Att framgångsrikt expandera din verksamhet till Kanada kräver att du anställer en begåvad lokal arbetskraft och navigerar landets komplexa löne- och skatteregler. Att förstå lagstadgade avgifter, skatteavdrag och rapporteringskrav är avgörande innan du kan betala ditt team på ett lagenligt sätt.

Viktiga aspekter av lönehantering i Kanada

Att administrera lönehantering i Kanada innebär efterlevnad av både federala och regionala/territoriella lagar. Viktiga komponenter är inkomstskatteavdrag, sociala avgifter och särskilda rapporteringsregler.

Inkomstskatteavdrag i Kanada

Kanada använder ett progressivt skattesystem på både federal och provinsiell nivå. Arbetsgivare är skyldiga att hålla inne inkomstskatt från anställdas inkomster och överlämna den till Canada Revenue Agency (CRA). Från juli 2025och med är de federala inkomstskatteklasserna:

• 15 % på inkomster upp till 57,692 CAD
• 20.5 % på inkomster över 57,692 CAD upp till 115,384 CAD
• 26 % på inkomster över 115,384 CAD upp till 178,867 CAD
• 29 % på inkomster över 178,867 CAD upp till 252,987 CAD
• 33 % på inkomster över 252,987 CAD

Förutom federal skatt måste arbetsgivare också hålla inne provinsiell eller territoriell inkomstskatt, som varierar avsevärt beroende på jurisdiktion.

Sociala avgifter i Kanada

Obligatoriska sociala avgifter dras av från varje lönecheck. Dessa är främst federala program, med ett anmärkningsvärt undantag för Quebec.

Kanada Pension Plan (CPP): Ger pension, funktionshinder och efterlevande förmåner. För 2025 är arbetstagar- och arbetsgivaravgiften 5.95 % av pensionsgrundande inkomster, upp till ett årligt maximum.
• Anställningsförsäkring (EI): Erbjuder tillfälligt inkomststöd för situationer som arbetsförlust, sjukdom eller graviditet. För 2025 är arbetstagaravgiften 1.66 % och arbetsgivaren bidrar med 1.4 gånger det beloppet (2.324 %), upp till ett årligt maximum.
• Quebec-specifika planer: Företag med anställda i Quebec måste bidra till Quebec Pension Plan (QPP) och Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) i stället för de federala CPP- och EI-programmen. Dessa har olika bidragsnivåer och maximibelopp.

Kanada lönefrekvens och lönebesked

Provinsiella anställningsstandarder fastställer minimilönefrekvensen, som vanligtvis är halvårsvis eller varannan vecka. Månatliga lönecykler är ovanliga och ofta inte kompatibla. Varje löneutdrag (lönebesked) måste tydligt ange löneperioden, brutto- och nettoresultatet, arbetade timmar, lönesatsen och en specificerad lista över alla avdrag, inklusive skatter, CPP / QPP och EI / QPIP.

Alternativ för lönehantering i Kanada för företag

Företag har tre primära alternativ för att hantera lönehantering i Kanada:

• Intern lönehantering: Efter att ha etablerat ett dotterbolag i Kanada kan ett företag hantera lönehantering internt. Detta tillvägagångssätt erbjuder direkt kontroll men kräver betydande investeringar i lokal expertis för att säkerställa efterlevnad av komplexa regler i flera lager.
• Lokal löneleverantör: Ett företag kan anställa en kanadensisk löneleverantör för att behandla betalningar. Även om detta avlastar vissa administrativa uppgifter förblir den registrerade arbetsgivaren juridiskt ansvarig för alla beräkningar och efterlevnad.
• Employer of Record (EOR) partner: Genom att samarbeta med en global registrerad arbetsgivare som G-P kan du anställa och betala anställda i Kanada utan att starta en lokal enhet. Den registrerade arbetsgivaren hanterar alla aspekter av löner, skatter, förmåner och efterlevnad, minskar risker och påskyndar ditt marknadsinträde.

Hur man upprättar traditionell lönehantering i Kanada

Om du väljer att inte använda en registrerad arbetsgivare kräver upprättandet av lönehantering flera steg:

1. Införliva en juridisk person, antingen federalt eller i en viss provins.
2. Skaffa ett företagsnummer (BN) från CRA (eller ett Quebec Enterprise Number (NEQ) om du är verksam i Quebec).
3. Öppna ett löneprogramkonto (kallat RP-konto) med CRA.
4. Registrera dig hos provinsiella organ efter behov, såsom Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) i Ontario.
5. Etablera en process för att korrekt beräkna innehållanden, göra snabba överföringar och utfärda lagenliga lönebesked för varje löneperiod.

Effektivisera kanadensisk lönehantering med G-P

G-P är den främsta arbetsgivaren som hjälper ditt team att finansiera löner i över 130 valutor. Få felfri lönehantering i tid med flexibla betalningsalternativ och lägg enkelt till bonusar, provisioner och undantag med bara några klick. G-P EOR är den föredragna partnern för ledande HCM-, PEO- och löneplattformar. Samla dina personaldata på ett ställe för att upprätthålla befintliga arbetsflöden samtidigt som du säkerställer konsekventa och korrekta data i dina integrerade system.

Kontakta oss idag för att lära dig hur vi kan hjälpa dig att anställa och betala talang i Kanada.