Jeśli planujesz ekspansję swojej firmy i rozpoczęcie działalności w Wielkiej Brytanii, musisz zrozumieć praktyki dotyczące organizacji zatrudnienia w tym kraju oraz wymogi, które musisz spełnić w świetle brytyjskiego prawa. Nasz przewodnik dotyczący zatrudniania pracowników w Wielkiej Brytanii może pomóc Ci w tym procesie. Ponadto możesz znacznie ułatwić ten proces, podejmując współpracę z Globalization Partners.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Wielkiej Brytanii
Po pierwsze warto wziąć pod uwagę fakt, że niektóre aspekty pracy w Wielkiej Brytanii mogą różnić się od tych w kraju działania Twojej firmy. Przyjrzyjmy się kluczowym rzeczom, które musisz wiedzieć przed rozpoczęciem procesu zatrudniania brytyjskich pracowników.
1. Różnice kulturowe
Jedną ze wskazówek dotyczących organizacji zatrudnienia w Wielkiej Brytanii jest to, aby zwracać uwagę na potencjalne różnice kulturowe, które mogą wpływać na proces zatrudniania i praktyki zawodowe. Każdorazowo przy zatrudnianiu pracowników w innym kraju należy poznać normy kulturowe, które mogą różnić się od tych w Twoim kraju. Największe różnice będą zależeć od tego, w którym kraju zlokalizowana jest Twoja firma.
Na przykład firmy amerykańskie mogą zauważyć, że brytyjscy pracownicy przykładają większą wagę do przerw oraz mogą wydawać się niezbyt przywiązani do swoich pracodawców. Mogą też zwrócić uwagę na to, że brytyjscy pracownicy załatwiają sprawy w bardziej bezpośredni sposób. Z drugiej strony mogą być bardziej powściągliwi w promowaniu siebie w porównaniu z amerykańskimi pracownikami.
2. Minimalne wynagrodzenie
Ważne też, aby pamiętać, że w Wielkiej Brytanii obowiązuje krajowa płaca minimalna (NMW) oraz krajowa płaca na poziomie minimum egzystencji (NLW), które mogą wpływać na to, ile musisz zapłacić swoim brytyjskim pracownikom. Płaca NMW różni się dla różnych grup wiekowych, a najniższą wysokość otrzymują pracownicy uznawani za stażystów. Płaca NLW jest wyższa niż wszystkie stawki płacy NMW i obowiązuje dla wszystkich pracowników w wieku 25 lat i starszych.
Ponieważ stawki te często ulegają zmianie, upewnij się, że znasz obecne wartości obowiązujące dla Twoich pracowników, aby uniknąć reperkusji prawnych.
3. Minimalny urlop wypoczynkowy
W Wielkiej Brytanii obowiązują również przepisy dotyczące minimalnego wymiaru urlopu płatnego, do którego mają prawo pracownicy. Obecnie pracodawcy muszą umożliwić brytyjskim pracownikom wzięcie co najmniej 5.6 tygodnia urlopu płatnego. Może to obejmować dni świąteczne, których w Wielkiej Brytanii obchodzi się osiem. Dla pracowników pełnoetatowych oznacza to 28 dni płatnego urlopu.
Pracownicy nie muszą wykorzystywać całości urlopu płatnego w ciągu roku, ale to pracodawca decyduje, czy niewykorzystany urlop przejdzie na następny rok, czy wygasa z końcem danego roku.
4. Ustawowy zasiłek chorobowy
Pracownicy zarabiający powyżej minimalnego limitu uprawnieni są do ustawowego zasiłku chorobowego zgodnie z brytyjskim prawem. W przypadku choroby uniemożliwiającej pracę, zamiast wykorzystywać urlop płatny, pracownicy mogą skorzystać z zasiłku chorobowego w przypadku chorób dłuższych niż cztery dni. Konieczne jest przedstawienie zwolnienia lekarskiego lub innego dowodu choroby.
Dla większości pracowników program SSP trwa £95.85 tydzień i może być odbierany przez okres do 28 tygodni. Wypłaca się go tak samo jak normalną pensję, potrącając podatek i koszty ubezpieczenia.
5. Pay As You Earn
Pay As You Earn (PAYE) to system stworzony przez HM Revenue and Customs (HMRC) dla pracodawców w celu przekierowania części wypłaty pracownika na opłacanie ubezpieczenia krajowego i podatku dochodowego. Może to obejmować również inne potrącenia, na przykład składki emerytalne.
Generalnie to pracodawca odpowiada za potrącenie właściwej kwoty z wypłaty pracownika, dlatego musi znać obowiązujące stawki ubezpieczenia i podatku, które są uzależnione od wysokości zarobków danej osoby.
6. Zakładowe programy emerytalne
Brytyjscy pracownicy w wieku od 22 do stanowego wieku emerytalnego, którzy zarabiają £10 000 co najmniej rok i zazwyczaj pracują w Wielkiej Brytanii, są uprawnieni do programu emerytalnego zapewnianego przez pracodawcę. Pracownicy mogą zrezygnować z takiego programu, ale muszą mieć możliwość skorzystania z niego.
Pracownik pokrywa część swojej składki, a pracodawca pokrywa resztę. Upewnij się, że Twoi brytyjscy pracownicy mają możliwość zapisania się do programu emerytalnego spełniającego wymogi prawne:
7. Maksymalna liczba godzin pracy
Dobrze jest też wiedzieć, że Wielka Brytania nakłada limit na liczbę godzin, którą może przepracować pracownik, mimo iż są od tego pewne wyjątki. Generalnie pracownicy mogą pracować maksymalnie 48 godzin w tygodniu w ujęciu średnim, zwykle na przestrzeni 17 miesięcy.
Pracownik może jednak zrezygnować z tej ochrony, jeśli chce pracować więcej godzin. Wymóg ten jest bardziej rygorystyczny dla pracowników poniżej 18 roku życia. Mogą oni pracować tylko 40 godzin tygodniowo i nie mogą zrezygnować z tego limitu.
Koszt zatrudnienia pracownika w Wielkiej Brytanii
Nowy pracownik kosztuje firmę więcej niż tylko jego wynagrodzenie i świadczenia. Proces zatrudniania nowych pracowników zawsze wiąże się z wydatkami, a niektóre koszty mogą rosnąć przy pierwszej ekspansji do nowego kraju. Oto wybrane prawdopodobne koszty, które trzeba ponieść przy zatrudnianiu nowych pracowników w Wielkiej Brytanii:
- Przeprowadzanie badań: badanie wszystkich odpowiednich przepisów i regulacji, aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów i jesteś gotowy/-a do zatrudnienia, wymaga czasu. Oznacza to, że jeśli przeprowadzasz research wewnętrznie, musisz zapłacić pracownikom za wykonanie tej czasochłonnej pracy.
- Założenie oddziału lub filii: jeśli musisz utworzyć nowy oddział lub zagraniczną filię, jest to również kosztowne. Pamiętaj, że założenie podmiotu zależnego jest znacznie kosztowniejsze niż otwarcie oddziału.
- Współpraca z agencją: agencja rekrutacyjna może uprościć proces poszukiwania odpowiednich pracowników do danego stanowiska, ale ta usługa jest dostępna za opłatą. Jednak w niektórych okolicznościach nadal może to być najbardziej opłacalne rozwiązanie.
- Publikowanie oferty pracy: Publikowanie oferty pracy na tablicach ogłoszeń o pracy również kosztuje, ale dobrze jest opublikować ofertę pracy na kilku popularnych tablicach, aby przyciągnąć dobrą pulę kandydatów. Pamiętaj, żeby wybrać portale z ogłoszeniami o pracę, które są popularne w Wielkiej Brytanii.
- Kontrole prawne: Jeśli musisz przeprowadzić weryfikację danych, zwiększy to koszty zatrudnienia. Sprawdzenie dokumentów kandydatów celem upewnienia się, że mają prawo do podjęcia pracy w Wielkiej Brytanii, wiąże się z pośrednimi kosztami, gdyż zajmuje sporo czasu.
- Czas komisji rekrutacyjnej: inne działania, które Twoja komisja rekrutacyjna wykonuje w celu rekrutacji i zatrudniania pracowników w Wielkiej Brytanii, takie jak pisanie oferty pracy, ocena aplikacji i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych – wszystko to kosztuje Twoją organizację w godzinach pracy.
- Szkolenie: Po zatrudnieniu nowego pracownika prawdopodobnie będziesz mieć pewne koszty szkolenia do rozważenia, zanim pracownik zacznie wykonywać cenną pracę dla Twojej firmy. Jeśli nowy pracownik ma objąć nowe stanowisko, zaplanuj wyższe koszty wyszkolenia.
Dokładny koszt zatrudnienia nowego pracownika w Wielkiej Brytanii zależy od szeregu czynników, ale suma ta zwykle obejmuje koszty opisane powyżej, dlatego warto uzyskać pełny ogląd tego, ile możesz musieć wydać, aby poszerzyć swój personel.
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Wielkiej Brytanii?
Jeśli nie współpracujesz z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego w Wielkiej Brytanii, taką jak Globalization Partners, musisz wykonać sporą pracę przed rozpoczęciem procesu zatrudniania. Konieczne jest spełnienie następujących wymogów:
- Oddział lub podmiot zależny: musisz mieć oddział lub podmiot zależny zlokalizowany w Wielkiej Brytanii, aby rozszerzyć działalność swojej firmy w tym kraju. Podmiot zależny to podmiot prawny działający niezależnie od swojej spółki macierzystej, natomiast oddział to biuro, wirtualne lub fizyczne, spółki.
- Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracodawcy: Musisz również posiadać polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej pracodawcy, aby pokryć obrażenia lub choroby związane z pracą pracowników. Jest to wymagane nawet przy zatrudnianiu tylko jednego pracownika, a w przypadku niespełnienia tego wymogu za każdy dzień grozi kara grzywny.
- Rejestracja pracodawcy: musisz zarejestrować się w HMRC jako pracodawca przed pierwszym dniem wypłaty, nawet jeśli jesteś jedynym pracownikiem. Pamiętaj, że na otrzymanie numeru referencyjnego pracodawcy w systemie Pay As You Earn, który jest niezbędny do właściwego opłacenia podatków, możesz czekać do pięciu dni.
5 etapy zatrudnienia nowych pracowników w Wielkiej Brytanii
Zatrudnienie pracowników w Wielkiej Brytanii obejmuje serię działań, które w większości mogą pokrywać się z tym, co musisz wykonać przy zatrudnianiu pracowników w swoim kraju ojczystym. Jednakże jeśli po raz pierwszy zatrudniasz pracowników w Wielkiej Brytanii, może być konieczne uwzględnienie pewnych zmiennych. Zatrudnianie w Wielkiej Brytanii obejmuje pięć podstawowych kroków.
1. Stworzenie oferty pracy
Zacznij od stworzenia oferty pracy zawierającej szczegóły dotyczące wymagań i obowiązków na danym stanowisku, a także kwalifikacji, umiejętności i cech, których oczekujesz od pracownika. Należy też zawszeć ważne informacje takie jak lokalizacja oraz to, czy praca na danym stanowisku będzie wykonywana zdalnie. Jeśli szukasz pracownika wielojęzycznego celem ułatwienia komunikacji, tę informację również zawrzyj w ofercie. Opublikuj swoją ofertę w popularnych portalach z ogłoszeniami o pracę, tak aby mogła dotrzeć do brytyjskich kandydatów.
2. Przeprowadź screening kandydatów
Możesz podjąć współpracę z agencją zatrudnienia, która wykona ten krok, lub możesz zrobić to wewnętrznie, z pomocą oprogramowania lub ręcznie. Po napłynięciu aplikacji konieczne będzie ocenienie ich celem ustalenia, którzy kandydaci najlepiej nadają się na dane stanowisko.
Przy ocenie aplikacji weź pod uwagę, że przy aplikowaniu o pracę brytyjscy pracownicy używają curriculum vitae (CV) zamiast życiorysu preferowanego przez amerykańskich pracowników. Różnica polega na tym, że CV jest bardziej szczegółowym dokumentem zawierającym szczegóły na temat wykształcenia i doświadczenia zawodowego, a także może zawierać sekcje poświęcone zainteresowaniom czy umiejętnościom kandydata. Pamiętaj też, że w brytyjskich CV możesz spodziewać się brytyjskiej pisowni, która często różni się od amerykańskiej.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne
Po sporządzeniu listy najlepiej wykwalifikowanych kandydatów możesz rozpocząć etap rozmów kwalifikacyjnych. Możesz przeprowadzić więcej niż jedną rundę rozmów, tak aby zidentyfikować idealnych potencjalnych pracowników. Jeśli otwierasz fizyczną lokalizację w Wielkiej Brytanii, możesz wykorzystać ją do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych w Wielkiej Brytanii, możesz chcieć przeprowadzić te rozmowy telefonicznie lub w formie rozmów wideo online.
W tym drugim przypadku należy wziąć pod uwagę różnicę czasu. W Wielkiej Brytanii obowiązuje brytyjski czas letni (BST) w okresie letnim oraz czas Greenwich Mean Time (GMT) w pozostałym okresie. Na przykład Wielka Brytania jest pięć godzin do przodu względem czasu w Nowym Jorku. Dlatego w takiej sytuacji warto zaplanować rozmowy kwalifikacyjne rano, dzięki czemu brytyjscy kandydaci odbędą je jeszcze w trakcie godzin pracy.
4. Ponowny kontakt i spisanie umowy
Po przeprowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych i wyborze idealnych kandydatów na stanowiska w Wielkiej Brytanii przyjdzie czas na skontaktowanie się z nimi. Na tym etapie można przedyskutować szczegóły, takie jak płaca, oraz formalnie zaoferować kandydatom stanowisko w firmie.
Umowa o pracę powinna zawierać informacje dotyczące:
- Warunków zatrudnienia
- Praw
- Obowiązków
- Zadań
Sporządzenie umowy na piśmie zapewnia, że zarówno Ty, jak i Twój nowy pracownik będziecie dysponować pomocnym dokumentem w przypadku potencjalnego zwolnienia z pracy, gdyż w Wielkiej Brytanii firma musi posiadać ważny powód do zwolnienia pracownika, a umowa o pracę może pomóc w jego wskazaniu.
5. Wdróż nowego pracownika
Wreszcie przychodzi czas na wdrożenie nowego pracownika. Może to wymagać przygotowania obszernej dokumentacji oraz przeprowadzenia szkoleń, zanim pracownik będzie mógł rozpocząć wykonywanie swoich zadań. W przypadku zatrudniania brytyjskiego członka personelu na etapie wdrażania należy potwierdzić, że może on zgodnie z prawem wykonywać pracę w Wielkiej Brytanii, jeśli wcześniej nie zostało to sprawdzone. Obejmuje to sprawdzenie online lub fizycznie dokumentacji związanej z obywatelstwem.
Uprość i przyspiesz ten proces z pomocą Globalization Partners
Zatrudnianie w Wielkiej Brytanii może być skomplikowanym procesem, ale współpraca z Globalization Partners może znacznie go uprościć. Ułatwiamy firmom szybką ekspansję do 187 krajów, w tym do Wielkiej Brytanii. Działamy jako pracodawca formalny, wykorzystując nasz wiedzę na temat kwestii prawnych i kadrowych oraz istniejącą strukturę do zarządzania listami płac, świadczeniami, podatkami i kwestiami logistycznymi dla nowych pracowników.
Nadal to Ty wybierasz swoich pracowników, ale to Globalization Partners zarządza nimi w sposób w pełni zgodny z brytyjskim prawem, dzięki czemu Ty możesz skupić się na swojej działalności biznesowej.
Jeśli myślisz o ekspansji międzynarodowej do Wielkiej Brytanii lub chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami już dziś.
