Kluczowe wnioski
- Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), zostało uchwalone w 2018 roku w UE w celu wzmocnienia środków bezpieczeństwa danych i praw do prywatności.
- Liderzy KADRY odpowiadają za utrzymanie zgodności Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodności z RODO w miejscach pracy), gdzie pracownicy dzielą się wrażliwymi informacjami na każdym etapie cyklu życia Utalentowani pracownicy.
- Globalna platforma zatrudnieniaG-P(Globalna platforma zatrudniania) została zaprojektowana z myślą o wspieraniu globalnej zgodności™, w tym Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (regulacje DO.
Liderzy KADRY zbierają prywatne dane przez cały cykl życia pracownika, od weryfikacji doświadczenia zawodowego kandydata po prowadzenie archiwów firmowych. Podczas gdy wycieki danych konsumenckich przyciągają uwagę mediów, działy KADRY przetwarzają dane równie wrażliwe. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO, czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to prawo w całej Unii Europejskiej, mające na celu ochronę danych osobowych pracowników.
Za nieprzestrzeganie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) grozi kara kary i kary . Organy regulacyjne przesyłają średnio 360+ powiadomień o naruszeniach dziennie. Od wejścia w życie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (prawo RODO w 2018roku), władze uzyskały ponad 7euro.58 B w karach zbiorowych.
Globalna™ platforma zatrudnienia agentówG-P usprawnia cały cykl życia pracowników i posiada wbudowane Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO compliance), które chroni transgraniczne dane personelu i pracowników. Ten przewodnik przedstawia, co liderzy KADRY powinni wiedzieć o Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), od praw do danych pracowników po najlepsze praktyki zgodności.
Przetwarzanie danych przez prawomocnego pracownika na podstawie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO
Utrzymanie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO dla KADRY) może być przytłaczające. Oto niektóre z najważniejszych elementów, które warto wziąć pod uwagę podczas zbierania i przetwarzania danych pracowników:
Zgoda pracownika na udostępnianie danych
Zgodnie z prawem UE zgoda pracowników musi być udzielana dobrowolnie, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Pracownicy mogą obawiać się negatywnych konsekwencji zawodowych, jeśli odmówią udostępnienia pewnych danych. Tworzy to nierównowagę sił, która w wielu sytuacjach sprawia, że zgoda wyrażona w miejscu pracy staje się nieważna z prawnego punktu widzenia. Może także zatrzymać operację, jeśli pracownik wycofa zgodę na kluczową operację, taką jak płace.
Monitorowanie miejsca pracy i nadzór pracowników
W ramach Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (regulacje DODO) monitorowanie miejsca pracy musi być konieczne, praktyczne i chronić prywatność pracowników. Rejestratory naciśnięć klawiszy, ciągłe przekazy z kamery internetowej i śledzenie minuta po minucie nie spełniają tych wytycznych. Pracownicy muszą być świadomi, w jaki sposób są monitorowani, zanim rozpocznie się nadzór.
Uzasadnione powody gromadzenia i udostępniania danych
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO zatwierdza konkretne zastosowania udostępniania danych pracownikom, takie jak wykonywanie umowy o pracę, wypłacanie wynagrodzeń czy zarządzanie świadczeniami. Dane pracowników mogą być również wykorzystywane do celów prawnych, w tym podatków, ubezpieczenia społecznego i innych wymaganych rozliczeń.
Specjalne kategorie danych pracowników
Na mocy Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) wrażliwe informacje pracowników, w tym dokumentacja zdrowotna, dane biometryczne oraz członkostwo związkowe, mają dodatkowe zabezpieczenia. Pracodawcy mogą korzystać z tych informacji tylko w bardzo określonych okolicznościach, takich jak sprawdzenie zdolności pracownika do pracy lub ustalanie uprawnień do zasiłku chorobowego. W takich przypadkach należy zbierać i przechowywać minimalną ilość danych, jaką jest potrzeba, dbając jednocześnie o ich odpowiednią ochronę.
Transgraniczne transfery danych pracowników
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO posiada szczegółowe przepisy dotyczące udostępniania danych KADRY pomiędzy globalnymi siedzibami, platformami chmurowymi i centrami usług współdzielonych. Zgodnie z artykułem 45 Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie do zatwierdzonych krajów spełniających unijne standardy ochrony danych. Jeśli dany kraj nie uzyska zatwierdzenia, pracodawcy będą musieli stosować dodatkowe zabezpieczenia danych i dokumentować swoją działalność.
Istnieją również konkretne ramy ochrony prywatności danych UE-USA dotyczące przekazywania danych organizacjom ze Stanów Zjednoczonych. Organizacje muszą być certyfikowane do przyjmowania danych KADRY, współpracować z europejskimi organami ochrony danych oraz zapewniać pracownikom jasne polityki prywatności.
Lokalne kodeksy i przepisy pracy
Na mocy artykułu 88 Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) każdy kraj w UE może ustanowić dodatkowe zasady dotyczące zarządzania danymi pracowników poprzez krajowe przepisy lub układy zbiorowe. Na przykład niemiecki Federalny Ustawa o Ochronie Danych (BDSG) zawiera szczegółowe zasady dotyczące wykorzystania danych pracowników do zawierania, zawierania i likwidacji umów.
We Francji obowiązują dodatkowe przepisy dotyczące monitorowania miejsca pracy i prawa pracowników do odłączania się od sieci poza godzinami pracy. We Włoszech również obowiązują surowe przepisy dotyczące monitorowania urządzeń i zabraniają pracodawcom badania poglądów politycznych i religijnych pracowników. Firmy działające globalnie muszą przestrzegać zarówno Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), jak i te przepisy specyficzne dla poszczególnych krajów.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO and HR resources: A breakdown
Utrzymanie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO może wydawać się trudne ze względu na zakres regulacji). Aby ułatwić sprawę, artykuł 5 tej ustawy dzieli siedem podstawowych zasad ochrony danych na praktyczne wytyczne dla zespołów KADRY. Przypominamy, że dane szczególnej kategorii, takie jak dane dotyczące zdrowia, dane biometryczne, dane dotyczące pochodzenia etnicznego, religii lub związków zawodowych, wymagają silniejszych zabezpieczeń na mocy artykułu 9.
Ta tabela zawiera wszystkie informacje potrzebne do ochrony danych ZESPÓŁ:
|
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO principle |
Rodzaj danych |
KADRY Podanie / aplikacja |
Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne (TOM) |
|---|---|---|---|
|
Legalność, uczciwość i przejrzystość |
Imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, umowa, wynagrodzenie, dane podatkowe, dane bankowe, adres. |
KADRY udostępnia jasną informację o prywatności pracowników oraz rejestruje obowiązujący artykuł 6 podstawę prawną dla każdego użytku. Wyjaśnij, jakie dane są wykorzystywane, dlaczego są potrzebne, kto je otrzymuje i jak długo są przechowywane. |
Stosuj proste zawiadomienia, rejestr zgodny z prawem, daty przeglądu i podpis kierownika. Zachowaj proste dowody dla Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO i spraw, by powiadomienia były łatwe do znalezienia. |
|
Ograniczenie celu |
Płaca, dane bankowe, dane podatkowe, stanowisko, godziny pracy, umowa. |
Używaj danych KADRY tylko do wyjaśnionego celu. Danych dotyczących wynagrodzeń nie można ponownie wykorzystać do analiz sprzedaży lub działalności handlowej ani do ukrytego lub niezapowiedzianego monitorowania. Przed rozpoczęciem prac konieczne jest dokładne sprawdzenie przeznaczenia nowego zastosowania. |
Prowadź mapę celów dla Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO i workflows HR. Blokuj niezatwierdzone eksporty, wymagaj zatwierdzenia nowych raportów i sprawdzaj pulpity nawigacyjne pod kątem nadużyć. |
|
Minimalizacja danych |
Formularz zgłoszeniowy, życiory, imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej. |
KADRY zbiera wyłącznie informacje o kandydatach istotnych dla roli, a nie dane "na wszelki wypadek". Pytaj tylko o to, co jest potrzebne do rekrutacji, Organizacja zatrudnienia, wynagrodzenia, zarządzania i wsparcia danej osoby. |
Korzystaj z krótkich formularzy, pól obowiązkowych, standardowych szablonów i wskazówek menedżera ds. rekrutacji. Usuń nieużywane pola i unikaj pytań z tekstem swobodnym, które mogą wymagać podania dodatkowych danych osobowych. |
|
Dokładność |
Imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, dane bankowe, kontakt alarmowy, stanowisko. |
Udostępnij portal samoobsługowy, dzięki któremu pracownicy będą mogli szybko aktualizować dane bankowe i adresy. Przed wprowadzeniem ważnych zmian należy zastosować odpowiednią weryfikację tożsamości i dokonać zmian w rejestrze. |
Wysyłaj przypomnienia o aktualizacjach, sprawdzaj poprawność kluczowych pól, potwierdzaj poufne zmiany i prowadź dzienniki zmian. Ogranicz uprawnienia do edycji i szybko sprawdzaj odrzucone lub nieudane aktualizacje. |
|
Ograniczenie pamięci masowej |
Umowa, formularz Podanie / aplikacja, życiorys, rejestry wynagrodzeń, dane podatkowe, adres, logi dostępu. |
Przechowywaj dokumenty KADRY tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Automatyczne usuwanie lub anonimizacja następuje po upływie stosownego okresu przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, umów i roszczeń. Nie przechowuj starych plików bez powodu. |
Korzystaj z harmonogramów przechowywania, alertów systemowych, zablokowanych archiwów, zatwierdzania usuwania i reguł anonimizacji. Przejrzyj wyjątki i udokumentuj, dlaczego dany plik jest przechowywany dłużej. |
|
Integralność i poufność |
Chroń dane KADRY przed utratą danych, wyciekami, niewłaściwym użyciem i nieautoryzowanym dostępem. Udzielaj dostępu tylko tym osobom, które potrzebują go ze względu na swoją pracę, i odbieraj dostęp w przypadku zmiany ról. |
Korzystaj z kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC), uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA), szyfrowania na poziomie pola, bezpiecznego transferu, dzienników audytu i szkoleń personelu. Regularnie testuj dostęp i reaguj na alerty. |
|
|
Odpowiedzialność |
Prowadź i regularnie aktualizuj Rejestr czynności przetwarzania (ROPA) zgodnie z artykułem 30 . Przydzielaj właścicieli, dokumentuj decyzje, śledź ryzyka i kontroluj kontrolę, aby KADRY mogła pokazać, czym się zajmuje i dlaczego. |
Nadawaj nazwy właścicielom procesów, rejestruj zatwierdzenia, sprawdzaj kontrole, rejestruj wyjątki i przeprowadzaj okresowe audyty. Aktualizuj rekordy, gdy zmieniają się systemy, dostawcy, cele lub okresy przechowywania. |
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO KADRY checklist for people operations)
Liderzy muszą podejmować konkretne kroki na każdym etapie cyklu życia pracownika, aby utrzymać Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO compliance for KADRY. Ta lista kontrolna dokładnie wyjaśnia, co musisz zrobić, aby chronić prywatność danych pracowników – od rekrutacji po zatrudnienie po zatrudnienie.
|
Etap cyklu życia Utalentowani pracownicy |
Kroki w celu utrzymania Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO |
|---|---|
|
Pozyskiwanie i rekrutacja kandydatów |
|
|
Wdrażanie i aktywne zatrudnienie |
|
|
Rozstawanie się z pracownikami and retencją |
|
|
Zarządzanie i bezpieczeństwo |
|
Jak G-P wspiera Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO
Bezpieczeństwo i zgodność są wbudowane w agentyczną Globalną Platformę™ Zatrudnienia (Globalna platforma zatrudniania) G-P. Platforma została zaprojektowana do obsługi Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO w KADRY), oferujące automatyczne harmonogramy przechowywania danych, uprawnienia oparte na rolach oraz logi audytowe. G-P bezproblemowo integruje się także z narzędziami ZARZĄDZANIE KAPITAŁEM LUDZKIM , takimi jak Workday, ADPi SAP, pomagając eliminować fragmentację danych i duplikacje wpisów.
Oto jak G-P wspiera Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO):
- Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) definiuje jasne granice operacyjne w całej organizacji, aby chronić dostęp do poufnych informacji i przepływów pracy.
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) chroni Twoje poufne dane personalne.
- Ramy zarządzania sztuczną inteligencją są certyfikowane 42001 ISO/IEC do odpowiedzialnego zarządzania opracowywaniem, wdrażaniem i monitorowaniem technologii sztucznej inteligencji.
- Dzięki ciągłej ocenie nasze testy, zasady zgodności i polityka prywatności są zgodne z międzynarodowymi standardami w zakresie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Utrzymanie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (zgodność z RODO wspiera strategiczny rozwój poprzez budowanie zaufania. Chroni to reputację Twojej firmy, utrzymuje zwinność organizacji i przyciąga nowych Utalentowanych pracowników. Skontaktuj się z nami lub umów się na demo już dziś, aby dowiedzieć się, jak możesz zbudować swój zespół globalny w 180+ krajach zgodnie z G-P.
Czy Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO dotyczy danych pracowników i KADRY)?
Tak. Pracodawcy w UE muszą zapewnić, że dane pracowników są przetwarzane do poziomu Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (standardy RODO na każdym etapie cyklu życia Utalentowani pracownicy).
Czy mogę użyć zgody pracownika jako podstawy prawnej na podstawie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)?
Nie, nie możesz. Pracownicy mogą czuć się zmuszeni do udostępniania swoich danych osobowych swoim pracodawcom ze względu na nierównowagę sił. W związku z tym zgoda udzielona na tych warunkach jest prawnie nieważna.
Jaka jest różnica między standardowymi danymi osobowymi a danymi kategorii specjalnych w KADRY?
Zgodnie z Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (przepisy RODO), standardowe dane osobowe obejmują takie rzeczy jak imiona i nazwiska pracowników, dane kontaktowe, adresy oraz dane bankowe. Do danych szczególnej kategorii zaliczają się dane dotyczące stanu zdrowia, identyfikatory biometryczne i przynależność do związków zawodowych.
Jak długo KADRY może legalnie przechowywać rejestry pracowników i CV kandydatów?
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO nie ma konkretnego, uniwersalnego terminu przechowywania danych pracowników. KADRY powinno przechowywać dane tak długo, jak jest to potrzebne, zgodnie z określonym, legalnym celem, do którego zostały zebrane.
Jakie są Kary dla Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO noncompliance in KADRY)?
Kary za nieprzestrzeganie przepisów mogą obejmować zarządzenia regulacyjne, audyty, grzywny, a nawet sankcje karne.
