6 rischi legali per le aziende con sede in Francia che assumono a livello globale

Non c’è scorciatoia quando si tratta di conformità delle Risorse Umane. Un passo falso può portare a pesanti multe, controversie legali e danni alla reputazione. Per le aziende con sede in Francia, gli errori di conformità possono far saltare le stime di bilancio iniziali e far deragliare mesi di attenta pianificazione.

Ecco sei rischi legali dell'assunzione globale e come evitarli.

Rischio n. 1: inneschi di stabile organizzazione (PE)

Assumere dipendenti in altri paesi può accidentalmente creare obblighi fiscali locali per le società con sede in Francia. Ciò accade quando le attività aziendali superano determinate soglie relative alla presenza fisica, alla durata delle operazioni o alla natura del lavoro.

Ogni paese stabilisce soglie diverse. Un singolo dipendente è sufficiente per innescare la PE in alcuni paesi, mentre altri richiedono una presenza più sostanziale. Il PE introduce requisiti come la ritenuta d’acconto sui salari locale, i contributi previdenziali o persino le passività fiscali aziendali. Potresti anche dover affrontare valutazioni fiscali retroattive e oneri amministrativi che possono essere estremamente costosi.

Come un EOR aiuta: Un employer of record (EOR), o portage salarial, diventa il datore di lavoro legale per i membri del tuo team in altri paesi, riducendo al minimo il rischio di stabile organizzazione. 

In base a questo modello, i dipendenti sono legalmente impiegati dall’EOR mentre la tua azienda francese gestisce le assegnazioni e le prestazioni quotidiane. Questa configurazione rimuove il rapporto di lavoro diretto che in genere innesca obblighi di stabile organizzazione.

Rischio n. 2: errata classificazione dei lavoratori

Il controllo sull'occupazione mascherata si estende alle vostre operazioni internazionali. La classificazione errata dei dipendenti come appaltatori indipendenti in un altro paese è uno dei fallimenti di conformità più costosi per un'azienda con sede in Francia.

Ogni paese ha i propri criteri di classificazione, spesso considerando fattori come il controllo sui metodi di lavoro, l'indipendenza finanziaria, l'esclusività dei servizi e l'integrazione nelle operazioni aziendali. Ciò che è considerato conforme per un appaltatore in Francia potrebbe essere una pratica illegale  in un'altra giurisdizione.

Le conseguenze finanziarie e legali della classificazione errata dei lavoratori includono contributi previdenziali retroattivi, benefici legali non retribuiti, ferie non retribuite e forti sanzioni finanziarie. Alcuni paesi impongono anche la responsabilità penale se la classificazione errata è vista come una forma di evasione fiscale o frode.

Come un Employer of Record aiuta: un Employer of Record elimina il rischio di errata classificazione impiegando ufficialmente il lavoratore nel paese ospitante sin dal primo giorno. Gestiscono tutti i contratti di lavoro, le buste paga, i benefit e i requisiti di conformità locali, salvaguardando la tua azienda francese dall’esposizione al diritto del lavoro internazionale.

Rischio n. 3: violazioni della legge sul lavoro

Le tutele del lavoro in Francia forniscono una base di riferimento. Ma ogni mercato internazionale ha quadri giuridici diversi. I Paesi hanno requisiti specifici per i contratti di lavoro, le procedure di risoluzione, l’orario di lavoro e i diritti dei dipendenti.

Non esistono due mercati uguali. I requisiti contrattuali variano notevolmente. Alcuni paesi impongono clausole specifiche, procedure di risoluzione o periodi di prova che differiscono dagli standard in Francia. Anche le normative sugli orari di lavoro, i calcoli degli straordinari e i permessi obbligatori sono diversi in tutto il mondo. 

Le violazioni della legge sul lavoro spesso diventano pubbliche attraverso le controversie sul lavoro, creando danni duraturi al marchio del datore di lavoro che influenzano il reclutamento e le relazioni con i clienti.

Come un Employer of Record aiuta: gli Employer of Record hanno una profonda esperienza nelle leggi locali sul lavoro e gestiscono tutte le questioni di conformità per te. Creano contratti di lavoro conformi, gestiscono le normative in materia di orario di lavoro, calcolano correttamente gli straordinari e gestiscono le cessazioni in base ai requisiti locali. Ottieni la protezione della conformità senza dover imparare il quadro di riferimento per l'occupazione di ciascun paese.

Rischio n. 4: fallimenti nella gestione delle buste paga e delle tasse

Il libro paga internazionale è un percorso serrato di requisiti specifici per paese e scadenze di archiviazione. I documenti in ritardo possono congelare i permessi di lavoro e aprire la porta alle ispezioni governative. I paesi impongono varie sanzioni per i ritardi di presentazione, che vanno dalle multe basate su percentuali agli importi delle sanzioni fisse. Alcune giurisdizioni possono negare i permessi di lavoro per i datori di lavoro non conformi.

La conformità alle buste paga va oltre i calcoli, includendo la rendicontazione legale, i contributi previdenziali e il coordinamento con le autorità fiscali locali.

In che modo un Employer of Record aiuta: gli Employer of Record gestiscono tutte le elaborazioni delle buste paga, i calcoli fiscali e la rendicontazione legale in ciascun Paese. Che si tratti di gestire le imposte federali e statali sul libro paga, l’assicurazione nazionale e PAYE del Regno Unito o la Sozialversicherung tedesca, un Employer of Record garantisce la conformità ovunque tu assuma.

Rischio 5: sviste dell'immigrazione e dell'autorizzazione al lavoro

Le aziende francesi spesso devono trasferire i dipendenti chiave per avviare le operazioni in una nuova sede. Ma la verifica dell’autorizzazione al lavoro è complessa quando ogni giurisdizione ha requisiti diversi per visti e permessi di lavoro.

La sponsorizzazione del visto crea obblighi di conformità continui. È necessario monitorare le condizioni del visto, mantenere una documentazione adeguata e garantire che i dipendenti sponsorizzati rispettino le restrizioni sull'autorizzazione al lavoro. Le aziende devono tenere il passo con i cambiamenti dei requisiti di immigrazione e stabilire solidi processi di verifica.

In che modo un Employer of Record aiuta: un Employer of Record può aiutarti a comprendere le implicazioni sul lavoro derivanti dall’assunzione transfrontaliera, anche quando è richiesta l’autorizzazione al lavoro. Per le situazioni che coinvolgono visti o lavoro transfrontaliero, un Employer of Record può indicarti le risorse legali o di immigrazione appropriate per garantire che i dipendenti soddisfino i requisiti locali. 

Rischio n. 6: violazioni della protezione dei dati

Le leggi francesi sulla protezione dei dati sono tra le più severe al mondo, disciplinate principalmente dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE e dalla legge francese sulla protezione dei dati. Sebbene le aziende francesi siano abituate a un alto livello di controllo normativo, l'assunzione globale porta le cose a un livello completamente nuovo. Ci sono requisiti di localizzazione dei dati specifici per paese e restrizioni di trasferimento transfrontaliero da considerare.

Molti Paesi vietano l’archiviazione dei dati dei dipendenti al di fuori dei confini nazionali o richiedono misure di sicurezza specifiche per i trasferimenti internazionali di dati. Questi spesso sono in conflitto con i sistemi HR centralizzati.

Anche gli obblighi di trasferimento transfrontaliero dei dati variano in modo significativo. Alcuni paesi richiedono il consenso esplicito. Altri richiedono tutele contrattuali specifiche. Molti impongono requisiti tecnici per la sicurezza dei dati.

Le sanzioni vanno dalle multe amministrative alla responsabilità penale e gli approcci esecutivi differiscono sostanzialmente tra le giurisdizioni.

Come aiuta un EOR: gli EOR dispongono di sistemi di gestione dei dati conformi in ciascun Paese, garantendo il rispetto dei requisiti di localizzazione dei dati. Gestiscono gli obblighi transfrontalieri di trasferimento dei dati, ottengono i consensi necessari e dispongono di solide misure di sicurezza. I loro sistemi sono progettati per essere conformi sia al GDPR che alle leggi locali sulla protezione dei dati contemporaneamente.

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