Så betalar man entreprenörer i Storbritannien

Det finns tre olika anställningsklassificeringar i Storbritannien – fast anställda, oberoende entreprenörer och arbetare. Varje typ av arbetare kan utföra en integrerad roll i din verksamhet, men det är viktigt att förstå skillnaden mellan dem innan du undertecknar ett skriftligt kontrakt.

Om du anställer en oberoende entreprenör i Storbritannien måste du överväga flera faktorer, inklusive nya IR35 regler, för att undvika felklassificering. Läs mer om hur du får brittiska entreprenörer och de olika alternativen för att betala dem.

Anställda kontra entreprenörer kontra arbetare

Om ditt företag vill komma in på en ny marknad, expandera globalt eller anställa internationellt avgör den metod du väljer hur processen fungerar och vilka dina juridiska krav är:

• Gå in på en ny marknad: Att gå in på en ny marknad ger ditt företag tillgång till nya resurser, ekonomiska incitament och begåvade arbetare med specialutbildning. Eftersom de flesta länder kräver en fysisk plats i ditt valda land innan de anställer där kan partnerskap med en Employer of Record (EOR) göra talangförvärv enklare.
• Expandera globalt: För många företag är global expansion en del av en långsiktig plan för att uppnå internationellt varumärkeskännedom och öka den totala vinsten genom att etablera flera framgångsrika platser i olika länder. Företag förlitar sig på fast anställda och ibland entreprenörer och arbetare för att skapa ett arbetsflöde som passar deras branschspecifika behov.
• Anställ internationellt: Genom att anställa internationellt kan ditt företag samarbeta med distansentreprenörer för att få branschledande talanger fria från geografiska begränsningar. I Storbritannien kräver denna process vanligtvis att man arbetar med en rekryteringsbyrå eller ett outsourcingföretag för att hitta den som passar bäst för ditt kommande projekt.

En registrerad arbetsgivare kan hjälpa dig att etablera en närvaro på en ny internationell marknad och anställa fast anställda utan att behöva en fysisk plats eller ett lokalt dotterbolag.

1. Anställda

Anställda i Storbritannien är heltids- och deltidsanställda som har en permanent position på ditt företag. De är en del av din lönehantering och du är juridiskt skyldig att bidra till deras förmånspaket, inklusive National Insurance, betald ledighet och pensionssystem, i förekommande fall. Arbetstagare anses vara en anställd om:

• Du är skyldig att förse dem med arbete, och de är skyldiga att acceptera det under sin tid med dig.
• Ditt företag bestämmer hur de utför sina tilldelade uppgifter, inklusive när och var.
• Ledningen behåller kontrollen över de anställdas schema, utbildning och karriärtillväxt.
• Den anställde betalas varje timme, vecka eller månad enligt en överenskommen lön eller timpris.

Eftersom anställda förlitar sig på ditt företag för stabilt arbete, betalning och förmåner, är de ofta lojala och motiverade att utföra sina tilldelade uppgifter väl. De är det optimala valet om du söker långsiktiga partners som du kan investera i genom utbildning, utrustning och kunskap som förvärvats över tiden.

2. Entreprenörer

Oberoende entreprenörer - ibland kallade konsulter, egenföretagare eller ett serviceavtal - kan eller inte kan vara en del av sin egen etablerade affärsenhet som utför ett projekt för ett företag på ett tidsbegränsat kontrakt. Företag förlitar sig på entreprenörer för kortsiktiga, efter behov uppgifter som inte är en del av kärnverksamheten.

Entreprenörer anses vara sådana om de:

• Ha ett specifikt start- och slutdatum för uppgiften
• Hålls inte till samma regler eller ledning som anställda, såvida det inte anges i det skriftliga kontraktet
• Är direkt ansvariga för sina egna framgångar, misslyckanden, vinster och förluster
• Är fria att samarbeta med andra företag inom din bransch så länge de uppfyller villkoren i alla överenskomna sekretessavtal (non-disclosure agreements, NDA)
• Har inte rätt till några förmåner, som försäkring och betald sjukfrånvaro, och deras skattebelopp undanhålls inte från deras lön
• Är inte en del av din vanliga lönehantering och betalas istället per projekt, per timme eller enligt annat fast avtal

Beroende på var entreprenörerna kommer ifrån kan de behöva betala dubbla skatter till det land de arbetar i och det land de fysiskt bor i.

3. Arbetare

I många länder är arbetare antingen entreprenörer eller anställda, beroende på relationens struktur och detaljer i det skriftliga kontraktet. Förenade kungariket inrättade en tredje kategori: arbetstagare. Arbetstagarkategorin omfattar alla som inte uppfyller villkoren för någon av kategorierna.

Ibland kallas nolltidsarbetare, arbetstagare är inte skyldiga att arbeta för ett företag om de inte väljer att. Företag är inte heller skyldiga att erbjuda dem arbete. Men när arbetstagaren går med på att arbeta för ett företag, till exempel för ett särskilt evenemang eller på kort sikt, omfattas de av alla samma riktlinjer som en fast anställd, inklusive minimilön och upplupen betald ledighet. De är en del av företagets lönehantering. Ett  företag kan förlita sig på en arbetare istället för en anställd eller entreprenör för speciella evenemang, där de behöver extra fysisk hjälp, men inte nödvändigtvis arbetare med specialiserad skicklighet.

Var man kan anställa brittiska entreprenörer

Att anställa entreprenörer i Storbritannien är ofta en nödvändig del av att expandera till den lokala marknaden, eftersom de kan erbjuda regionalspecifik vägledning för att lokalisera dina produkter, tjänster och marknadsföring. Du kan hitta entreprenörer genom någon av dessa vägar:

• rekryteringsbyråer,
• Återuppta eller CV-databaser
• Frilansande webbplatser
• Branschspecifika databaser
• Virtuella jobbtavlor
• Sociala medier
• Lokala outsourcingföretag

Den största fördelen med att arbeta med en entreprenör är att välja den mest kvalificerade personen för uppgiften. När du väljer entreprenörer för ett projekt, granska deras kvalifikationer och erfarenhet noggrant. Be om exempel på tidigare arbete och kontakta referenser när det är möjligt.

Rättsliga krav för att anställa brittiska entreprenörer

Både du och entreprenören är juridiskt skyldiga att upprätthålla allt som överenskommits i det skriftliga kontraktet. I vissa fall kan entreprenörer ha rätt till grundläggande hälso- och säkerhetsskydd och kan ha rättigheter mot diskriminering. Du måste vidta åtgärder för att undvika att felklassificera entreprenören och vara förebyggande om kritiska områden i ditt avtal, inklusive immateriella rättigheter (IP) och riktlinjer för uppsägning.

1. IR35 och felklassificering

IR35 är en mellanhänders lagstiftning som syftar till att undanröja möjligheten till skatteflykt för oberoende entreprenörer som agerar i samma kapacitet som en standardanställd och de företag som anställer dem. Om ditt företag gör sig skyldigt till felklassificering kommer den felklassificerade entreprenören att få status som anställd och alla berättigade förmåner retroaktivt. Du kommer att vara skyldig att göra alla nödvändiga Pay As You Earn (PAYE) och National Insurance-avgifter och kan bli föremål för ränta och ytterligare straffavgifter eller juridiska avgifter.

För att avgöra om du är engagerad i en entreprenör-arbetsgivarrelation - snarare än en anställd-arbetsgivarrelation - ställ följande frågor:

• Kan den här personen vägra att acceptera ett uppdrag eller utföra en uppgift för mitt företag?
• Kan denna person ersätta en annan entreprenör eller underleverantör med att slutföra en del av eller hela det tilldelade projektet?
• Hur mycket kontroll har företaget över den här personens schema, plats och arbetsmetod?
• Är denna person ansvarig för en kärnkomponent i affärsverksamheten?
• Får denna person förmåner eller ersättning från företaget?
• Vilken position har den här personen i ledningshierarkin?
• Får denna person betald sjukfrånvaro, semesterlön eller semester från företaget?
• Kan denna person arbeta med ett annat företag, en kund eller en konkurrent inom och utanför branschen?

I vissa situationer kräver IR35 may att internationella företag baserade utanför Storbritannien med begränsad lokal närvaro registrerar sig för PAYE och driver lönehantering i Storbritannien, även när de anställer entreprenörer. Arbeta med en registrerad arbetsgivare för att ta reda på om din situation är kvalificerad för särskilda överväganden.

2. Skriftligt kontrakt

Skriftliga kontrakt är det bästa sättet att fastställa tydliga förväntningar på din relation mellan arbetsgivare och entreprenör och kan vara en viktig del av att bevisa att du inte bryter mot IR35, om du skulle granskas. Skriftliga avtal ska innehålla:

• Detaljer om projektet, inklusive dess omfattning och involverade uppgifter
• När kontraktet börjar och slutar, om tillämpligt
• Ersättningsbelopp, lönefrekvens och betalningsstruktur
• Vem är ansvarig för att utföra vilka uppgifter och tillhandahålla nödvändiga resurser
• NDA och konkurrensklausuler, i förekommande fall
• Riktlinjer för ömsesidig uppsägning och tillhörande påföljder

Den ursprungliga ägaren av ett verk, upphovsrätt, design, uppfinning eller affärshemlighet är vanligtvis den rättmätiga ägaren, men specifika villkor kan uttryckas i ditt skriftliga avtal om att överföra dessa IP-rättigheter till arbetsgivaren.

3. Uppsägning och avgångsvederlag

Entreprenörer arbetar projekt för projekt, så uppsägning är vanligtvis inte nödvändigt om inte entreprenören eller företaget inte upprätthåller en del av det skriftliga kontraktet eller ditt företag bestämmer sig för att avbryta ett projekt eller en uppgift mitt i ett kontrakt. Ditt skriftliga avtal ska innehålla ett avsnitt om uppsägningspolicyer och obligatoriskt meddelande. Beroende på ditt avtal kan du fortfarande vara ansvarig för att betala en del eller hela en överenskommen insättning.

Byggbranschens system

Den brittiska regeringen har specifika regler för entreprenörer som arbetar inom byggbranschen, känd som Construction Industry Scheme (CIS). CIS-entreprenörer registrerar sig för systemet, drar av pengar från sina underleverantörers betalningar och skickar in det till HM Revenue and Customs (HMRC), som räknas som en förskottsbetalning mot den underleverantörens skatt och National Insurance-betalningar.

Entreprenörer registrerar sig för CIS som standardentreprenör om de betalar underentreprenörer för byggrelaterade arbeten och affärer men inte utför arbetet själva. Underentreprenörer registrerar sig som sådana om de fullföljer entreprenadarbeten för den entreprenör som anlitar dem. En entreprenör kan registrera sig som både entreprenör och underleverantör.

Skattepraxis och överväganden

Du betalar inte en enskild entreprenör via PAYE om du inte har befunnits bryta mot IR35. Entreprenör ansvarar för att hålla inne och lämna in sina egna skatter och försäkringar, och de kan behöva registrera sig för en mervärdesskatt (moms) i vissa situationer. Betalningar för oberoende entreprenörstjänster är inte intäkter som ska rapporteras för inkomstskatt.

Hur lönehantering fungerar när man betalar entreprenörer i Storbritannien

Storbritanniens officiella valuta är British pound sterling (GBP). Den  lägsta nationella levnadslönen är GBP£8.91, och branschförväntningarna varierar beroende på en arbetares erfarenhet och färdigheter och den nuvarande marknadens efterfrågan på sina tjänster. Du och entreprenören kommer att gå med på en betalningsstruktur som passar er båda, inklusive:

• Förskottsbetalning: Förskottsbetalning innebär att man betalar entreprenörer för hela sina tjänster innan projektet är klart. Entreprenörerna kan använda denna betalning för att täcka kostnaden för utrustning eller resurser som behövs för att slutföra uppgiften, och det garanterar dem att deras tid kommer att kompenseras. Förskottsbetalning kan utgöra en risk för företag om entreprenörerna inte upprätthåller sitt slut på avtalet eller om slutprodukten inte uppfyller standarder. Se till att inkludera bestämmelser för återbetalning i ditt skriftliga avtal om du använder denna betalningsmetod.
• Betalning efter slutförande: Att betala en entreprenör efter att projektet är klart är ett säkert sätt att skydda din investering och säkerställa att slutresultatet uppfyller dina överenskomna standarder. Emellertid kan entreprenörer vilja inkludera specifika bestämmelser i ditt skriftliga avtal som försäkrar dem om att de kommer att få minimiersättning för sin tid.
• Delbetalning: Delbetalning innebär att entreprenören betalar en deposition före projektet och resten av betalningen vid mottagandet av slutprodukten eller slutförandet av tjänsterna. Detta är ett bra sätt att skydda både din ekonomiska investering och entreprenörens tid. Upprätta en tydlig tidslinje för slutförande av projekt och efterföljande betalningar i ditt skriftliga avtal.

Du kan också välja mellan att betala per projekt eller per timme, beroende på ditt skriftliga avtal och uppskattad tidslinje för projektets slutförande.

1. Valuta och växelkurser

pundet har en av de högsta globala handelsvolymerna. Valutakurser och överföringsavgifter varierar beroende på ditt ursprungsland, betalningsmetod, det finansinstitut du arbetar med och det belopp du betalar.

För en snabb referens av aktuella växlingsvärden GBP£1 är lika med:

• EUR€1.16
• USD1.42
• CNY¥9.07
• MXN$28.37
• INR₹103.31
• JPY¥156.02

2. Metoder för hantering av löner

Flera alternativ finns tillgängliga när du  betalar en brittisk entreprenör:

• Banköverföringar: Med banköverföringar kan du överföra pengar internationellt mellan finansiella institutioner. Även om detta är en snabb och pålitlig betalningsmetod kommer ditt företag att bli föremål för överföringsavgifter.
• Direkta insättningar: Direkta insättningar liknar banköverföringar men är bättre lämpade för återkommande betalningar eftersom du kan bestämma ett visst datum som du vill att din betalning ska sätta in på entreprenörens konto. Beroende på din bank kan du fortfarande bli föremål för överföringsavgifter.
• Papperskontroller: Papperskontroller var en gång standard för betalning men kunde gå vilse, förstöras eller försenas under transport. I vissa regioner kan papperskontroller vara den enda formen av accepterad betalning för entreprenörstjänster.
• Penningorder är ett snabbt sätt att skicka internationella medel, men kräver att både du och entreprenören bor nära ett postkontor eller finansinstitut som kan behandla betalningen. Av denna anledning är det en mindre bekväm och mer tidskrävande betalningsmetod än andra alternativ.
• Virtuella plånböcker: Virtuella plånböcker erbjuder en säker och omedelbar betalningslösning för internationella entreprenörer. Medan du fortfarande är föremål för överföringsavgifter skyddas medel vanligtvis av virtuell kryptering.

Anställ medarbetare i Storbritannien med hjälp av Globalization Partners

Att arbeta med internationella entreprenörer i Storbritannien ger ditt företag ett flexibelt alternativ till traditionella anställda samtidigt som du kan välja den mest kvalificerade kandidaten för ditt kommande projekt. Många företag förlitar sig på skickliga entreprenörer för projektbaserade behov och anställer heltidsanställda för centrala delar av den dagliga verksamheten.

Om ditt företag vill anställa medarbetare i Storbritannien utan att etablera ett dotterbolag kan Globalization Partners hjälpa till. Vi är en global registrerad arbetsgivare som hanterar all internationell anställning, lönehantering och HR-hantering för dina fast anställda, inklusive efterlevnad av regionala arbetslagar, utan behov av en lokal filial eller enhet.

Läs mer om hur  vår helhetslösning  kan hjälpa dig att anställa topptalanger i Storbritannien och  begära en demonstration  idag.