Så betalar man entreprenörer i Kina

Kina har den näst största ekonomin  globalt när det gäller bruttonationalprodukten (BNP), och mycket av den framgången kommer från landets begåvade arbetskraft. Oavsett om du expanderar ditt företag till nytt territorium eller söker kvalificerade internationella arbetare för ett kommande projekt, har du två alternativ - att säkra långtidsanställda eller anställa entreprenörer i Kina. Även om var och en kan spela en viktig roll i ditt företag finns det viktiga skillnader mellan de två du måste vara medveten om för att undvika eventuella rättsliga konsekvenser.

Den här artikeln förklarar mer om att anställa oberoende entreprenörer i Kina, inklusive hur de skiljer sig från anställda och vägledning för att betala dem.

Anställda kontra entreprenörer

Många företag finner framgång med en hybrid anställningsmodell där fast anställda är ansvariga för verksamhetens kärnverksamhet och oberoende entreprenörer slutför kortsiktiga projekt. Detta är de viktigaste skillnaderna mellan de två positionerna.

1. Anställda

Alla företag måste ha en lokal närvaro i Kina för att anställa medarbetare där, såvida de inte arbetar med en Employer of Record (EOR) för att fungera som officiell arbetsgivare utan att behöva ett kinesiskt dotterbolag. I arbetsmarknads- och socialförsäkringsministeriets  cirkulär om upprättande av anställningsförhållanden definieras ett juridiskt förhållande mellan arbetstagare och arbetsgivare som ett där:

• Både den anställande parten och den anställde är juridiskt kvalificerade att agera som sådana.
• Den anställde är föremål för företagets lagliga bestämmelser.
• Den anställde utför en viktig uppgift för det företag som betalar honom eller henne i utbyte.

Vissa provinser eller regioner kan ha ytterligare kriterier för att definiera relationen. Anställda är en del av ditt företags lönehantering och har rätt till förmåner, inklusive försäkring och betald ledighet. Eftersom de omfattas av dina regler bestämmer du deras arbetsschema, de uppgifter de ansvarar för och det belopp de får för sin lön. Uppsägning av en anställningsrelation kräver uppsägning och ofta särskild avgångsvederlag.

Att anställa medarbetare är det bästa alternativet om du letar efter proffs som du kan investera i genom pågående utbildning och bonusar för att hjälpa dem att utveckla sina färdigheter och hantera fler projekt när de växer. Tillsammans med att hantera allt juridiskt pappersarbete är ditt företag också ansvarigt för att hålla inne skatter från lönecheckar, tillhandahålla ett förmånspaket och ersätta arbetsrelaterade utgifter.

2. Entreprenörer

En oberoende entreprenör i Kina är det rätta alternativet om du behöver en kvalificerad arbetare för att uppfylla ett kortsiktigt behov för ditt företag, som ett speciellt projekt eller en tillfällig roll. Entreprenörer i Kina har inte rätt till försäkring, bostadsreserv eller betald ledighet som anställda är. Som sådan existerar entreprenören utöver företagets regler och tidsplaneringsregler - den färdiga produkten är viktigare än den metod som används för att producera den så länge entreprenören upprätthåller sitt slut på avtalet när det gäller kvalitet och färdigställandedatum.

Fördelen med att arbeta med entreprenörer är att de är mycket skickliga inom sitt kompetensområde, och du kan välja de bästa kandidaterna för projektet baserat på deras erfarenhet, portfölj och tidigare kunder. På samma sätt är entreprenören fri att driva andra kunder och branscher när du slutför ditt projekt, utan någon skyldighet för någon av parterna.

Var man kan anställa entreprenörer i Kina

Anställda är en kritisk och värdefull tillgång för företag, men att arbeta med entreprenörer kan vara nödvändigt för specifika projekt, inklusive att lokalisera ditt företag på en ny marknad och behöva hjälp med branding, marknadsföring och märkning enligt din valda regions lagar.

Så här får du entreprenörer i Kina för ditt kommande projekt eller företag övergång:

• Sök kvalificerade kandidater via online-databaser för frilansare.
• Publicera en jobbannons på en virtuell anställningstavla för entreprenörer.
• Analysera branschspecifika rekryteringsresurser.
• Kontakta lokala outsourcingföretag i din valda verksamhet.

Lagkrav för att anställa entreprenörer i Kina

Du måste underteckna ett formellt anställningsavtal med dina leverantörer på obestämd tid om de har arbetat för ditt företag i flera 10 år eller längre eller om du har undertecknat två tidsbestämda avtal. Det viktigaste att komma ihåg när du anställer och betalar entreprenörer i Kina är att du måste vidta aktiva åtgärder för att undvika felklassificering. Felklassificering är när du tar hjälp av oberoende entreprenörer men hanterar dem som anställda, vilket eliminerar skyldigheten att betala dem obligatoriska löner eller förmåner. Detta är olagligt och övervakas mycket i hela Kina.

Enligt kinesisk arbetslagstiftning kan en entreprenör felklassificeras som en de facto-anställd om:

• Ditt företag betalar individen en fast lön och tillhandahåller försäkring eller andra sociala förmåner.
• Entreprenören måste följa alla ditt företags regler och är under din kontroll.
• Entreprenören utför en viktig funktion för ditt företags kärnverksamhet.

Om ditt företag visar sig ha felklassificerat en entreprenör kommer du att stå inför juridiska avgifter och skulder. Eftersom varje stad och domstol i Kina har sina egna lokala arbetslagar, kontakta det styrande organet i din valda region för mer information om att undvika de facto felklassificering.

1. Skriftligt kontrakt

Ett av de enklaste sätten att undvika felklassificering är att ha ett skriftligt kontrakt med varje oberoende entreprenör och anställd. Kontraktet måste ange all nödvändig information om arten av ditt arbetsförhållande och ömsesidiga förväntningar, inklusive följande:

• Projektets omfattning
• En lista över förväntade uppgifter för projektet som ska anses vara fullständiga
• Projektets start- och slutdatum
• Ersättningens belopp, leveransmetod och betalningsstruktur
• Rättigheter till immateriella rättigheter (IP) som skapas under partnerskapet
• Vem ansvarar för vilka uppgifter och resurser
• Uttalanden om sekretess (non-disclosure statements, NDA)  eller konkurrensklausuler, där så är tillämpligt
• Riktlinjer för uppsägning av kontrakt för varje part

Skriftliga anställningsavtal krävs för fast anställda och rekommenderas starkt för alla entreprenörsrelationer. Till skillnad från fasta anställningsavtal gäller projektbaserade kontrakt för den aktuella uppgiften snarare än en obestämd tid. Kontraktet anses vara uppfyllt vid projektets slutförande.

2. Förmåner och försäkringar

Oberoende entreprenörer har inte rätt till försäkring, pension eller förmåner, inklusive pensionering, sjukvård, ersättning till arbetstagare, föräldraledighet och livförsäkring. Entreprenörer ansvarar för att säkra sin egen försäkring utanför ett anställningsavtal. Undvik att utöka förmånspaket till entreprenörer, vilket kan utsätta dig för risk för felklassificering.

3. Uppsägning och avgångsvederlag

Oavsett om ditt företag bestämmer sig för att ändra riktningar mitt i projektet eller om dina valda entreprenörer inte uppfyller sina avtalsförpliktelser, kan det komma en tid då du måste säga upp ett avtal. Entreprenörer arbetar projekt för projekt, så uppsägning är enklare och mer flexibel än att säga upp en fast anställd. Ditt avtal mellan arbetsgivare och entreprenör bör innehålla ett avsnitt för rimlig och viljemässig uppsägning, inklusive eventuella nödvändiga avgifter som kan uppstå som ett resultat.

Beroende på de villkor du har kommit överens om kan ditt företag vara skyldigt att betala entreprenören en del av eller hela det belopp som ska betalas. Avgångsvederlag krävs inte om inte du och entreprenören båda har samtyckt till det skriftligen. Om entreprenören skulle drabbas av en förlust på grund av att ditt företag bryter mot avtalet kan han eller hon vara berättigad till ytterligare ersättning eller vidta rättsliga åtgärder.

4. Immateriell egendom

Kinesisk lag dikterar att en person som skapar ett upphovsrättsskyddat verk är den rättmätiga ägaren av nämnda verk om inte omständigheterna är "arbete som gjorts för uthyrning" eller WFH. WFH inkluderar poster som beställts av ett företag för en anställd eller oberoende entreprenör att skapa som en del av ett etablerat skriftligt avtal mellan de två parterna. När det gäller WFH-projekt är författaren och upphovsrättsinnehavaren den betalande parten, till exempel företaget som beställde nämnda arbete. Kinas WFH-lag innehåller ytterligare bestämmelser, inklusive:

• Arbetsgivaren kan ha prioriterad användning av WFH över den anställde som den tillhör om projektet används i normal affärsverksamhet.
• Den anställde eller entreprenören som anlitats för att slutföra WFH kan inte tillåta att projektet används av en annan tredje part inom två år efter slutförandet utan att be om tillstånd från det ursprungliga betalande företaget. Om företaget kommer överens kommer de två parterna att dela licensavgiften.
• Alla konstruktions- eller produktdesignritningar, programvara, kartor eller liknande produkter som skapas av en anställd men betalas av företaget med företagets resurser är juridiskt företagets egendom.
• I de flesta fall måste arbetsgivaren och entreprenören eller arbetstagaren underteckna ett ömsesidigt avtal i det skriftliga kontraktet som beskriver upphovsrättsägandet innan ett WFH-projekt påbörjas.

WFH IP-skyddet gäller även för vissa uppfinningar att hyra. I de flesta fall kommer arbetsgivaren att behålla patentansökan för uppfinningen, men den anställde kommer att ha patentägande av själva uppfinningen.

Skattepraxis och överväganden

Företag är skyldiga att hålla inne skattebetalningar från anställdas löner för att rapportera och betala till regeringen. Oberoende entreprenörer är inte en del av din lönehantering för anställda och ansvarar för att beräkna och betala sina egna skatter i tid. Beroende på ditt ursprungsland kan ditt företag fortfarande vara ansvarigt för att beräkna och spåra alla utgifter och använda informationen när du lämnar in dina företagsskatter.

Hur lönehantering fungerar när man betalar entreprenörer i Kina

När du betalar en entreprenör i Kina kan du samtycka till betalningsvillkor som är lämpliga för er båda, som betalning per timme eller en enda betalning för att täcka projektets hela kostnad. Kinas minimilön varierar mellan provinser, och lokala myndigheter måste uppdatera beloppet regelbundet baserat på lokala levnadskostnader och ny utveckling i regionen. Den högsta minimilönen per månad är för närvarande i Shanghai på RMB元2,480. Pekings minimilön är RMB元24 per timme.

Populära betalningsstrukturer för entreprenörer inkluderar:

• Förskottsbetalning: En förskottsbetalningsplan är där företaget betalar entreprenörer för sina tjänster innan de börjar projektet. Även om detta inte ger dig någon garanti för slutproduktens kvalitet eller färdigställandetid, försäkrar det entreprenörerna att de kommer att få betalt för sin tid. I många fall kan entreprenörerna förlita sig på förskottsbetalningsavgifter för att tillhandahålla de resurser som krävs för att slutföra den uppgift du har anställt dem för.
• Efter slutförande: Att betala en entreprenör efter slutförandet är en säker metod för att säkerställa att den slutliga produkten eller tjänsten som anställs uppfyller dina standarder och alla villkor i ditt skriftliga avtal, men vissa entreprenörer kan vara tveksamma till att acceptera denna betalningsstruktur utan skriftlig försäkran om att de kommer att kompenseras för sin tid.
• Delvis insättning: Skydda din investering och entreprenörernas tid genom att betala entreprenörerna ett överenskommet insättningsbelopp innan projektet börjar. Skicka sedan in slutbetalningen efter att de är klara och deras resultat har uppfyllt dina standarder och avtalet i ditt skriftliga kontrakt.

1. Valuta och växelkurser

RMB är namnet på Kinas officiella valuta, medan den kinesiska Yuan (CNY) hänvisar till den primära enheten för RMB. Avgifter för valutaöverföring och växelkurser varierar beroende på provins, ursprungsland, betalningsmetod och finansinstitut. Exempel på aktuella konverteringsexempel är:

• CNY¥1 är lika med USD0.16
• CNY¥1 är lika med MXN$3.12
• CNY¥1 är lika med GBP£0.11
• CNY¥1 är lika med CHF₣0.14

2. Metoder för hantering av löner

Hur du betalar en oberoende entreprenör beror på dina preferenser, budget, tidslinje och ursprungsland. Vanliga alternativ för icke-anställda transaktioner är:

• Direkta insättningar: Direkta insättningar eller banköverföringar låter dig sätta in det belopp som är skyldigt direkt på entreprenörens konto via ditt finansinstitut. Även om detta är en snabb betalningsmetod gäller överföringsavgifter och växelkurser.
• Papperskontroller är det enda betalningsalternativet i många av världens regioner, men de är inte den säkraste eller snabbaste metoden som finns eftersom de kan gå vilse eller förstöras i transit. Den största fördelen med en papperskontroll är att det är lättare att stoppa betalningen på checken innan den betalas, vilket är mer utmanande att göra med en banköverföring eller postanvisning.
• Penningbeställningar: Penningbeställningar låter dig skapa dokumentation av din betalning genom en kontrollerbar, säker överföringsmetod, men det kan vara en obekväm betalningsform om du eller entreprenören inte bor i en region med enkel tillgång till en bank eller ett postkontor som kan behandla beställningen.
• Virtuella plånböcker: Virtuella plånböcker låter dig överföra pengar från ditt företags konto till en entreprenörs länkade betalkort eller bankkonto. Även om avgifter fortfarande gäller är detta en snabb, säker och globalt erkänd betalningsmetod.

Anställ begåvade medarbetare i Kina med hjälp av Globalization Partners

Att anlita en internationell entreprenör i Kina kan passa perfekt för ditt företags kommande projekt så länge du är försiktig med att undvika felklassificering. En global registrerad arbetsgivare som Globalization Partners kan hjälpa dig att navigera i lokala arbetslagar för att skilja dina entreprenörer från fast anställda och undvika kostsamma rättstvister. Globalization Partners låter dig anställa begåvade medarbetare i Kina utan att behöva ett lokalt dotterbolag. Vi hanterar allt som rör anställning, inklusive anställning, valutaväxling, löner och personalresurser och hjälper dig att följa lokala arbetslagar.

Läs mer om vår helhetslösning för anställning på en ny marknad och begär ett förslag idag.