Inserire nuovi assunti richiede una notevole quantità di tempo ed energia. Tuttavia, è un passo cruciale nel ciclo di vita dei dipendenti: secondo un sondaggio di BambooHR, il 68 percento dei dipendenti se ne va entro i primi tre mesi. Se vuoi che la tua azienda cresca, riduca i costi di reclutamento e mantenga una sana cultura aziendale, dovrai padroneggiare il tuo processo di onboarding.
Quindi, come possono i team di apprendimento e sviluppo (L&D) bilanciare la creazione di un onboarding pertinente, coinvolgente e completo con le altre attività sulla loro piastra? Più spesso che no, la risposta è l’apprendimento collaborativo.
Nella maggior parte delle organizzazioni, i team L&D sono incaricati di gestire l’onboarding da A a Z: ottengono e creano tutti i contenuti, elaborano programmi, gestiscono le iscrizioni, ricevono feedback e si assicurano che tutto rimanga aggiornato. Questo è molto da gestire, soprattutto se la loro azienda sta crescendo.
Un approccio di apprendimento collaborativo all’onboarding aiuta questi team a decentralizzare gran parte del processo, facendo risparmiare loro tempo. Porta anche a corsi di onboarding più pertinenti e coinvolgenti. Approfondiamo i cinque vantaggi principali dell’utilizzo di un approccio di apprendimento collaborativo all’onboarding.
Primo: Cos’è l’apprendimento collaborativo?
In generale, l’apprendimento collaborativo è una metodologia di formazione in cui i dipendenti condividono le proprie competenze in materia tra loro e i colleghi insegnano e imparano come gruppo. Ciò è contrario agli approcci più tradizionali, top-down o centralizzati in cui una persona o un team guida le iniziative di apprendimento, spesso facendo affidamento su esperti esterni e lunghe sessioni di formazione sincrone.
Possiamo confrontare un approccio collaborativo e bottom-up all’apprendimento con uno stile più tradizionale e top-down.
Quando si tratta di creare programmi di formazione per l’onboarding in modo collaborativo, i vantaggi sono numerosi:
1. Il contenuto di onboarding è contestuale
Con l'apprendimento collaborativo, i contenuti dei corsi vengono creati da esperti interni in materia, non da fonti esterne o da contenuti pronti all'uso. Ciò significa che i corsi sono contestuali al 100 percento per la tua organizzazione e aggiornati al momento del lancio.
Ad esempio, supponiamo che desideri includere un corso su come iniziare a utilizzare il software per buste paga della tua azienda. Invece di includere un tutorial generico, il tuo team HR può creare un corso personalizzato per il tuo posto di lavoro. Possono includere il modo in cui la tua organizzazione ha configurato la propria piattaforma, con promemoria su quanto tempo prima per prenotare permessi o passaggi della politica aziendale sui congedi parentali.
Questo tipo di rilevanza aiuterà i nuovi assunti a diventare operativi, velocemente.
2. Risparmia tempo al team L&D
Poiché gli esperti interni in materia sono quelli che creano contenuti, il tuo team L&D è libero di concentrarsi su altre attività. Restano ancora nel quadro come facilitatori, ma possono dedicare più tempo a cose come la comprensione delle esigenze di apprendimento, la gestione dei talenti o altre domande strategiche.
L’apprendimento collaborativo dipende anche fortemente dai cicli di feedback, sia tra più creatori di corsi che tra studenti e istruttori. Piattaforme di apprendimento collaborativo come 360Learning hanno funzionalità di reazione integrate, proprio come le emoji dei social media, che consentono agli studenti di segnalare se un corso ha bisogno di un aggiornamento. Ciò rende molto più facile per i team L&D dare priorità a quali corsi aggiornare e quando.
I cicli di feedback aiutano i team L&D a risparmiare tempo nell’aggiornamento dei contenuti di onboarding.
3. Aiuta i nuovi arrivati a conoscere le persone
Una delle cose più difficili di iniziare un nuovo lavoro è che non conosci nessuno. Soprattutto in un ambiente remoto, rompere il ghiaccio può essere complicato e richiedere più tempo.
Con l’onboarding basato sull’apprendimento collaborativo utilizzando diversi strumenti di collaborazione online disponibili per i team, i nuovi assunti possono già conoscere i loro nuovi colleghi e possono iniziare a abbinare i volti ai nomi e i nomi ai titoli professionali. Poiché i corsi sono creati da esperti interni in materia, ogni volta che i nuovi assunti completano un programma, sono stati presentati anche ai loro colleghi.
Ciò è particolarmente vero se gli autori del corso utilizzano formati interattivi come video, acquisizione di schermate o registrazioni vocali. Se includi discussioni che si svolgono nei forum di chat, i nuovi assunti possono iniziare a sentire chi è chi.
Le discussioni durante i programmi di onboarding consentono ai nuovi arrivati di conoscere i propri colleghi.
4. Consente ai nuovi assunti di andare al proprio ritmo
Gli strumenti di comunicazione a livello di team inviano molti avvisi, così tanti che è difficile consentire ai dipendenti di concentrarsi esclusivamente su un concetto.
Una soluzione è quella di sospendere o disattivare le notifiche su Slack, Outlook o altre app di comunicazione. Un altro è incoraggiare la comunicazione asincrona. Può alleviare la pressione per rispondere istantaneamente, promuovere un lavoro accurato, ridurre l’affaticamento durante le riunioni e prevenire il lavoro eccessivo.
L’apprendimento collaborativo si basa in gran parte sull’idea di apprendimento asincrono. Invece di una serie di sessioni sincrone dal vivo, l’apprendimento collaborativo propone ai dipendenti di completare moduli autogestiti al proprio ritmo.
Questo approccio è più flessibile dell’onboarding tradizionale e molti team L&D stanno facendo il cambiamento. Ad esempio, i team di persone e operazioni di Spendesk hanno deciso di adottare un
approccio collaborativo al processo di onboarding, in parte a causa del problema del “crreep del negozio”. Tom Morisse, Knowledge Manager di Spendesk, ha spiegato il problema e in che modo influisce sul suo processo.
“Ok, abbiamo workshop, workshop e workshop. Onboarding significa workshop. C’era sia questo problema di formato di avere solo workshop, sia il fatto che abbiamo appena aggiunto altri workshop senza pensare alla coerenza dell’intera esperienza”, ha affermato Morisse.
Ripensando il loro approccio e incorporando formati più asincroni, Spendesk è stata in grado di creare un processo di onboarding che potesse tenere il passo con la loro rapida crescita.
5. È più coinvolgente per gli studenti
Tutto questo significa che un approccio collaborativo all’onboarding è più coinvolgente per i nuovi dipendenti. L’interazione è integrata nel processo, sia tra gli studenti che tra i creatori di corsi (attraverso cicli di feedback), ma anche tra i nuovi assunti stessi, attraverso forum di discussione. I formati interattivi dei corsi come quiz e media cliccabili consentono di passare da PDF lunghi un miglio a riunioni Zoom in stile lezione.
Le prime settimane e i primi mesi del lavoro di un nuovo dipendente sono cruciali. I nuovi assunti si sentono se questo nuovo ambiente è adatto a loro, tanto quanto il loro nuovo manager sta decidendo se hanno fatto la scelta giusta. Fornire una formazione di onboarding pertinente, coinvolgente e che aiuti i nuovi arrivati a creare connessioni sociali è un passo fondamentale per concludere l’accordo, e l’apprendimento collaborativo è un ottimo modo per farlo.
6. È di facile utilizzo da remoto
Se c’è una cosa che abbiamo imparato dalla Covid-19 pandemia, è che ai dipendenti piace il lavoro flessibile. La maggior parte delle aziende continua a offrire un certo tipo di opzioni di lavoro ibrido o remoto a coloro che lo desiderano.
Per l’onboarding dei dipendenti da remoto, l’onboarding con un angolo di apprendimento collaborativo è ideale. In primo luogo, l’attenzione all’apprendimento asincrono rende irrilevanti le differenze nel fuso orario. Garantisce inoltre contenuti di onboarding per i dipendenti globali, poiché i colleghi di qualsiasi reparto possono entrare per creare corsi pertinenti a quel reparto o area geografica.
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