W-9 Instruktioner: Hur man fyller i en W-9 Form

När ditt företag expanderar bortom gränser och gränser är chansen stor att du har utforskat att anställa oberoende entreprenörer. Medan heltidsanställda fyller i ett formulär I-9, måste oberoende entreprenörer, kända som 1099-arbetare i USA, fylla i ett formulär W-9.

Vad är en W-9 Form? Vad används det för? Hur ska oberoende entreprenörer fylla i ett W-9-formulär? Det är inte lätt att navigera i komplexiteten i global anställningsefterlevnad, men med vägledning och expertis från en förstklassig Employer of Record (EOR) kan det vara det.

Vad är en W-9 Form?

Ett W-9-formulär, även kallat en begäran om skattebetalarens informationsnummer och certifiering, är ett skattedokument av US Internal Revenue Service (IRS). Ett W-9-formulär används vanligtvis av företag och individer som behöver begära ett skattebetalarens identifikationsnummer (TIN) från en annan part för skatteändamål.

Ett TIN används för att identifiera individer eller företag som kan beskattas inom USA. Ett Employer Identification Number (EIN) är en typ av TIN som används för att identifiera företag, medan ett personnummer (SSN) används för individer.

Ett W-9-formulär gäller för:

• Inkomst
• Fastighetstransaktioner
• Inteckning intresse
• Förvärv eller övergivande av säkrad egendom
• Annullering av skuld
• Bidrag till en IRA

Den vanligaste användningen är när ett företag behöver samla in information från en oberoende entreprenör eller frilansare för att rapportera specifika betalningar till IRS för utförda tjänster. Dessutom kan finansiella institut också använda W-9-formulär för att verifiera kontohavarnas identitet.

Var får man ett formulär W-9

Du kan enkelt ladda ner ett formulär W-9 direkt från den officiella webbplatsen för Internal Revenue Service (IRS). Många finansinstitut och företag kan också ge möjlighet att fylla i ett W-9-formulär elektroniskt via en av sina onlineplattformar.

Med G-P Contractor kan företag inte bara engagera och betala entreprenörer i över 180 länder, snabbt och enkelt, utan även hantera pappersarbete online, inklusive begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering.

Dessutom, om du har några frågor, kan G-P Gia™ hjälpa till. Vår AI-baserade HR-efterlevnadsrådgivare kan erbjuda detaljerade insikter om anställningslagar, skatteregler och förmåner i över 50 länder och alla 50 delstater i USA.

Vem måste fylla i en W-9?

Varje individ eller enhet som tar emot betalningar för utförda tjänster - eller sålda varor - kan behöva lämna in ett W-9formulär till betalaren. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, oberoende entreprenörer, frilansare, leverantörer, enskilda ägare, partnerskap, LLC, företag, truster, egendomar och till och med individer som får hyresintäkter.

I allmänhet finns det fyra viktiga omständigheter under vilka ett företag kan samla in ett W-9formulär från en individ:

1. Företaget anlitar en oberoende entreprenör. Kanske är den vanligaste användningen av W-9-skatteformuläret att samla in information om en frilansare, oberoende entreprenör eller egenföretagare. Om du till exempel utnyttjar G-P Contractor för att anställa och betala entreprenörer för ett grafiskt designprojekt eller tar med egenföretagare, kan du be dem att tillhandahålla ett ifyllt W-9formulär innan de börjar arbeta.
2. Företaget är en bank och en kund öppnar ett nytt bankkonto. Banker behöver ofta lämna information till IRS om sina kunder, till exempel hur mycket ränta som tjänats under året. Av den anledningen kan en bank begära en W-9 från en ny kund. Vissa banker begär inte formuläret men ber kunderna att lämna information, till exempel deras personnummer (SSN), när de öppnar ett konto.
3. En långivare har hanterat en skuld. Om en person har ett lån med en långivare och långivaren avbryter skulden, anses den avbrutna skulden ofta vara skattepliktig inkomst. Långivaren kommer att behöva lämna information till IRS och kommer sannolikt att be personen att lämna in en formulär W-9 för att få det.
4. Företaget är ett värdepappersföretag. På samma sätt som banker kommer värdepappersföretag ofta att begära ett formulär W-9 från kunder så att det kan ge IRS information om eventuella utdelningar eller vinster som investeraren tjänar.

Kom ihåg: Korrekt klassificering av arbetare är nyckeln till att förbli lagenlig. Ett företag håller vanligtvis inne inkomstskatt från heltidsanställda, medan oberoende entreprenörer är ansvariga för att betala sina egna skatter direkt till skattemyndigheterna.

Hur man fyller i en W-9 Form

Entreprenörer måste fylla i ett W-9-formulär korrekt för att säkerställa efterlevnad. Även om formuläret kommer från IRS och används för att samla in skattebetalarinformation, skickar individer inte formuläret till IRS. Istället bör ditt företag hålla det på fil och använda det för att fylla i eventuella informationsskatteformulär, till exempel 1099 Forms (även känd som Form 1099-NEC).

W-9 Instruktioner: Hur man fyller i en W-9 Form
Steg 1: Ange namn eller företagsnamn.
Steg 2: Ange typ av verksamhet.
Steg 3: Välj den federala skatteklassificeringen.
Steg 4: Lägg till TIN.
Steg 5: Ange adress.
Steg 6: Certifiera formuläret.
Steg 7: Skicka in formuläret.

1. Delstatsnamn eller företagsnamn.

Formulär W-9 ber om skattebetalarens namn, som det visas på individens avkastning. Om egenföretagare eller ensamägare fyller i formuläret är det enkelt att fylla i rad 1: De måste bara sätta sitt namn på linjen som det visas på sin avkastning.

Om en person fyller i formuläret för ett partnerskap, aktiebolag (LLC) eller en annan typ av företag, bör personen ange namnet på den juridiska personen på rad 2. Till exempel skulle ett partnerskap eller enmedlem LLC sätta sitt "gör affärer som" namn här.

2. Ange typ av verksamhet.

Om entreprenören arbetar under ett specifikt företagsnamn ska de ange det på raden ”Företagsnamn”.

3. Välj den federala skatteklassificeringen.

Entreprenören bör markera relevant ruta för skatteklassificering. Vissa alternativ inkluderar enskilda/ensamma innehavare, C-företag, S-företag, partnerskap, förtroende/fastighet eller aktiebolag.

4. Lägg till TIN.

Entreprenörer bör lägga till sitt personnummer (SSN) om de är en individ eller ensam ägare.

Om de är ett företag gäller ett Employer Identification Number (EIN). Det kan vara så att personer som fyller i en W-9 ännu inte har ett skatteidentifikationsnummer (TIN). Beroende på deras medborgarskap eller enhetsstatus kan de ansöka om ett TIN och skriva ”ansöks om” i del I av W-9. De kommer att bli föremål för säkerhetskopiering tills de får sin TIN och skickar en uppdaterad W-9 till betalaren.

5. Ange adress.

Därefter ska entreprenören ange sin adress på adressraden. Detta bör vara den adress som är kopplad till deras TIN.

6. Certifiera formuläret.

Arbetstagaren bör underteckna och datera formuläret i de angivna områdena för att intyga att den information som tillhandahålls är korrekt.

7. Skicka in formuläret.

Det ifyllda formuläret W-9 ska skickas till den som behöver det för skatterapportering.

För att undvika problem med skatterapportering eller betalningar är det viktigt att garantera att all information som tillhandahålls på formuläret W-9 är korrekt och matchar IRS-posterna.

Vad är del I av W-9-formuläret?

Del I är där personer som fyller i W-9TIN anger sin TIN. Numret beror på vem som fyller i formuläret. Ensamma innehavare kan använda sitt personnummer (SSN) eller sitt arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) om de har ett sådant. Andra typer av enheter bör använda sin EIN.

Vissa människor kanske inte har ett SSN eller ett EIN. Till exempel kanske bosatta utlänningar inte är berättigade till ett SSN. Om så är fallet bör de tillhandahålla sitt individuella skatteidentifikationsnummer (ITIN) från IRS.

Vad är del II av W-9-formuläret?

Del II av formulär W-9 används för certifieringar relaterade till undanhållande av säkerhetskopiering. Säkerhetskopieringsavdrag kan krävas i vissa situationer där IRS kräver att en betalare håller inne skatter från betalningar som gjorts till en betalningsmottagare. Till exempel om betalningsmottagaren inte tillhandahåller ett korrekt TIN eller inte intygar TIN.

I del II av W-9-formuläret kommer betalningsmottagaren att underteckna och datera formuläret för att deklarera att den tillhandahållna informationen är korrekt. Om betalningsmottagaren är föremål för källskatt för att inte rapportera all ränta och utdelning på sin avkastning måste de stryka punkt 2 i certifieringen innan de undertecknar formuläret.

Finns det någon tidsfrist för att samla in ett W-9 formulär?

Nej. Eftersom IRS inte samlar in formulär W-9 finns det ingen fast deadline, men det är bästa praxis att samla in en slutförd W-9 innan du gör några betalningar till din entreprenör. Det är ett sätt för ditt företag att effektivt och korrekt samla in information om skattebetalarna. Du kanske tycker att det är lättast att få proffs att skicka formuläret till dig när de undertecknar ett entreprenörsavtal innan de börjar arbeta med ett projekt.

Även om det inte finns någon deadline för en W-9, finns det en deadline för formulär 1099. Ditt företag måste skicka formuläret 1099-NEC till entreprenörer i slutet av januari efter skatteåret. Av den anledningen kanske du vill att entreprenörer skickar in sina W-9 till dig före årets slut, så du har gott om tid att förbereda formulär 1099-NEC för IRS.

Engagera och betala entreprenörer med G-P idag.

Över 80 % av företagsledarna rapporterar att det är svårt att hitta kompetenta talanger på sin befintliga marknad. Därför erbjuder G-P en snabb och kompatibel lösning för företag i alla storlekar för att anställa globala anställda och entreprenörer, utan att skapa nya enheter.

G-P:s branschledande globala anställningsprodukter och EOR-lösningar gör att du kan anställa, onboarda och hantera globala team samtidigt som du tillhandahåller en rad tjänster för att effektivisera internationell skatteefterlevnad. Vår teknik drivs av vår egenutvecklade kunskapsbas och datasystem och säkerställer att du har de omedelbara svaren och expertinsikterna för att fatta välgrundade beslut och expandera lagenligt i över 180 länder, utan att skapa nya enheter.

---