Se desideri espandere la tua attività in nuovi Paesi o assumere dipendenti da remoto in altre parti del mondo, il Canada è un luogo eccellente da prendere in considerazione. È più vasto dell’intera Unione Europea e accoglie circa 38 milioni di persone.
Se stai cercando di far crescere la tua attività in questa nazione, puoi trovare aiuto nella guida alle assunzioni di dipendenti in Canada che abbiamo creato. Daremo un’occhiata ad alcuni elementi di base dei requisiti legali ai quali dovrai prestare attenzione, così come ad alcune considerazioni di tipo culturale e logistico che ti aiuteranno durante il processo.
Cosa sapere prima di assumere in Canada
Se stai cercando di assumere dipendenti in Canada per la prima volta, ci sono degli aspetti importanti della cultura lavorativa e del diritto del lavoro canadese che dovresti comprendere. Abbiamo fatto un elenco delle cose principali da sapere per essere preparati quando si assume qualcuno in Canada.
1. Differenze culturali
A seconda del luogo in cui ha sede la tua azienda, potresti imbatterti in alcune differenze culturali con i tuoi dipendenti canadesi. La cultura lavorativa canadese è simile a quella americana che molti Paesi conoscono bene. Per esempio, è educato guardare le persone negli occhi e stringere loro la mano quando le incontri.
Tuttavia, la cultura lavorativa canadese non è esattamente uguale a quella americana. Per esempio, i canadesi tendono a lavorare un po’ meno degli americani e possono fare più pause durante la giornata lavorativa.
2. Differenze linguistiche
A seconda della lingua utilizzata dal tuo Paese, puoi anche riscontrare differenze linguistiche con i lavoratori canadesi. Il Canada ha due lingue nazionali: inglese e francese.
Troverai principalmente canadesi francofoni nella provincia del Quebec, specialmente nella regione della Grande Montreal. Ciò potrebbe risultare positivo per aziende provenienti da altre nazioni di lingua francese, per cui queste aziende potrebbero voler cercare dipendenti nel Quebec o in altre province dove si parla comunemente il francese. È importante notare anche che molti abitanti del Quebec che parlano francese, parlano anche inglese. Nell’anno 2016, il 44.5% degli abitanti del Quebec erano bilingue, inglese-francese.
3. Leggi provinciali rispetto a leggi federali
In Canada, devi fare attenzione sia alle leggi federali che regolano l’impiego sia alle leggi della provincia in cui stai aprendo una succursale o una controllata. La legge federale canadese include requisiti di salute e sicurezza, il congedo minimo e altri aspetti basici dell’impiego. Oltre a queste regole generali, varie provincie dispongono di propri tassi di minimo salariale, requisiti di congedo per malattia e altre normative legate al lavoro.
Assicurati di conoscere la legge federale canadese così come le leggi della provincia in cui opera la tua azienda, in modo da soddisfare tutti i requisiti legali pertinenti.
4. Requisito minimo per la concessione e il pagamento dei giorni di ferie
In Canada, il requisito per la concessione di giorni di ferie è stabilito dalla legge federale e, pertanto, si applica a tutti i dipendenti canadesi. Ai sensi del codice del lavoro del Canada, i dipendenti che hanno lavorato per un’azienda per un anno hanno diritto a minimo due settimane di ferie. Se un dipendente ha lavorato per un’azienda per cinque anni consecutivi, deve ricevere almeno tre settimane di ferie all’anno. Dopo aver lavorato per un’azienda per 10 anni, un dipendente deve poter godere di almeno quattro settimane di ferie.
In Canada, i datori di lavoro calcolano il pagamento dei giorni di ferie basandosi sulle retribuzioni di un dipendente per l’anno di impiego più recente e moltiplicando il numero ottenuto per una percentuale. Per i dipendenti che hanno diritto a due settimane di ferie, la percentuale è 4%. Per tre settimane di ferie, è 6%.
5. Piano pensionistico del Canada
I dipendenti canadesi di età superiore a 18 anni che guadagnano oltre 3.500 USD all’anno devono apportare contributi al piano pensionistico del Canada (Canada Pension Plan, CPP). Il Quebec, con il suo piano pensionistico a parte, è l’eccezione alla regola. Per le altre provincie, i datori di lavoro che impiegano dipendenti canadesi devono versare la metà dei contributi per le pensioni dei propri dipendenti, i quali coprono l’altra metà.
L’importo che i dipendenti devono versare al CPP dipende da quanto guadagnano. Nello specifico, si basa sulle retribuzioni pensionabili che vanno da un requisito minimo a un tetto massimo. È dovere dei datori di lavoro dedurre l’importo corretto dalle retribuzioni pensionabili di un dipendente.
6. Assicurazione sul lavoro
L’assicurazione sul lavoro (Employment Insurance, EI) fornisce un aiuto finanziario alle persone che rimangono temporaneamente disoccupate. Così come per i contributi pensionistici, i datori di lavoro devono calcolare l’importo corretto e dedurre i premi EI dalle buste paga dei dipendenti. Ciò è vero per i dipendenti che godono di un “impiego soggetto ad assicurazione obbligatoria”, una situazione che riguarda la maggior parte dei dipendenti canadesi.
Ogni mese, i datori di lavoro deducono un determinato importo in dollari dalle buste paga dei dipendenti e, inoltre, pagano la quota di premio che spetta al datore di lavoro. I datori di lavoro cessano di dedurre i premi dalle buste paga dei dipendenti una volta che la retribuzione del dipendente supera le retribuzioni massime assicurabili oppure quando abbiano versato l’importo massimo del premio.
7. Imposta sul reddito
Come per ogni Paese, il Canada ha le proprie leggi fiscali. I datori di lavoro devono trattenere l’imposta sul reddito dalle buste paga dei dipendenti. La legge fiscale del Canada può risultare un po’ complessa ed è dovere dei datori di lavoro dedurre l’importo corretto delle imposte sul reddito dalle buste paga dei propri dipendenti.
Questa è una delle ragioni per cui è utile lavorare con un’organizzazione di lavoro professionale (PEO) globale che conosce benissimo la legge fiscale canadese e le altre detrazioni che possono dover essere sottratte dalle buste paga dei dipendenti.
Il costo dell’assunzione di un dipendente in Canada
Assumere dipendenti è sempre un costo per un’azienda, ma se si scelgono i dipendenti giusti per la propria organizzazione, si avrà un buon ritorno sull’investimento. Tra i possibili costi che si può dover sostenere quando si assume un dipendente in Canada, vi sono:
- Ricerca: ogni volta che ti espandi in un nuovo Paese, dovrai fare una ricerca approfondita per assicurarti di comprendere tutti i requisiti legali e altre considerazioni. Questa guida è un ottimo inizio, ma avrai bisogno di pagare dei dipendenti perché conducano ulteriori ricerche.
- Stabilire la tua attività: se scegli di non lavorare con una PEO e vuoi invece stabilire una presenza in Canada come filiale o società sussidiaria, questo è un altro costo che dovrai sostenere prima ancora di iniziare il processo di assunzione. Dovrai anche pagare delle commissioni per registrare la tua attività nelle provincie canadesi.
- Agenzia di assunzione: ci sono team di persone e vari programmi software che possono aiutarti a passare da un ampio pool di candidati a una selezione dei migliori candidati. Ovviamente, collaborare con un’agenzia o acquistare un software implica dei costi finanziari.
- Pubblicare l’annuncio di lavoro: anche pubblicare l’annuncio di lavoro potrebbe costare un po’ di denaro. Tuttavia, il Canada ha una bacheca degli annunci di lavoro pubblica chiamata Job Bank dove puoi pubblicare inserzioni gratuitamente. Puoi trovare anche altri siti gratuiti dove pubblicizzare i lavori.
- Controlli legali: se devi condurre controlli dei precedenti personali o verificare che un candidato abbia il diritto legale di lavorare in Canada, questi controlli possono aumentare il costo complessivo per assumere i tuoi nuovi dipendenti.
- Tempo del comitato delle assunzioni: i comitati delle assunzioni interni possono creare i termini della nuova posizione, scrivere l’annuncio di lavoro, valutare le candidature e intervistare i candidati. Tutte queste attività avvengono durante le ore di lavoro retribuite che i dipendenti potrebbero dedicare altrimenti a compiti diversi.
- Formazione: l’assunzione di un nuovo dipendente in genere non è la fine dei costi di assunzione della tua azienda. Ora, devi insegnare al dipendente a svolgere il suo lavoro. Il processo formativo è un investimento iniziale che, di solito, ripaga.
Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti in canada
Prima di iniziare il processo di assunzione in Canada, avrai bisogno di porre in essere alcuni requisiti legali. Potrai fare un’eccezione se lavori con un’organizzazione di lavoro professionale che funga da Employer of Record per i tuoi dipendenti canadesi. Se stai espandendo la tua azienda in Canada, avrai bisogno di quanto segue:
- Una filiale o una società sussidiaria: a meno che tu non stia assumendo appaltatori indipendenti, hai bisogno di un’entità commerciale legale in Canada. Ci sono due opzioni principali: una filiale o una società sussidiaria. Una società controllata è un’entità a parte mentre una succursale è legata più strettamente alla società madre.
- Incorporazione: per incorporare un'attività in Canada, è necessario un atto costitutivo sia attraverso una singola provincia o territorio sia attraverso il governo federale. Le attività che hanno sede fuori dal Canada devono registrarsi come azienda extra-provinciale nel luogo dove vogliono fare affari.
- Conto detrazioni busta paga: le aziende devono avere un numero aziendale (BN) e devono quindi utilizzare il proprio BN per creare un conto del programma detrazioni busta paga con l’Agenzia delle entrate canadese (CRA). Dovrai usare questo conto per versare alla CRA le deduzioni dei tuoi dipendenti dalle loro buste paga.
- Permessi e licenze: a seconda del settore, potrebbero esserci permessi o licenze specializzati che è necessario disporre in aggiunta ai requisiti di base per tutte le aziende. Il governo canadese dispone di uno strumento online dove puoi verificare quali permessi e licenze potrebbe dover ottenere la tua azienda.
- Assicurazione di risarcimento dei lavoratori: la maggior parte delle aziende deve anche disporre di un’assicurazione di risarcimento dei lavoratori per i propri dipendenti prima di iniziare ad assumere. Per ottenere questo tipo di copertura, non devi guardarti intorno tra le compagnie assicurative private, ma piuttosto devi registrare la tua attività presso il Workers’ Compensation Board (WCB) della provincia pertinente. I premi si basano sul settore di attività.
Passaggi per assumere in Canada
Ci sono dei passaggi di base per le assunzioni in Canada. Abbiamo riassunto questi passaggi di seguito, insieme ad alcuni suggerimenti per le assunzioni in Canada basati sulle consuetudini locali e i requisiti che regolano le pratiche di assunzione nel Paese.
1. Pubblicare un’inserzione
Il primo passaggio è definire le qualità richieste da un aspirante e descrivere il lavoro che dovrà svolgere. Riunisci queste informazioni in un’inserzione dettagliata. Se il requisito principale del tuo aspirante ideale fosse parlare sia l’inglese che il francese, sarebbe meglio pubblicare l’annuncio in entrambe le lingue. Quando elenchi i requisiti di formazione, ricorda che, in Canada, il termine “college” fa riferimento alle scuole che insegnano competenze commerciali o professionali specifiche e concedono diplomi, mentre le “università” sono istituti che assegnano una laurea.
Una volta creato l’annuncio, pubblicalo sulle bacheche degli annunci di lavoro dove i canadesi potranno vederlo. Tenendo conto del contesto internazionale, probabilmente è meglio invitare le persone a inviare le proprie candidature per e-mail o mediante una piattaforma online, piuttosto che per posta tradizionale.
2. Valutare le domande
Una volta ricevute le candidature, devi determinare quali aspiranti meritano un colloquio e quali devono essere eliminati dalla rosa di candidati. Puoi usare un software o un’agenzia per ottenere aiuto nel processo di selezione iniziale, oppure puoi far svolgere il compito al tuo team interno.
Le aziende americane saranno contente di sapere che i canadesi di solito si candidano ai lavori usando un curriculum che ha un formato simile a quello della maggior parte dei curriculum americani. Per le aziende di altri Paesi dove il curriculum vitae (CV) è più standard, questi curriculum possono sembrare più corti e diretti di quelli che sono solite ricevere dagli candidati del loro Paese.
3. Intervistare gli aspiranti
Poi, devi contattare gli candidati più forti per programmare un colloquio. Se stai aprendo un ufficio in Canada, puoi condurre i colloqui in sede. Se stai pensando di assumere dipendenti da remoto in Canada, sarebbe meglio condurre i colloqui mediante una videochiamata o una chiamata telefonica. Questo tipo di colloqui è diventato molto comune, pertanto la richiesta di un colloquio virtuale non dovrebbe sorprendere gli candidati.
Se stai programmando un colloquio virtuale, assicurati di considerare il fuso orario. Il Canada è un Paese grande e accoglie parecchi fusi orari che coprono una differenza di quattro ore, per cui assicurati di verificare il fuso orario corretto per ciascun candidati e programma il colloquio in un momento di sovrapposizione dell’orario di lavoro del tuo Paese con quello della sua provincia, se possibile.
4. Dare un seguito e formulare un contratto
Una volta scelto il candidato o i candidati ideali da assumere, dovresti contattarli per offrire loro il lavoro formalmente. Assicurati di fornire tutti i dettagli finora esclusi dalle conversazioni, inclusa la proposta di salario. È normale per i canadesi negoziare il salario, sebbene molti aspiranti potrebbero semplicemente accettare la tua offerta. Questa è anche la fase in cui dovresti creare un contratto.
In Canada, puoi formulare legalmente un contratto di assunzione sulla parola, ma avere un contratto scritto è un buon modo di garantire che tu e il tuo dipendente siate sulla stessa lunghezza d’onda e per poter giustificare la tua eventuale decisione di licenziare un dipendente. In Canada devi avere una giusta causa per licenziare qualcuno, quindi, se un dipendente non adempie ai suoi obblighi, puoi far riferimento al contratto.
5. Inserire il neoassunto
Ora puoi inserire in azienda il/la nuovo/a assunto/a. Puoi avere documentazione e processi relativi alla tua azienda, ma devi anche verificare di aver completato i passaggi richiesti per l’assunzione in Canada.
Devi visualizzare il numero di previdenza sociale (Social Insurance Number, SIN) del nuovo dipendente entro tre giorni dal giorno di inizio e registrarvi le informazioni. Assicurati che abbia la cittadinanza o il diritto legale di lavorare in Canada. I dipendenti devono inoltre compilare il Modulo TD1, Dichiarazione dei crediti fiscali personali, dal governo federale e dalla loro provincia, in modo da sapere quanta imposta deve essere prelevata dalle loro buste paga. Si noti che in Quebec, la forma provinciale è nota come Modulo TP1015.3-V.
Assumere dipendenti canadesi con l’aiuto di Globalization Partners
Trovare i lavoratori ideali per la tua azienda e per l’espansione della tua attività è già di per sé un compito enorme. Se poi aggiungi la complessità di aprire un’entità legale in Canada e di rispettare tutte le leggi applicabili, ti aspetta un processo gigantesco che richiede tempo. Globalization Partners può snellire il processo fungendo da Employer of Record per i tuoi dipendenti canadesi.
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