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Trionfare più velocemente
Man mano che la tua azienda si espande a livello globale, trarrai vantaggio dall'inserire dipendenti internazionali. L’assunzione di dipendenti globali offre molti vantaggi per la tua attività, tra cui informazioni approfondite sulla cultura locale e utili connessioni aziendali nazionali.
La tua azienda dovrà soddisfare diversi criteri prima di assumere dipendenti internazionali all’estero e i requisiti possono spesso essere complessi. Ecco perché abbiamo creato questa guida per aiutarti a saperne di più su come assumere dipendenti internazionali.
Controllate vs. partnership EOR
Prima che la tua azienda possa assumere dipendenti in un nuovo Paese, deve stabilire un’entità per fare affari o collaborare con un team che offra alternative legali pratiche.
Alcune aziende hanno creato una società sussidiaria, un’entità nazionale di proprietà o controllata dalla società madre più grande. Tuttavia, costituire una società sussidiaria può essere un processo proibitivo e dispendioso in termini di tempo. Richiede di fare risme di documenti, saltare ostacoli legali e controllare i requisiti burocratici. Scegliere questo percorso spesso significa che la tua azienda deve aspettare settimane, anche mesi, prima di poter iniziare a operare nel nuovo paese.
Lavorare con un Employer of Record (EOR) offre un’alternativa interessante. Quando la tua azienda collabora con un Employer of Record, lavori con un team con una vasta esperienza nel reclutamento di dipendenti nel Paese in cui hai scelto di espanderti. Puoi iniziare ad assumere in pochi giorni e avrai il supporto di esperti in grado di gestire i requisiti legali e fiscali per assumere dipendenti esteri per te.
I requisiti di configurazione legale su cui ci concentriamo di seguito sono generalmente necessari se la tua azienda sceglie di costituire una società sussidiaria in un altro Paese. Lavorare con un Employer of Record, d’altro canto, solleva un’azienda dall’onere di molti di questi requisiti.
10 requisiti per l’assunzione di dipendenti internazionali
Ecco alcuni dei requisiti che dovrai soddisfare mentre assumi per la tua espansione internazionale.
1. Una struttura aziendale
Se la tua azienda crea una società sussidiaria in un nuovo Paese, spesso dovrà incorporarla come un tipo specifico di attività e seguire le regole applicabili. Ad esempio, molte aziende sono costituite da società a responsabilità limitata. Questa opzione presenta una struttura tradizionale e ampiamente familiare, specialmente per un’agenzia che assume dipendenti internazionali per gli Stati Uniti o i Paesi che utilizzano modelli di business simili. In questa struttura, i fondatori investono capitale sociale, ma mantengono le loro finanze separate dalla struttura finanziaria della società.
Altre opzioni possono includere l’incorporazione come piccola società per azioni, una società imprenditoriale a responsabilità limitata, una succursale o una joint venture. Queste opzioni variano in base al Paese, quindi dovrai ricercare le opzioni locali e scegliere la soluzione più adatta ai tuoi obiettivi aziendali.
2. Registrazione
Nella maggior parte dei Paesi, la tua azienda deve registrarsi presso le autorità competenti prima di poter iniziare a fare affari. Ad esempio, in Perù, è necessario registrare il nome della propria azienda presso il Registro pubblico peruviano e quindi ottenere un certificato di registrazione. In Germania, è necessario incorporare un notaio e quindi presentare la documentazione di registrazione al registro delle imprese, all’ufficio fiscale e a qualsiasi ente commerciale locale pertinente. È probabile che altri Paesi abbiano requisiti simili e disposizioni uniche. La Spagna, ad esempio, richiede dichiarazioni antiriciclaggio e antiterrorismo insieme ai documenti di registrazione.
Per registrare un’attività, è probabile che dobbiate presentare documenti ufficiali come questi:
- Certificazione del nome della tua azienda dal registro pubblico
- Una descrizione scritta delle attività aziendali proposte
- Indirizzi della sede legale
- Elenco dei nomi degli stakeholder e dei direttori
- Statuto
- Informazioni sul conto bancario
- Prova del pagamento del capitale nell’importo richiesto
L’elenco dei requisiti varierà in base alla sede, quindi la tua azienda deve consultare le autorità competenti nel tuo nuovo Paese per saperne di più sui tuoi obblighi di registrazione.
3. Informazioni sui contratti
Uno dei requisiti legali più comuni per le assunzioni globali prevede la stesura di contratti formali. Molti Paesi non hanno un impiego a volontà, quindi probabilmente la tua azienda dovrà familiarizzare con le strutture e i requisiti contrattuali nel Paese in cui intendi espanderti.
Ad esempio, in Germania, la legge richiede di sviluppare un contratto di lavoro conforme a livello locale per ciascun dipendente. Il contratto deve specificare le seguenti informazioni:
- Remunerazione
- Benefit
- Cause di scioglimento del contratto di lavoro
Il tuo nuovo paese potrebbe anche richiedere di scrivere il contratto nella lingua locale e specificare le informazioni su stipendio e benefit nella valuta locale. In Egitto, ad esempio, le aziende devono copiare il contratto in triplice copia, scriverlo in arabo e includere gli importi delle retribuzioni in sterline egiziane. Questi requisiti proteggono i tuoi nuovi dipendenti e li aiutano a comprendere i dettagli critici contenuti nei loro contratti di lavoro.
4. Familiarità con i requisiti di licenziamento e fine rapporto
Senza un impiego a volontà, le aziende non possono licenziare i dipendenti quando lo desiderano. Durante l’assunzione di dipendenti internazionali all’estero, dovrai mantenere una conoscenza dettagliata dei requisiti di licenziamento e fine rapporto in modo da poter apportare modifiche al personale secondo necessità senza violare la legge.
Molte aziende richiedono ai datori di lavoro di avere motivi ragionevoli per licenziare un dipendente. In Perù, un datore di lavoro deve mostrare motivi oggettivi o una causa di licenziamento con documentazione. Le aziende devono inoltre consentire al dipendente almeno cinque giorni per creare una difesa scritta e fino a 30 giorni se il dipendente ha la possibilità di dimettersi o dimostrare miglioramenti delle prestazioni.
Un datore di lavoro che licenzia un dipendente senza i motivi appropriati potrebbe essere soggetto a sanzioni pecuniarie. In alcuni casi, il datore di lavoro potrebbe avere la possibilità di pagare un’indennità aggiuntiva per licenziare legalmente il dipendente.
Molti Paesi richiedono inoltre ai datori di lavoro di fornire periodi di preavviso prolungati prima di licenziare i dipendenti. La durata di questi periodi di preavviso obbligatori spesso varia in base alla posizione o al tempo del dipendente in azienda.
Ad esempio, in Francia, dopo il periodo di prova di un dipendente, il periodo di preavviso varia generalmente da uno a tre mesi.Tre mesi è particolarmente comune per i manager protetti da contratti collettivi di lavoro (CBA). In Australia, i dipendenti che lavorano per un’azienda da meno di un anno hanno diritto a un preavviso di una settimana. Da uno a tre anni di servizio danno ai dipendenti due settimane di preavviso, da tre a cinque anni di servizio danno loro tre settimane di preavviso e più di cinque anni di servizio danno diritto ai dipendenti quattro settimane di preavviso.
5. Conoscenza di retribuzione, bonus e benefit tipici
Prima di iniziare ad assumere, avrai anche bisogno di una conoscenza completa dei salari e dei benefit tipici per le posizioni che intendi ricoprire.
Conoscere il salario minimo nel tuo nuovo Paese è un ottimo punto di partenza. Anche se impieghi principalmente dipendenti stipendiati, puoi anche assumere alcuni dipendenti con salari inferiori e non vuoi cambiarli o violare la legge pagando meno in remunerazione di quanto siano idonei a ricevere.
In molti Paesi, i datori di lavoro forniscono abitualmente ai propri dipendenti bonus per il tredicesimo mese. Alcuni offrono il 14° mese o anche 15th-month bonus ogni anno, quindi dovrai verificare con il tuo nuovo Paese per determinare le norme. La Germania, ad esempio, non impone tali bonus, sebbene la legge delle Filippine richieda bonus a 13 mesi e molti datori di lavoro scelgono di concedere bonus a 14 mesi a dicembre.
I benefit per i dipendenti variano da Paese a Paese. In molti Paesi, i datori di lavoro devono fornire congedo per malattia retribuito, congedo per maternità e paternità, ferie retribuite e ferie retribuite. In Israele, ad esempio, i dipendenti dovrebbero ricevereda 10 a 23 giorni di ferie retribuite all’anno più importi variabili di congedo per malattia retribuito, a seconda del settore del datore di lavoro. Riceve inoltre da sette a 14 settimane di congedo per maternità o otto giorni di congedo per paternità.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario fornire un’assicurazione sanitaria, anche se i dipendenti di alcuni Paesi ricevono la loro assicurazione sanitaria da un programma nazionale, che probabilmente la tua azienda pagherà. Anche se esiste un servizio sanitario nazionale, la tua azienda potrebbe voler offrire un’assicurazione supplementare per garantire una copertura sanitaria completa per i tuoi dipendenti.
6. Comprensione delle condizioni di lavoro standard e dei requisiti CBA
Prima di assumere in un nuovo Paese, dovrai familiarizzare con gli aspetti standard dell’attività, come l’orario di lavoro, gli straordinari e le politiche sui congedi retribuiti. Nei Paesi Bassi, ad esempio, l’orario di lavoro standard è di 40 ore alla settimana, ma può essere di 48 ore alla settimana. La legge sul lavoro limita le ore lavorative a 60 ore settimanali e a 12 ore per turno.
In alcuni Paesi, alcuni settori hanno contratti collettivi che regolano l’orario di lavoro e le condizioni in modo più rigoroso rispetto al governo. Assicurati di verificare se il tuo settore ha requisiti CBA e in che modo influiranno sulle tue politiche sul posto di lavoro.
7. Familiarità con le trattenute e i contributi richiesti sul libro paga
In molti Paesi, la tua azienda dovrà contribuire con una percentuale dello stipendio di ciascun dipendente a vari fondi di previdenza sociale, come ad esempio:
- Pensionamenti pensionistici
- Programmi sanitari
- Fondi di retribuzione dei dipendenti
- Fondi di disoccupazione
- Vantaggi per la disabilità
I contributi variano significativamente in base al Paese. Ad esempio, in Indonesia, i contributi al libro paga nei programmi di assistenza sanitaria previdenziale costituiscono circa il 5 % dei guadagni e il datore di lavoro e il dipendente dividono i contributi in parti uguali. In Francia, tuttavia, i contributi dei datori di lavoro alla previdenza sociale possono arrivare fino al 45 % dello stipendio del dipendente.
8. Personale legale e delle risorse umane
Una volta che ti sei occupato della documentazione richiesta e hai imparato cosa devi fornire ai tuoi nuovi dipendenti, puoi iniziare i processi di reclutamento e assunzione. Mentre procedi, potresti scoprire di aver bisogno di personale delle risorse umane in grado di affrontare i pro e i contro dell’attrazione e della gestione di nuovi dipendenti.
Se lavori con un Employer of Record, il tuo team dedicato può fare gran parte del lavoro delle risorse umane per te. Questi esperti gestiranno lo screening dei candidati, la gestione del libro paga e l’inserimento di nuovi dipendenti.
Mentre costruisci il tuo team internazionale, avrai bisogno di esperti legali dedicati ed esperti che ti aiutino a navigare tra le leggi locali sul lavoro, le tasse e altri requisiti. Senza esperti che vi assistano, potete facilmente violare la legge e correre il rischio di multe e altre sanzioni.
La tua azienda dovrà probabilmente contribuire con percentuali significative del suo libro paga a programmi e servizi sociali. Questi potrebbero essere pensionamento, previdenza sociale e contributi sanitari, o potrebbero essere contributi più estesi, ad esempio, per i costi di alloggio e assistenza all’infanzia. Un team legale competente può aiutarti a semplificare e accelerare questo processo.
La tua azienda potrebbe non essere ben esperta nei dettagli legali dei requisiti del tuo nuovo Paese. Tuttavia, un team di professionisti esperti può facilmente esplorare le sfumature e le complessità della legge. Gli esperti legali possono anche informarti sui requisiti normativi e impedire alla tua azienda di violare inavvertitamente gli statuti sul lavoro.
Anche qui, un team EOR è prezioso. Un buon team EOR comprende i dettagli dei requisiti fiscali sul libro paga di un Paese, ad esempio, per garantire la conformità durante l’assunzione di nuovi dipendenti.
9. Un modo per attrarre candidati qualificati
Avrai anche bisogno di strategie comprovate per il reclutamento nel tuo nuovo Paese. Le strategie di annunci di lavoro che raggiungono un vasto pubblico nel tuo Paese di origine potrebbero rivelarsi meno efficaci nel tuo nuovo. Le persone in cerca di lavoro nel tuo nuovo Paese potrebbero essere più abituate a conoscere le posizioni aperte attraverso le loro connessioni sociali, cercando siti web specifici o andando a fiere o convegni di lavoro. Ti consigliamo di lavorare a stretto contatto con i tuoi contatti locali per determinare quali strategie pubblicitarie e di reclutamento possono produrre i candidati più qualificati.
Proprio come la tua azienda è alla ricerca di nuovi assunti con il giusto mix di talento, leadership, duro lavoro e informazioni locali per aiutare la tua azienda a crescere nella sua nuova sede, i tuoi candidati stanno anche cercando di vedere se la tua azienda è adatta ai loro valori, obiettivi di carriera e preferenze di cultura del lavoro. Lavorare a stretto contatto con esperti EOR ti consente di rendere il tuo posto di lavoro più attraente per i dipendenti locali, soddisfacendo al contempo le tue esigenze aziendali.
10. Un processo di onboarding semplificato
Una volta trovate le persone giuste, dovete farle assumere ai dipendenti legali e iniziare a ricoprire le loro nuove posizioni. Avrai bisogno di metodi affidabili per attività come queste:
- Raccolta ed elaborazione delle necessarie informazioni legali
- Aggiungere i dipendenti al tuo libro paga
- Determinazione delle trattenute richieste
- Impostazione dei vantaggi necessari
- Orientare i nuovi dipendenti alla cultura aziendale
- Formazione dei nuovi dipendenti sulle loro nuove responsabilità lavorative
Lavorare con un EOR capace è inestimabile qui: questi processi sono la specializzazione di un team EOR. Quando collabori con un Employer of Record, il tuo team probabilmente avrà una soluzione software completa che la tua azienda può utilizzare per automatizzare e accelerare queste attività, in modo da poter iniziare subito a costruire solidi rapporti di lavoro con i tuoi nuovi dipendenti.
5 passaggi per assumere dipendenti internazionali
Prima di iniziare il processo di assunzione internazionale, devi passare attraverso diverse agenzie governative, domande e autorizzazioni. Segui questa guida per assumere dipendenti internazionali e garantire un processo fluido e di successo.
1. Acquisire la certificazione necessaria
Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti protegge i diritti e le opportunità di lavoro dei cittadini statunitensi. Per iniziare ad assumere dipendenti internazionali, dovrai presentare la documentazione che dimostri che c’è una quantità insufficiente di cittadini statunitensi qualificati disposti e in grado di lavorare per la tua azienda. Per farlo, è necessario completare questi passaggi:
- Fornisci la prova che la tua azienda deve assumere un membro del team da un altro Paese per coprire un posto vacante.
- Dimostrare che la posizione soddisfa i criteri del programma di certificazione del lavoro estero.
- Compilare il modulo ETA (Employment and Training Administration) corretto.
- Dimostra che la tua azienda può pagare a un candidato almeno il salario prevalente.
- Inviare il modulo e tutti gli allegati necessari all’ufficio designato.
2. Trovare e intervistare i candidati
Dopo aver ricevuto l’approvazione dal Dipartimento del Lavoro per assumere un dipendente internazionale, puoi iniziare la tua ricerca di talenti. Tieni presente che i curriculum internazionali possono avere un aspetto diverso e includere informazioni aggiuntive oltre a quelle standard negli Stati Uniti. Se non desideri che i candidati includano dettagli specifici sui loro curriculum, come razza e stato civile, indicalo nella descrizione del lavoro.
3. Ottenere visti di lavoro
I candidati avranno bisogno di tempo per richiedere un visto prima di iniziare a lavorare per la tua azienda. Se si trovano già negli Stati Uniti, è possibile archiviare il modulo 1-9 per verificare la loro autorizzazione al lavoro. Se il tuo candidato si trova al di fuori del Paese, dovrai sponsorizzare un visto, che può richiedere più tempo.
Puoi seguire questi passaggi per sponsorizzare un dipendente per un visto di lavoro:
- Richiedere un' applicazione per condizioni di lavoro .
- Fornire dichiarazioni e altri documenti aziendali richiesti.
- Presentare la petizione per un visto per il potenziale dipendente.
4. Rispettare le leggi fiscali
Tutti i dipendenti internazionali che lavorano negli Stati Uniti dovranno richiedere un numero di previdenza sociale tramite l’Amministrazione per la previdenza sociale. I dipendenti internazionali sono inoltre soggetti alle stesse imposte sul libro paga dei cittadini statunitensi.
Tutti i dipendenti internazionali che lavorano al di fuori degli Stati Uniti dovranno compilare il modulo W-8 BEN . I dipendenti globali devono anche compilare un W-2 modulo in modo che l’ufficio immigrazione e l’ufficio doganale (ICE) possano verificare il proprio moduloI-9. Se c;è una discrepanza tra le informazioni, riceverai una lettera che descrive dettagliatamente come correggere il problema.
5. Assicurati che il tuo dipendente abbia la certificazione di lavoro corretta
A seconda dei requisiti occupazionali della posizione, le assunzioni internazionali dovranno completare la documentazione necessaria per una delle seguenti certificazioni:
- Certificazione del lavoro permanente
- H-1B, H-1B1 e E-3 lavoratori specializzati (professionali)
- H-2A Certificazione del programma agricolo temporaneo
- Certificazione H-2B per il lavoro temporaneo non agricolo
Semplificare il processo di assunzione internazionale
Anche se le assunzioni internazionali richiedono una maggiore diligenza e un periodo di tempo più lungo rispetto alle assunzioni nazionali, puoi semplificare il processo:
- Creazione di partnership strategiche con alleati che hanno esperienza nell’assunzione di dipendenti internazionali
- Creare una strategia di reclutamento efficace per attrarre candidati qualificati
- Ottimizzare l’orientamento e la formazione semplificando il processo di onboarding
Puoi anche migliorare il modo in cui assumi dipendenti internazionali ricercando il tuo Paese di interesse. Alcune informazioni che potresti voler esplorare includono:
- Remunerazione
- Benefit
- Bonus
- Condizioni di lavoro standard
- Ritenute e contributi sulle buste paga
- Requisiti per lo scioglimento del contratto di lavoro e fine rapporto
Crea i tuoi team internazionali con Globalization Partners
Man mano che acquisisci e gestisci talenti internazionali, lascia che Globalization Partners semplifichi il tuo percorso verso team coesivi e operazioni aziendali mirate.
Impostare il libro paga, calcolare le trattenute e garantire la conformità normativa durante i processi di assunzione e onboarding può deviare la tua attenzione da questioni aziendali più essenziali. In qualità di Employer of Record globale, Globalization Partners si assume queste responsabilità in modo che tu possa concentrarti sulla creazione del tuo team e sul miglioramento delle tue pratiche aziendali fondamentali.
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