La expansión exitosa de su negocio en Canadá requiere contratar a una fuerza laboral local talentosa y navegar por las complejas regulaciones de nómina e impuestos del país. Comprender las contribuciones legales, la retención de impuestos y los requisitos de presentación de informes es fundamental antes de que pueda pagar a su equipo de conformidad con las normas.

Aspectos clave de la nómina en Canadá

Administrar la nómina en Canadá implica el cumplimiento de las leyes federales y provinciales/territoriales. Los componentes clave incluyen la retención del impuesto sobre la renta, las contribuciones al seguro social y las reglas específicas de presentación de informes.

Retención del impuesto sobre la renta de Canadá

Canadá utiliza un sistema tributario progresivo tanto a nivel federal como provincial. Los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta de las ganancias de los empleados y remitirlo a la Agencia de Ingresos de Canadá (Canadá Revenue Agency, CRA). A partir del julio de 2025, las categorías del impuesto federal sobre la renta son:

• 15% sobre ingresos de hasta CAD 57,692
• 20.5% sobre ingresos de más de CAD 57,692 hasta CAD 115,384
• 26% sobre ingresos de más de CAD 115,384 hasta CAD 178,867
• 29% sobre ingresos de más de CAD 178,867 hasta CAD 252,987
• 33% sobre ingresos de más de CAD 252,987

Además del impuesto federal, los empleadores también deben retener el impuesto sobre la renta provincial o territorial, que varía significativamente según la jurisdicción.

Contribuciones al seguro social en Canadá

Las contribuciones obligatorias del seguro social se deducen de cada cheque de pago. Estos son principalmente programas federales, con una notable excepción para Quebec.

• Plan de Pensión de Canadá (Canadá Pension Plan, CPP): proporciona beneficios de jubilación, discapacidad y sobreviviente. Para el año 2025, la tasa de contribución del empleado y del empleador es del 5.95 % de los ingresos pensionables, hasta un máximo anual.
• Seguro de empleo (Employment Insurance, EI): ofrece apoyo temporal de ingresos para situaciones que incluyen pérdida del empleo, enfermedad o embarazo. Para el año 2025, la tasa de contribución del empleado es del 1.66 %, y el empleador contribuye 1.4 veces esa cantidad (2.324 %), hasta un máximo anual.
• Planes específicos de Quebec: las empresas con empleados en Quebec deben contribuir al Plan de Pensión de Quebec (QPP) y al Plan de Seguro Parental de Quebec (QPIP) en lugar de a los programas federales de CPP y EI. Estos tienen diferentes tasas de contribución y máximos.

Frecuencia de nómina y recibos de pago de Canadá

Los estándares de empleo provinciales establecen la frecuencia de pago mínima, que generalmente es quincenal o quincenal. Los ciclos de pago mensuales son poco frecuentes y a menudo no cumplen con los requisitos. Cada liquidación de nómina (recibo de pago) debe detallar claramente el período de pago, las ganancias brutas y netas, las horas trabajadas, la tasa de pago y una lista detallada de todas las deducciones, incluidos los impuestos, CPP/QPP y EI/QPIP.

Opciones de nómina de Canadá para empresas

Las empresas tienen tres opciones principales para administrar la nómina en Canadá:

• Nómina interna: después de establecer una subsidiaria en Canadá, una empresa puede administrar la nómina internamente. Este enfoque ofrece control directo, pero requiere una inversión significativa en experiencia local para garantizar el cumplimiento de regulaciones complejas y de múltiples capas.
• Proveedor de nómina local: una empresa puede contratar a un proveedor de nómina canadiense para procesar pagos. Si bien esto descarga algunas tareas administrativas, el empleador registrado sigue siendo legalmente responsable de todos los cálculos y el cumplimiento.
• Socio de empleador registrado (Employer of Record, EOR): asociarse con una EOR global como G-P le permite contratar y pagar a empleados en Canadá sin establecer una entidad local. La EOR maneja todos los aspectos de la nómina, los impuestos, los beneficios y el cumplimiento, mitigando el riesgo y acelerando su entrada en el mercado.

Cómo configurar la nómina tradicional en Canadá

Si opta por no usar una EOR, configurar la nómina requiere varios pasos:

1. Incorporar una entidad legal, ya sea federalmente o en una provincia específica.
2. Obtenga un número de negocio (Business Number, BN) del CRA (o un número empresarial de Quebec (Mebec Enterprise Number, NEQ) si opera en Quebec).
3. Abra una cuenta del programa de nómina (conocida como cuenta RP) con la CRA.
4. Registrarse ante organismos provinciales según sea necesario, como la Junta de Seguros y Seguridad en el Lugar de Trabajo (Workplace Safety and Insurance Board, WSIB) en Ontario.
5. Establecer un proceso para calcular con precisión las retenciones, hacer remesas oportunas y emitir recibos de pago que cumplan con los requisitos para cada período de pago.

Optimice la nómina canadiense con G-P

G-P es el empleador número 1 registrado que ayuda a su equipo a financiar la nómina en más de 130 monedas. Obtenga una nómina puntual y sin errores con opciones de pago flexibles y agregue fácilmente bonificaciones, comisiones y excepciones con solo unos clics. G-P EOR es el socio preferido para las plataformas líderes de HCM, PEO y nómina. Reúna los datos de su fuerza laboral en un solo lugar para mantener los flujos de trabajo existentes y, al mismo tiempo, garantizar datos coherentes y precisos en todos sus sistemas integrados.

Comuníquese con nosotros hoy mismo para saber cómo podemos ayudarlo a contratar y pagar talentos en Canadá.