أفضل تقنية لإدارة الفرق الدولية

عندما تكتشف كيفية إدارة الفرق الدولية، ستجد أن الوصول إلى الأدوات التقنية المناسبة يأخذ مستوى جديدًا من الأهمية. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك الفرق بين التعاون مع زملاء العمل المحليين والدوليين. عندما يكون زملاؤك في العمل على المكتب مباشرة أو أسفل القاعة، يمكنك العمل على المشروعات معًا شخصيًا - حتى باستخدام الأدوات التناظرية مثل اللوحات البيضاء أو أجهزة الكمبيوتر الدفترية في بعض الحالات. عندما يعيش زملاؤك في العمل على بُعد آلاف الأميال، فأنت بحاجة إلى تقنية تعاون دولية فعالة.

تتخذ تقنيات التعاون للفرق الدولية أشكالاً عديدة وتهدف إلى المساعدة في مختلف عمليات الأعمال. تم تصميم بعض الأدوات الحيوية الأخرى خصيصًا لإدارات الموارد البشرية والإدارة للإشراف على العمليات وتوجيهها عبر المؤسسة. سنناقش بعضًا من أفضل أنواع التكنولوجيا التي يجب عليك تنفيذها حتى تتمكن من تبسيط وتحسين الطريقة التي تدير بها فريقك ومساعدتهم على التواصل في جميع أنحاء العالم.

1. برنامج مؤتمرات الفيديو

كانت مكالمات الفيديو موجودة لبعض الوقت، ولكن الارتفاع في العمل عن بُعد أدى إلى نقل هذه التقنية من جديد إلى أساسي. 2020 أبريل وجد استبيان من أن الشركات كانت تزيد إنفاقها على برامج مؤتمرات الويب أكثر من أي حلول برمجية أخرى. حتى قبل أن تبدأ مؤتمرات الفيديو بالفعل في ظل الجائحة العالمية، 622017 اتفقت نسبة من المديرين التنفيذيين في  أن مؤتمرات الفيديو كانت تحسنًا كبيرًا في المؤتمرات الصوتية عندما يتعلق الأمر بجودة التواصل.

لا عجب أن الشركات كانت تنجذب إلى مؤتمرات الفيديو بدلاً من مكالمات المؤتمرات الصوتية. فكّر في جميع الإشارات المرئية التي تكتسبها عند التحدث مع الأشخاص وجهًا لوجه مقابل التحدث عبر الهاتف. تسهل مؤتمرات الفيديو معرفة من يتحدث في جميع الأوقات ومعرفة متى يكون الشخص على وشك التحدث حتى تتجنب الانقطاعات غير المقصودة. يمكنك أيضًا قراءة وجوه الأشخاص لاكتساب المزيد من المعرفة حول نواياهم وأفكارهم. يمكن أن تكون هذه الإشارات المرئية مفيدة بشكل خاص في التواصل بين الثقافات، حيث يحدث سوء الفهم بسهولة أكبر.

تتوفر تطبيقات مجانية للأفراد لإجراء مكالمات فيديو مع الأصدقاء والعائلة، ولكن تم تصميم برامج مؤتمرات الفيديو الاحترافية مع وضع الشركات في الاعتبار حتى يتمكن العديد من المشاركين من الانضمام إلى المكالمة. تتضمن هذه البرامج أيضًا ميزات مفيدة مثل مشاركة الشاشة والسبورة البيضاء - حيث يمكن لمستخدمين أو أكثر تمييز شاشة فارغة تمامًا كما لو كانوا يستخدمون السبورة البيضاء الفعلية - للمساعدة في العروض التقديمية والتعاون.

2. منصة إدارة المشاريع

عادةً ما تكون إدارة المشاريع والجداول الزمنية مهمة صعبة بما يكفي، حتى بالنسبة للشركات الصغيرة التي لديها موظفين محليين. ولكن بالنسبة للشركات العالمية، يمكن أن يكون الأمر صعبًا بشكل خاص. ومع ذلك، يمكن أن تسهل منصة إدارة المشروعات المناسبة الأمر.يمكن لبرنامج إدارة  المشروعات أن يساعد فريقك على تتبع المهام اليومية والأهداف الأكبر. بالنسبة للشركات الدولية، يمكن أن تساعدك منصة إدارة المشاريع المناسبة على ربط فريقك بالكامل في مكان واحد.

يجب أن تساعدك جميع المنصات في تحديد المواعيد النهائية وإنشاء الجداول الزمنية وتعيين المهام. كما ستأتي بعض البرامج مع ميزات أخرى، مثل قوالب المشروعات ومشاركة الملفات وأدوات الاتصال. عادةً ما تكون القاعدة الرئيسية على منصة إدارة المشاريع هي لوحة المعلومات حيث يمكنك الحصول على نظرة عامة سريعة على المشاريع قيد التنفيذ. يجب أن يكون لدى الموظفين لوحات المعلومات المخصصة أو قوائم المهام الخاصة بهم حيث يمكنهم إدارة مهامهم الخاصة.

تتوفر العديد من منصات إدارة المشاريع للاختيار من بينها. قد يكون بعضها أكثر ملاءمة لمجالك أو يسمح بالتخصيص الذي تحتاجه لتخصيص المنصة حسب احتياجاتك. توصي Business News Daily بوضع العوامل التالية في الاعتبار عند اختيار أفضل برنامج لإدارة المشروعات لفريقك:

• الحجم الحالي لمؤسستك
• قابلية توسيع البرنامج، في حال نموّك
• تحديات إدارة المشروعات التي تريد أن يقوم برنامجك بحلها أو تحسينها
• سهولة استخدام البرنامج

يمكن للبرنامج الصحيح أن يعزز إنتاجية فريقك العالمي ويساعد على ضمان عدم وقوع أي مشروع في أي وقت من الأوقات. من الضروري أن تستمر المؤسسات في تحديث الأدوات التي تستخدمها والتعرف على ما يوجد بها، خاصةً عندما يصبح العمل عن بُعد هو اللاعب الجديد في اللعبة. 

3. خدمات تخزين الملفات ومشاركتها

بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه، من المحتمل أن تقوم بإنشاء الملفات واستشارة وتبادلها وتخزينها بانتظام. في السنوات الماضية، اعتمدت  العديد من الشركات على التخزين المحلي لتنظيم ملفاتها. إذا كنت ترغب في مشاركة ملف، فمن المحتمل أنك أرسلته عبر البريد الإلكتروني، أو ربما وصلت إليه من خلال مجلد مشترك واتصال إيثرنت.ربما  تكون قد اعتمدت أيضًا على المستندات المطبوعة المخزنة في خزائن الملفات.لقد أصبحت طرق تخزين الملفات ومشاركتها  هذه قديمة نظرًا لتزايد انتشار الحلول المستندة إلى السحابة.

اليوم، يتم تخزين نصف بيانات الشركات في جميع أنحاء العالم في السحابة. بالنسبة للشركات الدولية، يُعد التخزين السحابي أكثر من مجرّد عملية مريحة - فهو ضروري حتى يتمكن جميع الموظفين من الوصول بسهولة إلى الملفات التي يحتاجونها. باستخدام النموذج السحابي، يقوم موفر السحابة بتخزين بياناتك على خوادم بعيدة ويسمح لك بالوصول إلى البيانات عبر الإنترنت، إما من خلال تطبيق على جهازك أو من خلال متصفح الويب الخاص بك. بعبارة أخرى، يمكن للموظفين في جميع أنحاء العالم الوصول إلى المجلدات والملفات المشتركة طالما أن لديهم بيانات الاعتماد الصحيحة واتصال بالإنترنت.

تتوفر العديد من الخدمات في السوق اليوم لتخزين الملفات ومزامنتها ومشاركتها. قد تكون على دراية ببعض الخيارات المجانية، ولكن هذه الحلول تحد من عدد الجيجابايت (GB) التي يمكنك تخزينها مجانًا، عادةً في نطاق 5-15 جيجابايت. يمكن للشركات التي تحتاج إلى حل تخزين أكثر قوة اختيار الإصدارات المدفوعة من هؤلاء الموفرين المعروفين أو الاشتراك مع موفرين آخرين قد يكونون أكثر ملاءمة لاحتياجاتك.

4. توثيق أداة التعاون

تُعد القدرة على مشاركة الملفات والوصول إليها أمرًا أساسيًا، ولكن بالنسبة للعديد من الفرق، فإن مجرد مشاركة المنتجات النهائية لا يكفي. قد تحتاج أيضًا إلى التعاون أثناء إنشاء المستندات، سواء كانت  مقالة لمدونتك الخاصة بشركتك، أو عرض شرائح لاجتماع قادم مع عميل، أو جدول بيانات يحتوي على بيانات مبيعات ربع سنوية. في السنوات الماضية، كان عليك أن تأخذ دورًا في العمل على وثيقة، وإرسال إصدارات جديدة أو ملاحظات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا حتى اكتمالها - عملية فوضوية وغير فعالة.

واليوم، حلت السحابة هذه المشكلة، ويمكنك الاستفادة من هذا الحل باستخدام أداة تعاون المستندات التي تناسب فريقك. يجب أن تسمح جميع هذه الأدوات للعديد من الموظفين بالوصول إلى الوثيقة لأنها قيد التقدم لإجراء تغييرات داخل الوثيقة أو تقديم التعقيبات في شكل تعليقات أو تعديلات مقترحة. يجب أن يكون المستخدمون قادرين على مراجعة تاريخ المراجعات حتى يتمكنوا من استعادة الإصدارات القديمة إذا لزم الأمر أو فهم التغييرات التي تم إجراؤها ومن الذي قام بها.

تتضمن بعض خدمات مشاركة الملفات أيضًا أدوات تحرير عبر الإنترنت، ولكن هذه ليست ميزة قياسية لجميع الخدمات. وعندما يتم تضمينها، قد تكون غير كافية لاحتياجاتك. يجب أن تفكر في استخدام أدوات التعاون عبر الإنترنت، سواءً كانت مجانية أو مدفوعة، عندما تحتاج إلى إنشاء مستندات وتحريرها في مجموعة. تُظهر الأبحاث أن العمل التعاوني يعزز مشاركة الأفراد وأدائهم.لذلك، يجب على الشركات إيجاد طرق لتسهيل هذه الديناميكية التآزرية بين الموظفين، حتى لو كان شخص واحد مسؤولاً بشكل أساسي عن المشروع.

5. تطبيق المراسلة الفورية

حتى عندما تريد التواصل مع الزملاء في نفس المبنى، فمن المحتمل أن تطلق عليهم رسالة عبر الإنترنت بدلاً من الذهاب إلى مكتبهم أو الاتصال بهم عبر الهاتف. عندما تحتاج إلى التواصل مع الزملاء الدوليين، يكون التواصل الكتابي أكثر أهمية. لطالما كان  البريد الإلكتروني هو الإعداد الافتراضي للتواصل الكتابي في بيئات العمل، ولكن هذا كان يتغير في السنوات الأخيرة. اكتسبت تطبيقات المراسلة الفورية قوة جذب داخل العديد من الشركات حيث يمكنها تسهيل التواصل المباشر والفوري أكثر من البريد الإلكتروني.

إذا كنت لا تستخدم حاليًا تطبيق مراسلة فورية وترغب في تجربة شيء ما إلى جانب البريد الإلكتروني، ففكر في دمج أحد هذه التطبيقات في اتصالات عملك اليومية. توصي هارفارد بيزنس ريفيو باختيار تطبيق يكون معظم موظفيك على دراية بالفعل باستخدامه بحيث يكونون أكثر عرضة لاعتماده في مكان العمل. نظرًا لأن تطبيقات المراسلة المختلفة شائعة في أجزاء مختلفة من العالم، فقد يعني ذلك اختيار تطبيق يعرفه موظفوك الدوليون، حتى لو كان جديدًا عليك.

تُقدَّر تطبيقات المراسلة الفورية بالطريقة التي تعزز بها التواصل الفوري ذهابًا وإيابًا، ولكنها قد لا تعمل دائمًا بهذه الطريقة عند استخدامها بين الزملاء الدوليين. خاصةً عندما تعمل في مناطق زمنية مختلفة جدًا، قد لا يرى أحد زملاء العمل رسالتك على الفور عند إرسالها. ستخبرك بعض التطبيقات عندما يكون شخص ما متصلاً بالإنترنت، حتى تعرف ما إذا كان الشخص سيرى رسالتك الفورية أو ما إذا كان البريد الإلكتروني الذي ستتم قراءته لاحقًا سيكون أكثر منطقية.

6. برنامج إدارة التعلم الإلكتروني

تبلغ قيمة صناعة التعلم والتطوير أكثر من مليار دولار370 في جميع أنحاء العالم، مما يدل على الأدوار المهمة التي يلعبها التدريب ورفع المهارات للشركات في جميع أنحاء العالم. بالإضافة إلى تقديم تدريب للموظفين الجدد لبدء أدوارهم الجديدة، تقدم العديد من الشركات أيضًا فرص تعلم مستمرة لمساعدة الموظفين على تحسين مهاراتهم أو حتى بناء مجموعات مهارات جديدة لمواجهة التحديات والمتطلبات الجديدة.

قد يكون لدى الشركات الدولية المزيد من الأسباب للتركيز على تدريب الموظفين لأن التوظيف في أسواق جديدة قد يعني قبول الموظفين ذوي الخلفيات التعليمية المختلفة. يمكن أن يكون التدريب وسيلة فعالة لضمان امتلاك جميع موظفيك لقواعد المعرفة ومجموعات المهارات التي يحتاجونها للنجاح.يمكن  للشركات تقديم التدريب بطرق مختلفة، بما في ذلك الخيارات الشخصية والإلكترونية.

لقد بدأ التعلم الإلكتروني، الذي يُسمى أيضًا التعلم الإلكتروني، في استبدال التدريب الشخصي الذي يقوده المدرب، والذي كان أكثر شيوعًا. يُظهر أحدث تقرير لتعلم مكان العمل من LinkedIn تحولاً كبيرًا بعيدًا عن التعلم الشخصي لصالح المزيد من التعلم عبر الإنترنت، حتى خلال العام الماضي فقط. بالنسبة للفرق العالمية والبعيدة، عادةً ما تكون خيارات التعلم عبر الإنترنت هي الأكثر منطقية. يمكن أن يسمح لك برنامج إدارة التعلم الإلكتروني بمشاركة مقاطع الفيديو والمقالات والمزيد، واختبار تعلم الموظفين من خلال الاختبارات والتمارين. كما أنها تسمح للموظفين بالعمل بشكل مستقل وفقًا لسرعتهم الخاصة.

7. منصة توسع عالمية

يمكن لأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) مساعدة أقسام الموارد البشرية على تتبع العديد من وظائف الموارد البشرية وأتمتتها، ولكن هذه البرامج ليست بالضرورة مصممة للشركات الدولية التي تتعامل مع المزيد من تعقيدات الموارد البشرية. على سبيل المثال، لا يمكنك وضع الموظفين الدوليين في نفس كشوف الرواتب الخاصة بموظفيك المحليين. قد يحق لموظفيك الدوليين أيضًا قانونًا الحصول على مزايا مختلفة. لحسن الحظ ، لا يزال بإمكانك تبسيط العديد من وظائف إدارة الموارد البشرية (HRM) عند استخدام منصة توسع عالمية مثل GoGlobal من Globalization Partners .

توفر منصتنا التكنولوجية الشاملة إمكانية الوصول إلى جميع الأدوات التي تحتاجها لإدارة القوى العاملة العالمية على  لوحة معلومات واحدة مريحة. إدارة وظائف الموارد البشرية مباشرة من المنصة، بما في ذلك:

• التأهيل: منذ اليوم الأول لموظفيك مع شركتك، يسهّل الحل المبتكر Globalization Partners بدء عقود العمل الممتثلة للقانون وغيرها من إجراءات التأهيل.
• كشف الرواتب: يتم وضع موظفيك الدوليين في كشف الرواتب المتوافق محليًا، ولكن لا يزال بإمكانك الموافقة على كشف الرواتب، أو إضافة المكافآت، أو إجراء تغييرات عند الحاجة.
• المزايا: إدارة خطط المزايا التي تتوافق مع القوانين والمعايير المحلية في أي دولة تقوم فيها بتعيين موظفين.
• الوقت والنفقات: يمكنك عرض طلبات الوقت والنفقات والموافقة عليها بسهولة من جميع موظفيك في مكان واحد.

مع أي تقنية من تقنيات الموارد البشرية، يُعد الأمان هو الأساس. Globalization Partners يحافظ على بيانات الموظفين آمنة من خلال السماح لك بنشر تدابير أمنية قائمة على الأدوار حتى يتمكن الموظفون المعتمدون فقط من الوصول إلى البيانات.

عندما تستعين بخبرة EOR العالمية لدينا، يمكنك التواصل مع الخبراء من خلال مركز المساعدة ومعرفة المزيد عن الأسواق الدولية حتى تتمكن من التخطيط لتوسعات جديدة.

جهّز نفسك بالأدوات المناسبة وEOR المناسب

يأتي العمل في فرق دولية مع بعض المكافآت الفريدة، بالإضافة إلى بعض التحديات الفريدة. لهذا السبب تحتاج إلى الأدوات التقنية المناسبة تحت تصرفك لتوحيد فريقك والمساعدة في إنتاجيتك. بالإضافة إلى الأدوات المناسبة للفرق الدولية، تحتاج أيضًا إلى الشراكة المناسبة لمساعدتك على توظيف أفضل المواهب في جميع أنحاء العالم.

يُعد العمل مع EOR حلاً مثاليًا لتوظيف العمال الدوليين وإدارتهم لأنه يسمح لك بتخطي أو تأخير تأسيس الشركات التابعة لك في البلدان التي توظف فيها. كما أنه يوفر عليك أيضًا عدم الاضطرار إلى فهم جميع قوانين العمل والأعمال المحلية. يبسط EOR عملية إدارة فريقك الدولي.

Globalization Partners يمكنك الوثوق به للتعامل مع  وظائف الموارد البشرية والشؤون القانونية والمالية لموظفيك الدوليين ولمساعدتك في تخطيط وتنفيذ التوسعات الدولية بنجاح في جميع أنحاء العالم. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن أنواع EORs، واختيار EOR المناسب، وأهمية هذا القرار، قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني المجاني، "دليل اختيار صاحب عمل مسجل".