Allteftersom ditt företag expanderar i Polen kommer du att utveckla team av dedikerade medarbetare som hjälper dig att utföra dagliga verksamhetsrutiner. Dessa team utgör ryggraden i din verksamhet och arbetar konsekvent för att hjälpa ditt företag att uppnå sina mål. Antalet polska anställda har ökat stadigt under de senaste två decennierna, från 9.9 miljoner 2003 till 13 miljoner under 2020. Egenföretagare och entreprenörer lägger till ytterligare 3 en miljon människor till arbetskraften varje år.
Om ditt företag arbetar med entreprenörer utöver anställda måste du uppfylla några viktiga ansvarsområden. Det första är att se till att du klassificerar dina entreprenörer korrekt och undersöker lagen för att avgöra vilka kriterier som kvalificerar arbetstagare som entreprenörer. När du har etablerat en relation med dina entreprenörer måste du också veta rätt sätt att betala dem, eftersom de vanliga löneprocesserna du använder för dina anställda inte kommer att gälla. Att betala dina entreprenörer korrekt hjälper till att säkerställa en harmonisk långsiktig arbetsrelation som gör att ditt nya polska team kan blomstra. Lyckligtvis är det relativt enkelt att betala en polsk entreprenör när du vet hur dessa betalningar måste fungera.
Vad är skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer?
Skillnaderna mellan att anställa en medarbetare och att arbeta med en entreprenör beror främst på löner och skatter. När ditt företag anställer medarbetare är du ansvarig för att hålla inne löneskatter och sociala avgifter från sina lönecheckar och betala arbetsgivarskatter till statliga socialförsäkringsfonder. Du ger också vanligtvis förmåner som helgdagar, pensionsplaner och betald ledighet. Å andra sidan, när du samarbetar med oberoende entreprenörer, håller du inte inne eller betalar några skatter eller sociala avgifter, eller ger några anställningsrelaterade förmåner till entreprenörer.
Dessutom gäller polska arbetslagar för anställda men gäller inte i allmänhet för entreprenörer. Entreprenörer kommer sannolikt att vara undantagna från övertids- och minimilönelagar, till exempel.
I allmänhet, men inte alltid, kan oberoende entreprenörer beordra mycket högre lön än anställda, delvis för att kompensera för det faktum att de måste betala sina egna löneskatter och gå utan arbetsgivartillhandahållen sjukförsäkring, betald ledighet, pensioner och andra förmåner.
Kriterier för klassificering av anställda jämfört med entreprenörer
Liksom i de flesta länder har Polen stränga krav som avgör om ett företag kan klassificera arbetstagare som anställda eller entreprenörer. Dessa har i allmänhet att göra med hur mycket kontroll företaget har över arbetet, till exempel vad arbetare gör och hur de gör det, liksom hur arbetare får betalt, vem som tillhandahåller leveranser och om företaget erbjuder några fördelar.
Vad innebär dessa kriterier i praktiken? I allmänhet innebär de att anställda arbetar heltid eller deltid för ett enda företag, får instruktioner och ledning från det företaget, arbetar arbetsgivardikterade timmar per vecka, är en del av arbetsgivarens lön och får de nödvändiga anställningsförmånerna. Å andra sidan arbetar oberoende entreprenörer på projekt- eller anbudsbasis, hanterar sitt eget arbete och sin egen tid, är inte en del av företagets lönehantering, betalar sina egna skatter och arbetar ofta för flera kunder på specifika projekt. Entreprenörer skickar vanligtvis fakturor för slutfört arbete istället för att ta emot lönecheckar, och de betalar sina egna skatter och sociala avgifter.
Med andra ord är entreprenörer egenföretagare, medan anställda arbetar direkt för företaget. Entreprenörer har vanligtvis en stor portfölj av kunder, och ditt företag är bara en av dem.
Dessa skillnader mellan anställda och oberoende entreprenörer finns för att förhindra företag från att utnyttja sina anställda genom att behandla dem som anställda men klassificera dem som entreprenörer för att undvika att tillhandahålla de anställdas förmåner som krävs.
Varför företag bör klassificera och betala sina entreprenörer noggrant
Om ditt företag arbetar med oberoende entreprenörer kommer du inte att ge dem förmåner och du kommer inte att betala löneskatter eller bidra till sociala program för deras räkning. De timbegränsningar som gäller för dina anställda gäller inte för dina entreprenörer, så de kan arbeta övertid utan att ha rätt till övertidsersättning. Detta arrangemang är mycket gynnsamt för många arbetsgivare, vilket förenklar deras logistik och minskar deras kostnader.
I vissa fall felklassificerar företag anställda som oberoende entreprenörer. Att felklassificera arbetare på detta sätt medför allvarliga risker. Om domstolar fastställer att de arbetstagare som klassificeras som entreprenörer är anställda kan företaget vara ansvarigt för år av återbetalningsskatt och återbetalning för övertid och betald ledighet. Dessa uppbyggda utgifter kan förstöra en driftsbudget och generera betydande juridiska och logistiska utmaningar.
Men i många fall är det arbete ett företag behöver ha gjort genuint kontraktsarbete, och partnerskap med oberoende entreprenörer är mest meningsfullt. Därför måste ditt företag veta hur man anställer och betalar entreprenörer i enlighet med lagen.
Anställa en oberoende entreprenör i Polen
Liksom i många delar av världen ökar kontraktsarbetet i Polen, särskilt inom vissa branscher. Arbetsrelationer inom områden som informationsteknik och gigekonomiarbete kräver ofta affärsavtal snarare än traditionella anställningsavtal.
I Polen, medan traditionella anställda har arbetsavtal och skydd enligt polsk arbetsrätt, har entreprenörer affärsavtal som kallas civilrättsliga avtal. Enligt civilrättsliga avtal fungerar arbetstagare som entreprenörer eller frilansare. Kontrakten anlitar arbetare för att utföra specifika uppgifter och de verkar utanför de arbetslagar som i allmänhet gäller för polska anställda.
I Polen är kriterier som anges i arbetslagen användbara för att avgöra om en arbetstagare är en entreprenör eller en anställd. Den polska arbetslagen föreskriver flera olika kriterier som företag bör använda för att skilja sina entreprenörer från sina anställda. Arbetstagare är i allmänhet anställda snarare än entreprenörer om de uppfyller dessa kriterier:
- De utför arbete av en specificerad typ.
- De utför det arbetet under direkt arbetsgivarövervakning.
- De utför arbete på den plats och tid som arbetsgivaren dikterar.
- Arbetsrelationen är relativt kontinuerlig.
Å andra sidan är det mer sannolikt att arbetstagare som utför sina jobb med minimal direkt arbetsgivarövervakning, väljer när och var de arbetar och tar sig an en rad kortsiktiga projekt efter eget val klassificeras som entreprenörer.
Krav som styr entreprenörens betalning i Polen
Polsk lag har inte många krav på hur företag ska betala sina entreprenörer. För jämförelse, överväg de krav som styr ersättning till anställda.
I Polen har anställda rätt till specifika löner, förmåner och skydd enligt polsk arbetslagstiftning. De bör bara arbeta åtta timmar per dag, 40 timmar per vecka. De kan arbeta övertid utöver dessa timmar, även om arbetsgivaren måste godkänna övertiden, och övertiden får inte överstiga 150 timmar per år. Arbetsgivare måste kompensera de anställda för deras övertidstimmar med 150 till 200 procent av de anställdas standardlön eller ytterligare ledighet. Anställda måste också få en minimilön på minst PLNzł18.30 per timme eller PLNzł2,800 per månad.
Dessutom måste anställda i Polen få 2026 betalda semesterdagar, beroende på hur länge de har arbetat eller i skolan. Betald ledighet omfattar också fyra sjukdagar som anställda kan använda vid behov, och anställda är berättigade till upp till 33 dagars betald sjukfrånvaro om de har en certifierad läkaranteckning. Anställda måste också få 13betald helgdagar och mamma- eller pappaledighet för ett barns födelse.
Om ett företag i Polen vill säga upp anställda måste de anställda få uppsägning och avgångsvederlag. Om avtalet är obestämd, kräver beslutet skäl för uppsägning som skulle stå upp i arbetsdomstolen. Uppsägningstiden beror på typen av kontrakt och längden på de anställdas tjänst. Avgångsvederlag beror också vanligtvis på längden på de anställdas anställningstid hos företaget.
Dessutom måste företag i Polen betala till den nationella socialförsäkringsinstitutionen (ZUS) på uppdrag av sina anställda. Arbetsgivaren kan göra betalningar som motsvarar upp till 22.14 procent av varje anställds bruttolön. Däremot betalar de anställda själva endast cirka 14 procent av sin bruttolön.
De flesta av dessa krav gäller endast för anställda. Entreprenörsrelationer är inte bundna av de flesta arbetslagar och har inte rätt att få ZUS-förmåner, betald ledighet eller en uppsägningstid före uppsägning.
Tidigare tjänade många oberoende entreprenörer också betydligt under minimilönen. En 2017 lagändring anger dock att Polens minimilön för anställda också gäller entreprenörer. Syftet med denna lag är att skydda oberoende entreprenörer från exploatering, så att företag inte felklassificerar sina anställda som entreprenörer bara för att spara pengar på löner som betalas.
Skattepraxis för att anställa entreprenörer i Polen
När du arbetar med oberoende entreprenörer i Polen kommer du inte att lägga till dem i din lönehantering eller betala löneskatter. Men du kanske vill veta detaljerna i skattelagstiftningen så att du kan förstå dina entreprenörers skatteskulder.
skatter och sociala avgifter,
De flesta oberoende entreprenörer måste bidra till ZUS, även om deras arbetsgivare inte är ansvariga för att bidra på deras vägnar. Bidragen går till pensionsförsäkring, invalidpensionsförsäkring, sjukförsäkring och ibland arbetsplatsskadeförsäkring. Sjukförsäkringsavgifter är upp till entreprenören. Studenter yngre än 26 behöver inte betala in de obligatoriska socialförsäkrings- eller sjukförsäkringsfonderna. Huruvida oberoende entreprenörer gör ZUS-bidrag beror på det specifika civilrättsliga avtalet de har.
När du bygger internationella team i Polen, var medveten om att du kommer att betala dina entreprenörer sin fulla ersättning utan att hålla inne någon del av deras lön för ZUS-bidrag. Din organisation kommer inte heller att betala löneskatter mot ZUS för dina entreprenörers räkning.
Inkomstskatt
I Polen beräknar entreprenörer och anställda sin inkomstskatt på olika sätt. Polsk inkomstskatt gäller endast för anställda och entreprenörer som är 26 eller äldre om de inte tjänar PLNzł85,528 eller mer per år, vilket är cirka USD23,165 eller cirka EUR19,005. Polska anställda under 26 med inkomster på upp till PLNzł85,528 att betala en 17 procent skattesats. De vars inkomster överstiger det tröskelvärdet är föremål för en 32 procent skattesats. Däremot betalar entreprenörer en platt skattesats på 19 procent.
Sätt att betala entreprenörer i Polen
Att bestämma det bästa sättet att betala internationella anställda och entreprenörer är ofta en utmaning. När du arbetar med oberoende entreprenörer måste du ha en etablerad process för att betala dem korrekt och i tid. Här är några vanliga betalningsformat och om de är lämpliga för att betala dina oberoende entreprenörer.
- Lönetjänster: Med entreprenörer kommer du inte att göra betalningar genom din lönehantering eftersom dina entreprenörer inte är en del av din lönehantering. Endast dina anställda är en del av din lönehantering, där du tar bort de nödvändiga källskatterna från lönecheckar och betalar nödvändiga löneskatter. Istället för att behandla entreprenörsbetalningar genom din lönehantering, låt dina entreprenörer skicka in fakturor för sitt arbete och behandla sina betalningar via din leverantörsskuldavdelning. Vissa löneföretag har dock strukturer som gör att du kan betala dina oberoende entreprenörer med sina tjänster. Dessa tjänster kan vara kostsamma, och de stöder inte alltid global verksamhet.
- Banker: Ditt företag kan överväga att arbeta med en bank för att betala oberoende entreprenörer. Vissa polska banker får dock inte arbeta med ett företag som inte officiellt har registrerat sig i Polen, och pappersarbetet och kraven i samband med att öppna ett bankkonto kan göra detta alternativ opraktiskt.
- Penningöverföringstjänster: Penningöverföringstjänster gör det möjligt för ditt företag att skicka pengar till dina entreprenörers bankkonton. Om du har startat ett dotterbolag i Polen kommer du redan att ha ett bankkonto från vilket du kan överföra pengar via din leverantörsskuldavdelning. Denna process är ett utmärkt alternativ för att betala entreprenörer i Polen eftersom det är relativt snabbt och bekvämt, så att du kan minska förseningar och upprätthålla en god arbetsrelation med dina oberoende entreprenörer. Penningöverföringstjänster erbjuder också ofta flera överföringsmetodalternativ, höga överföringsgränser och pålitlig säkerhet. Var dock medveten om att du sannolikt kommer att ådra dig valutaöverföringsavgifter om du betalar entreprenörer i annan valuta än polsk złoty. Dessa avgifter är i allmänhet procentsatser, så stora överföringar kan kosta dig mer.
- Arbeta med en anställningspartner: Om du arbetar med en anställningspartner effektiviserar du ofta dina betalningsprocesser för entreprenörer avsevärt. En pålitlig partner kan hjälpa dig att anställa dina entreprenörer lagligt och betala dem snabbt, korrekt, i lokal valuta och på ett sätt som överensstämmer med polska regler.
Bygg internationella team i Polen med Globalization Partners
När du är redo att expandera din affärsverksamhet till Polen och funderar på att anställa heltidsanställda från Polen, arbeta med Globalization Partners .Med hjälp av vår omfattande, AI-drivna plattform effektiviserar vi processen att anställa och betala dina polska teammedlemmar för att säkerställa korrekta betalningar i rätt tid och spara tid för ditt företag.
Begär ett förslag på vår Global Employment Platform idag, eller kontakta oss för att få veta mer.
