Suggerimenti per gestire una forza lavoro globale

La gestione dei dipendenti internazionali è una realtà in crescita per le aziende di tutto il mondo, e non più uno spazio privilegiato delle grandi multinazionali.

Secondo una recente previsione sull’impiego del World Economic Forum, team virtuali e globalmente diversificati saranno uno dei driver di trasformazione del mondo del lavoro di domani. Già ora, quasi il 70% dei professionisti in tutto il mondo lavora da remoto per la propria società madre almeno una volta a settimana, e alcuni paesi prevedono di vedere un aumento degli sforzi di assunzione globale rivolti alla loro forza lavoro del 76%.

I confini non costituiscono più dei limiti per le opportunità di lavoro. Essi però presentano nuove serie di pratiche manageriali e strategie per coloro che effettuano tutte quelle assunzioni globali.

Gestisci la tua forza lavoro globale con successo grazie a questi suggerimenti e trucchi, per poi raccogliere i frutti di un’operazione meno dipendente dai confini.

Indice

• Sfide della gestione di una forza lavoro globale
• Come trattare equamente i dipendenti in varie sedi
• Come fare in modo che i dipendenti all’estero si sentano collegati
• Tattiche di gestione per aziende che abbracciano più paesi
• Globalization Partners: la tua risorsa end-to-end per la gestione della forza lavoro internazionale

Sfide della gestione di una forza lavoro globale

La gestione della forza lavoro globale è caratterizzata da curve di apprendimento che responsabili e leader delle imprese creative devono imparare per potersi muovere.

1. Inserimento dei talenti

L’inserimento dei dipendenti aiuta i nuovi lavoratori a capire gli aspetti sociali, procedurali e prestazionali del loro nuovo ambiente lavorativo. Una volta completato l’inserimento, un nuovo assunto deve avere l’abilità di contribuire facilmente alle operazioni, e comprendere appieno quale sia la propria parte all’interno della tua organizzazione più grande.

Questi programmi riguardano tanto la formazione quanto il coinvolgimento. L’inserimento spiega le operazioni commerciali fondamentali, le routine del lavoro quotidiano e la conformità essenziale o le pratiche regolatorie pertinenti al tuo settore.

I dipendenti internazionali presentano nuove sfide e complessità per il processo di inserimento tradizionale. I moduli formativi devono essere eseguiti in formato unicamente elettronico. Non è possibile rispondere a eventuali domande o dubbi del nuovo assunto in tempo reale. Inoltre, cose come il linguaggio e la cultura potrebbero diventare ostacoli per la creazione e l’implementazione di moduli di inserimento impeccabili.

2. Classificare i dipendenti internazionali

La classificazione errata dei lavoratori rappresenta una seria preoccupazione di conformità. Paesi diversi portano categorie di dipendenti diverse, il che significa diverse responsabilità in termini di libro paga, tasse e benefit.

Districarsi entro queste classificazioni della forza lavoro internazionale può essere difficile. I report mostrano che le aziende globali ora gestiscono in media 22 buste paga su 31 sistemi di risorse umane. Per mantenere la conformità (e la sanità mentale) la maggior parte delle imprese prova a far crescere esperti in materia di classificazione specifica per il paese all’interno delle proprie organizzazioni. Questo porta a reparti di Risorse Umane sovraccarichi e non sufficientemente preparati, che non sono in possesso del background per classificare, documentare e gestire in modo opportuno i lavoratori internazionali.

3. Definire salari e pacchetti retributivi

Negoziare salari o pacchetti retributivi è una parte inevitabile dell’assunzione. I nuovi membri del tuo team, così come i dipendenti esperti e orientati alla crescita, probabilmente si rivolgeranno a te a un certo punto avendo in mente incentivi di compensazione, presentando un’opportunità per rivedere i loro contributi al reparto e all’organizzazione in generale.

Tuttavia, le forze lavoro globali possono creare complessità nella determinazione dei salari e di altri premi monetari. Per i nuovi assunti, la cultura informa le visioni su denaro, stato e livello. I dipendenti di un Paese possono avere aspettative diverse per l’inizio degli stipendi base. Potrebbero esserci leggi sul salario minimo in un Paese che influenzano l’importo che puoi pagare ai dipendenti.

In alcune parti del mondo, la negoziazione potrebbe far parte del processo di accettazione di un nuovo lavoro. Alcuni candidati potrebbero essere pronti a parlare chiaramente quando si tratta di quanto si aspettano di guadagnare. Oppure potrebbe verificarsi il contrario, con la cultura che detta un nuovo assunto non negozierà affatto la retribuzione.

Molti paesi sono soliti servirsi di benefit di compensazione supplementare che aggiungono importi sostanziali al costo totale del dipendente per l’azienda. Indennità d’affitto o alloggio, indennità di veicolo, indennità mediche e perfino denaro per supportare i genitori anziani o le famiglie allargate, sono aspettative in regioni specifiche, non benefit secondari. Una remunerazione mancata può significare gravi problemi per la conservazione del dipendente o perfino un’azione legale.

4. Garantire la conformità legale

Le leggi sul lavoro e i diritti dei dipendenti sono specifici per ogni paese.

Ad esempio, molti paesi europei dispongono di leggi che proteggono il “diritto di staccare” dei dipendenti. I datori di lavoro dell’UE non possono pretendere che i propri dipendenti lavorino più di 48 ore a settimana. I dipendenti in Francia non possono essere penalizzati per cose come la mancata verifica dell’e-mail o la mancata risposta a chiamate una volta terminato l’orario di lavoro. In Giappone e in Brasile, lo scioglimento del contratto di lavoro di un dipendente è una questione legale, per cui l’azienda è tenuta a dimostrare la giusta causa. Altre dottrine giuridiche come clausole “a piacimento” e le definizioni di discriminazione sul lavoro o pratiche discriminatorie variano grandemente.

I responsabili che hanno dipendenti a livelli diversi che si trovano in paesi diversi possono solo incrociare le dita, sperando che tutto funzioni da manuale, oppure, quantomeno, che nessuno controlli. Questo può essere pericoloso, pertanto è importante che i responsabili conoscano i requisiti di tutti i loro team.

5. Creare e supportare i flussi di lavoro

Flussi di lavoro senza problemi, fluidi e produttivi sono una sfida anche per operazioni in sede e presso una sola località. Mantenere i progetti allineati, le attività coordinate, gli obiettivi comunicati e i riferimenti progettuali verificati, quindi passare tutto questo al successivo dipendente in linea, richiede un dialogo scrupoloso e risorse tecnologiche ancora più scrupolose. Assicurarsi che tutti stiano seguendo un flusso di lavoro, e che il flusso di lavoro abbia senso, è un punto debole frequente per i responsabili della forza lavoro globale.

6. Affrontare le differenze di fuso orario

Quando la tua azienda cresce a livello internazionale, il tempo potrebbe non essere dalla tua parte. Mentre il tuo team in Europa sta iniziando la giornata, è probabile che il tuo team sulla West Coast degli Stati Uniti si addormenti. Questa differenza di tempo significa che se c’è un problema in Europa che necessita di input da parte del team della West Coast, il team europeo potrebbe dover attendere otto10-ore per una risposta. A quel punto, potrebbero essersi disconnessi per la giornata. Le differenze di fuso orario possono influire sulla produttività e causare notevoli ritardi.

Quando ti espandi all’estero, devi tenere a mente i fusi orari. Potresti far iniziare il tuo team europeo più tardi nel corso della giornata, ad esempio nel tardo pomeriggio, oppure il team statunitense potrebbe iniziare prima o lavorare durante la notte in modo che i loro orari siano allineati. Un’altra opzione è trovare un momento che si sovrapponga, come la prima cosa negli Stati Uniti e alla fine della giornata in Europa, affinché i team facciano il check-in l’uno con l’altro.

7. Aspettative e norme culturali diverse

Ciò che è considerato “buono modo” in una parte del mondo potrebbe essere scortese in un’altra. In alcune culture, essere diretti e al punto è considerato un buon attributo, ma possono sembrare coraggiosi o aggressivi per altre persone. Man mano che il tuo team cresce a livello globale, dovrai imparare a gestire diversi stili e aspettative di comunicazione. Chiedere ai tuoi dipendenti di discutere le loro aspettative culturali tra loro può aiutare tutti a mettersi sulla stessa lunghezza d’onda e a trovare un mezzo.

Come trattare equamente i dipendenti in varie sedi

Gestire un team internazionale implica metodi e approcci personalizzati. Utilizza le seguenti migliori pratiche per massimizzare il potenziale della tua forza lavoro globale e soddisfare i dipendenti ovunque essi siano:

1. Fornisci benefit equi

I benefit per i dipendenti sono un modo per attrarre i migliori talenti e rimanere competitivo nel tuo settore. I pacchetti di benefit possono essere notoriamente complessi e proibitivi in termini di costo, e quelli per i lavoratori internazionali non fanno eccezione.

Per il tuo team globale, modella offerte di benefit eque attorno a gratifiche che massimizzino la qualità della vita per i tuoi dipendenti all’interno del contesto della loro cultura. In altre parole, i benefit attraenti non sono universali. Conviene fare una ricerca su quali benefit siano più preziosi dai punti di vista culturale e geografico, quindi offrirli di conseguenza.

Ecco alcuni dei benefit di maggior valore:

• Assicurazioni sanitarie, che sono più preziosi in quei paesi in cui la sanità non è pubblica.
• Indennità di viaggio o di vacanza, soprattutto nelle culture o nei paesi in cui i viaggi internazionali sono all’ordine del giorno, ad esempio nei paesi europei di dimensioni più piccole.
• Aiuti per affitto o alloggio, in regioni con costo della vita elevato.
• E altri pacchetti di benefit basati sulla cultura.

2. Standardizza gli indici di prestazioni in base al ruolo

Sì, gli indici di prestazioni dovrebbero essere specifici per i ruoli. Questo significa che le loro metriche e scale di classificazione dovrebbero essere formulate sulla base di necessità concordate e intra-dipartimentali per rendere le relazioni semplici e scalabili. Dopotutto, la definizione di uno sviluppatore di software ad alte prestazioni sarà diversa da quella di un contabile che si occupa di debiti esigibili ad alte prestazioni.

Devono però esserci riferimenti in termini di prestazioni che siano chiari e coerenti tra i tuoi sviluppatori di software e i tuoi contabili, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Personalizza le prestazioni peer-to-peer per essere il più unilaterale possibile. Utilizza criteri trasparenti e standardizzati. Assicurati che tutti nel team sappiano come sono valutate le proprie prestazioni, abbiano accesso a quei qualificatori e comprendano che altri ruoli simili vengono messi a confronto in modo identico.

3. Consenti autonomia nella pianificazione

Una forza lavoro globale solitamente significa che i tuoi dipendenti lavorano in diversi fusi orari. Questo può introdurre difficoltà comunicative, nella programmazione degli incontri, nel tenere le chiamate o completare compiti in collaborazione. Quando la tua mattina è la sera di qualcun altro, può essere difficile coordinare scambi o scadenze.

La soluzione sta nella flessibilità e nella correttezza. I lavoratori internazionali saranno più produttivi quando lavorano rispettando il proprio fuso orario, sintonizzati con i propri ritmi naturali. Nel programmare gli incontri, prova a distribuire l’onere degli impegni fuori dall’orario di lavoro per tutta l’organizzazione, piuttosto che chiedere sempre ai team di adeguarsi a un fuso orario.

La conference call occasionale oltre l’orario di lavoro è inevitabile, certo, ma consentire ai lavoratori internazionali da remoto di decidere la maggior parte del proprio orario di lavoro è fondamentale per avere un team sano e felice.

4. Adotta bonus e benefit

Degli studi hanno calcolato che aumentando il budget dei benefit per l’impegno e la soddisfazione dei dipendenti solo del 10% può incrementare i profitti aziendali quasi di 2.500 USD per dipendente.

Quel tasso di rendimento è convincente. Investire nei tuoi dipendenti globali significa reinvestire nella tua azienda. Sei a corto di idee per gli incentivi? Esistono moltissimi bonus e benefit produttivi per i dipendenti da utilizzare con il tuo team distribuito:

• Ferie pagate
• Giorni di malattia pagati
• Pranzo gratuito o consegna di piatti speciali
• Bonus vacanza o prestazionali
• Abbonamenti pagati a pubblicazioni di settore o per la palestra
• Indennità di trasporto, come la tariffa per l’autobus o la metro pagata
• Periodi sabbatici o per la “generazione di idee“
• Biglietti per eventi locali, attrazioni, spettacoli e altro

5. Sii fiducioso e trasparente

L’idea prevalente dei leader di pensiero della gestione da remoto rivela che se non ti fidi dei tuoi dipendenti quando lavorano da remoto, dovresti pensare al motivo per cui li hai assunti inizialmente.

Potrebbe sembrare essenziale disporre di ulteriori rilevatori di attività o riferimenti di produttività per la gestione della forza lavoro globale, ma queste tattiche si possono rapidamente ritorcere contro quando i dipendenti globali si sentono supervisionati in modo eccessivo, o peggio, come se il “Grande Fratello” li guardasse continuamente.

Fornisci alla tua forza lavoro internazionale da remoto gli strumenti e le risorse necessari affinché abbiano successo nei propri ruoli, quindi lascia che svolgano il proprio lavoro. I membri del team che rimangono indietro o che non sono produttivi emergeranno rapidamente in autonomia.

Come  aumentare il coinvolgimento dei  dipendenti internazionali

Uno degli svantaggi per i team distribuiti a livello internazionale citati con maggiore frequenza è la perdita della solidarietà d’ufficio.

Con la crescita dei team da remoto, curare un senso di connessione e interazioni interpersonali autentiche non è mai stato così importante. I responsabili possono farlo attraverso le tattiche seguenti:

1. Impegno quotidiano

Trova un modo per chattare con i tuoi dipendenti globali in qualche modo o forma, utilizzando gli strumenti di comunicazione digitale come chat online o messaggistica. Con queste attività puoi replicare le conversazioni informali e naturali che si verificano per caso alle scrivanie, nei pressi di distributori dell’acqua, caffettiere e tavoli per il pranzo. Conoscerai meglio i tuoi dipendenti come persone reali, e i dipendenti si sentiranno valorizzati al di là dei propri carichi di lavoro.

2. Utilizzo di vari canali per comunicare

I responsabili non hanno mai avuto così tanti strumenti di comunicazione a disposizione: suite di documenti condivisi, telefonate, videochiamate, chat online, e-mail, lavoro o forum aziendali. Provane alcuni, e vedi come rispondono i membri del team. La tua forza lavoro globale probabilmente ha preferenze di comunicazione influenzate dalla propria cultura, personalità, e dalle proprie esperienze. Scopri cosa funziona meglio per ognuno senza essere troppo rigido o esagerare.

3. Programmazione di riunioni in modo regolare

Le riunioni risolvono tre punti deboli comuni nella gestione di una forza lavoro globale:

• Offrono ai dipendenti internazionali un orario stabilito in cui possono ricevere risposta alle loro domande.
• Offrono ai responsabili un punto di contatto standard per riesaminare i flussi di lavoro e trasmettere aggiornamenti su progetti o compiti.
• Danno spazio a quelle conversazioni importantissime e a quegli investimenti interpersonali descritti in precedenza.

Programma queste riunioni in tempo reale, a un orario che sia ragionevolmente conveniente per entrambe le parti. Utilizza chiamate vocali o videochiamate. Rispetta il più possibile il tempo stabilito. Questo crea affidabilità e rispetta il tempo di tutti.

4. Organizzazione di celebrazioni

Organizza lo stesso tipo di celebrazioni che faresti se il tuo team lavorasse in sede. Trovare modi per celebrare compleanni, il raggiungimento di traguardi aziendali o del reparto, premi individuali e festività rilevanti a livello internazionale potrebbe richiedere un po’ più di creatività, ma i tuoi sforzi saranno ripagati dalla creazione di una comunità e dalla promozione di un rapporto tra i membri del team noncurante dei confini territoriali.

Inoltre, puoi festeggiare con i membri del tuo team “solo perché”. Se le persone lavorano da remoto, pianifica happy hour o eventi virtuali, come una serata di trivia o una festa misteriosa, in modo che tutti abbiano la possibilità di connettersi mentre partecipano a un’attività divertente. Se i membri del team sono locali, è possibile impostare happy hour informali dopo il lavoro, ad esempio ogni mese o ogni due mesi.

Un’altra opzione è organizzare eventi per famiglie, come un picnic aziendale o una festa natalizia. Ogni ufficio o filiale può pianificare e organizzare i propri eventi in base alla cultura e alle aspettative dei dipendenti locali. Fornire al tuo team la possibilità di connettersi al di fuori dell’orario di lavoro li aiuterà a sentirsi più parte del team e li aiuterà a costruire relazioni più forti con i loro colleghi.

5. Informazioni sulla performance

Le persone desiderano ardentemente ricevere un feedback. Al lavoro, il feedback è un modo fondamentale per capire quali siano i punti di forza e oscuri, e come gli altri vedano il tuo contributo.

Valutate la possibilità di organizzare sessioni di revisione annuali, semestrali o trimestrali con i membri del vostro team. Queste sessioni ti daranno la possibilità di discutere i punti di forza e i successi di un dipendente, nonché l’opportunità di esplorare le aree in cui c’è spazio per crescere.

I cicli di feedback sono protocolli stabiliti per dipendenti e responsabili allo stesso modo per abbozzare e comunicare i loro pensieri e idee al personale rilevante. Prendi in considerazione la creazione di cicli di feedback formali per la tua forza lavoro globale, e scegli un metodo (o due, o perfino tre) che incoraggerà la partecipazione. I lavoratori appartenenti ad alcune culture potrebbero trovare più facile compilare sondaggi anonimi per richiedere un feedback rispetto a tenere conversazioni aperte, mentre altri potrebbero preferire un elenco scritto di domande e risposte dirette sulle prestazioni preparato in anticipo.

Tattiche di gestione per aziende che abbracciano più paesi

I confini non devono essere barriere per i leader dell’impresa. Il responsabile di oggi dispone di tante risorse come mai prima per creare un team da sogno, e portare poi i suoi membri al successo grazie a queste pratiche chiave:

1. Concentrati sul miglioramento continuo

International HR  richiede tempo e pratica, oltre a un po’ di flessibilità. I migliori responsabili dei dipendenti internazionali maturano e cambiano la loro visione che, semplicemente, le cose funzionano così, e va bene.

I responsabili dovrebbero porre l’accento sull’apportare piccoli cambiamenti al processo. La loro mentalità dovrebbe essere rivolta al miglioramento continuo, non alla perfezione, ottenendo le migliori prestazioni e interazioni dai loro dipendenti. E dovrebbero perdonarsi se si verificasse qualche intoppo.

Alcuni dei modi in cui puoi concentrarti sul miglioramento continuo includono:

• Essere flessibili: essere adattabili significa vedere dove c’è spazio per cambiare e essere disposti a farlo. Il tuo stile di gestione potrebbe essere perfetto per un luogo di lavoro con sede negli Stati Uniti, ma potrebbe non essere adatto ai dipendenti francesi o giapponesi. Siate pronti a cambiare il vostro modo di adattarvi al luogo e alle aspettative culturali.
• Accettare il feedback: parte dell’essere disposti a cambiare consiste nell’essere disposti ad ascoltare i membri del team. Chiedi ai tuoi dipendenti di darti un feedback, in forma anonima, se preferisci. Quindi usa i commenti che hai per apportare modifiche positive.
• Cerca modi per crescere: Puoi anche guardarti intorno per vedere dove c’è spazio per migliorare. Essere costantemente alla ricerca di opportunità di crescita può aiutare la tua azienda a prosperare mentre cresce a livello internazionale.

2. Esternalizza quando possibile, e quando ti senti pronto a farlo

Essere responsabile di una forza lavoro globale significa inevitabilmente affrontare questioni legate alla selezione del personale globale, alle Risorse Umane globali, ai libri paga globali e ai regolamenti sul lavoro globali. Questo implica molto lavoro per una sola persona.

Considera le tue alternative. Piuttosto che assumerti l’onere di lavorare in modo tradizionale dividendoti tra quattro reparti, potresti collaborare con un’Organizzazione professionale dei datori di lavoro (Professional Employer Organization, PEO). Questo tipo di organizzazioni gestisce in modo professionale libro paga, benefit, conformità del lavoro e molto altro per le entità che hanno dipendenti globali.

La gestione della forza lavoro internazionale end-to-end è la sola missione di una PEO. Esse possono assistere i responsabili in diverse attività:

• Automatizzare e gestire le spese del libro paga, così che tu possa retribuire chiunque, ovunque si trovi.
• Preparazione delle dichiarazioni fiscali, di documenti e depositi, evitando le multe internazionali e altre conseguenze legali per mancata conformità.
• Ottenimento e amministrazione di pacchetti di benefit, con programmi competitivi e culturalmente informati.
• Ricerca del personale e inserimento a livello internazionale, per quando sarai pronto a espanderti.

3. Concentrati su obiettivi e traguardi

I migliori responsabili delle forze lavoro da remoto tengono gli occhi fissi sui propri obiettivi, e non si arenano nei dettagli. Stabiliscono e comunicano una visione, quindi impalcano risorse e flussi di lavoro, vedendola concretizzare.

In altre parole, si concentrano sul sostenere e comprendere gli obiettivi.

I responsabili della forza lavoro globale potrebbero preoccuparsi che la loro forza lavoro non stia “facendo ciò che dovrebbe”. Inoltre, potrebbero non avere modo di controllare istantaneamente oppure ritenere i dipendenti da remoto immediatamente responsabili. Ma è importante gestire queste emozioni accanto alla gestione del proprio team. Quando cambi prospettiva da “che cosa viene fatto” a “che cosa si sta realizzando”, il tuo comportamento diventa di incoraggiamento piuttosto che di supervisione. Morale e produttività migliori del team non potranno che seguire.

4. Impara le usanze locali

La cultura generale di un paese informa la cultura dei lavoratori. Queste non sono in alcun modo separate.

Quando gestisci lavoratori in altri paesi, hai un’opportunità speciale di sperimentare nuove culture e nuove persone direttamente. Queste esperienze si incanalano poi in pratiche di gestione più forti e, più in generale, rafforzano l’intera azienda.

• Inserimento e formazione rilevanti dal punto di vista geografico per un migliore sviluppo professionale.
• Migliore comprensione locale e regionale per trasformare le pratiche e i protocolli aziendali.
• Comunicazioni personalizzate per fare sentire i dipendenti apprezzati nei modi in cui risponderanno meglio.
• Operazioni massimizzate, per potenziare gli sforzi di tutti attraverso pipeline e flussi di lavoro che funzionano al di là dei confini.

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