主要心得
- 虛擬入職的好處：虛擬入職是提高全球企業生產力和減少週轉的重要部分。
- 虛擬入職技巧：公司成功的虛擬入職依賴於簡短的會議、非同步的資訊存取方式和清晰的指導方針。
- 虛擬入職時間表：入職應該是一個持續數月的過程，期間要定期進行跟進，而不是僅僅在一兩天內不停地開會。
- 管理全球入職：全球入職會帶來一些關於隱私、合規性和法規方面的額外問題，因此請務必從像G-P Gia™這樣的實用平台獲得協助。
隨著現代企業逐漸拋棄傳統的辦公結構，團隊成員不再透過隨意的辦公桌共享、午餐和茶水間閒聊來融入新公司。如果你想打造一支團結協作、協同運作並能無縫遵循公司流程的團隊，你需要一種新的入職培訓方法。
我們匯總了一系列對數位化入職培訓有益的行業最佳實踐和技巧。從自動化管理工作流程到結構化的里程碑，有很多方法可以幫助你與新員工建立聯繫。繼續閱讀，了解如何創造能夠充分發揮全球團隊潛力的新員工入職流程。
什麼是虛擬入職？
虛擬入職是一個數位化流程，旨在歡迎新團隊成員並幫助他們融入您的組織。它的目標是賦予員工在公司取得成功所需的知識。然而，與隨意的面對面交談不同，虛擬入職採用結構化的框架來連結新員工，避免遺漏任何重要資訊。
成功的虛擬入職培訓計畫的核心支柱包括：
- 建立數位合約
- 核實身分和文件
- 運送辦公用品
- 傳達公司規範和價值觀
- 互相介紹團隊成員
- 明確角色期望
- 提供公司工具和資訊的存取權限
- 定期與新成員聯繫
為什麼結構化的虛擬入職流程至關重要
虛擬入職不只是人力資源部門走過場那麼簡單。研究表明，結構化入職流程可將三年員工留任率提高高達69 % 。 這很有用，因為高週轉成本相當高。每次有員工離職，你都得重新支付招募費用。
入職培訓不僅可以避免你不斷培訓新團隊成員，還可以幫助你的新團隊成員更快地投入工作。清晰的入職培訓計畫與員工入職前六個月生產力提高50 %相關。
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傳統入職流程 |
一流的虛擬入職培訓 |
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營業額 |
中等的 |
低 |
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達到生產力所需時間 |
中等的 |
迅速 |
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管理合作；約定 |
高 |
中等的 |
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行政開銷 |
高 |
低 |
端對端虛擬入職流程的四個階段
階段1 ：登機前準備與營運設置
從專業人士簽署錄用通知書的那一刻起，入職前準備工作就開始了。從接受錄用通知到正式入職第一天之間的溝通不良會增加候選人流失率，並延緩營運準備時間。
除了歡迎資訊之外，人力資源團隊必須在第一天之前收集關鍵的合規文件。G-P名義雇主和G-P承包商自動化每個目標市場的文件收集：
- 核實工作許可文件、國民身分證和居留證。
- 執行符合當地勞動法規的本地化協議。
- 收集地方稅務申報單、法定福利登記單和社會安全資訊。
- 確保本地銀行帳戶資料準確無誤，以確保首期薪資發放準確無誤。
平台內工作流程引導人才在幾分鐘內完成自助驗證，進而減輕人力資源團隊的行政負擔。至少在開工日期前兩週交付預先配置好的硬體。主動聯繫和自動化設定能夠建立信任，並確保卓越的入職體驗。
階段2 ：第一天與第一週沉浸式體驗
雖然很想一次性把他們需要的所有資訊告訴員工，但這可能會導致混亂。許多專業人士表示，長時間的入職經驗後會感到迷失方向。
為避免這種情況，請盡量將新進員工入職培訓控制在可管理的範圍內。第一天先進行一個30分鐘的會議，包括經理的歡迎致詞和向同事介紹一位夥伴。本週剩餘時間，專注於自主學習公司資訊。限制同步視訊通話時間，每天不超過幾個小時。
階段3 ：第30 - 60 - 90天里程碑路線圖
未來幾個月，高品質的入職流程將繼續進行。試著制定路線圖，並為團隊成員設定明確的目標，讓他們了解你希望實現的目標。以下是典型的日程安排：
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第1天至第30 |
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第31天至第60 |
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第61天至第90 |
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階段4 ：持續回饋與長期整合
在14 、 30 、 60和90天安排自動調查。這是了解員工感受並發現任何問題的絕佳機會。如果發現任何問題，一定要積極主動地採取措施解決。
為了達到最佳融合效果，每週應安排新團隊成員與經理進行定期輔導。研究表明，積極的管理參與可以使團隊成員對入職體驗的滿意度提高3 4 。
分散式團隊虛擬入職的最佳實踐
建立結構化的同儕夥伴計劃
無論團隊成員的實際辦公地點相距多遠，人與人之間的聯繫仍然是必要的。將每位準聘用人員；新進人員分配給有經驗的員工。 這應該是他們不直接報告的同級同事。有夥伴陪伴可以讓新進員工更容易了解自己的工作職責，並熟悉同事。
建構非同步單一資料來源
分散式團隊需要一個集中式的知識庫，以便所有時區都能存取。在可搜尋的內部中心記錄溝通規範、系統架構和標準作業程序。立即取得資訊可消除營運瓶頸，防止新員工入職延遲。團隊成員無需等待其他時區的同事，即可立即解決問題。
為管理人員配備標準化的新員工入職培訓藍圖
結構化的藍圖簡化了團隊領導的新進員工入職管理流程。為管理人員配備標準化的檢查清單、對話提示和里程碑範本。這些可重複使用的工具將新員工入職流程轉化為高效、可重複的常規流程。
高效率的虛擬入職培訓方案，協助文化融合
進行以小組為基礎的入職培訓課程
在一定時期內，將你招募的所有人分成不同的群體。每兩週與這些人舉行一次會議，以便他們能夠與處於類似階段的人交流。這是人們了解其他部門的好方法。
實施遊戲化營運發現
與其讓團隊成員花費數小時瀏覽枯燥乏味的文檔，不如透過遊戲化增加一些樂趣。可以嘗試在內部文件中設計尋寶遊戲，或設計一些與公司趣聞相關的謎題。為了達到最佳效果，請務必為遊戲中表現出色的人提供一些小獎品，例如禮品卡或休息時間。
安排精心策劃的20分鐘利害關係人咖啡聊天
雖然大多數專業人士不喜歡佔用個人時間的長時間歡樂時光，但舉辦團隊建立活動仍然是值得的。保持輕鬆的氛圍，可以選擇進行20分鐘的咖啡聊天。鼓勵團隊成員參與虛擬對話，在對話中，關鍵團隊成員會聊聊他們的工作，並主持問答環節。
選擇合適的虛擬入職軟體和技術堆疊
現代的遙距技術棧層
成功的入職流程仰賴現代化的技術棧。整合專用軟體類別，以高效支援分散式團隊成員：
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類別 |
主要功能 |
入職流程中的角色 |
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人力資源資訊系統（HRIS） |
集中核心人手記錄 |
儲存新的專業資料並追蹤個人信息 |
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人力資本管理（HUMAN CAPITAL MANAGEMENT；人力資本管理） |
管理完整的員工生命週期 |
協調企業範圍內的福利、福利、補償金和工資 |
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數位採納平台（DAP） |
引導用戶使用企業應用程式 |
為公司特定工具提供應用內操作指南 |
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學習管理系統（LMS） |
分發教育計劃 |
分配並追蹤強制性合規培訓模組 |
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零信任身分平台 |
保護企業網路 |
驗證用戶憑證並提供安全的申請；求職申請訪問 |
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行動裝置管理 (MDM) |
保護和監控硬體 |
遠端配置筆記型電腦並執行公司安全策略 |
智能體人工智慧在現代入職流程中的作用
完整的遙距技術堆疊為您的組織提供儲存記錄和配置硬體的基礎架構。然而，獨立系統會造成管理孤島。人力資源；人力資源團隊仍然花費數小時協調 HRIS 配置、LMS 合規課程和人力資本管理之間的手動交接；人力資本管理薪資設定。
智能體人工智慧將這些靜態資料庫轉變為主動、互聯的入職引擎。G-P Assist 等解決方案可以協調您現有工具之間的工作流程。智慧數位代理即時分配合規任務、回答福利問題並驗證個人資料。這種自動化協調機制消除了交接延遲，並引導新員工順利度過入職的頭幾天。
上線簡單，管理合約直接，支付發票也輕而易舉。G-P Contractor的所有設計都以易於使用為宗旨，讓您可以專注於最重要的事情。
傳統人力資源平台儲存記錄並提供硬件，但它們仍然是被動系統。內部團隊仍需要花費數小時來協調不同工具之間的資料交接。智慧體人工智慧將這些系統連接起來，以驅動自動化操作執行。智慧代理可以解決您技術堆疊中的各種任務，而不會造成管理瓶頸。
G-P Assist 作為全球入職工作流程的中央入口。它直接內建在G-P雇主中，為薪資、法定福利和公司政策提供24 / 7人工智能指導支援。 專業人員可獲得即時、準確的答案，而人力資源團隊則可消除重複的行政查詢。
手工起草合約會延遲入職並阻礙市場擴張。 依賴外部律師會造成72延誤，並增加公司開支。G-P Gia™透過以下方式繞過了這一瓶頸： 自動產生文件。 根據100 、 000經過驗證的知識文章， Gia可在幾秒鐘內起草本地化的僱傭協議、錄用通知書和區域人力資源政策。
應對跨境合規和國際入職流程
如果您的團隊是國際化的，那麼您還需要考慮一些額外的入職細節。每個全球性企業也需要在其內部解決這些概念。
遵守當地勞動法規
根據團隊成員居住地點的不同，試用期、在地化福利、終止規則和其他細節方面會有很多差異。 您的入職流程需要具備可自訂性，以便妥善解決這些差異。為了獲得最佳效果，請嘗試使用 G-P 全球合規引擎 (GCE)。輕鬆了解超過10 、 000數位化規則，並根據當地法律自訂您的入職流程。
G-P雇主消除實體錨
傳統的全球擴張需要先建立當地實體，然後才能僱用。 這個過程會消耗資金並延誤入職。
G-P名義雇主消除了實體錨。 我們代理的全球就業平台™ （全球招聘平台）使您能夠在幾分鐘內招募來自180以上國家/地區的人才。
我們負責管理法律基礎設施和本地合規事宜。你負責指導團隊成員的日常工作。
全球硬體交付和資料隱私
如果您向團隊成員提供硬件，國際關稅可能會導致嚴重延誤。 此外，您也可能遇到地區資料隱私法律方面的問題。為了避免這些麻煩，可以考慮與本地硬體配送中心合作。
歸根究底，虛擬入職並不是需要完成的靜態行政清單。這是一個不斷發展變化的動態過程，以適應您的獨特情況。根據您的業務和團隊成員的不同，它可以是線上公司維基，也可以是虛擬咖啡會議。無論你的入職情況如何，關鍵目標始終是賦予新員工、提高生產力並減少週轉。
透過與G-P的全球就業平台™ （全球招募平台）合作，獲得您所需的全球人才。 我們的一系列工具旨在為雇主提供流程中每一步的支援。我們簡化了跨國招募和入職流程，讓您無需擔心合規性、稅務和其他細節問題，即可獲得優秀人才。如欲了解我們如何增強您的全球招募基礎架構的更多詳情，請立即與G-P預約示範。
常見問題
什麼是虛擬入職？
虛擬入職培訓是指歡迎新員工加入公司並向他們提供有關如何履行其工作職責的資訊的過程。它結合了視訊通話、電子文檔和線上指南。
虛擬入職流程應該持續多久？
虛擬入職培訓從第一週的大約 5 到15小時的討論開始。它包括定期檢查和對入職前90天的指導。
虛擬入職訓練常見的錯誤有哪些？
常見問題包括：
會議時間過長
不讓工人以自己的步調學習
依賴會議而非公司維基之類的文件。
不向其他團隊成員介紹員工
入職第一週後未按時報到
如何讓遙距新進員工入職期間保持敬業？
確保會議時長不超過幾個小時。將新進員工介紹給同事夥伴和經理，並專注於建立真誠的聯繫。
公司如何處理跨國虛擬入職？
虛擬入職培訓的好處在於，無論專業人員身處何地，流程基本上相同。您只需要確保考慮到文化規範，並包含在地化方面的內容，例如特定國家的合規規則。