Praca zdalna przejęła globalną siłę roboczą — i nigdzie nie idzie. Oczekuje się, że do końca tego roku 25 % wszystkich stanowisk zawodowych w Ameryce Północnej będzie pracować zdalnie, a możliwości pracy zdalnej będą rosnąć na całym świecie2023.
Praca zdalna otworzyła przed firmami możliwość zatrudnienia najbardziej wykwalifikowanych specjalistów w dowolnym miejscu na świecie bez konieczności przenoszenia ich do scentralizowanego biura. Jednak ten model pracy wiąże się z wyzwaniami, z których jednym jest zdalne zarządzanie listą płac.
Dlaczego musisz zoptymalizować zarządzanie listą płac dla zespołów zdalnych?
Skuteczne zarządzanie listą płac obejmuje przetwarzanie transakcji dotyczących listy płac, koordynowanie systemów kontroli czasu pracy, monitorowanie zmian dotyczących listy płac (nowi pracownicy, rezygnacje itp.) i nie tylko — wszystko to zgodnie z lokalnymi przepisami i regulacjami. Większość zespołów zdalnych jest jednak rozproszona w różnych krajach i strefach czasowych. To sprawia, że lista płac jest skomplikowana i nieco kłopotliwa, jeśli chodzi o podatki, zasady pracy, przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych oraz metody i waluty płatności.
Firmy muszą regularnie sprawdzać i optymalizować swój proces zarządzania listą płac, aby zachować zgodność z lokalnymi przepisami i wymogami. Niezastosowanie się do tego wymogu może skutkować grzywnami lub sankcjami.
Nic dziwnego, że zarządzanie listą płac również ma wpływ na retencję pracowników. Według badań 43 procent pracowników twierdzi, że odeszłoby od pracodawcy, który wielokrotnie je spóźnił lub nieprawidłowo zapłacił.
W tym artykule omówiliśmy kilka kluczowych kwestii, które pomogą Ci zarządzać listą płac Twojego zdalnego zespołu.
Kluczowe kwestie dotyczące optymalizacji zdalnego zarządzania listą płac
1. Zdefiniuj procedury i polityki
Ponieważ zdalne zarządzanie listą płac może być skomplikowane, zdefiniowanie procedur i polityk pomoże Ci uniknąć błędów w liście płac i pomoże Ci w zgodnej z prawem skalowaniu.
Te procedury i polityki muszą określać, w jaki sposób zamierzasz:
- Zbieraj i weryfikuj informacje o pracownikach.
- Przechowuj i rejestruj dokumenty, takie jak umowy, formularze podatkowe lub odcinki wypłaty.
- Ustal częstotliwość i liczbę płatności rocznie.
- Śledź czas i obecność.
- Określ walutę zgodnie z lokalizacją każdego pracownika.
- Ustal metodę płatności (przelew, przelew, karty płatnicze lub czeki).
- Raportuj i aktualizuj rekordy.
2. Płać wykonawcom i pracownikom zgodnie z przepisami
Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia wykonawców, czy pracowników pełnoetatowych, niezwykle ważne jest, aby klasyfikować i wypłacać im wynagrodzenia zgodnie z przepisami, aby uniknąć błędów i nieporozumień, które mogą prowadzić do naruszeń prawa.
Wykonawcy nie są częścią listy płac firmy i muszą być opłacani oddzielnie i inaczej niż pracownicy pełnoetatowi.
Wykonawcy mają stałą cenę, płatność opartą na projekcie. Są oni odpowiedzialni za opłacanie własnych podatków i nie uczestniczą w żadnych programach świadczeń. Pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymują wypłaty oparte na zarobkach, pracodawcy są odpowiedzialni za opłacanie podatków i opłat socjalnych oraz mają prawo do świadczeń, urlopów i płatnego urlopu.
Istnieją rozwiązania w zakresie listy płac, które umożliwiają zatrudnianie i opłacanie zarówno wykonawców, jak i pracowników na tej samej platformie. W ten sposób zapewniasz zgodność, jeśli chodzi o klasyfikację pracowników i płatności.
3. Korzystanie z automatycznych narzędzi
Jeśli chodzi o pracę zdalną, jednym z największych trendów jest korzystanie z narzędzi automatyzacji we wszystkich obszarach, w tym zarządzanie listą płac.
Zautomatyzowane systemy płacowe mogą pomóc zespołom w uproszczeniu i przyspieszeniu konfiguracji i zarządzania listami płac w celu zwiększenia wydajności i produktywności.
Wysokiej jakości systemy płacowe automatyzują:
- Planowanie płatności
- Obliczenia i zgłoszenia podatkowe
- Śledzenie przepracowanego czasu, nadgodzin i obecności
- Prowadzenie dokumentacji finansowej
- Aktualizacja danych płacowych
- Korzyści, premie i obliczenia dotyczące podwyżek
4. Zapewnienie zgodności z lokalnymi zasadami i przepisami
Pokonywanie wyzwań związanych z listą płac i zgodnością w globalizacji może być trudne. Ważne jest, aby wiedzieć i zrozumieć, że zasady, regulacje i wymagania różnią się w zależności od kraju, a nawet stanu w krajach takich jak USA.
- Te zasady i przepisy obejmują:
- Minimalna stawka
- Nadgodziny i maksymalna liczba godzin pracy w tygodniu
- Dodatek urlopowy
- Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
- Wymagane świadczenia
- Opodatkowanie
Upewnij się, że wiesz, jak utworzyć listę płac w każdej lokalizacji, w której zatrudniasz, aby uniknąć kar i pozwów. Monitoruj lokalne przepisy, aby być na bieżąco ze zmianami, które mogą mieć wpływ na listę płac, aby zapewnić zgodność z przepisami.
5. Wykorzystanie lokalnej wiedzy specjalistycznej
Zarządzanie listą płac wymaga czasu, wysiłku i zasobów. Nawet dzięki wysokiej jakości platformie automatyzacji listy płac w celu usprawnienia procesu ważne jest, aby mieć dostęp do lokalnej wiedzy specjalistycznej. Krajowi eksperci ds. kadr i prawa pomogą Ci zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami i regulacjami, zwłaszcza w miarę ich rozwoju w miarę upływu czasu. Ci doświadczeni specjaliści zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin mogą odpowiedzieć na wszelkie pytania, abyś czuł się pewnie w kwestii procesu zarządzania listą płac.
W miarę rozwoju pracy zdalnej kluczowe znaczenie ma dla firm optymalizacja listy płac w celu zapewnienia, że płacą pracownikom zgodnie z lokalnymi wymogami na czas i bez błędów. W tym miejscu wkracza Globalization Partners.
Nasza Global Growth Platform™ oparta na SaaS umożliwia Twojej firmie szybki i przystępny cenowo rozwój, bez konieczności zakładania lokalnych spółek zależnych lub oddziałów. Dzięki 99 procentowej dokładności listy płac i regionalnym ekspertom dostępnym zawsze, gdy ich potrzebujesz, możesz mieć pewność, że zachowasz zgodność z przepisami prawa pracy i podatkowymi właściwymi dla danego kraju, dzięki czemu możesz skupić się na zadowoleniu i zaangażowaniu swoich pracowników.
