لنواجه الأمر - معظم الشركات ليس لديها برامج تأهيل نموذجية؛ بل والأسوأ من ذلك عندما يكون برنامج تأهيل عن بُعد.
يُعد الإلحاق خطوة أولى مهمة في إعداد موظفين جدد للنجاح في دورهم، ولكن معظم برامج الإلحاق لا تغطي سوى قوائم المراجعة الإدارية.
الموظفون الجدد متحمسون، ولكن ربما أيضًا متوترون ولديهم العديد من الأسئلة التي قد لا يشعرون بالارتياح لطرحها. وإذا كانت عملية التأهيل عبارة عن شعار إداري بارد، فمن غير المحتمل أن يتحدثوا إلى مديرهم الجديد خوفًا من أن يُنظر إليهم على أنهم سلبيون للغاية.
بدلاً من ذلك، سيُعبّرون عن إحباطهم في أماكن مثل ريديت:
إذا لم يكن معظم التأهيل سيئًا بما يكفي، فإن التحول إلى العمل عن بُعد جعل الأمر أسوأ. يمثل التأهيل عن بُعد تحديًا خاصًا للموظفين الجدد لأن التواصل وبناء الفريق والشعور بثقافة الشركة أكثر صعوبة من خلال المكالمات والاجتماعات الافتراضية.
إن عواقب سوء برامج الالتحاق بالشركة كبيرة جدًا ولا يمكن تجاهلها.
[تغريدة bctt="عواقب ضعف برامج الإلحاق كبيرة جدًا بحيث لا يمكن تجاهلها."اسم المستخدم="غلوبالبيو"]
وجدت دراسة أجرتها BambooHR أن ثلث الموظفين تركوا وظائفهم الجديدة في الأشهر الستة الأولى. وذلك بعد أن تقضي الشركات الوقت والموارد في توظيفها في المقام الأول. يمكن أن تضيف هذه التكاليف ما يصل إلى ثلث راتب الموظف.
سيكشف هذا المقال كيف يمكن للمديرين والشركات تصميم برنامج تأهيل يعمل على إعداد الموظفين عن بُعد للنجاح.
كيف يختلف تأهيل موظف عن بُعد عن موظف المكتب؟
يُعد التأهيل عن بُعد تجربة مختلفة تمامًا عن التأهيل التقليدي في المكتب:
التأهيل في المكتب
عندما يأتي الموظفون الجدد إلى المكتب لأول مرة، يمكن لمديرهم الترحيب بهم، وأخذهم إلى مكتبهم بعد تعريفهم للزملاء، والإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديهم.
هناك مستوى عالٍ من المشاركة من جانب المدير. يساعد هذا التفاعل وجهًا لوجه الموظفين الجدد على تخفيف القلق الذي قد يشعرون به والاستقرار فيه.
الإلحاق عن بُعد
يتطلب تأهيل موظف عن بُعد تواصلاً أكثر بكثير من عمليات تأهيل الموظفين في المكتب. هناك إشارات اجتماعية يمكن للموظفين في المكتب التعرف عليها بحيث لن يتمكن الموظفون عن بُعد من القيام بذلك.
في مكان العمل البعيد، من المرجح أن يتلقى الموظفون الجدد مكالمة افتراضية من مديرهم في اليوم الأول. قد تكون مكالمة لمدة 1-2 ساعة طويلة حيث سيتحدثون عن كل شيء بدءًا من إعداد الكمبيوتر إلى وضع الأهداف وتوضيح الأولويات.
من المتوقع أن يحصل الموظفون الجدد عن بُعد على محاملهم بسرعة لفهم دورهم الجديد.
تحديات الإلحاق الافتراضية
ينطوي التأهيل الافتراضي على تحديات خاصة لا داعي للقلق بشأنها من جانب الفرق الموجودة في المكتب. فيما يلي ثلاثة تحديات للتأهيل عن بُعد.
الاتصال
سواء في المكتب أو عن بُعد، يحتاج المدير إلى التواصل بشكل متكرر مع الموظفين الجدد لمساعدتهم على الاستقرار في دورهم الجديد. ولكن قد يشعر الموظفون الجدد بالتردد في طرح الأسئلة الفورية. لا يريدون إزعاج مديريهم إذا كانوا مشغولين وترك انطباع أول سيئ. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعويم الموظف دون أهداف يومية.
يمكن أن يصبح الدعم التقني أكثر إحباطًا
عندما تكون في المكتب، من المحتمل أن يكون هناك دعم فني للتأكد من إعداد البريد الإلكتروني والكمبيوتر والهاتف وما إلى ذلك للموظفين في أول يوم لهم. في البيئة البعيدة التي لا تتوفر فيها هذه المساعدة شخصيًا، قد تستغرق الإعدادات الفنية وقتًا أطول وتكون أكثر إحباطًا.
دمج الموظفين الجدد في الثقافة
يتمثل التحدي الأكبر لتأهيل الموظفين عن بُعد في دمجهم في ثقافة الشركة. إن لقاء موظفين جدد والتعرف على أشخاص في أجزاء مختلفة من المؤسسة أمر أساسي لجعلهم يشعرون بالارتباط. إذا لم يحصلوا على هذه الفرصة، يمكن للعزلة أن تتسلل بسرعة وتعيق قدرة الموظفين على الاضطلاع بأدوارهم بسرعة.
كيفية إنشاء برنامج تأهيل للموظفين عن بُعد
ليس من الضروري أن يكون تأهيل الموظفين عن بُعد في المرتبة الثانية من حيث أفضل تأهيلهم الشخصي. هناك أفضل الممارسات التي يمكن للشركات استخدامها لإعداد العمال عن بُعد بشكل كافٍ ودمجهم مع الشركة.
الخطوة 1: الالتحاق المبكر
يبدأ برنامج تأهيل رائع قبل اليوم الأول. سيكون لدى الموظفين الجدد الكثير من الأسئلة ويشعرون بالفضول تجاه ثقافة الفريق. للاستفادة من حماسهم وتخفيف بعض أعصابهم، يمكن للمديرين مشاركة الموارد معهم التي توفر السياق والإجابة عن أسئلتهم.
يجب على المديرين البدء في مشاركة الموارد مثل:
- مع مَن سيعملون.
- موارد قيّمة في مجالهم أو منتجهم.
- وثائق الاستراتيجية المتعلقة بدورهم
حتى أن بعض المديرين قد يضعون معًا الأسئلة الشائعة للموظفين الجدد التي تقدم إجابات على الأسئلة الشائعة أو مجموعة شرائح تقدم زملائهم في المستقبل. تُعد مجموعة الشرائح أداة رائعة لمنحهم إحساسًا بمن هم أيضًا في الفريق وتوفير سياق حول كيفية ارتباط دورهم بالآخرين داخل إدارتهم أو مؤسستهم بشكل عام.
الخطوة 2: تغطية أساسيات التأهيل
أنشئ قائمة مرجعية إدارية لضمان عدم إغفالك أي خطوات مهمة في عملية التأهيل. تضمين مهام مثل:
- تجهيز الموظفين الجدد بالبرامج والمعدات المناسبة.
- التوقيع على وثائق التوظيف اللازمة.
- إرسال جدول اليوم الأول مع الاجتماعات التمهيدية
من المهم أن يعرف أعضاء الفريق الآخرين ما هو موجود في قائمة التحقق هذه حتى يكون لديهم فكرة أفضل عما يجب عليهم الاستعداد لأي مقدمات قد يتم تضمينها فيها.
الخطوة 3: ابدأ بقوة مع اليوم الأول
يجب على المديرين جعل جدول اليوم الأول للموظفين الجدد مفصلاً قدر الإمكان لضمان أن تكون التجربة مثيرة وجذابة وترك انطباع أول جيد.
نظرًا لأنه لن يكون لديهم موظفين آخرين لملاحظتهم أو بيئة عمل لأخذ إشارات منهم، فمن المهم إعطاء الموظفين الجدد ما يكفي للعمل عليها حتى لا يكون لديهم فترات طويلة في أسبوعهم الأول مع القليل للقيام به. ومع ذلك، لا تثقل كاهلهم بالكثير من الاجتماعات أو المهام، وكن دائمًا متاحًا للأسئلة وتسجيل الوصول.
قدّم ترحيبًا حارًا
قامت شركة IDEO، وهي شركة تصميم مشهورة عالميًا، بتنفيذ استراتيجية لتخفيف أعصاب اليوم الأول التي قد يشعر بها العديد من الموظفين: أولئك الذين أجرىوا مقابلة مع الموظف الجديد سيرسلون له خطاب ترحيب يبدأ بعبارة "نعتقد أنك نوعًا ما تمثل مشكلة كبيرة، وإليك السبب."
قد يبدو هذا إجراءً صغيرًا، ولكن جهودًا كهذه تقطع شوطًا طويلاً في إظهار أن الموظفين موضع ترحيب من أعضاء الفريق. كما أنه يساعد على بدء العلاقات التي تسهل عليهم التواصل في المستقبل.
تعريف زملائهم بالموظفين الجدد
بعد الترحيب الحار، يجب أن يعقد الموظف الجديد اجتماعات فردية محددة مسبقًا مع قادته وزملائه الذين سيعملون معه عن كثب. أحد أكبر التحديات التي تواجه العمل عن بُعد هو العزلة. إن القدرة على الالتقاء وجهًا لوجه أمر ضروري لدمج الموظفين الجدد في الشركة.
تهدف هذه الاجتماعات الفردية في المقام الأول إلى تقديم أعضاء جدد في الفريق، ولكنها أيضًا فرصة رائعة لبدء بناء العلاقات التي تعد ضرورية لتقدم الموظف الجديد.
الخطوة 4: إقران الموظفين عن بُعد "بصديق تهيئة"
بالإضافة إلى الاجتماعات الفردية مع أعضاء الفريق، يمكن أن يساعد إقران الموظفين عن بُعد مع "رفيق التأهيل" الموظفين الجدد على الاندماج مع الشركة.
Netapp ، وهي شركة خدمات سحابية في كاليفورنيا، تستقبل 200 المتدربين كل صيف. يتمثل جزء من برنامج الالتحاق الخاص بهم في إقرانهم بصديق للتدريب. تعمل هذه الاستراتيجية على بناء ثقافة الفريق وتشجيع التعاون بين المتدربين الجدد.
في مقالة نشرتها مؤسسة HBR، تشارك Microsoft برنامجها التجريبي الخاص بالتأهيل الذي يجمع بين كل موظف جديد وأقرانه الذين كانوا يعملون مع الشركة لفترة من الوقت. ووجدوا أنّ وجود صديق تأهيل:
- قدم سياقًا مهمًا للموظف الجديد.
- عززت إنتاجيتهم.
- زيادة رضاهم الوظيفي.
الخطوة 5: بناء الثقة والانتماء في 30-60-90 الأيام الأولى
خلال 90 الأيام الأولى، يجب على الموظفين الجدد بناء علاقات كافية مع زملائهم، والانغماس في عملهم، والبدء في مشاركة أفكارهم، وتلقي تعقيبات بناءة.
يقترح عالم نظرية الإدارة سيمون سينيك في تيد تالك 2014 أن القادة العظماء يجعلون موظفيهم يشعرون بالأمان. وهو يستمد من خبرته في إجراء مقابلات مع الفرق البحرية لفهم سبب تعرضهم بسهولة للخطر لإنقاذ أعضاء فريقهم. "كانوا ليفعلوا الشيء نفسه من أجلي" هي الإجابة التي قدموها جميعًا.
لا يتمثل الهدف الرئيسي من تأهيل الموظفين في تعيين موظفين جدد لبدء العمل بأسرع ما يمكن، ولكن في بناء الثقة معهم حتى يشعروا بأنهم جزء من فريق عمل شاق.
الخطوة 6: تقديم الإرشاد
على غرار توفير موظفين جدد مع أقرانهم لمساعدتهم على التكيف مع دورهم الجديد والشركة، يُعد الموجهون أمرًا بالغ الأهمية لتطوير الموظفين باستمرار. يختلف الموجهون عن المديرين لأنهم أكثر اهتمامًا بالتحسين والنمو الشامل للمتدربين بدلاً من مقاييس أداء محددة. الموجهون هم مرشدون ومستشارون يمكن للموظفين الاعتماد عليهم للحصول على وجهة نظر طرف ثالث غير متحيزة.
كان توجيه العلاقات التي تتم في وقت مبكر مرتبطًا إيجابيًا بإنتاجية الموظف ومستويات الثقة لديه بعد خمس سنوات ونصف. إن تأثير هذا النوع من الدعم لا يقدر بثمن.
مفاتيح نجاح إلحاق الموظفين عن بُعد
تمثل برامج التأهيل عن بُعد تحديات أكثر من التأهيل الشخصي لأنه من الصعب التواصل وتعلم ثقافة الفريق أثناء العمل من المنزل. لبناء برنامج تأهيل ناجح للموظفين، يحتاج المديرون إلى التركيز على بناء مشاعر الثقة والانتماء داخل فرقهم.
باتباع الخطوات الموضحة في هذه المقالة، يمكن للشركات بناء برنامج تأهيل موظفين عن بُعد أكثر من مجرد قائمة مرجعية للموارد البشرية، ولكنها عملية تدمج الموظفين الجدد بفعالية في المؤسسة وتُعِدُّهم للنجاح.
