La collaborazione è una sfida per molte organizzazioni. Ecco perché la maggior parte dei metodi agile introdotti negli ultimi 20 anni è stata progettata per rompere i silos e migliorare la collaborazione tra team, dipartimenti, funzioni e persino prodotti.​​ 

Al G-P, siamo aziende remote-first. Ingegneri, progettisti e product manager sono presenti in tutte le Americhe, Europa e Asia. Il nostro obiettivo: creare relazioni, trovare tempo per conversazioni, raggiungere l'allineamento e favorire la connessione quando i membri del team possono essere separati da oceani o in fusi orari completamente diversi. Il lavoro da remoto è stato un punto di svolta. E c'è sempre l'opzione di incontrare i compagni di squadra di persona.​​ 

Meglio insieme​​ 

Spesso riuniamo le squadre per eventi faccia a faccia. Lo scopo di solito è pianificare, e riusciamo anche a trovare tempo per socializzare e connetterci. Nel 2024, abbiamo notato che l'attività di pianificazione stava ostacolando le nostre conversazioni. La lezione: la connessione è importante quanto la pianificazione strategica.​​ 

Sperimentazione: un hackathon partecipativo​​ 

Ci piace sperimentare. Sebbene non esista un processo formale, utilizziamo il modello Osserva, Orienta, Decidi, Agisci (OODA). I cicli OODA sono sempre in azione mentre i nostri team lavorano, perché in tecnologia nulla rimane costante.​​ 

In 2025, ci siamo prefissati l'obiettivo di avere un impatto significativo riunendo le persone attraverso la tecnologia degli spazi aperti (OST).​​ 

Presentazione della OST​​ 

OST è un formato di riunione non convenzionale o guidato dai partecipanti che utilizzo da 10 anni. Spesso, partecipando a conferenze, ci rendiamo conto che le esperienze più memorabili non sono le presentazioni in sé, bensì le appassionate conversazioni con gli altri partecipanti durante le pause caffè.​​  

OST è progettata per replicare pause caffè informali per conferenze. Un po' di organizzazione e poche regole semplici permettono ai gruppi numerosi di auto-organizzarsi e a ogni singolo partecipante di contribuire.​​ 

Le regole dell'OST​​ 

Una OST ha bisogno di dei limiti per funzionare. Ci sono cinque principi e una sola legge. I principi sono:​​ 

  • Tutti coloro che partecipano sono le persone giuste. Lavora con chiunque partecipi alla tua sessione, che siano cinque persone o 50. Ci tengono e si impegneranno.​​ 

  • Quando inizia è il momento giusto. La creatività non si preoccupa dell'orologio. Dai al gruppo il tempo di ambientarsi.​​ 

  • Dove sei è il posto giusto. Potresti aver pianificato di partecipare a una sessione, ma sei già impegnato in una conversazione interessante. Rimani dove sei.​​ 

  • Quando è finita, è finita. Se la conversazione o la sessione si è conclusa in modo naturale in anticipo, ringrazia il gruppo e chiudila.​​ 

  • Qualunque cosa accada, è l'unica cosa che poteva accadere. Abbi fiducia nel processo e vedi come si evolve la situazione. Sfrutta al meglio ciò che è accaduto e accetta che le cose non sempre vanno secondo i piani.​​  

La legge dei due piedi è semplice: se senti di non imparare o di non dare alcun contributo, usa i tuoi due piedi e vai da qualche altra parte.​​ 

La legge dei due piedi dà a tutti l'autonomia di fare la differenza. Durante la giornata lavorativa, assistiamo a riunioni noiose e sentiamo di non avere scelta — non in una OST.​​ 

seduti in cerchio​​ 

Il formato di una OST è sempre divertente. Iniziamo e concludiamo la giornata con un cerchio. Sembra normale, finché non ti rendi conto che mettere 180 persone in cerchio è un tipo diverso di riunione. La prima domanda è sempre: "Dov'è lo schermo?" Non ce n'è uno. Seguita da, "Puoi mandarmi l'agenda?" Non ce n'è nemmeno una di queste.​​ 

Il cerchio d'apertura prepara la giornata. E il cerchio di chiusura ci dà il tempo di riflettere. La maggior parte della giornata si trascorre in sessioni — di solito una folla di persone attorno a una lavagna bianca che dibatte educatamente un argomento. Le sessioni durano 30 minuti ciascuna e ci sono 3 o 5 tracciati paralleli che corrono. C'è molta scelta. Gli argomenti sono spesso domande, come: "Come testiamo gli agenti artificiali dell'intelligenza?"​​ 

L'atmosfera​​ 

Dal punto di vista di un leader, c'è un rischio. Porti tutti fuori sede per un giorno, spendi molti soldi per il processo e vuoi un ritorno sull'investimento. È comprensibile. Per i partecipanti, potrebbe esserci l'idea che ci sia un'agenda nascosta, e che noi facciamo finta che sia spontanea.  Non stiamo fingendo. Naturalmente, è necessaria una preparazione attenta per garantire un senso di spontaneità.​​  

Quando qualcuno dice: "Non c'è nessun obiettivo, andrà tutto bene", i leader si innervosiscono. È comprensibile.​​ 

L'energia di ogni OST è la stessa. Curiosità, nervosismo per la mancanza di schermi, entusiasmo per il rompighiaccio, interesse genuino per gli argomenti sollevati, attesa di partecipare alla discussione e sorpresa alla fine della giornata quando tutto funziona. Riflessioni approfondite emergeranno dopo — prova che una OST è un'esperienza trasformativa.​​ 

La chiave è l'apprendimento e l'autenticità. L'apprendimento richiede uno spazio sicuro per l'indagine. Le persone devono fare domande. E hanno bisogno di uno spazio dove condividere idee folli e incontrarsi.​​ 

In molte riunioni di lavoro, c'è politica e pressione per accettare. Le domande insistenti ricevono risposte insufficienti come: "Mettiamolo nel parcheggio." Forse uno spazio aperto è il parcheggio. E il parcheggio è importante quanto l'edificio principale (gli argomenti da discutere). Ti servono entrambi.​​ 

Un senso di sicurezza​​ 

Gli spazi aperti funzionano perché creano un ambiente di sicurezza psicologica. Sembra facile, ma non lo è. È importante dare seguito alle idee emerse durante lo spazio aperto. Le chiacchiere senza azioni non aiutano nessuno.​​  

L'importanza del seguito​​ 

Quest'anno abbiamo adottato un approccio diverso. Abbiamo fatto oltre 30 sessioni nello spazio aperto, accompagnato da un appunti o uno scriba. Durante la sessione hanno scritto punti interessanti su una pagina di3 A. Di solito creiamo un muro d'umore a fine giornata per riflettere sui nostri pensieri. Questa volta, abbiamo scattato circa 60 foto di appunti, le abbiamo inserite in Gemini e le abbiamo convertite in Markdown. Poi abbiamo unito e caricato tutto su NotebookLM. Come puoi immaginare, ha raccolto sentimenti, riflessioni, temi, azioni e intuizioni in pochi minuti.​​ 

Impiega il tempo con saggezza​​ 

Remote-first ha molti vantaggi, ma è difficile gestire un grande workshop in videochiamata. Non impossibile, ma difficile. Abbiamo scoperto che il tempo trascorso di persona insieme crea entusiasmo, sicurezza, legami e progetti che non avrebbero mai avuto in una videochiamata.​​ 

Dieci anni fa, ci sarebbe voluta una settimana per sintetizzare tutti i risultati di un evento open space. Oggi ci vogliono un paio d'ore. Come sarà in futuro? Una cosa è certa: l'energia e la vitalità di una colonna sonora, unite alla capacità di connettere le persone, continueranno ad essere preziose.​​