Espandere con successo la tua attività in Canada richiede l'assunzione di una forza lavoro locale di talento e la navigazione nelle complesse normative fiscali e sui salari del paese. Comprendere i contributi statutari, le ritenute fiscali e i requisiti di rendicontazione è fondamentale prima di poter pagare in modo conforme il tuo team.

Aspetti chiave del libro paga in Canada

La gestione delle buste paga in Canada comporta la conformità alle leggi federali e provinciali/territoriali. I componenti chiave includono ritenuta d’imposta sul reddito, contributi previdenziali e regole di rendicontazione specifiche.

Trattenuta fiscale sul reddito in Canada

Il Canada utilizza un sistema fiscale progressivo sia a livello federale che provinciale. I datori di lavoro sono tenuti a trattenere l'imposta sul reddito dai guadagni dei dipendenti e a trasferirla alla Canada Revenue Agency (CRA). A partire dal luglioi 2025, le fasce di imposta sul reddito federali sono:

• 15% on income up to CAD 57.692
• 20.5% on income over CAD 57.692 up to CAD 115.384
• 26% on income over CAD 115.384 up to CAD 178.867
• 29% on income over CAD 178.867 up to CAD 252.987
• 33% on income over CAD 252.987

Oltre all'imposta federale, i datori di lavoro devono anche trattenere l'imposta sul reddito provinciale o territoriale, che varia significativamente in base alla giurisdizione.

Contributi previdenziali in Canada

I contributi previdenziali obbligatori sono detratti da ogni busta paga. Questi sono principalmente programmi federali, con una notevole eccezione per il Quebec.

• Piano pensionistico canadese (CPP ): Fornisce pensionamenti, invalidità e prestazioni per i sopravvissuti. Per 2025, il tasso di contribuzione del dipendente e del datore di lavoro è del 5.95% dei guadagni pensionabili, fino a un massimo annuale.•
Assicurazione sul lavoro (EI ): offre un sostegno temporaneo al reddito per situazioni tra cui perdita di posti di lavoro, malattia o gravidanza. Per 2025, il tasso di contribuzione dei dipendenti è del 1.66%, e il datore di lavoro contribuisce 1.4 volte tale importo (2.324%), fino a un massimo annuale.•
Piani specifici per il Quebec: le aziende con dipendenti in Quebec devono contribuire al piano pensionistico del Quebec (QPP) e al piano di assicurazione parentale del Quebec (QPIP) invece dei programmi federali CPP e EI. Questi hanno tassi di contribuzione e massimi diversi.

Frequenza e buste paga in Canada

Gli standard di occupazione provinciali stabiliscono la frequenza salariale minima, che è tipicamente semestrale o bisettimanale. I cicli retributivi mensili sono rari e spesso non conformi. Ogni dichiarazione di retribuzione (busta paga) deve indicare chiaramente il periodo di retribuzione, gli utili lordi e netti, le ore lavorate, il tasso di retribuzione e un elenco dettagliato di tutte le detrazioni, comprese le imposte, CPP/QPP e EI/QPIP.

Opzioni di libro paga in Canada per le aziende

Le aziende hanno tre opzioni principali per la gestione del libro paga in Canada:

• Busta paga interna : dopo aver costituito una società sussidiaria in Canada, una società può gestire il libro paga internamente. Questo approccio offre un controllo diretto, ma richiede investimenti significativi nelle competenze locali per garantire la conformità a normative complesse e multistrato.
• Fornitore locale di buste paga: una società può assumere un fornitore canadese di buste paga per elaborare i pagamenti. Mentre questo scarica alcuni compiti amministrativi, il datore di lavoro dei registri rimane legalmente responsabile di tutti i calcoli e la conformità.•
Partner Employer of Record (EOR): la partnership con un Employer of Record globale come G-P consente di assumere e pagare dipendenti in Canada senza creare un’entità locale. L’EOR gestisce tutti gli aspetti di buste paga, imposte, benefit e conformità, mitigando i rischi e accelerando l’ingresso sul mercato.

Come impostare un libro paga tradizionale in Canada

Se si sceglie di non utilizzare un Employer of Record, la configurazione del libro paga richiede diversi passaggi:

1. Incorporate a legal entity, either federally or in a specific province.
2. Ottenere un Business Number (BN) dal CRA (o un Quebec Enterprise Number (NEQ) se operante in Quebec).
3. Aprire un conto del programma di retribuzione (noto come conto RP) con il CRA
.4. Registrati presso gli enti provinciali come richiesto, come il Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) in Ontario.
5. Stabilire un processo per calcolare accuratamente le trattenute, effettuare rimesse tempestive ed emettere buste paga conformi per ciascun periodo di retribuzione.

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