Perché avviare un’attività in Germania? Il Paese offre molti vantaggi economici e relativi al personale. La sua posizione centralizzata, l’enorme economia e l’elevata qualità della vita offrono numerosi vantaggi aziendali, tra cui un’ ampia popolazione di potenziali clienti, un fuso orario favorevole al business globale, un alto PIL pro capite, USD 47.446 a partire dal 2019, e una forza lavoro qualificata e istruita. Se la tua azienda può sfruttare questi vantaggi, troverai eccellenti opportunità di crescita e profitto in Germania.
Se stai pensando di espandere la tua attività in Germania, uno dei primi passi è registrarti formalmente. La registrazione di un’azienda in Germania può essere contorta e richiedere molto tempo, così come la tua ricerca prima di iniziare il processo.
Come espandere un’azienda in Germania
Quando la tua azienda è pronta per espandersi, hai due opzioni di base: costituire una società sussidiaria o lavorare con un Employer of Record (EOR). La collaborazione con un EOR spesso semplifica il processo, anche se le aziende che hanno già familiarità con le filiali possono scegliere questa opzione tradizionale.
Per iniziare con un’espansione tradizionale basata su società sussidiarie, la tua azienda deve raccogliere informazioni essenziali su argomenti come il costo della vita, le tasse e i contributi previdenziali che devi versare in Germania. Dovresti anche cercare ciò di cui hai bisogno per assumere, tra cui quanto segue:
- Requisiti contrattuali
- Leggi sul lavoro
- Retribuzioni tipiche
- Politiche sui permessi retribuiti
- Benefit
- Restrizioni di risoluzione
- Requisiti del Contratto collettivo di lavoro (CBA)
Il libro paga in Germania può essere particolarmente complesso: la tua azienda non può semplicemente depositare fondi sui conti bancari dei tuoi nuovi dipendenti. Dovresti ricercare tasse e ritenute per vari programmi di previdenza sociale e dovrai assicurarti di pagare queste somme in tempo per mantenere la conformità legale della tua azienda.
Prima di completare tutte queste attività, però, devi incorporare la tua attività e considerare il costo della registrazione di un’azienda in Germania. Questi passaggi sono essenziali affinché la tua società sussidiaria operi legalmente nel Paese.
Quali sono i requisiti per la formazione di attività in Germania?
La registrazione di società straniere in Germania può essere un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Ecco alcuni dei passaggi che la tua azienda dovrà completare:
1. Una struttura aziendale
Quando si tratta di come costituire un’azienda in Germania, la tua azienda ha alcune opzioni su come può incorporare:
Società di trading aperta: l’integrazione come società di trading aperta, o Offene Handelsgesellschaft (OHG), è spesso un’opzione interessante per i commercianti all’ingrosso. In qualità di società open trading, la tua azienda avrà bisogno di un accordo di partnership formale e di una registrazione nel registro commerciale. Non è necessario contribuire con il capitale minimo, quindi gli azionisti non sarebbero responsabili con il loro patrimonio privato per debiti o fallimento.
Partnership limitata: Una partnership limitata, nota in Germania come Kommanditgesellschaft (KG), richiede capitale. Come una società di trading aperta, richiede un accordo di partnership formale e una registrazione nel registro commerciale tedesco. Il contratto tra i partner determina la distribuzione di profitti e perdite e il fondatore deve presentare una relazione di tali profitti e perdite all’ufficio fiscale locale ogni anno. Se la società fallisce o incorre in debiti, i proprietari diventano responsabili con i loro beni privati, ma la responsabilità dei soci accomandanti si estende solo al loro investimento.
Piccola società per azioni: l’incorporazione come piccola società per azioni, o Aktiengesellschaft (AG), è possibile, ma più rara in Germania. Questa struttura è più complessa da configurare rispetto alle alternative, anche se richiede un solo azionista. Per essere costituita come una piccola società per azioni, un’azienda deve avere fondatori dedicati che possano contribuire con elevate quantità di capitale, di solito almeno 50.000 euro, e quindi assumere tutte le azioni della società. L’azienda deve anche formare un comitato di vigilanza, procurare la certificazione notarile e ottenere la registrazione nel registro commerciale.
Società privata a responsabilità limitata: la versione tedesca di una società a responsabilità limitata è la Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). È probabile che questo tipo di società abbia maggiore familiarità con le aziende americane, britanniche, svizzere e austriache, anche se anche le aziende di altri Paesi possono usarla. A differenza delle altre opzioni in questo elenco, una registrazione GmbH in Germania è finanziariamente separata dalle persone che la gestiscono e qualsiasi profitto va direttamente all’azienda dopo aver pagato le imposte necessarie. La formazione di questo tipo di società richiede un investimento di 25.000 euro in capitale sociale, metà dei quali deve essere depositata dai fondatori prima della registrazione.
Società a responsabilità limitata imprenditoriale: Questo tipo di società, nota in Germania come Unternehmergesellschaft (UG), è un particolare tipo di GmbH che richiede solo 1 euro di capitale sociale. È ideale per i fondatori che non desiderano contribuire in anticipo con molto capitale.
2. Un nome aziendale univoco
Assicurati di non utilizzare nomi di società tedesche preesistenti per la tua nuova filiale. Controllare il registro commerciale tedesco ,o Handelsregister, per assicurarsi che la ragione sociale proposta non sia già in uso.
Se è in uso, sarà necessario modificarlo prima di poter presentare la documentazione ufficiale.
3. Un chiaro obiettivo aziendale
La legge tedesca richiede di dichiarare un obiettivo ufficiale, o Unternehmensgegenstand, per la tua azienda al momento della registrazione. Questo obiettivo deve includere lo scopo della tua azienda e le attività che intraprenderai. L’obiettivo è giuridicamente vincolante, quindi vorrai considerare attentamente gli obiettivi e le attività della tua azienda prima di finalizzare una dichiarazione ufficiale. Dovresti includere l’ obiettivo della tua azienda anche nel tuo statuto.
La Camera di Commercio e Industria tedesca di solito controlla gratuitamente il nome e l’obiettivo della tua azienda. Vale la pena sfruttare questo servizio per acquisire fiducia nelle vostre proposte.
4. Statuto e lista dei soci
La tua azienda deve redigere uno statuto ufficiale prima di potersi registrare formalmente. È possibile utilizzare un modello standard per mettere insieme questi articoli, creare la dichiarazione di registrazione e definire gli statuti aziendali. Oppure, puoi scrivere il tuo statuto da zero, se preferisci.
È inoltre necessario compilare un elenco degli azionisti della propria filiale aziendale. L’elenco verrà archiviato formalmente durante la registrazione, quindi assicurati che sia completo e accurato.
Se i vostri azionisti e amministratori non sono cittadini tedeschi o dell’Unione europea (UE), dovranno fornire una documentazione esaustiva. Un notaio locale dovrà confermare l’esistenza e la corretta rappresentanza della vostra azienda, e anche le autorità statali dovranno firmare. Se i tuoi amministratori non sono cittadini naturalizzati della Germania, potrebbero dover fornire prova di residenza permanente o un visto multi-ingresso.
Poiché questi requisiti sono legalmente complicati, la vostra azienda potrebbe invece voler avvalersi dei servizi di un EOR competente. Un Employer of Record avrà già una presenza commerciale in Germania, quindi puoi evitare i complessi requisiti aziendali tedeschi e iniziare subito ad assumere.
5. Infortuni
Probabilmente la tua azienda dovrà acquistare un’assicurazione e, per una maggiore tranquillità, probabilmente vorrai ottenere un’assicurazione aggiuntiva oltre a quella obbligatoria. Potrebbe essere necessaria un’assicurazione aziendale, un’assicurazione per il personale, un’assicurazione per edifici e contenuti, un’assicurazione per la responsabilità civile o altri tipi di copertura.
Come registrare la tua azienda in Germania
Poiché il processo di registrazione aziendale in Germania è complesso, è importante seguire questi passaggi:
1. Vai a un notaio per incorporare la tua filiale.
Il primo passo è riunire i tuoi azionisti e procedere verso l’ufficio di un notaio. Assicurati di portare con te l’identificazione e i documenti necessari, come il tuo statuto, l’elenco degli azionisti e l’obiettivo aziendale.
Se la tua azienda può lavorare con un notaio per pagare le tue commissioni, potresti essere in grado di risparmiare tempo. Essere responsabili delle commissioni da soli causerà un ritardo: dovrai aspettare di ricevere una fattura per posta e non riceverai la tua licenza fino a quando non l’avrai pagata. Tuttavia, il notaio con cui lavorate potrebbe essere in grado di garantire il pagamento, specialmente se depositate i fondi in contanti presso l’ufficio del notaio.
2. Impostare un conto bancario tedesco.
La tua azienda richiede un conto bancario tedesco per le sue transazioni commerciali, di libro paga e fiscali all’interno del Paese. Avere un conto bancario tedesco ti consente di dichiarare formalmente la tua attività e iniziare a pagare le tasse.
Se la tua azienda ha già un conto bancario europeo in un altro Paese, potresti essere in grado di utilizzare tale conto per le operazioni commerciali in Germania. Se si sceglie questo accordo, il conto deve supportare i trasferimenti SEPA (Single Euro Payments Area).
Tenere presente che molte banche tedesche non forniscono servizi ai fondatori aziendali che non sono cittadini tedeschi o dell’UE. La tua azienda potrebbe voler modificare di conseguenza l’elenco dei suoi fondatori o interagire con partner esterni che possono fornire assistenza.
Non appena disponi di un conto bancario, puoi depositare il tuo capitale sociale, o Stammkapital, sul conto in contanti o tramite bonifico bancario. Dovrai quindi inviare una copia della distinta di deposito al notaio come conferma e pagare la fattura del notaio.
3. Coinvolgere i servizi di consulenti fiscali qualificati.
Lavorare con consulenti fiscali qualificati è vantaggioso perché possono aiutarti ad affrontare difficili sfumature fiscali locali e la partnership offre ulteriori vantaggi durante il processo di registrazione della tua azienda. I tuoi consulenti fiscali potrebbero essere in grado di svolgere parte del lavoro di registrazione per te, risparmiandoti tempo e lavoro mentale. I buoni consulenti fiscali possono anche essere fondamentali per aiutarLa a compilare il questionario dell’ufficio fiscale necessario, o Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Potresti voler concedere ai tuoi consulenti fiscali la procura in modo che possano prendere decisioni fiscali per conto della tua azienda.
4. Inviare la registrazione commerciale e ottenere una licenza commerciale.
Il passo successivo consiste nell’inviare la registrazione commerciale al vostro ufficio commerciale locale, il Gewerbeamt, e ricevere la licenza nota in Germania come Gewerbeschein. Questa licenza commerciale consente alla tua azienda di iniziare a operare nel paese.
Probabilmente la tua azienda può richiedere questa licenza commerciale online, oppure puoi recarti presso l’ufficio di applicazione degli ordini pubblici, l’ Ordnungsamt.
5. Registra la tua azienda nel registro delle imprese.
Il passo successivo nella registrazione dell’azienda tedesca consiste nell’archiviazione dei documenti di registrazione presso il registro commerciale, o Handelsregister, nella vostra sede. In questo modo si stabilirà la propria azienda legalmente e si proteggerà il nome della propria azienda.
Per registrarsi al registro Handels, la vostra azienda deve fornire un contratto aziendale autenticato. Probabilmente dovrai anche pagare una commissione di alcune centinaia di euro.
6. Registra la tua azienda presso l’ufficio fiscale.
Una volta ottenuti gli account e le licenze necessari e depositati alcuni documenti preliminari necessari, è possibile registrare la propria azienda in Germania. A tal fine, è necessario recarsi presso l’ufficio fiscale, la Finanzamt, per compilare la documentazione di registrazione ufficiale, oppure è possibile inviare la documentazione compilata per posta. Potrebbe anche essere necessario mostrare la ricevuta dal registro delle imprese.
La documentazione di registrazione, nota ufficialmente come Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, è lunga e complessa. Per risparmiare tempo e garantire la precisione, molte aziende chiedono aiuto ai propri partner fiscali in questa fase, se non prima.
7. Registrati presso gli enti commerciali locali.
Una volta che la tua azienda è formalmente registrata in Germania, potresti volerti registrare anche presso gli organi di governo locali. Ricercare le organizzazioni pertinenti nella propria area, tra cui la Camera di Industria e Commercio locale o la Camera di Artigianato competente.
Dovrai anche registrarti presso l’organizzazione professionale, nota in Germania come Berufsgenossenschaft, che copre il settore della tua azienda.
8. Ottenere i numeri di codice fiscale.
Una volta effettuata la registrazione, la tua azienda riceverà un codice fiscale dalla Finanzamt. Questo numero, noto come numero di Steueridentifikations, è il codice fiscale che userai per molte delle tue transazioni fiscali locali.
Una volta ottenuto il codice fiscale, potrebbe essere necessario richiedere all'ufficio fiscale federale per ottenere il codice fiscale (IVA) o USt-IdNr, che verrà utilizzato per le imposte sul valore aggiunto. Non riceverai un numero di partita IVA se la tua azienda è abbastanza piccola da non pagare l’IVA.
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La registrazione di un'azienda in Germania è un processo lungo e complesso. Un'opzione più interessante è collaborare con un EOR affidabile. Un Employer of Record può fornire servizi preziosi per la tua azienda, tra cui agire come datore di lavoro legale per i tuoi dipendenti. L’utilizzo di un Employer of Record significa evitare il complicato processo di registrazione di un’azienda e non doversi mai preoccupare delle leggi fiscali o di rispettare normative sconosciute.
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