internacionais.​​ 

Verificação de antecedentes e triagem pré-emprego​​ 

Os empregadores que realizam verificações de antecedentes devem cumprir a Lei Federal de Relatórios de Crédito Justos (FCRA) e gerenciar a segurança das informações pessoais. Esta lei regulamenta como os empregadores podem obter e usar relatórios de consumidores, incluindo antecedentes criminais e relatórios de crédito. Os empregadores devem obter a autorização por escrito do candidato antes de realizar uma verificação de antecedentes.​​ 

É crucial estar ciente das leis estaduais e locais que podem impor regras mais rigorosas. Por exemplo, diversas jurisdições promulgaram leis que proíbem a inclusão de informações sobre antecedentes criminais em formulários de emprego, limitando as situações em que um empregador pode questionar um candidato sobre seus antecedentes criminais. Da mesma forma, muitos estados e cidades aprovaram leis que proíbem os empregadores de perguntar aos candidatos sobre seu histórico salarial.​​ 

Como contratar funcionários: Contrato de trabalho por prazo indeterminado e cartas de oferta​​ 

Os Estados Unidos operam principalmente sob o princípio do emprego "à vontade". Isso significa que, na ausência de um contrato específico que estipule o contrário, tanto o empregador quanto o empregado podem rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento, por qualquer motivo legal, sem aviso prévio. Montana é o único estado que não adota o regime de emprego totalmente "at-will" (por vontade própria), tornando essencial a compreensão das leis trabalhistas específicas do estado.​​ 

Embora contratos de trabalho formais e com prazo determinado sejam incomuns, fornecer uma carta de oferta por escrito é uma prática recomendada padrão. Uma carta de oferta completa ajuda a evitar futuros mal-entendidos e deve ser assinada pelo novo funcionário. Os principais termos a incluir são:​​ 

Entendendo os benefícios oferecidos aos funcionários nos EUA​​ 

Compreender os benefícios oferecidos aos funcionários nos EUA é importante para empresas que desejam contratar e reter profissionais qualificados nos Estados Unidos. Oferecer um pacote robusto de benefícios, incluindo seguro saúde, planos de aposentadoria e férias remuneradas, pode melhorar significativamente a retenção de funcionários. Garantir a conformidade com as exigências federais, como as contribuições para a Previdência Social e as normas tributárias, é fundamental para estruturar corretamente os benefícios dos funcionários. Ao atender a esses requisitos, as empresas garantem estabilidade organizacional e satisfação entre seus funcionários.​​ 

Principais considerações sobre legislação trabalhista​​ 

Embora as leis trabalhistas variem significativamente de estado para estado, todas as empresas devem cumprir as normas federais:​​ 

    • Classificação de empregado ou trabalhador autônomo: Antes de aplicar regras trabalhistas como salário e jornada de trabalho, impostos sobre a folha de pagamento, benefícios ou outras normas de emprego, os empregadores devem determinar se um trabalhador é um empregado ou um trabalhador autônomo de acordo com a legislação aplicável. A relação de trabalho real importa mais do que o título usado em um contrato, o rótulo escolhido pelas partes ou a classificação preferida do trabalhador.​​ 
    • Leis de salário e jornada de trabalho: O salário mínimo federal é de USD 7.25 por hora para funcionários não isentos. No entanto, a maioria dos estados, e muitas cidades, têm salários mínimos mais elevados. O limite salarial federal para a maioria dos funcionários isentos (assalariados) é de USD 35,568 por ano. Os funcionários não isentos geralmente têm direito a pagamento de horas extras pelas horas trabalhadas além de 40 em uma semana de trabalho. Os empregadores devem estar atentos às regulamentações salariais federais e estaduais.​​  
    • Verificação de elegibilidade de emprego: O formulário I-9 é obrigatório para todos os novos contratados que trabalham nos Estados Unidos. O funcionário deve preencher a Seção 1 o mais tardar no primeiro dia de trabalho, enquanto o empregador deve preencher a Seção 2 dentro de três dias úteis da data de início do funcionário. Os empregadores devem examinar os documentos aceitáveis, registrar as informações no Formulário I-9 e manter o formulário preenchido por três anos após a data de contratação do funcionário ou um ano após o término do emprego, o que for mais longo.​​ 
    • Declaração e retenção de impostos federais sobre a folha de pagamento:​​ 
    • Retenções do imposto de renda federal: Os empregadores são obrigados a reter o imposto de renda federal e a parte do empregado referente às contribuições para a Previdência Social e o Medicare dos salários, além de pagar a parte do empregador referente a essas contribuições. A maioria dos empregadores também deve pagar o imposto da Lei Federal de Imposto sobre o Desemprego (FUTA). As responsabilidades da folha de pagamento nos EUA geralmente incluem depósitos pontuais de impostos federais, declarações trimestrais do Formulário 941 , relatórios anuais do Formulário 940 , entrega do Formulário W-2 aos funcionários e declarações de folha de pagamento estaduais aplicáveis.​​ 
    • Número de Identificação do Empregador (EIN): Antes que o primeiro funcionário comece a trabalhar, os empregadores devem obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) junto ao IRS (Receita Federal dos EUA) e estabelecer um processo de imposto federal sobre a folha de pagamento. O EIN identifica a empresa nas declarações de impostos sobre a folha de pagamento e em outros documentos. Os empregadores também devem se cadastrar para o pagamento eletrônico de impostos federais e coletar​​ 
    • Registro estadual e retenções de impostos: Antes de contratar um novo funcionário, os empregadores geralmente precisam se registrar no estado para fins de retenção de impostos na folha de pagamento e contas de seguro-desemprego estadual. Os requisitos dependem de onde o funcionário realiza o trabalho, e não apenas de onde a empresa está registrada. Os empregadores também devem confirmar a cobertura do seguro de acidentes de trabalho, os relatórios de novas contratações e quaisquer registros ou notificações locais exigidos pelo estado, condado ou cidade.​​ 

Integração de novos funcionários nos EUA​​ 

Um processo de integração estruturado é essencial para preparar os novos funcionários para o sucesso. Além de apresentar a cultura da empresa e as responsabilidades do cargo, um processo de integração em conformidade com a lei deve incluir o preenchimento da documentação obrigatória para novos funcionários. No primeiro dia de trabalho, os funcionários devem preencher documentos essenciais, incluindo:​​ 

Fornecer um cronograma claro para a primeira semana ajuda a criar uma experiência envolvente e positiva, integrando o novo membro da equipe de forma eficiente.​​ 

Simplificando a contratação com soluções de empregador registrado (EOR).​​ 

A abordagem de Empregador Registrado (EOR, na sigla em inglês) nos Estados Unidos facilita o processo de contratação para empresas que buscam expandir globalmente ou gerenciar equipes remotas. Um Empregador de Registro (EOR) gerencia tarefas críticas relacionadas ao emprego, como folha de pagamento e conformidade com as leis trabalhistas locais, garantindo que as empresas atendam aos requisitos fiscais e trabalhistas. O modelo EOR é especialmente vantajoso para empresas que contratam em novos mercados internacionais sem o custo de estabelecer uma entidade local.​​ 

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Perguntas frequentes​​ 

Quando devem ser preenchidas as Seções 1 e 2 do Formulário I-9?​​ 

Os funcionários apoiados devem preencher o Formulário I-9 Seção 1 o mais tardar no primeiro dia de trabalho remunerado, após aceitar a oferta de emprego. Os empregadores devem preencher a Seção 2 dentro de três dias úteis após o primeiro dia. Se o emprego durar menos de três dias úteis, preencha a Seção 2 até o primeiro dia.​​ 

Por que os novos funcionários preenchem o Formulário W-4 e como ele é usado?​​ 

Os novos funcionários preenchem o formulário W-4 para que os empregadores dos EUA possam calcular a retenção do imposto de renda federal sobre os salários. O departamento de folha de pagamento processa o status de arquivamento e os ajustes, juntamente com as tabelas de retenção na fonte. Sem um formulário W-4 válido, os empregadores retêm impostos na taxa de solteiro ou casado declarando separadamente, sem ajustes.​​ 

O que é o relatório de novas contratações e todos os estados o exigem?​​ 

A obrigatoriedade de informar novos funcionários exige que os empregadores registrem os talentos recém-contratados e recontratados em diretórios estaduais para fins de fiscalização de pensão alimentícia e prevenção de fraudes. A lei federal abrange todos os empregadores dos EUA com um prazo base de 20 dias a partir da contratação. Os estados podem exigir relatórios mais rápidos ou exigir dados adicionais sobre talentos e empregadores.​​ 

Por quanto tempo os empregadores devem manter os registros do Formulário I-9 preenchidos?​​ 

Nos Estados Unidos, os empregadores devem guardar cada Formulário I-9 por três anos após a contratação ou um ano após o término do emprego, o que ocorrer por último, mantendo os registros prontos para inspeção.​​ 

Como se cadastrar como empregador junto ao IRS antes de contratar um funcionário?​​ 

Antes de processar a folha de pagamento nos EUA, obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN) junto ao IRS (Receita Federal dos EUA) para identificar a empresa para fins de recolhimento de impostos, declarações e relatórios salariais. Os candidatos estrangeiros devem se inscrever usando o formulário SS-4 em vez do portal online. Utilize o mesmo EIN (Número de Identificação do Empregador) de forma consistente em todos os depósitos e declarações de folha de pagamento.​​ 

Como você decide se um trabalhador é um empregado ou um contratado?​​ 

A classificação do trabalhador depende de uma análise dos fatos e circunstâncias, e não de rótulos contratuais. Avalie os fatores de controle comportamental, controle financeiro e relacionamento do IRS — incluindo instruções, treinamento, investimento, lucro ou prejuízo, benefícios e permanência. Aplique o teste de realidade econômica da FLSA e as diretrizes estaduais. A classificação incorreta acarreta impostos atrasados, salários não pagos, multas e pedidos de benefícios. O mecanismo de classificação incorreta de contratados da GP automatiza as revisões do status do trabalhador para evitar essas multas regulatórias.​​ 

Quais são os impostos e declarações trabalhistas aplicáveis à contratação de talentos dos EUA?​​ 

Nos Estados Unidos, os empregadores retêm o imposto de renda federal e a parte do empregado referente ao FICA (Imposto sobre a Folha de Pagamento), ao mesmo tempo que pagam a parte do empregador referente à Previdência Social e ao Medicare. Os empregadores pagam o FUTA, fazem depósitos de impostos federais e declaram os impostos sobre o emprego trimestralmente no Formulário 941 e anualmente no Formulário 940. No final do ano, emita os formulários W-2 para os talentos e arquive os formulários W-2 e W-3 junto à SSA. Podem também ser aplicáveis retenções estaduais e locais, impostos sobre o desemprego e contribuições para licenças remuneradas.​​ 

Quais registros estaduais são necessários antes de contratar talentos dos EUA?​​ 

O local de trabalho determina o registro de empregadores em cada estado, incluindo locais de trabalho remotos, e não apenas o estado de incorporação. Antes do início da folha de pagamento, as empresas precisam de autorização para operar naquele estado, registro de retenção de imposto de renda, contas de seguro-desemprego e cobertura de seguro contra acidentes de trabalho. Alguns estados também exigem licença familiar remunerada, seguro por invalidez ou contas locais de impostos sobre a folha de pagamento.​​ 

Uma empresa estrangeira pode contratar um membro de equipe baseado nos EUA sem ter uma entidade nos EUA?​​ 

Sim. Uma empresa estrangeira pode empregar diretamente um trabalhador residente nos EUA sem constituir uma subsidiária nos EUA, desde que preencha os registros federais e estaduais necessários e cumpra as obrigações relativas à folha de pagamento, retenção de impostos, Formulário I-9 e salários. Como a contratação de talentos baseados nos EUA pode gerar riscos relacionados ao estabelecimento permanente de empresas, muitas organizações optam por contratar GP EOR para obter talentos rapidamente, sem a necessidade de criar entidades locais.​​ 

O que uma oferta de emprego nos EUA deve incluir para garantir a conformidade?​​ 

Nos Estados Unidos, uma oferta de emprego deve indicar o nome do empregador, o título do cargo, as principais responsabilidades, a data de início, o local de trabalho, o horário, a remuneração, a frequência de pagamento, o status de acordo com a Lei de Normas Justas de Trabalho (FLSA), um resumo dos benefícios, as condições, o prazo de aceitação e a cláusula de emprego por prazo indeterminado. Os empregadores devem verificar as normas estaduais sobre salários, transparência salarial, igualdade de oportunidades e verificação de antecedentes. Forneça as autorizações de verificação de antecedentes de acordo com a FCRA em um documento separado, em vez de incluí-las na carta de oferta.​​