Quando la tua azienda lavora con appaltatori indipendenti, devi emettere loro il Modulo 1099-NEC alla fine dell’anno fiscale se li hai pagati più di USD600. L’Internal Revenue Service (IRS) utilizza le informazioni fornite sul Modulo 1099 per verificare che un appaltatore o un lavoratore autonomo stia rivendicando tutti i proventi che ha realizzato durante l’anno quando presenta le proprie dichiarazioni dei redditi. Oltre a inviare il modulo per gli appaltatori1099, è necessario inviare anche il modulo IRS 1096.
Che cos’è un 1096 modulo? Considerala come una lettera di presentazione che invii all’IRS quando invii in moduli fiscali, come il Modulo 1099-NEC, che segnalano la retribuzione non dipendente. Scopri dove ottenere i 1096 moduli, come compilarne uno e quando devi archiviarlo.
A cosa serve 1096 il modulo?
Il modulo 1096, noto come Riepilogo annuale e Trasmissione delle dichiarazioni dei dati statunitensi, è un modulo di riepilogo che si invia insieme ai moduli fiscali:
- 1097
- 1098
- 1099
- 3921
- 3922
- 5498
- W-2G
È necessario inviare il modulo solo 1096 se si inviano moduli fiscali informativi all’IRS per posta. Se si invia un file elettronico, non è necessario inviare il frontespizio con i moduli. A seconda del numero di diversi moduli fiscali informativi da te archiviati, potrebbe essere necessario compilare e inviare diversi moduli 1096. Ad esempio, se si invia il 10 modulo 1099-NEC, è possibile utilizzare un modulo 1096 per loro. Se invii anche cinque moduli1098, dovrai utilizzare un modulo separato 1096 per tali moduli.
È importante tenere presente che il modulo va 1096 solo con i moduli fiscali inviati per posta. Se si effettua la registrazione elettronica, l’IRS ha un processo diverso da seguire.
Chi deve presentare un modulo 1096 fiscale?
Se l'azienda invia resi informativi all'IRS tramite posta, è necessario utilizzare il modulo 1096. Potrebbero essere necessarie più copie del modulo 1096, a seconda del numero di diversi moduli informativi inviati. Ecco un riepilogo dei moduli informativi 1096 che solitamente accompagnano:
- Modulo1097: il modulo 1097 riporta le distribuzioni del credito fiscale da fondi comuni o obbligazioni durante l’anno.
- Modulo1098: il modulo 1098 è il rendiconto degli interessi ipotecari. Se la tua azienda ha ricevuto più di USD600 di interessi ipotecari da un individuo durante l’anno, devi compilare il modulo e inviarlo al pagatore e all’IRS.
- Modulo1099: esistono 20 diversi tipi di Modulo 1099, dal Modulo 1099-A, che riporta il debito ipotecario annullato, al Modulo 1099-NEC, che riporta il compenso non dipendente. Se la tua azienda collabora con gli appaltatori, molto probabilmente invierai loro il modulo 1099-NEC alla fine dell’anno. La tua azienda deve compilare un modulo separato 1096 per ogni tipo di 1099 invio. Ad esempio, se si inviano cinque moduli 1099-MISC e cinque moduli 1099-NEC, è necessario inviare due moduli 1096.
- Modulo3921: se una persona esercita stock option durante l’anno, la tua azienda deve compilare il modulo 3921 per segnalarlo.
- Modulo3922: allo stesso modo, il modulo 3922 segnala il trasferimento di un'azione a un dipendente da un'azienda.
- Modulo5498: se la tua azienda mantiene conti pensionistici individuali (IRA) per le persone, deve inviare loro il modulo 5498 alla fine dell’anno per segnalare eventuali contributi effettuati all’account.
- Modulo W-2G: Non confondere il modulo W-2G con il modulo W-2. Il modulo W-2 è il salario e la dichiarazione fiscale che la tua azienda invia ai dipendenti alla fine dell’anno. Riassume quanto ha effettuato ogni persona e le tasse pagate. Il modulo W-2G riporta le vincite di determinati tipi di gioco d'azzardo. Indica anche quanta imposta federale, se presente, è stata trattenuta da tali vittorie.
Come compilare il modulo IRS 1096
Le 1096 istruzioni del modulo sono piuttosto semplici, anche se ci sono due cose che dovete assolutamente ricordare quando compilate il modulo. Innanzitutto, è necessario ottenere una versione ufficiale del modulo dall’IRS. Non è possibile stampare una copia dal sito Web IRS. In secondo luogo, è necessario utilizzare un modulo separato 1096 per ogni tipo di reso informativo inviato.
Per questo motivo, è una buona idea completare i resi informativi della tua azienda prima di iniziare il modulo 1096. Saprete quante versioni del modulo 1096 dovrete compilare e inviare se compilate prima i moduli informativi. In caso contrario, potrebbe essere necessario tornare indietro e ricominciare il processo.
Ecco come compilare il modulo 1096 per ogni tipo di modulo informativo inviato:
Inserisci le informazioni della tua azienda
Il primo passo per compilare il modulo 1096 è piuttosto semplice: inserire le informazioni aziendali. Inserisci il nome della tua azienda o del filer nella casella in alto a sinistra del modulo. Sotto il nome, inserire l'indirizzo postale del filer. Quindi, aggiungere informazioni sulla persona che l’IRS deve contattare, se necessario. Inserisci il loro nome, un numero di telefono e un indirizzo e-mail. C'è anche uno spazio per un numero di fax se la tua azienda ne utilizza uno.
L’indirizzo e le informazioni di contatto fornite sul modulo 1096 devono corrispondere all’indirizzo e alle informazioni inserite sui moduli informativi.
Sul lato destro del modulo è presente una casella contrassegnata con “solo per uso ufficiale”. Lasciare vuota la sezione.
Aggiungi il tuo codice fiscale
Dopo aver inserito il nome e le informazioni di contatto della tua azienda, ci sono due spazi in cui puoi inserire il tuo codice fiscale. Se la tua azienda ha un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), inseriscilo nella casella 1. Se sei un proprietario unico o un lavoratore autonomo, potresti non avere un EIN. In tal caso, inserisci il tuo numero di previdenza sociale nella casella 2.
È sufficiente inserire un numero nella casella 1 o nella casella 2. Se si dispone sia di un numero di previdenza sociale che di un EIN, utilizzare solo l’EIN.
Assicurarsi che il numero immesso corrisponda al numero inserito nei moduli informativi.
Aggiungere il numero di moduli
La casella 3 è dove scrivi il numero di moduli che stai inviando con questo particolare modulo 1096. Ad esempio, se stai inviando 20 il modulo 1099-NEC, scrivi 20. Se stai inviando 20 il modulo 1099-MISC e 20 del modulo 1099-NEC, scrivi 20, non 40, poiché completerai un modulo separato per ogni tipo di 1099.
Inoltre, assicurati di contare il numero di singoli moduli che stai inviando piuttosto che il numero di pagine che stai inviando.
Indicare l’importo delle imposte trattenute
La tua azienda potrebbe aver trattenuto l’imposta federale sul reddito da alcuni pagamenti effettuati, come le vincite di gioco d’azzardo o i pagamenti a non dipendenti. In tal caso, sommare il totale da ciascun modulo e inserire l’importo nella casella 4 del modulo 1096. Se non hai trattenuto alcuna imposta federale, scrivi “0” nella casella.
Indicare l’importo totale dei moduli
Potrebbe essere necessario fare un po’ di matematica in questa fase successiva. Nella casella 5, ti viene chiesto di riportare gli importi totali dai moduli che stai inviando con il modulo 1096. Puoi lasciare 5 vuoto Box se invii i seguenti moduli:
- 1098-T
- 1099-A
- 1099-G
In caso contrario, dovrai cercare in alcune caselle di ciascun modulo e sommare i totali prima di inviarli. Alcuni moduli richiedono di aggiungere più caselle. Le caselle da esaminare sono:
- Modulo1097-BTC: Casella 1
- Modulo1098: Scatola 1 e Scatola 6
- Modulo1098-C: casella 4c
- Modulo1098-E: Casella 1
- Modulo1098-F: Casella 1
- Modulo1098-Q: Scatola 4
- Modulo1099-B: Scatola 1d e Scatola 13
- Modulo1099-C: Scatola 2
- Modulo1099-CAP: casella 2
- Modulo1099-DIV: Casella 1a, Casella 2a, Casella 3, Casella 9, Casella 10, Casella e Casella 11
- Modulo1099-INT: Casella 1, Casella 3, Casella 8, Casella 10, Casella 11, Casella e Casella 13
- Modulo1099-K: Scatola 1a
- Modulo: 1099-LSCasella 1
- Modulo1099-LTC: Casella 1 e Casella 2
- Modulo1099-MISC:Box1, Casella 2, Casella 3, Casella 5, Casella 6, Casella , Casella 7, Casella 8, Casella 10, Casella 13, Casella e Casella 14
- Modulo 1099-OID: Casella 1, Casella 2, Casella 5, Casella 6, e Casella 8
- Modulo1099-PATR: Casella 1, Casella 2, Casella 3, e Casella 6
- Modulo1099-Q: Casella 1
- Modulo1099-QA: Casella 1
- Modulo1099-R: Casella 1
- Modulo1099-S: casella 2
- Modulo1099-SA: Casella 1
- Modulo1099-SB: Casella 1 e Casella 2
- Modulo3921: scatola 3 e scatola 4
- Modulo3922: Casella 3, Casella e 4Casella 5
- Modulo5498: Casella 1, Casella 2, Casella 3, Casella 4, Casella 5, Casella , Casella 8, Casella 9, Casella 10, Casella 12b, Casella 13a, Casella e Casella 14a
- Modulo5498-ESA: Scatola 1 e Scatola 2
- Modulo 5498-QA: Box1 e casella 2
- Modulo5498-SA: Casella 1
- ModuloW-2G: Casella 1
Controlla la matematica prima di inserire la quantità nella casella 5 per assicurarti che sia corretta. Inoltre, ricorda di inserire solo il totale del modulo specifico 1096 per il quale stai inviando il modulo, non l’importo totale di tutti i resi informativi.
Scegli il tipo di modulo che stai inviando
La casella 6 presenta un elenco di tutti i moduli informativi 1096 con cui è possibile utilizzare il modulo. Seleziona il modulo 1096 a cui stai allegando il modulo, quindi inserisci una “X” nella casella sottostante. Metti una sola X in una casella, poiché utilizzerai un modulo separato 1096 per ogni tipo di modulo informativo. Inoltre, assicurati di selezionare il modulo giusto prima di selezionare la casella corrispondente.
Firmare il modulo
L’ultima fase della compilazione del modulo 1096 è la firma, verificando che le informazioni siano corrette. Includi la tua firma e il tuo titolo, nonché la data in cui hai compilato il modulo al momento dell’invio.
Prima di firmare, prendetevi un minuto per rivedere il documento e assicurarvi che tutte le informazioni siano corrette e leggibili. Mettete il modulo sopra i moduli informativi che state inviando e preparatevi a compilare moduli aggiuntivi1096, se necessario.
Dove inviare il modulo 1096
Se stai compilando il modulo 1096, è perché stai compilando e inviando resi informativi per posta. Dovrai inviare i moduli all’IRS. L’indirizzo da utilizzare dipende dalla sede della tua azienda. Se ti trovi nei seguenti stati:
- Alabama
- Arizona
- Arkansas
- Delaware
- Florida
- Georgia
- Kentucky
- Maine
- Massachusetts
- Mississippi
- New Hampshire
- New Jersey
- Nuovo Messico
- New York
- Carolina del Nord
- Ohio
- Texas
- Vermont
- Virginia
Inviare i moduli all’IRS Austin Submission Processing Center di Austin, Texas.
Se la tua azienda si trova in:
- Alaska
- Colorado
- Hawaii
- Idaho
- Illinois
- Indiana
- Iowa
- Kansas
- Michigan
- Minnesota
- Missouri
- Montana
- Nebraska
- Nevada
- Dakota del Nord
- Oklahoma
- Oregon
- Carolina del Sud
- Dakota del Sud
- Tennessee
- Utah
- Washington
- Wisconsin
- Wyoming
Invia i tuoi moduli all'IRS Center di Kansas City, Missouri.
Infine, se la tua azienda si trova in:
- California
- Connecticut
- District of Columbia
- Louisiana
- Maryland
- Pennsylvania
- Rhode Island
- Virginia Occidentale
Inviare i moduli al Centro IRS di Ogden, Utah.
Poiché gli indirizzi postali sono soggetti a modifiche, è consigliabile verificare con l’IRS prima di inviare il modulo 1096. Inoltre, ricorda che se la tua azienda invia più 250 di moduli particolari, non puoi utilizzare l’opzione di invio della posta e devi archiviarla elettronicamente.
Perché non è possibile stampare il modulo1096?
Quando si invia un modulo 1096 all’IRS, questo utilizza uno scanner per leggere rapidamente le informazioni sul modulo. La scansione dei moduli semplifica il processo per l'agenzia. In caso contrario, sarà necessario inserire tutte le informazioni a mano. Anche se l’IRS fornisce copie del modulo 1096 online, sottolinea che non è possibile utilizzare una copia stampata del modulo quando lo si invia.
L’apparecchiatura utilizzata dall’IRS non può scansionare le copie stampate. Per ottenere una copia scansionabile del modulo 1096, è necessario richiederla all’IRS . Fortunatamente, i moduli sono gratuiti. Dovresti ricevere la tua circa 10 giorni dopo aver inviato la tua richiesta, quindi assicurati di avere tempo sufficiente prima delle date di scadenza.
Potresti trovare più facile presentare i tuoi resi informativi online. Per archiviare elettronicamente, è necessario utilizzare il sistema IRS FIRE . Anche se la presentazione elettronica è necessaria per le aziende con più di 250 moduli, l’IRS incoraggia anche le aziende con meno moduli a utilizzare l’opzione e-file.
1096 date di scadenza
Le date di scadenza per il modulo 1096 dipendono in gran parte dal tipo di moduli informativi che stai inviando. In generale, la scadenza è 28 febbraio dell’anno successivo all’anno fiscale. Quindi, per l’anno 2021 fiscale, la scadenza per il modulo 1096 è 28 febbraio 2022.
La 28 febbraio scadenza si applica ai seguenti moduli:
- 1097
- 1098
- La maggior parte dei tipi di 1099
- 3921
- 3922
- W-2G
Tuttavia1099, esiste un’eccezione per alcuni tipi di modulo . Se stai inviando il modulo 1099-NEC, devi presentare entro il 31 gennaio.
Per il modulo 5498, la scadenza è 31 maggio.
Ci sono sanzioni se la tua azienda non presenta i propri moduli informativi in tempo. Le penali si basano sulle dimensioni della tua attività e partono da USD50 per reso.
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