Vad är FormW-9?

Viktiga lärdomar

• Vad formulär W-9 är: -formulär W-9 används för att samla in en entreprenörs skatteinformation. Det låter dig arkivera korrekta 1099-formulär och undvika säkerhetskopiering och påföljder.

• Hur formulär W-9 jämförs med andra formulär: Ett W-9-formulär är endast avsett för journalföring och gäller för amerikanska entreprenörer. Ett W-8-formulär är för icke-amerikanska medborgare. W-2 Formulär används av anställda för att förbereda sina skatter. 1099 Formulär är avsedda för rapportering av olika inkomsttyper, som diverse betalningar till entreprenörer.

• Var får man ett formulär W-9:  Du kan ladda ner W-9-formuläret på IRS-webbplatsen eller generera ett med G-P Contractor™

• Vem som måste fylla i ett W-9: Personer och företag som arbetar med ditt företag, såsom oberoende entreprenörer och leverantörer, måste fylla i ett formulär W-9.

Att anställa oberoende entreprenörer gör det lättare att skala  upp eller ner ditt företag när dina behov förändras. Även om  entreprenörer inte finns på ditt företags lönehantering måste du fortfarande  följa  vissa krav för att engagera dig i denna typ av arbetare.

I USA fyller heltidsanställda i I-9 -formulär, medan oberoende entreprenörer eller  1099-arbetare fyller i W-9 -formulär. Dessa formulär  hjälper till att säkerställa skatteefterlevnad och minskar risken för påföljder för felaktig eller saknad information. 

Låt oss bryta  ner  vad ett W-9 skatteformulär är, vad det används för, hur man fyller i det och vanliga misstag att undvika.

Vad är en W-9 Form?

Ett  W-9-formulär är för  att samla in skattebetalarens information från oberoende entreprenörer och affärsenheter, så att du kan lämna in korrekta deklarationer. Du lämnar inte in en W-9 till  Internal Revenue Service (IRS). Men  du använder informationen på detta formulär för att förbereda  ett 1099 -formulär  som du skickar till IRS i slutet av året. 

W-9 samlar in skatteidentifikationsnumret (TIN) från individer och enheter. För individer är detta vanligtvis socialförsäkringsnumret (SSN), och för företag är det arbetsgivaridentifikationsnumret (EIN).

Obs! Det finns  ingetW-9-formulär för anställda. Ett W-9 är endast för oberoende entreprenörer eller företag.

Hur formulär W-9 jämförs med andra formulär

Ett W-9-formulär för företag är endast för registerföring. Här är  hur  det  W-9 skiljer sig från andra IRS-formulär:

W-9 jämfört med W-2 -formulär

Medan  oberoende entreprenörer fyller i  ett W-9-formulär, fyller företagen i och  skickarW-2- formulär  till IRS.

Anställda  använderW-2-formulär för  att förbereda skatter. Innan de får en W-2 måste anställda fylla i formulär W-4 och ange sin skatteinformation, arkiveringsstatus och andra jobb, om tillämpligt. Du beräknar skatterna som ska innehållas baserat på formulär W-4, medan formulär W-2 bör återspegla dessa skatter.

Ett W-9 -formulär  är avsett för att förbereda  1099-formulär . Ett W-9 innehåller entreprenörens namn, adress och TIN. Till skillnad från anställda är entreprenörer ansvariga för att rapportera och betala sina skatter. I allmänhet finns det ingen skatteavdrag för entreprenörer, förutom i vissa situationer, till exempel om de inte  tillhandahåller  eller certifierar en korrekt TIN. 

W-9 jämfört med 1099 -formulär

1099 är en uppsättning IRS-formulär som rapporterar varierande inkomsttyper. Företag använder oftast:

• 1099-NEC: Använd detta formulär om du betalar dina oberoende entreprenörer  USD eller mer årligen.600 

• 1099-MISC: Använd detta formulär för att rapportera diverse betalningar, såsom royalties, sjukvårdsbetalningar och hyra, om de uppgår till  USD 600 eller mer per år.

Ditt företag ansvarar för att fylla i och  skicka 1099 formulär  till IRS. Däremot fyller oberoende entreprenörer i  W-9 Formulär, som du kommer att hålla i dina register. Du  behöver bara W-9 Formulär  som referens för inlämningsformulär 1099.

W-9 jämfört med W-8 -formulär

W-9W-8 W-9 Formulär  är för amerikanska medborgare, medan icke-amerikanska medborgare kräver en W-8. 

Det finns bara en typ av W-9 Form. Det  finns dock fem typer av  W-8 Forms. Rätt form beror på om entreprenören är en individ eller ett företag, inkomsttypen och om de kvalificerar sig för en särskild skattebehandling. 

Du  bör  samla in W-8-formuläret innan du gör din första betalning. Det är bästa praxis att samla in W-9 innan entreprenören utför något arbete.

Var får man ett formulär W-9

Entreprenörer kan  ladda ner formulär W-9 direkt från IRS-webbplatsen. Eller så kan du  använda G-P Contractor för att förenkla hela anställningscykeln för entreprenörer – från betalningar till hantering av pappersarbete. Skapa enkelt W-9-formulär och få tillgång till all personalinformation på en instrumentpanel.

 Om du skalar och bygger globala team, G-P Gia™, vår första agentiska  AI för HR, erbjuder detaljerade insikter om  arbetslagar, skatteregler och förmåner i över 50 länder och alla 50 amerikanska stater.

Vem måste fylla i ett W-9?

Vissa individer och  affärsenheter  som får inkomst från ditt företag måste fylla i formulär W-9. Dessa  inkluderar, men är inte begränsade till, oberoende entreprenörer, leverantörer, partnerskap, aktiebolag (LLC), företag, truster och egendomar.

Här är några exempel på scenarier där en W-9 är nödvändig:

1. Du är  ett litet företag som anställer entreprenörer i USA. Små företag utan stora interna team anställer ofta oberoende entreprenörer. Om du till exempel  använder G-P Contractor för att anställa och betala entreprenörer för ett grafiskt designprojekt kan arbetaren använda W-9 Form Generation-funktionen för att fylla i formuläret innan de börjar arbeta. 

2. Du är en bank med en kund som öppnar ett nytt konto. Banker använder W-9 Forms  för att samla in skattebetalarinformation som behövs för att rapportera ränta och andra intäkter till IRS.

3. Du har avskrivit en skuld. Avskriven skuld anses ofta vara skattepliktig inkomst. Formulär W-9 hjälper till att skicka in nödvändig information.

4. Du är ett investeringsföretag. Du kommer att samla in Form W-9 från dina kunder och sedan rapportera dina intäkter till IRS på lämplig Form 1099.

När och varför en W‑9 begärs

 W-9 Formuläret krävs  endast för leverantörer som du betalar för tjänster. Detta inkluderar inte företag, eftersom de vanligtvis är undantagna från 1099-rapportering. Du behöver inte heller en W-9 för några leverantörer genom vilka du betalar med kort, eftersom dessa betalningar rapporteras av betalningsprocessorn.

Med ett W-9 Form  kan du rapportera entreprenörens betalningar till IRS. Även om du inte behöver lämna in det här dokumentet gör det enklare att förbereda 1099-formulär. Du kommer också att undvika böter och civilrättsliga eller straffrättsliga påföljder för att inte samla in formuläret.

Hur man fyller i en W-9 Form

Entreprenörer måste fylla i ett W-9 Formulär  korrekt för att säkerställa efterlevnad. De kan följa  dessaW-9 instruktioner:

1. Ange entreprenören eller företagsnamnet: Entreprenörer sätter sitt namn på rad 1 som det visas på deras skattedeklaration. Juridiska enheter, såsom ett partnerskap, LLC eller företag, lägger sitt namn på rad 2 med hjälp av sin ”att göra affärer som”-information. Om entreprenören arbetar under ett specifikt företagsnamn ska denne ange denna information på raden ”Företagsnamn”.

2. Välj den federala skatteklassificeringen: Entreprenören markerar den relevanta rutan för skatteklassificering. Vissa alternativ inkluderar individ, C Corporation, S Corporation, partnerskap, förtroende eller egendom eller LLC.

3. Lägg till TIN: Entreprenörer bör lägga till sitt SSN om de är en individ. Företag bör lägga till sin EIN. Beroende  på deras medborgarskap eller enhetsstatus kan entreprenörer ansöka om  en TIN och skriva ”ansöks om” under Del I. De kommer att bli föremål för säkerhetskopieringsavdrag tills de får sin TIN. Därefter måste de lämna in en uppdaterad W-9.

4. Ange adress: Lägg till adressen som är kopplad till TIN under raden ”adress”. 

5. Certifiera formuläret: All information ska vara korrekt och matcha IRS-poster. Den person som fyller i formuläret ska underteckna och datera de angivna områdena för att intyga. Du kan använda  IRS TIN-matchningsprogrammet för att verifiera poster.

G-P Contractor gör det enklare att fylla i och samla in formulär. Entreprenörer kan generera formuläret på plattformen, som du kan komma åt när som helst.

Hur man skickar in och lagrar ett W-9 -formulär

Den oberoende entreprenören eller enheten ska skicka dig det ifyllda formuläret för journalföring. Du måste förvara W-9 Forms  i minst fyra år . Längre journalföring hjälper också till med förlängda granskningsperioder. 

3 vanliga W-9 misstag och hur man undviker dem

Även om du inte behöver  skicka W-9 Forms till IRS, måste de  fortfarande  vara korrekta för att undvika juridiska och ekonomiska problem. Se upp för dessa vanliga misstag:

1. Lägga till  felaktig information: Misstag inkluderar att använda fel TIN och enhetstyp. En felaktig TIN kan leda till ett IRS-meddelande, medan rätt affärstyp säkerställer att dina 1099-rapporter är korrekta. 

2. Samla in formulär sent: Du måste samla in W-9 Forms  innan entreprenörer eller enheter börjar  arbeta  och innan du gör din första betalning. På så sätt är du redo för rapportering vid årsslutet.

3. Misslyckas med att uppdatera: Skapa ett system för regelbunden granskning och uppdatering av W-9-information. Använd metoder där en entreprenör enkelt kan uppdatera sin information.

Anställ medarbetare och  entreprenörer med G-P

Över  80 % av företagsledarna kämpar för att hitta kompetenta talanger på sin befintliga marknad. G-P erbjuder en snabb och kompatibel lösning för att anställa globala medarbetare och  entreprenörer utan att skapa nya enheter.

Våra AI- drivna EOR- och Contractor-lösningar stöds av det största teamet av HR-, juridiska och efterlevnadsexperter i landet för att förenkla hela den globala anställningslivscykeln. Lägg till talanger i världsklass till ditt team utan stressen med internationell skatteefterlevnad.

Boka en demo idag.

W-9 Vanliga frågor om formulär