L’onboarding e l’offboarding svolgono un ruolo fondamentale nella gestione fluida di ogni azienda. Queste esperienze hanno effetti duraturi sui dipendenti, quindi è importante rendere questi processi coinvolgenti e memorabili.
L’esperienza di offboarding viene spesso trascurata, ma non meno importante dell’esperienza di onboarding, poiché la partenza su una nota amara può avere conseguenze a lungo termine. Secondo un sondaggio di Glassdoor, il 70 percento delle persone in cerca di lavoro esamina le società di ricerca, molte delle quali sono scritte da ex dipendenti, prima di prendere decisioni sulla carriera.
In un ambiente di lavoro da remoto, la creazione di un programma strutturato di onboarding e offboarding ha una complessità aggiuntiva; ci sono sfide distinte come lacune di comunicazione, fusi orari diversi e background culturali contrastanti, quindi è importante adattare i processi esistenti a questo nuovo modo di lavorare.
Un aspetto fondamentale da tenere a mente quando si progettano programmi di onboarding e offboarding è la conformità. Gestire team globali significa destreggiarsi tra leggi e normative diverse, quindi la conformità deve rimanere una priorità assoluta durante ogni fase del ciclo di vita dei dipendenti per proteggere le risorse e le informazioni della tua azienda, evitare problemi legali e mantenere intatta la tua reputazione. In questo articolo spiegheremo come garantire la conformità per i team remoti durante le fasi di onboarding e offboarding.
Che cos’è l’onboarding?
Normalmente, la prima settimana di un nuovo dipendente è dedicata all’onboarding, che consiste in attività che gli familiarizzano con la visione, la missione, i valori e la cultura dell’azienda. Questo aiuta i nuovi assunti a conoscere la struttura organizzativa e le particolarità del loro ruolo. In poche parole, è la prima impressione che il tuo nuovo talento avrà della tua azienda.
Nonostante la sua importanza, uno studio di Gallup ha dimostrato che solo il 12 percento dei dipendenti pensa che il proprio datore di lavoro faccia un ottimo lavoro nell’inserimento di nuovi membri del team. L’onboarding non deve essere ridotto alle riunioni introduttive e ai check-in dei manager. Puoi fare il possibile assegnando un dipendente senior a ogni nuovo assunto; questo darà loro un collega a cui rivolgersi in caso di domande durante la prima settimana di lavoro.
Un processo di onboarding strutturato è fondamentale per far sentire i dipendenti da remoto connessi a un’azienda, anche se sono sparsi in tutto il mondo. Inoltre, aiuta a velocizzare i tempi di produttività e riduce il margine di errore nel lungo periodo.
Puoi garantire un processo di onboarding conforme completando le seguenti attività:
Verificare e raccogliere i documenti richiesti: i documenti possono essere estremamente noiosi, ma la documentazione, come i contratti di assunzione, è fondamentale per soddisfare gli standard nazionali e delineare chiaramente le aspettative lavorative per i nuovi talenti.
Per rendere questo processo pienamente conforme, assicurati che i tuoi nuovi assunti comprendano i termini di impiego e firmino accordi di riservatezza, polizze anti-molestie, moduli di assicurazione sanitaria e clausole di risoluzione. Per rendere questo processo pienamente conforme, assicurati che i tuoi nuovi assunti comprendano i termini di impiego e firmino accordi di riservatezza, polizze anti-molestie, moduli di assicurazione sanitaria e clausole di risoluzione.
Un punto importante da considerare durante questa fase iniziale è la privacy dei dipendenti. Gli obblighi e i diritti relativi al rapporto datore di lavoro-dipendente possono variare significativamente da Paese a Paese e queste sfumature devono essere prese in considerazione quando si creano politiche per i team internazionali.
Sebbene i datori di lavoro abbiano solitamente accesso alle informazioni sulle apparecchiature di proprietà dell’azienda, è comunque importante ottenere il consenso dei dipendenti. Un'azienda può solitamente monitorare i seguenti aspetti:
- E-mail aziendali
- Piattaforme di gestione del lavoro
- Cronologia di navigazione Web
- Posizione geografica
Comunicare i processi del flusso di lavoro: secondo SHRM, una scarsa comunicazione può portare a relazioni danneggiate, a una fiducia incompleta e a livelli più elevati di rabbia e ostilità sul posto di lavoro.
Pertanto, comunicare i processi del flusso di lavoro della tua azienda in modo chiaro e dinamico aiuterà a semplificare le assegnazioni, aumentare il morale del team e, soprattutto, aiutare i dipendenti a comprendere le aspettative lavorative.
È possibile comunicare e riaffermare i processi aziendali tramite riunioni virtuali, manuali ed e-mail. Tutte le informazioni devono essere condivise e risposte tramite e-mail aziendale e un server sicuro per ridurre le violazioni delle informazioni.
Fornire formazione specifica per il lavoro: uno studio condotto da Upwork prevedeva che nei prossimi cinque anni, 36.2 milioni di dipendenti lavoreranno da remoto. Ciò rappresenta un aumento 87 percentuale rispetto alle statistiche pre-pandemia. Pertanto, i programmi di formazione tradizionali devono essere rivalutati per aiutare la forza lavoro remota a prosperare.
Se un'azienda non controlla correttamente un dipendente o non fornisce una formazione specifica per il lavoro, può portare a costose azioni legali per negligenza sul posto di lavoro.
Ad esempio, se a un lavoratore viene chiesto di utilizzare un’attrezzatura ma non dispone delle competenze tecniche necessarie, il datore di lavoro potrebbe essere ritenuto responsabile di eventuali danni che il dipendente causa a se stesso o ad altri sul posto di lavoro per non aver fornito in anticipo le procedure di formazione appropriate.
Che cos’è l’offboarding?
Terminare un rapporto di lavoro non è mai una cosa piacevole da fare, che si tratti di dimissioni volontarie o di licenziamenti. Tuttavia, puoi rendere questa transizione senza intoppi creando un programma di offboarding strutturato: questo non solo aiuta a evitare problemi legali futuri, ma alimenta il tuo brand del datore di lavoro.
Un rapporto di People Path e della Cornell University ha rilevato che circa un terzo degli ex dipendenti mantiene i rapporti con i precedenti datori di lavoro; e il 15 percento dei nuovi assunti proviene da referenze di ex dipendenti. Pertanto, lasciare una buona impressione sui dipendenti in partenza può far risaltare la tua azienda e aiutare ad attrarre futuri talenti globali.
Puoi garantire un processo di offboarding conforme con le seguenti azioni:
Notificare il licenziamento: quando si licenzia un dipendente da remoto, è meglio farlo faccia a faccia in una videochiamata. In questo modo puoi avere una conversazione privata e spiegare con calma i motivi alla base del licenziamento.
Le politiche di risoluzione sono diverse in ogni Paese, il che rende la conformità vitale per evitare future conseguenze legali per la tua azienda.
Ad esempio, negli Stati Uniti, l’impiego a volontà consente ai datori di lavoro di licenziare liberamente i lavoratori in qualsiasi momento senza preavviso.
Nel Regno Unito, invece, i datori di lavoro devono dare un preavviso di una settimana per ogni anno di servizio, o 12 settimane se impiegati per 12 anni o più. Rimanere al passo con queste normative specifiche per Paese contribuirà a garantire la conformità durante il processo di offboarding.
Nel Regno Unito, invece, i datori di lavoro devono dare un preavviso di una settimana per ogni anno di servizio, o 12 settimane se impiegati per 12 anni o più. Rimanere al passo con queste normative specifiche per Paese contribuirà a garantire la conformità durante il processo di offboarding.
Proteggere la proprietà intellettuale: sapevi che il 20 % delle aziende ha subito violazioni dei dati da parte di ex dipendenti?
Ecco alcuni suggerimenti utili per mantenere i dati al sicuro:
- Aumenta la collaborazione interfunzionale tra i reparti HR e IT.
- Evitare di utilizzare account condivisi.
- Modificare regolarmente le password.
- Disattivare immediatamente gli accessi e l’account e-mail dei dipendenti in partenza.
- Pianificare backup periodici dei dati.
La forza lavoro remota è più soggetta a violazioni dei dati perché il flusso di dati non può essere monitorato allo stesso modo dei team in loco. Alcuni fattori contribuenti aggiuntivi sono:
- Utilizzo di dispositivi personali per accedere a informazioni aziendali sensibili.
- Connessione a reti Wi-Fi pubbliche.
- Archiviazione dei dati aziendali nel cloud.
Le conseguenze legali delle violazioni dei dati possono essere disastrose sia per la vostra reputazione che per le vostre finanze. Ad esempio, British Airways ha dovuto pagare una multa di 20 milioni di sterline 2020 per difetti di sicurezza che hanno facilitato un attacco informatico, con conseguente perdita di dati personali di clienti e personale.
Fornire il trattamento di fine rapporto e il compenso adeguati per il licenziamento: il trattamento di fine rapporto finale a cui un dipendente ha diritto è calcolato in base ai motivi del licenziamento e alla durata del servizio; è importante ricercare le normative nazionali per evitare problemi legali come azioni legali per un pagamento ingiusto.
Ad esempio, in Germania non esiste un trattamento di fine rapporto legale; tuttavia, molti datori di lavoro forniscono il 50 percento dello stipendio mensile per anno di servizio. In Cina, invece, il trattamento di fine rapporto equivale a un mese di stipendio completo per ogni anno di servizio.
Qualsiasi passo errato nel processo di risoluzione, in particolare in termini di obblighi di liquidazione, può sollevare problemi di conformità gravi e costosi.
La chiave per un’esperienza di onboarding e offboarding di successo
Ricorda che la prima impressione di un dipendente è importante quanto il saluto finale. Se questi processi vengono ignorati, non solo influiscono sulle prestazioni dei tuoi dipendenti, ma possono anche danneggiare la tua reputazione, rendendo difficile trattenere e acquisire talenti futuri.
La conformità ti aiuta a evitare problemi legali e a salvaguardare i beni aziendali. A lungo termine, un programma strutturato di onboarding e offboarding può aiutarti a diventare un datore di lavoro di tua scelta e a distinguerti su scala globale.
Per ulteriori informazioni su come creare un’esperienza di onboarding e offboarding migliore della categoria per i team remoti, contatta Globalization Partners . La nostra Global Growth Platform™ completamente conforme aiuta le aziende a creare e scalare team internazionali e consente alle aziende di gestire l'intero processo delle risorse umane, dal reclutamento e l'onboarding alla configurazione e all'offboarding del libro paga conforme, il tutto con un'unica piattaforma.
Scopri di più sulla nostra piattaforma e richiedi subito una proposta.
Per ulteriori informazioni su questo argomento, dai un'occhiata ai nostri due nuovi playbook:
- Il tuo Playbook sulla conformità globale: Migliori pratiche di onboarding (globalization-partners.com)
- Il tuo Playbook sulla conformità globale: Best practice per l’offboarding (globalization-partners.com)
