Man mano che la tua attività si espande oltre i confini e i confini, è probabile che tu abbia esplorato l’assunzione di appaltatori indipendenti. Mentre i dipendenti a tempo pieno compilano un Modulo I-9, gli appaltatori indipendenti, noti come 1099 lavoratori negli Stati Uniti, devono compilare un modulo W-9.
Che cos’è un modulo W-9? A cosa serve? In che modo gli appaltatori indipendenti devono compilare un modulo W-9? Districarsi tra le complessità della conformità globale in materia di occupazione non è facile, ma con la guida e l’esperienza di un Employer of Record (EOR) di prim’ordine, può esserlo.
Che cos’è un modulo W-9?
Un modulo W-9, chiamato anche Richiesta di numero di informazioni e certificazione del contribuente, è un documento fiscale dell’Internal Revenue Service (IRS) statunitense. Un modulo W-9 viene generalmente utilizzato da aziende e persone che devono richiedere un codice fiscale (TIN) a un’altra parte ai fini fiscali.
Un TIN viene utilizzato per identificare individui o società che possono essere tassati negli Stati Uniti. Un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) è un tipo di TIN utilizzato per identificare le aziende, mentre un numero di previdenza sociale (SSN) viene utilizzato per le persone.
Un modulo W-9 si applica a:
- Reddito
- Transazioni immobiliari
- Interesse ipotecario
- Acquisizione o abbandono di proprietà protette
- Annullamento del debito
- Contributi a un IRA
L’uso più comune è quando un’azienda deve raccogliere informazioni da un appaltatore indipendente o da un freelancer per segnalare pagamenti specifici all’IRS per i servizi resi. Inoltre, gli istituti finanziari possono anche utilizzare i moduli W-9 per verificare l’identità dei titolari di conto.
Dove ottenere un modulo W-9
È possibile scaricare facilmente un Modulo W-9 direttamente dal sito web ufficiale dell’Internal Revenue Service (IRS). Molti istituti finanziari e aziende possono anche offrire la possibilità di compilare un modulo W-9 elettronicamente attraverso una delle loro piattaforme online.
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Chi è tenuto a compilare un W-9?
Qualsiasi persona fisica o giuridica che riceve pagamenti per servizi resi o beni venduti potrebbe dover inviare un modulo W-9 al pagatore. Ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, appaltatori indipendenti, freelancer, fornitori, proprietari unici, partnership, LLC, società, trust, immobili e persino individui che ricevono reddito da affitto.
In generale, ci sono quattro circostanze chiave durante le quali un’azienda può raccogliere un modulo W-9 da un individuo:
- La società assume un appaltatore indipendente. Forse l’uso più comune del modulo fiscale W-9 è raccogliere informazioni su un libero professionista, un appaltatore indipendente o un lavoratore autonomo. Ad esempio, se utilizzi G-P Contractor per assumere e pagare appaltatori per un progetto di graphic design o per coinvolgere consulenti aziendali autonomi, puoi chiedere loro di fornire un modulo W-9 compilato prima che inizino a lavorare.
- L'azienda è una banca e un cliente apre un nuovo conto bancario. Le banche spesso devono inviare informazioni all’IRS sui propri clienti, come l’importo degli interessi guadagnati durante l’anno. Per questo motivo, una banca potrebbe richiedere un W-9 da un nuovo cliente. Alcune banche non richiedono il modulo, ma chiedono ai clienti di fornire informazioni, come il loro numero di previdenza sociale (SSN), quando aprono un conto.
- Un prestatore ha gestito un debito. Se una persona ha un prestito con un prestatore e il prestatore annulla il debito, il debito annullato è spesso considerato reddito imponibile. Il prestatore dovrà fornire informazioni all’IRS e probabilmente chiederà alla persona di presentare un Modulo W-9 per ottenerlo.
- La società è una società di investimento. Analogamente alle banche, le società di investimento spesso richiedono un Modulo W-9 ai clienti in modo da poter fornire all’IRS dettagli su eventuali dividendi o guadagni guadagnati dall’investitore.
Ricorda: classificare correttamente i lavoratori è fondamentale per mantenere la conformità. In genere, un’azienda trattiene l’imposta sul reddito dai dipendenti a tempo pieno, mentre gli appaltatori indipendenti sono responsabili del pagamento delle proprie imposte direttamente alle autorità fiscali.
Come compilare un modulo W-9
Gli appaltatori devono compilare un modulo W-9 accuratamente per garantire la conformità. Sebbene il modulo provenga dall’IRS e sia utilizzato per raccogliere informazioni sui contribuenti, le persone non inviano il modulo all’IRS. Al contrario, la tua azienda deve conservarla in archivio e utilizzarla per compilare eventuali moduli fiscali informativi, come i moduli 1099 (noti anche come modulo 1099-NEC).
Istruzioni W-9: come compilare un modulo W-9 |
|---|
| Fase 1: nome dello stato o del business. |
| Passaggio 2: specificare il tipo di attività. |
| Fase 3: selezionare la classificazione fiscale federale. |
| Passaggio 4: aggiungere TIN. |
| Passaggio 5: immettere l'indirizzo. |
| Fase 6: certificare il modulo. |
| Fase 7: inviare il modulo. |
1. Nome dello stato o nome dell'azienda.
Il modulo W-9 richiede il nome del contribuente, come appare sulla dichiarazione dei redditi del soggetto. Se i lavoratori autonomi o i soli proprietari compilano il modulo, compilare la riga 1 è semplice: devono solo inserire il loro nome sulla riga così come appare sulla dichiarazione dei redditi.
Se una persona compila il modulo per una partnership, una società a responsabilità limitata (LLC) o un altro tipo di società, la persona deve inserire il nome della persona giuridica nella riga 2. Ad esempio, una partnership o una LLC a socio singolo metterebbe qui il suo nome di “fare affari come”.
2. Specificare il tipo di attività.
Se l’appaltatore opera con un nome commerciale specifico, deve inserirlo nella riga “Nome commerciale”.
3. Selezionare la classificazione fiscale federale.
L’appaltatore deve spuntare la casella pertinente per la classificazione fiscale. Alcune opzioni includono proprietario individuale/unico, società C, società S, partnership, trust/estate o società a responsabilità limitata.
4. Aggiungi TIN.
Gli appaltatori devono aggiungere il proprio numero di previdenza sociale (SSN) se sono un individuo o un unico proprietario.
Se si tratta di un’azienda, si applica un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Potrebbe essere il caso che le persone che compilano un W-9 non abbiano ancora un codice fiscale (TIN). A seconda della cittadinanza o dello stato dell’entità, possono richiedere un TIN e scrivere “richiesta” nella Parte I del W-9. Saranno soggetti a trattenute di riserva fino a quando non riceveranno il loro TIN e invieranno un aggiornamento W-9 al pagatore.
5. Immettere l'indirizzo.
Successivamente, l’appaltatore deve inserire il proprio indirizzo nella riga “Indirizzo”. Questo deve essere l’indirizzo associato al loro TIN.
6. Certificare il modulo.
Il lavoratore deve firmare e datare il modulo nelle aree designate per certificare che le informazioni fornite sono accurate.
7. Inviare il modulo.
Il modulo W-9 compilato deve essere inviato al richiedente che ne ha bisogno ai fini della rendicontazione fiscale.
Per evitare problemi con la rendicontazione fiscale o i pagamenti, è essenziale garantire che tutte le informazioni fornite sul modulo W-9 siano accurate e corrispondano ai registri IRS.
Cos’è la Parte I del modulo W-9?
La Parte I è quella in cui le persone compilano il W-9 TIN. Il numero dipende da chi sta compilando il modulo. I proprietari unici possono utilizzare il loro numero di previdenza sociale (SSN) o il loro numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), se ne hanno uno. Altri tipi di entità devono utilizzare il loro EIN.
Alcune persone potrebbero non avere un SSN o un EIN. Ad esempio, gli alieni residenti potrebbero non essere idonei per un SSN. In tal caso, devono fornire il proprio codice fiscale individuale (ITIN) dall’IRS.
Cos’è la Parte II del modulo W-9?
La Parte II del Modulo W-9 viene utilizzata per le certificazioni relative alla ritenuta di riserva. La ritenuta di riserva può essere richiesta in determinate situazioni in cui l’IRS impone che un pagatore trattenga le imposte dai pagamenti effettuati a un beneficiario. Ad esempio, se il beneficiario non fornisce un TIN corretto o non certifica il TIN.
Nella Parte II del modulo W-9, il beneficiario firmerà e daterà il modulo per dichiarare che le informazioni fornite sono accurate. Se il beneficiario è soggetto a ritenuta di riserva per non aver segnalato tutti gli interessi e i dividendi sulla propria dichiarazione dei redditi, deve barrare la voce 2 nella certificazione prima di firmare il modulo.
Esiste una scadenza per la raccolta di un W-9 modulo?
No. Poiché l’IRS non riscuote il Modulo W-9, non vi è una scadenza fissa; tuttavia, è buona prassi riscuotere un W-9 completato prima di effettuare qualsiasi pagamento al vostro appaltatore. È un modo per la tua azienda di raccogliere in modo efficiente e accurato informazioni sui contribuenti. Potresti trovare più facile chiedere ai professionisti di inviarti il modulo quando firmano un accordo con un appaltatore prima di iniziare a lavorare a un progetto.
Anche se non esiste una scadenza per un W-9, esiste una scadenza per il modulo 1099. La tua azienda deve inviare il modulo 1099-NEC agli appaltatori entro la fine di gennaio dopo l’anno fiscale. Per questo motivo, potresti voler ricevere i contrattisti W-9 prima della fine dell’anno, in modo da avere tempo a sufficienza per preparare il modulo 1099-NEC per l’IRS.
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QUESTO CONTENUTO È A SCOPO PURAMENTE INFORMATIVO E NON COSTITUISCE CONSIGLI DI TIPO LEGALE O FISCALE. G-P non offre consulenza o supporto per l’elaborazione o la gestione dei moduli W-9. È sempre bene rivolgersi al proprio legale e/o consulente fiscale. Le informazioni sono di carattere generale e non commisurate a un’azienda o forza lavoro specifica; inoltre, non riflettono l’erogazione di prodotti G-P in una data giurisdizione. G-P non rilascia dichiarazioni o garanzie riguardo la precisione, completezza o tempestività di queste informazioni, e declina ogni responsabilità ascrivibile o correlata a esse, comprese eventuali perdite causate all’uso o al fare affidamento sulle informazioni.
