Man mano che espandi la tua azienda in Polonia, creerai team di dipendenti dedicati per aiutarti a svolgere le pratiche commerciali quotidiane. Questi team costituiscono la spina dorsale delle vostre operazioni, lavorando costantemente per aiutare la vostra azienda a raggiungere i suoi obiettivi. Il numero di dipendenti polacchi è cresciuto costantemente negli ultimi due decenni, da 9.9 milioni nel 2003 a 13 milioni nel 2020. I lavoratori autonomi e gli appaltatori aggiungono ogni anno un altro 3 milione di persone alla forza lavoro.
Se la tua azienda lavora con appaltatori oltre ai dipendenti, dovrai adempiere ad alcune responsabilità essenziali. Il primo è assicurarsi di classificare correttamente i propri appaltatori, ricercando la legge per determinare quali criteri qualificano i lavoratori come appaltatori. Una volta stabilito un rapporto con i propri appaltatori, sarà anche necessario conoscere il modo corretto di pagarli, poiché i processi standard di retribuzione che si utilizzano per i propri dipendenti non si applicheranno. Pagare correttamente i tuoi appaltatori aiuta a garantire un rapporto di lavoro armonioso a lungo termine che consente al tuo nuovo team polacco di prosperare. Fortunatamente, pagare un appaltatore polacco è relativamente semplice una volta che sai come devono funzionare questi pagamenti.
Qual è la differenza tra dipendenti e appaltatori indipendenti?
Le differenze tra l’assunzione di un dipendente e la collaborazione con un appaltatore si basano principalmente sul libro paga e sulle imposte. Quando la tua azienda assume dipendenti, sei responsabile della trattenuta delle imposte sul libro paga e dei contributi previdenziali dalle loro buste paga e del pagamento delle imposte del datore di lavoro in fondi previdenziali governativi. Di solito fornisci anche benefit come ferie, piani pensionistici e permessi retribuiti. D’altra parte, quando collabori con appaltatori indipendenti, non trattenga o paghi alcuna imposta o contributo previdenziale, né fornisci alcun beneficio relativo all’impiego agli appaltatori.
Inoltre, le leggi sul lavoro polacche si applicano ai dipendenti, ma non generalmente agli appaltatori. Gli appaltatori sono probabilmente esentati dalle leggi sugli straordinari e sul minimo salariale, ad esempio.
In generale, anche se non sempre, gli appaltatori indipendenti possono imporre una retribuzione molto più alta rispetto ai dipendenti, in parte per compensare il fatto che devono pagare le proprie imposte sul libro paga e andare senza assicurazione sanitaria fornita dal datore di lavoro, ferie retribuite, pensioni e altri benefit.
Criteri per classificare i dipendenti rispetto agli appaltatori
Come nella maggior parte dei Paesi, la Polonia ha requisiti rigorosi che determinano se un’azienda può classificare i lavoratori come dipendenti o appaltatori. Questi generalmente hanno a che fare con quanto controllo ha l’azienda sul lavoro, come quello che fanno i lavoratori e come lo fanno, nonché come vengono retribuiti i lavoratori, chi fornisce forniture e se l’azienda offre dei benefit.
Cosa significano questi criteri nella pratica? In generale, significa che i dipendenti lavorano a tempo pieno o part-time per una singola azienda, ricevono istruzioni e gestione da tale azienda, lavorano ore settimanali stabilite dal datore di lavoro, fanno parte del libro paga del datore di lavoro e ricevono i benefit di lavoro richiesti. D’altra parte, gli appaltatori indipendenti operano su base di progetto o offerta, gestiscono il proprio lavoro e tempo, non fanno parte del libro paga aziendale, pagano le proprie tasse e spesso lavorano per più clienti su progetti specifici. Gli appaltatori solitamente inviano fatture per il lavoro completato piuttosto che ricevere buste paga e pagano le proprie tasse e contributi previdenziali.
In altre parole, gli appaltatori sono lavoratori autonomi, mentre i dipendenti lavorano direttamente per l’azienda. Gli appaltatori hanno in genere un ampio portafoglio di clienti e la tua azienda è solo uno di loro.
Queste distinzioni tra dipendenti e appaltatori indipendenti esistono per impedire alle aziende di trarre vantaggio dai loro lavoratori trattandoli come dipendenti, ma classificandoli come appaltatori per evitare di fornire i benefit richiesti ai dipendenti.
Perché le aziende dovrebbero classificare e pagare i propri appaltatori con attenzione
Se la tua azienda lavora con appaltatori indipendenti, non fornirai loro benefit e non pagherai le imposte sul libro paga o contribuirai a programmi sociali per loro conto. Le restrizioni orarie che si applicano ai tuoi dipendenti non si applicheranno ai tuoi appaltatori, in modo che possano lavorare straordinari senza avere diritto a una retribuzione per straordinari. Questo accordo è altamente favorevole per molti datori di lavoro, semplificando la logistica e riducendo le spese.
In alcuni casi, le aziende classificano erroneamente i dipendenti come appaltatori indipendenti. La classificazione errata dei lavoratori in questo modo comporta gravi rischi. Se i tribunali stabiliscono che i lavoratori classificati come appaltatori sono dipendenti, l’azienda può essere responsabile per anni di imposte arretrate e retribuzione arretrata per straordinari e permessi retribuiti. Queste spese integrate possono rovinare un budget operativo e generare sfide legali e logistiche significative.
Tuttavia, in molti casi, il lavoro che un'azienda deve svolgere è davvero un lavoro a contratto e la collaborazione con appaltatori indipendenti ha più senso. Pertanto, la tua azienda dovrà sapere come assumere e pagare gli appaltatori in conformità con la legge.
Assumere un appaltatore indipendente in Polonia
Come in molte parti del mondo, la manodopera a contratto in Polonia è in aumento, specialmente in alcuni settori. I rapporti di lavoro in settori come l’informatica e il lavoro gig economy spesso richiedono contratti business-to-business piuttosto che contratti di lavoro tradizionali.
In Polonia, mentre i dipendenti tradizionali hanno contratti e tutele del Codice del lavoro ai sensi del diritto del lavoro polacco, gli appaltatori hanno contratti business-to-business noti come accordi di diritto civile. Ai sensi degli accordi di diritto civile, i lavoratori operano come appaltatori o liberi professionisti. I contratti incaricano i lavoratori di svolgere compiti specifici e operano al di fuori delle leggi sul lavoro che generalmente si applicano ai dipendenti polacchi.
In Polonia, i criteri specificati nel Codice del lavoro sono utili per determinare se un lavoratore è un appaltatore o un dipendente. Il Codice del lavoro polacco stabilisce diversi criteri che le aziende devono utilizzare per differenziare i propri appaltatori dai propri dipendenti. I lavoratori sono generalmente dipendenti piuttosto che appaltatori se soddisfano questi criteri:
- Eseguono lavori di un tipo specifico.
- Svolgono questo lavoro sotto la diretta supervisione del datore di lavoro.
- Svolgono il lavoro nel luogo e nei tempi stabiliti dal datore di lavoro.
- Il rapporto di lavoro è relativamente continuo.
D’altro canto, i lavoratori che svolgono il proprio lavoro con la minima supervisione diretta del datore di lavoro, scelgono quando e dove lavorare e assumono una serie di progetti a breve termine di loro scelta hanno maggiori probabilità di essere classificati come appaltatori.
Requisiti che regolano la retribuzione degli appaltatori in Polonia
La legge polacca non ha molti requisiti su come le aziende devono pagare i propri appaltatori. Per fare un confronto, considera i requisiti che regolano la retribuzione dei dipendenti.
In Polonia, i dipendenti hanno diritto a ricevere retribuzioni, benefit e protezioni specifiche ai sensi delle leggi sul lavoro polacche. Dovrebbero lavorare solo otto ore al giorno, 40 ore alla settimana. Possono lavorare straordinari oltre tali ore, anche se il datore di lavoro deve approvare gli straordinari e gli straordinari non possono superare le 150 ore all’anno. I datori di lavoro devono retribuire i dipendenti per le ore di straordinario con una retribuzione standard pari 150 al -200% o con permessi aggiuntivi. I dipendenti devono inoltre ricevere un salario minimo di almeno PLNzł18.30 all’ora o PLNzł2.800 al mese.
Inoltre, i dipendenti in Polonia devono ricevere giorni 20 di ferie 26 retribuiti, a seconda di quanto tempo hanno trascorso a lavorare o a scuola. Il congedo retribuito include anche quattro giorni di malattia che i dipendenti possono utilizzare secondo necessità e i dipendenti hanno diritto a un massimo di 33 giorni di congedo retribuito per malattia se dispongono di una nota medica certificata. I dipendenti devono inoltre ricevere giorni festivi 13 retribuiti e congedo di maternità o paternità per la nascita di un figlio.
Se un’azienda in Polonia desidera licenziare i dipendenti, questi devono ricevere notifica e liquidazione. Se il contratto è a tempo indeterminato, la decisione richiede motivi per la risoluzione che si troverebbero in tribunale. Il periodo di preavviso dipende dal tipo di contratto e dalla durata del servizio dei dipendenti. In genere, la retribuzione di fine rapporto dipende anche dalla durata del mandato dei dipendenti presso l’azienda.
Inoltre, le aziende in Polonia devono pagare all’Istituto nazionale di previdenza sociale (ZUS) per conto dei propri dipendenti. Il datore di lavoro può effettuare pagamenti pari al per 22.14 cento della retribuzione lorda di ciascun dipendente. Al contrario, i dipendenti stessi pagano solo circa il 14 percento della loro remunerazione lorda.
La maggior parte di questi requisiti si applica solo ai dipendenti. I rapporti con gli appaltatori non sono vincolati dalla maggior parte delle leggi sul lavoro e non hanno diritto a ricevere benefit ZUS, permessi retribuiti o un periodo di preavviso prima della risoluzione.
In passato, molti appaltatori indipendenti guadagnavano anche significativamente al di sotto del salario minimo. Tuttavia, un 2017 emendamento legale specifica che il salario minimo della Polonia per i dipendenti si applica anche agli appaltatori. Lo scopo di questa legge è proteggere gli appaltatori indipendenti dallo sfruttamento, garantendo che le aziende non classifichino erroneamente i loro dipendenti come appaltatori semplicemente per risparmiare denaro sui salari pagati.
Pratiche fiscali per l’assunzione di appaltatori in Polonia
Quando lavori con appaltatori indipendenti in Polonia, non li aggiungerai al tuo libro paga né pagherai le imposte sul libro paga. Tuttavia, potresti voler conoscere i dettagli della legge fiscale in modo da poter comprendere le responsabilità fiscali dei tuoi appaltatori.
Contributi di previdenza sociale
La maggior parte degli appaltatori indipendenti deve contribuire a ZUS, anche se i loro datori di lavoro non sono responsabili di contribuire per loro conto. I contributi vanno all’assicurazione pensionistica, all’assicurazione pensionistica per disabilità, all’assicurazione sanitaria e talvolta all’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. I contributi dell’assicurazione sanitaria spettano all’appaltatore. Gli studenti di età inferiore a anni 26 non devono pagare l’assicurazione sociale obbligatoria o i fondi dell’assicurazione sanitaria. Il fatto che gli appaltatori indipendenti apportino contributi ZUS dipende dallo specifico accordo di diritto civile in loro possesso.
Mentre costruisci team internazionali in Polonia, tieni presente che pagherai ai tuoi appaltatori la loro piena retribuzione senza trattenere alcuna parte della loro retribuzione per i contributi ZUS. Inoltre, la tua organizzazione non pagherà le imposte sul libro paga a ZUS per conto dei tuoi appaltatori.
Imposta sul reddito
In Polonia, appaltatori e dipendenti calcolano la propria imposta sul reddito in modo diverso. L’imposta sul reddito polacca si applica solo ai dipendenti e agli appaltatori di età pari 26 o superiore a meno che non producano PLNzł85.528 o più all’anno, ovvero circa USD23.165 o circa EUR19.005. Dipendenti polacchi di età inferiore a 26 anni con redditi fino a PLNzł85.528 pagare un’aliquota fiscale 17 percentuale. I cui redditi superano tale soglia sono soggetti a un’aliquota fiscale 32 percentuale. Al contrario, gli appaltatori pagano un’aliquota fiscale fissa del 19 percento.
Modi per pagare gli appaltatori in Polonia
Determinare il modo migliore per pagare dipendenti e appaltatori internazionali è spesso una sfida. Mentre lavori con appaltatori indipendenti, dovrai disporre di un processo stabilito per pagarli correttamente e in tempo. Ecco alcuni formati di pagamento comuni e se sono appropriati per pagare i vostri appaltatori indipendenti.
- Servizi di gestione delle buste paga: con gli appaltatori ,non effettuerai pagamenti tramite il tuo libro paga perché i tuoi appaltatori non fanno parte del tuo libro paga. Solo i tuoi dipendenti fanno parte del tuo libro paga, dove rimuovi le trattenute richieste dalle buste paga e paghi le imposte sul libro paga necessarie. Invece di elaborare i pagamenti degli appaltatori attraverso il tuo libro paga, chiedi ai tuoi appaltatori di inviare le fatture per il loro lavoro ed elaborare i loro pagamenti attraverso il tuo reparto contabilità fornitori. Tuttavia, alcune società di servizi di libro paga dispongono di strutture che consentono di pagare i propri appaltatori indipendenti utilizzando i propri servizi. Questi servizi possono essere costosi e non sempre supportano le operazioni globali.
- Banche: la tua azienda potrebbe prendere in considerazione la possibilità di collaborare con una banca per pagare appaltatori indipendenti. Tuttavia, alcune banche polacche potrebbero non collaborare con una società che non si è registrata ufficialmente in Polonia e la documentazione e i requisiti associati all’apertura di un conto bancario potrebbero rendere questa opzione impraticabile.
- Servizi di trasferimento di denaro: i servizi di trasferimento di denaro consentono alla tua azienda di inviare fondi ai conti bancari dei tuoi appaltatori. Se hai creato una società sussidiaria in Polonia, disporrai già di un conto bancario da cui trasferire fondi attraverso il tuo reparto contabilità fornitori. Questo processo è un’ottima opzione per pagare gli appaltatori in Polonia perché è relativamente veloce e conveniente, consentendo di ridurre i ritardi e mantenere un buon rapporto di lavoro con i propri appaltatori indipendenti. I servizi di trasferimento di denaro spesso offrono anche diverse opzioni di metodo di trasferimento, elevati limiti di trasferimento e sicurezza affidabile. Tuttavia, tieni presente che probabilmente dovrai sostenere commissioni di trasferimento di valuta se paghi agli appaltatori in valuta diversa dalla złoty polacca. Queste commissioni sono generalmente percentuali, quindi grandi trasferimenti potrebbero costarti di più.
- Lavorare con un partner per le assunzioni: se lavori con un partner per le assunzioni, spesso ottimizzi significativamente i processi di pagamento degli appaltatori. Un partner affidabile può aiutarti ad assumere i tuoi appaltatori legalmente e a pagarli in modo rapido, accurato, nella valuta locale e in un modo conforme alle normative polacco.
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