Zatrudnianie zespołów międzynarodowych i tworzenie globalnej listy płac to dla Twojej firmy ostateczny krok – zwiększasz swój potencjalny zasięg, przychody i przyszły rozwój. Nie które firmy jednak decydują się uczyć się na bieżąco, a nie płacić pracownikom międzynarodowym zgodnie z przepisami od samego początku.
Według Global Payroll Management Institute (GPMI) prowadzenie globalnej listy płac jest jednym z „najbardziej złożonych zadań związanych z ekspansją zagraniczną”.
Zwycięstwo uwielbia przygotowania i stanowi część zwycięstwa, gdy zatrudnianie globalnych pracowników osiąga zgodność z przepisami. Aby osiągnąć zgodność z przepisami, musisz nauczyć się:
- Różnica między opłacaniem pracowników lokalnych i międzynarodowy.
- Wyzwania związane z globalną listą płac.
- Jak zarządzać globalną listą płac.
- Opcje zarządzania globalną listą płac.
- Przeanalizuj dokładnie każdy etap zanim przystąpisz do tworzenia globalnej listy płac. Znajomość niuansów i wiedza na temat dostępnych opcji działania stanowi o różnicy między firmami, którym się udało wejść na zagraniczne rynki, a tymi, które poniosły klęskę.
Czym jest globalna lista płac?
Pod pojęciem globalnej listy płac rozumiemy zgodny z prawem system wynagrodzeń dla pracowników przebywających w poszczególnych państwach. Pracownicy wykonujący te same zadania w różnych krajach otrzymują różne wynagrodzenie. Zależnie od terytorium zgodność z przepisami globalna lista płac obejmuje:
Odliczanie należnych podatków
Normą w większości państw świata jest podatek dochodowy, w tym podatek federalny i regionalny/stanowy. Jednym z zasadniczych aspektów administrowania wynagrodzeniami w skali globalna lista płac jest znajomość wszelkich przepisów podatkowych obowiązujących na szczeblu lokalnym.
Jeżeli Twoja firma nie jest ścigana przez urzędy podatkowe, poddawana audytom, dochodzeniom i postępowaniom wyjaśniającym, to masz wielką szansę na utrzymanie dobrej reputacji zarówno w opinii samorządów, jak i kandydatów do pracy, którzy będą mieć pewność, że prowadzisz poważną organizację i jesteś w stanie przyciągać najlepszych.
[bctt tweet=”Pracownicy wykonujący tę samą pracę w różnych krajach otrzymają inne wynagrodzenie”. nazwa użytkownika=”globalpeo”]
Płacenie za ubezpieczenie społeczne
Ubezpieczenie społeczne jest obligatoryjne w większości państw. Jego stawki są różne w zależności od kraju. Np. we Francji wynosi ona 45%, a w RPA pracodawcy nic nie muszą płacić.
Są też kraje, w których płatność za ubezpieczenie społeczne realizowana jest zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. W Austrii natomiast składki na ubezpieczenie społeczne odprowadza i pracodawca, i pracownik.
Zapewnianie obowiązkowych świadczeń pracowniczych
Oprócz świadczeń oferowanych pracownikom zagranicznym dobrowolnie pracodawca musi zapewniać w niektórych państwach świadczenia obligatoryjne. W Meksyku pracodawcy opłacają personelowi zarówno ubezpieczenie społeczne, jak i państwowe ubezpieczenie zdrowotne.
W Niemczech składki na emeryturę płatne są w 18.6% z pensji brutto pracownika. Pracownik i pracodawca płacą po połowie.
Jak Twoja firma może zarządzać globalną listą płac?
Zdaniem GPMI można wyróżnić cztery zasadnicze aspekty zarządzania globalną listą płac.
1. Strategia globalnej listy płac
Pierwszym etapem procesu jest przygotowanie jasnej strategii. Jest to podstawowy warunek sukcesu. Kwestie, które trzeba uwzględnić przy tworzeniu strategii:
- Dział ds. zgodności
- Technologia i procesy
- Efektywność
- Możliwość dostosowania
Dzięki strategii cały zespół odpowiedzialny za administrację wynagrodzeń wie, co robić i zna założenia firmy.
2. Ład korporacyjny związany z globalną listą płac
Jak już będziesz miał strategię, zdefiniuj zasady i limity. Zdaniem GPMI „globalna lista płac wymaga silnego ładu korporacyjnego, który zapewni zgodność i kontrolę, przestrzeganie zagranicznych przepisów i regulacji, uwzględniając jednocześnie normy wewnętrzne, zewnętrzne i niefinansowe”.
3. Model operacyjny globalnej listy płac
Model operacyjny odnosi się do faktycznej funkcji globalnej listy płac. Obejmuje zagadnienia, takie jak:
- Technologia: odnosi się to do platform, z których będziesz korzystać do zarządzania listą płac.
- Wykorzystanie danych : Ustal, w jaki sposób będą przechowywane dane pracowników i jakie będą szczegóły dotyczące bezpieczeństwa.
- Strony trzecie: Jeśli współpracujesz z dostawcami usług płacowych, musisz opisać, z czym wiąże się ta relacja, jak Twoi pracownicy powinni się z nimi komunikować i jakie kroki powinni podjąć pracownicy.
- Metody pracy: obejmuje to podejście Twojej firmy do listy płac i bardziej szczegółowe informacje na temat tego, kiedy pracownicy w każdym kraju otrzymają wynagrodzenie i jak to zrobić.
4. Działalność operacyjna związana z listą płac
Obejmuje działania przed lista płac, zarządzanie lista płac oraz czynności wykonywane po wypłacie — czyli kluczowe procesy realizowane przez ekspertów. Inne procesy to np. przeglądy ryzyka, kontrola, zarządzanie funkcjonalne, inicjatywy w zakresie ciągłej poprawy.
Jednym z najważniejszych aspektów globalnej działalności operacyjnej jest ochrona danych osobowych. W dzisiejszym cyfrowym świecie firmy muszą zwracać szczególną uwagę na ochronę danych.
Jakie wyzwania wiążą się z utworzeniem globalnej listy płac?
Zdaniem magazynu Forbes i firmy ADP, dostawcy usług płacowych, można wskazać pięć zasadniczych problemów, z którymi mogą spotkać się firmy zarządzające globalną listą płac.
1. Zgodnością z przepisami:
Bez wątpienia, najbardziej złożonym wyzwaniem przy płaceniu pracownikom na całym świecie jest robienie tego w sposób zgodny z przepisami. Twoja firma musi upewnić się, że w pełni rozumie przepisy prawa obowiązujące w każdym kraju. Obejmuje to zatrudnianie lub konsultowanie się z lokalnymi ekspertami w każdym kraju.
[bctt tweet=”Bez wątpienia najbardziej złożonym wyzwaniem przy płaceniu pracownikom na całym świecie jest robienie tego w sposób zgodny z przepisami”. „ username=”globalpeo”]
2. Przystosowanie się do lokalnych warunków
Jak już zatrudnisz ludzi w innym państwie, może się okazać, że pojawiają się zmiany w prawie w różnych regionach, nawet w obrębie tego samego kraju. Musisz się zatem do tych zmian przygotować.
Na przykład we Włoszech wysokość procentową podatku ustalają poszczególne miasta lub gminy. Odpowiedzialność za regulowanie tych podatków spoczywa na firmie.
3. Ochrona
danych Jak wspomniano wcześniej, ochrona danych jest istotną częścią globalnej listy płac. Stanowi spore wyzwanie dla firm, którym zależy na zabezpieczeniu pracowników w różnych państwach.
Zadanie to stało się dziś jeszcze bardziej złożone w świetle regulacji prawnych, takich jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w UE, brazylijska ustawa Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) czy obowiązująca w Singapurze ustawa o Ochronie Danych Osobowych (PDPA).
4. Różnice kulturowe
Lista płac to nie tylko dolary i centy; element ludzki zawsze będzie stanowił wyzwanie, zwłaszcza w przypadku nowych kultur i zrozumienia dynamiki relacji w nowym środowisku. Kultura to coś więcej niż tylko narodowość — Twoja firma ma swoją kulturę, którą należy dzielić z międzynarodowymi pracownikami i partnerami międzynarodowymi.
5. Ład korporacyjny
Ład korporacyjny w obszarze globalnej listy płac może Ci pomóc w dostosowaniu całego przedsiębiorstwa bez względu na lokalizację zatrudnionych w nim osób. Wyzwaniem jest zdefiniowanie tego wewnętrznie przed wejściem na globalną scenę.
Dodatkowo zespoły odpowiedzialne za globalną listę płac przystosowują się właśnie do nowych zintegrowanych systemów. Systemy te pomagają oszczędzić dużo czasu i wysiłku, ale wymagają również zdobycia nowych umiejętności, aby nadążyć za technologią.
Jak utworzyć globalną listę płac?
W pierwszej kolejności trzeba zarejestrować firmę w państwach, w których chcesz prowadzić działalność lub zatrudniać ludzi. Założeniu międzynarodowy podmiotu prawnego powinno towarzyszyć zatrudnienie lokalnego personelu, który będzie odpowiadał za sprawy kadrowe, prawne i finansowe.
Administrowanie globalną listą płac wymagać będzie zaangażowania różnych zespołów i specjalistów. Zdaniem GPMI powinno się obsadzić stanowiska w następujących działach:
W działach tych powinni pracować różni specjaliści:
W przypadku, gdy działalność operacyjna Twojego przedsiębiorstwa przeniesie się na poziom globalny, dobrze jest pomyśleć o zatrudnieniu kadry kierowniczej np. dyrektora generalnego, globalnego dyrektora ds. implementacji, dyrektora ds. zarządzania projektami, dyrektora ds. operacyjnych, itd.
Utworzenie globalnej jednostki i globalnej listy płac to czasochłonne przedsięwzięcie, które wymaga zasobów. Przed rozpoczęciem zatrudniania i opłacania pracowników międzynarodowych należy poświęcić niezbędny czas na pozna nie porządku gruntów.
Jakie masz opcje, jeśli Twoja firma nie może sobie pozwolić na utworzenie globalnej listy płac?
Nie wszystkie firmy mają czas i zasoby, aby zatrudnić globalnych ekspertów i utworzyć międzynarodową listę płac. Nawet jeśli masz dostępny czas i zasoby, jeśli bierzesz udział w wyścigu z konkurencją, pozostaniesz w tyle, gdy ukończysz ten kłopotliwy proces.
Dobrą wiadomością jest to, że globalni dostawcy i partnerzy płac są gotowi pomóc Ci uniknąć pułapek, które wiążą się z tworzeniem globalnej listy płac i zarządzaniem nią. Pośród Twoich opcji rozwiązanie pracodawcy formalnego (EOR) może nie tylko pomóc Ci pokonać przeszkody, ale także wzmocnić całą globalną działalność.
Jak pracodawca formalny może stać się Twoim rozwiązaniem w zakresie globalnej listy płac?
Typowy pracodawca formalny dysponuje zagranicznymi podmiotami rozsianymi po całym świecie i zatrudniającymi lokalnych ekspertów. Jako oficjalny pracodawca, pracodawca formalny zajmuje się listą płac, świadczeniami, podatkami i sprawami kadrowymi. Pozwala to Twojej firmie sprawnie zatrudniać ludzi z całego świata bez konieczności zakładania mędzynarodowy oddziału ani angażowania lista płac ekspertów.
Ryzyko jest bardziej kontrolowane, gdyż pracodawca formalny przejmuje 100-procentową odpowiedzialność za zagraniczne kwestie administracyjne, zgodność z przepisami i ochronę danych osobowych. Czyli Twoja firma może się skupić na codziennych czynnościach i zarządzaniem pracownikami.
Dowiedz się więcej o dostawcach globalnej listy płac i o tym, jak pracodawca formalny może pomóc Ci w zarządzaniu globalną listą płac.
