Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Belgien​​ 

Wichtigste Erkenntnisse​​ 

• Belgiens wichtigste Einstellungszentren sind Brüssel, Antwerpen und Gent.​​ 
• Top-Branchen in Belgien sind Dienstleistungen und Verwaltung, Logistik und Transport sowie Chemie und Petrochemie.​​  
• Unternehmen, die in Belgien einstellen , haben verschiedene Einrichtungsoptionen, darunter die Zusammenarbeit mit einem offiziellen Arbeitgeber (Employer of Record), die Einstellung von Auftragnehmern, die Gründung einer Tochtergesellschaft oder die direkte Registrierung eines Arbeitgebers.​​ 

Belgien ist Mitglied des Schengen-Raums und das zehntgrößte Exportland der Welt. Es hat eine Belegschaft von über fünf Millionen Menschen. Seine zentrale Lage in Europa ermöglicht eine Effizienz der Lieferkette und eine schnelle Verteilung in benachbarte Märkte. Der Hauptsitz der Europäischen Union befindet sich in der Hauptstadt des Landes, Brüssel.​​ 

Bevor Sie in Belgien Mitarbeiter einstellen, müssen Sie Verträge, Steuern, Löhne, Sozialleistungen und andere Arbeitsgesetze verstehen. Unser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie über Einstellungen in Belgien wissen müssen – von Top-Einstellungszentren über Schlüsselbranchen bis hin zu landesweiten Vorschriften.​​ 

Was man vor der Einstellung von Mitarbeitern in Belgien wissen sollte​​ 

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Belgien ausweiten, gibt es wichtige rechtliche Anforderungen, die Sie beachten sollten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraktiken in Belgien und viele Aspekte der Arbeitgeber-Mitarbeiter-Beziehung, einschließlich Abfindung und Sozialleistungen.​​ 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Einstellung in Belgien wissen sollten:​​ 

1. Sprachen und Regionen​​ 

Belgien hat drei Amtssprachen: Niederländisch, Französisch und Deutsch.​​ 

In Belgien gibt es drei territoriale Regionen, die nach Sprache, Regierungsstruktur und Lohn-Anforderungen getrennt sind:​​ 

1. Flämische Region: Im Norden gelegen, ist Flandern die niederländischsprachige Region. Sie wird von einem flämischen Parlament und einer flämischen Regierung regiert.​​ 
2. Brüssel-Hauptstadtregion: Brüssel ist offiziell ein zweisprachiges Gebiet. Französisch und Niederländisch sind die gesprochenen Sprachen. Die Region untersteht der Gesetzgebungsgewalt des Parlaments der Region Brüssel und der Regierungsgewalt der Regierung der Region Brüssel Hauptstadt.​​ 
3. Wallonische Region: Französisch ist die Hauptsprache der südlichen Region Walloniens. Deutsch wird von einer kleinen Gemeinde in der Provinz Lüttich innerhalb Walloniens gesprochen. Die Region steht unter der Macht des wallonischen Parlaments.​​ 

2. Normale Arbeitswoche und Feiertage​​ 

Die Standardarbeitswoche umfasst 38 Stunden, obwohl CBAs oder einzelne Unternehmen leicht unterschiedliche Arbeitszeiten haben können. Mitarbeiter, die sechs Stunden pro Tag arbeiten, erhalten eine Pause von 15 Minuten oder länger. Pausen zählen nicht zu den Arbeitsstunden. Einige sektorale Tarifverträge (CBAs) haben unterschiedliche Regelungen.​​ 

Belgien hat jedes Jahr 10 Feiertage, die sind:​​ 

• Neujahr​​ 
• Ostermontag​​ 
• Tag der Arbeit​​ 
• Himmelfahrtstag​​ 
• Pfingstmontag​​ 
• Belgischer Nationalfeiertag​​ 
• Mariä Himmelfahrt​​ 
• Allerheiligen​​ 
• Waffenstillstandstag​​ 
• Weihnachtstag​​ 

Jede Region hat zusätzlich zu diesen 10 ihre eigenen Feiertage. Die Überstundenvergütung beträgt 150%, erhöht sich aber an Sonn- und Feiertagen auf 200%. Tarifverträge können höhere Tarife vorsehen. Vollzeitbeschäftigte in Belgien erhalten mindestens vier Wochen bezahlten Jahresurlaub.​​ 

3. Abreise für frischgebackene Eltern​​ 

Mütter bekommen 15 Wochen Mutterschutzurlaub für eine einzelne Geburt. Diese wird in eine pränatale und eine postnatale Phase unterteilt. Die Pränatal dauert bis zu sechs Wochen, mit mindestens einer verpflichtenden Woche vor dem Geburtstermin. Postnatal erfolgt mindestens neun Wochen nach der Geburt. Mehrlingsgeburten oder ein Krankenhausaufenthalt bei Neugeborenen können diese Zeit verlängern. Der Mutterschaftsurlaub wird in der Regel vom öffentlichen Krankenversicherungsfonds und nicht vom Arbeitgeber bezahlt.​​ 

Väter oder Miteltern bekommen 20 Tage Geburtsurlaub. Diese kann innerhalb von vier Monaten nach der Geburt des Kindes genommen werden. Der Arbeitgeber zahlt für die ersten drei Tage, und die öffentliche Krankenversicherung zahlt die anderen 17.​​ 

4. Belgiens Steuersystem​​ 

Belgien besteuert die Einwohner auf ihr weltweites Einkommen. Nichtansässige werden auf das in Belgien stammende Einkommen besteuert. Die persönliche Einkommensteuer ist progressiv. Die Zinssätze liegen zwischen 25und50%. Für Einwohner gibt es außerdem kommunale Zuschläge, die je nach Ort variieren und als Prozentsatz der Bundessteuer hinzugefügt werden. Nichtansässige können Bundeszuschläge zahlen.​​ 

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen Sozialversicherungsbeiträge. Diese Leistungen umfassen Gesundheitsversorgung, Renten, Arbeitslosengeld und Familienzulagen. Die Tarife werden gesetzlich festgelegt und vom Gehalt abgezogen. Unternehmen zahlen eine Unternehmens-Einkommensteuer auf ihre weltweiten Gewinne. Der Standardsatz für Arbeitnehmer beträgt 13.07% und 25% für Arbeitgeber, wobei die tatsächlichen Sätze variieren können. Für den ersten EUR 100wird ein reduzierter Satz von 20% erhoben,000 für kleine und mittlere Unternehmen (KMU).​​ 

Regionen wie Flandern, Wallonien und Brüssel können zusätzliche Steuern wie Grundsteuer, Erbschaftssteuer und Registrierungssteuern erheben.​​ 

5. Arbeitsverträge in Belgien​​ 

Es empfiehlt sich, in Verträgen die regionale Sprache zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter in Wallonien einstellen, verfassen Sie dessen Vertrag auf Französisch.​​ 

Das belgische Arbeitsrecht erlaubt mehrere Vertragsarten:​​ 

• Unbefristeter Vertrag: Die Standardform ohne festes Enddatum​​ 
• Befristeter Vertrag: Legt die Beschäftigungsdauer fest und unterliegt strengen Regeln bezüglich Verlängerung und Nachfolge​​ 
• Teilzeitvertrag: Legt Arbeitszeiten und -pläne klar fest.​​ 
• Studentenvertrag: Befristeter Vertrag für Studenten zur Arbeit außerhalb der Schulzeiten​​ 
• Befristeter Vertrag: Festangestellt für Saisonarbeit oder Personalausfälle​​ 
• Spezifischer Projektvertrag: Endet automatisch nach Abschluss des Projekts.​​ 

Viele Sektoren werden durch Kosten-Nutzen-Analysen abgedeckt. Diese können zusätzliche Vorteile mit sich bringen. Prüfen Sie stets den für Ihre Branche geltenden Tarifvertrag.​​ 

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Einstellungsmodelle für globale Unternehmen in Belgien​​ 

Es gibt einige Möglichkeiten, Ihr Unternehmen nach Belgien auszuweiten, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Diese Optionen umfassen:​​ 

• Direkte Arbeitgeberregistrierung: Errichtung einer rechtlich registrierten Gesellschaft in Belgien, um Arbeitnehmer direkt zu beschäftigen. Sie verwalten unabhängig die Lohnabrechnung, Steuereinhaltung, gesetzliche Versicherung und andere Arbeitgeber-Verpflichtungen.​​ 
• Offizieller Arbeitgeber (Employer of Record):​​  G-P Employer of Record fungiert als gesetzlicher Arbeitgeber und übernimmt administrative und lohnabrechnungsbezogene Prozesse im Namen Ihres Unternehmens, einschließlich Verträgen, Einbehaltung, Beiträgen und gesetzlichen Leistungen.​​ 
• Tochtergesellschaft oder Zweigstelle: Eine Tochtergesellschaft fungiert als eigenständige juristische Person, während eine Niederlassung als Erweiterung Ihrer Muttergesellschaft fungiert und lokal registriert werden muss.​​ 
• Unabhängiger Auftragnehmer: Die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer in Belgien erfordert in der Regel keine Gründung einer lokalen Einheit oder Zweigstelle. Allerdings gibt es erhebliche Strafen für falsch klassifizierte Arbeitnehmer, daher müssen bei der Einstellung rechtliche Prüfungen eingehalten werden. Registrierungs-, Steuer-, Einwanderungs-, LIMOSA- oder andere Anforderungen können ebenfalls gelten.​​ 

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Belgien​​ 

Einige Städte in Belgien sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen.​​ 

Die wichtigsten Talentzentren in Belgien sind:​​ 

• Brüssel ist Belgiens größtes Beschäftigungszentrum. Hier sind multinationale Konzerne und staatliche Institutionen ansässig. In der Stadt gibt es viele Arbeitsplätze in den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Technologie und Dienstleistungen.​​ 
• Antwerpen ist bekannt für seinen Hafen, den zweitgrößten Europas. Es ist ein wichtiges Zentrum für Logistik, Schifffahrt, Petrochemie und den Diamantenhandel. Die Stadt ist stark in der Mode- und Kreativbranche präsent.​​ 
• Gent ist ein Zentrum für Technologie, Bildung und Fertigung. Die Universitäten und Forschungszentren Gents tragen zu einem lebendigen Arbeitsmarkt bei, insbesondere in den Bereichen Biotechnologie, IT und Ingenieurwesen.​​ 
• Löwen beherbergt eine der ältesten Universitäten Europas. Leuven ist ein Zentrum für Forschung, Innovation und Hightech-Industrien, insbesondere Pharma und Lebenswissenschaften.​​ 
• Lüttich liegt in der französischsprachigen Region Walloniet. Lüttich ist ein bedeutendes Industrie- und Logistikzentrum mit Stärken in Luft- und Raumfahrt, Stahl und Transport.​​ 

Schlüsselindustrien in Belgien​​ 

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen Belgiens ermöglichen es Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten.​​ 

Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Belgien gehören:​​ 

• Dienstleistungen und Verwaltung: Brüssel ist als Verwaltungshauptstadt der EU ein bedeutendes Zentrum für öffentliche Verwaltung, international Organisationen und Unternehmensdienstleistungen. Spezialisierte Talente umfassen Projekt- und Büroleiter, Logistik- und Lieferkettenadministratoren sowie Veranstaltungskoordinatoren.​​ 
• Logistik und Transport: Belgien ist ein europäischer Logistikknotenpunkt mit großen Häfen in Antwerpen und Zeebrugge. Der Sektor unterstützt Arbeitsplätze in den Bereichen Schifffahrt, Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement. Spezialisierte Talente umfassen Lieferkettenmanager, Zoll-Spezialisten und Nachfrageprognostiker.​​ 
• Chemikalien und Petrochemikalien: Die Region Antwerpen beherbergt einen der größten chemischen Cluster der Welt. Mehrere multinationale Unternehmen sind in den Bereichen Chemie, Kunststoffe und verwandte Industrien tätig. Spezialisierte Talente umfassen verschiedene Ingenieurrollen, Gesundheits- und Sicherheitsfachkräfte sowie Mitarbeiter aus der Lieferkette und Logistik.​​ 
• Pharmazeutika und Lebenswissenschaften: Belgien ist führend in den Bereichen Pharma, Biotechnologie und medizinische Forschung. In Löwen und Gent gibt es Cluster. Spezialisierte Talente umfassen F&E-Fachkräfte, Projektleiter für klinische Forschung und Fachleute für Regulierungsangelegenheiten.​​ 
• Fertigung und Ingenieurwesen: Das Land verfügt über eine starke Fertigungsbasis für die Bereiche Automobil, Maschinenbau, Elektronik und Luft- und Raumfahrt. Flandern und Wallonien sind führende Standorte. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieursfunktionen.​​ 

Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern in Belgien​​ 

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Belgien einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:​​ 

• Gründung einer Gesellschaft (es sei denn, Sie arbeiten mit einem offiziellen Arbeitgeber zusammen)​​ 
• Offene Stellenanzeigen​​ 
• Zahlung von Empfehlungsprämien an Mitarbeiter mit Verbindungen nach Belgien​​ 
• Bezahlung eines internen Einstellungsausschusses​​ 
• An- und Abreise nach Belgien, inklusive Hotelübernachtungen, Verpflegung und Transport​​ 
• Zusammenarbeiten mit einem Übersetzer, um Dokumente zu entwerfen oder gegebenenfalls Gespräche zu moderieren​​ 
• Einen Dienst zur Leumundsprüfung für das Screening von Bewerbern verwenden​​ 

Laut G-P verifizierten Quellen aus Giakann die Arbeitgeberbelastung in Belgien, die zusätzlich zu den Gehältern ausgelöste Kosten einschließt, zwischen 27und35% liegen.​​ 

Was muss ein Unternehmen mit Einstellungsmitarbeitern in Belgien tun?​​ 

Bevor Sie Ihr Team in Belgien erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:​​ 

• Die Wahl Ihres Einstellungsmodells, zum Beispiel eines belgischen Arbeitgebers mit Dienstverhalten​​ 
• Registrierung Ihres Unternehmens beim National Social Security Office (NSSO), beim Steueramt und bei der Crossroads Bank for Enterprises, falls nötig,​​ 
• Ernennung einer bevollmächtigten Person zur Verwaltung der Dokumentation und Korrespondenz mit nationalen Beamten​​ 
• Beantragung einer Unternehmensnummer beim Zentralregister der Unternehmen​​ 
• Registrierung beim Zoll für eine Economic Operators Registration and Identification (EORI)- Nummer, damit Sie mit Nicht-EU-Mitgliedern handeln können​​ 
• Benennung eines Geschäftsschalters als Hauptansprechpartner für administrative Formalitäten​​ 
• Durchführung von Right-to-Work-Prüfungen und erforderlichen Genehmigungen​​ 
• Einrichtung der Lohnabrechnungsverwaltung​​ 
• Abschluss einer verpflichtenden Berufsunfallversicherung für versicherte Mitarbeiter​​ 
• Bestätigung von Arbeitsregeln, Lohn-Skalen, Leistungsverpflichtungen, Klassifizierung und Arbeitszeitregeln​​ 
• Erstellung von Mitarbeiterverträgen und Dokumentationen in den richtigen Sprachen​​ 
• Bewertung von Limousa, A1/ Sozialversicherung Koordination und belgische Pflichtarbeitsbedingungen​​ 
• Beratung durch eine belgische Anwaltskanzlei, um die Einhaltung der Vorschriften während des gesamten Einstellungsprozesses sicherzustellen​​ 

Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Belgien kann Wochen oder Monate dauern. Nutzen SieG-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Belgien zu Einstellung, ohne eine eigene Gesellschaft zu gründen. Baue dein TEAM in Belgien zu geringeren Kosten und mit der Gewissheit auf, dass du das konform machst.​​ 

Die Schritte zur Einstellung in Belgien​​ 

Der Einstellungsprozess in Belgien ähnelt dem, den du wahrscheinlich aus deinem eigenen Land kennst. Der Einstellungsprozess folgt fünf grundlegenden Schritten: Ausschreibung der Stelle, Bewertung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche mit Kandidaten, Versenden von Jobangeboten und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.​​ 

1. Stellenausschreibungen ausschreiben​​ 

Die Stellenbeschreibung, die Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Qualifikationen sollten klar dargelegt werden. Ab Juni 2026 verpflichtet Sie das belgische Recht (zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz) zur Offenlegung der minimalen und maximalen Vergütungsspanne für die Position. Wallonien hat diese Richtlinie bereits verabschiedet, daher sind bis zu ihrem Inkrafttreten als nationales Gesetz nur Arbeitgeber des öffentlichen Sektors in dieser Region betroffen.​​ 

Stellen Sie sicher, dass Stellenanzeigen den Antidiskriminierungsgesetzen entsprechen. Vermeiden Sie es, geschützte Eigenschaften wie Geschlecht, Alter oder Ethnie zu erwähnen, es sei denn, dies ist rechtlich gerechtfertigt. Die Sprache der Stellenanzeige und alle arbeitsbezogenen Mitteilungen sollten mit der offiziellen Sprache der Region übereinstimmen, in der Sie einstellen. Wenn du zum Beispiel in Wallonien einstellst, schreibe Stellenanzeigen auf Französisch.​​ 

Jobat, Stepstone, Indeed und Monster sind allesamt beliebte Jobportale in Belgien.​​ 

2. Bewerbungen auswerten​​ 

Sammeln Sie Lebensläufe und Bewerbungsformulare. Bewerber werden anhand ihrer Qualifikationen und Erfahrungen ausgewählt, wobei die Einhaltung der Datenschutz- und Antidiskriminierungsbestimmungen sicherzustellen ist. Informieren Sie die Kandidaten darüber, wie ihre Daten verwendet werden, und respektieren Sie ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten.​​ 

3. Interviews mit Bewerbern​​ 

Interviewe Kandidaten, die es auf deine Shortlist geschafft haben. Verwenden Sie strukturierte, nicht diskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen helfen, Fragen zu erstellen, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Belgien entsprechen, damit Sie die beste Passende für die Rolle finden und dabei die lokalen Vorschriften einhalten.​​ 

Referenzprüfungen und Hintergrundüberprüfungen sind zulässig, müssen aber den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Die Überprüfung des Strafregisters ist nur zulässig, wenn die Art der Tätigkeit dies rechtfertigt (z. B. bei der Arbeit mit Kindern oder in Finanzpositionen).​​ 

4. Jobangebote machen​​ 

Nehmen Sie Kontakt mit dem von Ihnen ausgewählten Bewerber auf, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Erstellen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag in der für die jeweilige Region geltenden Sprache. Der Vertrag muss alle obligatorischen Klauseln enthalten – wie etwa Stellenbeschreibung, Zahlungshäufigkeit, Kündigungsfrist und Kündigungsverfahren – und dem belgischen Arbeitsrecht entsprechen.​​ 

5. Neue Mitarbeiter einstellen​​ 

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einstellen. Sie müssen eine Dimona-Erklärung beim NSSO einreichen und den Mitarbeiter bei einem Krankenversicherungsfonds (Mutualité/ziekenfonds) registrieren. Machen Sie neue Mitarbeiter mit den Arbeitsvorschriften Ihres Unternehmens vertraut und geben Sie ihnen eine Kopie dieser Dokumente.​​ 

Wenn Sie mit einem Arbeitgeber wie G-Pzusammenarbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um die administrative Belastung der Einarbeitung machen. Wir optimieren den Prozess, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre neuen Mitarbeiter einzuarbeiten und sie in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren.​​ 

Auftragnehmer in Belgien einstellen​​ 

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Belgien kann eine kosteneffiziente Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne dass Vollzeitbeschäftigte verpflichtet sind.​​ 

Auftragnehmer mit Sitz in Belgien verstehen das lokale Verbraucherverhalten, die Regeln und Geschäftspraktiken. Sie sind bereit, schnell mit ihrer eigenen Ausrüstung und etablierten Arbeitsprozessen zu arbeiten.​​ 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung.​​ 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Belgien abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:​​ 

1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern​​ 

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Belgien beauftragen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer zur Arbeit und zahlen ihnen im Gegenzug eine reguläre Vergütung und Sozialleistungen. Selbstständige Auftragnehmer bieten Dienstleistungen an. Im Gegensatz zu den Mitarbeitern legen Auftragnehmer ihre Zeitpläne fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an bestimmten Projekten, anstatt eine durchlaufende Rolle zu haben.​​ 

2. Strafen für falsche Klassifizierung​​ 

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Die Klassifizierung wird durch Details der Arbeitsbeziehung bestimmt, nicht nur durch das Etikett im Vertrag selbst. Wenn eine falsche Klassifizierung vorkommt, müssen Sie vielleicht:​​ 

• Leisten Sie rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuerkorrekturen und Mitarbeiterforderungen für Löhne, Urlaubsgeld, Leistungen und Abfindung mit Zinsen.​​ 
• Je nach Verstoß werden Verwaltungs- und Strafgeldbußen nach dem belgischen Social Strafgesetzbuch bezahlt.​​ 
• In Fällen schwerer oder vorsätzlicher falscher Klassifizierung oder sozialer Betrug droht Gefängnis.​​ 

3. Wie man Auftragnehmer in Belgien bezahlt​​ 

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