Jak zostać firmą działającą wyłącznie zdalnie

Czy Twoja firma jest firmą działającą wyłącznie zdalnie? Większość firm  na świecie pracuje zdalnie, więc założenie, że większość firm rzeczywiście jest firmą działającą wyłącznie zdalnie, może być zakładane. Tak jednak nie jest. Praca  tymczasowa  różni się od  pracy zdalnej. Zmiana na pracę zdalną oznacza  przyjęcie nowego podejścia.

Koncepcja pracy zdalnej jest nie  tylko   konsekwencją  globalnej pandemii – wcześniej  firmy eksperymentowały już  ze strategiami pozyskiwania utalentowanych pracowników bez  granic i polityką „pracy z dowolnego miejsca”. Ale nie wszystko było idealne.  Gdy firmy zaczęły zatrudniać na całym świecie, ich międzynarodowe zespoły nie zawsze czuły się zsynchronizowane z lokalnymi pracownikami.

Według  Harvard Business Review „współpracownicy odseparowani geograficznie nie mogą łatwo się połączyć i dostosować”. Rozwiązanie tego problemu i stworzenie środowiska sprzyjającego współpracy i wzajemnym połączeniom, nawet w przypadku dużych dystansów, jest wyzwaniem dla liderów firm.

Tutaj właśnie pojawia się koncepcja pracy w pełni zdalnej. Firma, która działa wyłącznie zdalnie, może znacząco zwiększyć zaangażowanie i produktywność.

Czym jest firma działająca wyłącznie zdalnie?

W firmach działających wyłącznie zdalnie praca zdalna jest normą. Nie musi to oznaczać, że wszyscy pracownicy pracują zdalnie, ale że wszystkie działania firmy są dostosowane do modelu zdalnego.

W firmie działającej wyłącznie zdalnie rozproszeni pracownicy mają takie samo znaczenie jak ci pracujący w siedzibie głównej. Firmy, które  nie postrzegają pracy zdalnej jako domyślnej , są znane jako  firmy przyjazne dla pracy zdalnej lub działające na zasadzie „ zdalnej”.

Dlaczego  firmy przyjazne dla  środowiska zdalnego i działające wyłącznie zdalnie  nie są takie same jak firmy działające wyłącznie zdalnie?

Firmy oparte na modelu pracy zdalnej oraz firmy przyjazne pracy zdalnej mają personel pracujący zdalnie, ale nadal muszą dostosowywać swoje praktyki z myślą o pracownikach zdalnych.

Według firmy działającej wyłącznie zdalnie  Doist: „Zdalne zespoły stoją przed jeszcze większą liczbą wyzwań związanych z komunikacją i współpracą niż w pełni zdalne. W takich zespołach hybrydowych informacje utykają w biurach, nie docierając do pracowników zdalnych”. To może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy biurowi są bardziej cenieni od zdalnych.

Na przykład, jeśli Twoja firma  zezwala pracownikom na pracę z domu, ale wymaga, aby  wszystkie spotkania odbywały się w biurze, w którym wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu, nie   tworzysz równych  szans. W tym scenariuszu lokalni pracownicy,  którzy chcą pracować z domu, będą zmuszeni do przyjścia do biura, a globalne zespoły zdalne mogą być zmuszone  do rezygnacji z wolnego czasu.

 Firmy działające zdalnie zajmują się głównie   komunikacją synchroniczną.  Tego typu komunikacja faworyzuje osoby  bezpośrednio przed Tobą, co przekłada się na większość decyzji podejmowanych w siedzibie głównej, w której pracownicy wchodzą  w interakcje osobiste.

W  firmach przyjaznych dla użytkowników zdalnych:

• Całość działań zarządzających odbywa się w siedzibie głównej.
• Komunikacja synchroniczna to najczęściej praktykowana forma komunikacji.
• Praca w biurze uważana jest za ważną.
• Krytyczne decyzje zapadają podczas formalnych i nieformalnych interakcji osobistych.
• Wszystkie spotkania odbywają się w godzinach pracy siedziby głównej.
• Wyniki są  bezpośrednio powiązane z godzinami pracy w biurze.

W firmach działających wyłącznie zdalnie:

• Kierownictwo pracuje zdalnie i jest rozproszone po całym świecie.
• Preferowana jest komunikacja asynchroniczna.
• Cała praca może być wykonywana zdalnie, włącznie z kluczowymi spotkaniami.
• Krytyczne decyzje zapadają podczas komunikacji zdalnej.
• Spotkania osobiste są ograniczone i rejestrowane na potrzeby wszystkich stref czasowych.
• Wydajność mierzona jest na podstawie wyników, a nie czasu spędzonego w biurze czy online.

Jakie  korzyści płyną z korzystania najpierw z pilota?

• Niższe koszty

Gdy stworzysz kulturę do pracy wyłącznie zdalnej, możesz obniżyć lub całkowicie wyeliminować koszty lokalne, takie jak czynsz za biuro, wydatki związane z pracownikami dojeżdżającymi do biura i mieszkającymi nieopodal czy nawet płace.

Badania przeprowadzone przez Global Workplace Analytics pokazały, że 80% pracowników wolałoby pracować z domu przez jakiś czas. Ponad jedna trzecia zgodziłaby się na obniżkę pensji w zamian za taką możliwość. To samo badanie wykazało, że typowy pracodawca może zaoszczędzić około USD 11000rocznie na każdej osobie, która pracuje zdalnie przez połowę czasu.

• Zwiększenie retencji pracowników i ich zaangażowania

Podejście  oparte wyłącznie na pracy zdalnej  może  promować bardziej inkluzywne środowisko  pracy, w którym wszyscy pracownicy czują  się integralną częścią Twojej firmy, niezależnie od miejsca  zamieszkania.

Doist  szczyci się 97 procentową  retencją pracowników, a 50 procent ich pracowników  pracuje w firmie od ponad czterech lat.Nie jest  to wyłącznie wynikiem pandemii. W roku Stack Overflow  przeprowadził ogólnofirmową ankietę , która  wykazała2016, że 88 procent pracowników zdalnych  jest bardzo zaangażowanych.

Podejście oparte na  pracy zdalnej to również okazja do ponownego wynalezienia wielu dynamiki, które wcześniej  były  dla pracowników priorytetem. Dzięki utworzeniu kultury  pracy zdalnej Twoja firma może również zwiększyć  zaangażowanie pracowników. Według magazynu Forbes  „kluczowe kamienie milowe w doświadczeniach pracowników, takie jak wdrożenie lub poznanie najbliższego zespołu, były w przeszłości w dużej mierze uznawane za oczywiste”.

Panował powszechny pogląd, że „poznanie członków zespołu oznaczało, że fizyczna bliskość oznacza bliskie relacje. Obecnie firmy bardziej świadomie i kreatywnie zarządzają doświadczeniami pracowników”.

• Większa pula talentów

Gdy Twoja firma dostosowana jest do pracowników pracujących z dowolnego miejsca, możesz zatrudniać kandydatów w dowolnym zakątku świata. Zapomnij o wybieraniu wyłącznie spośród kandydatów lokalnych. Teraz możesz wybierać najlepszych kandydatów z całego świata.

• Większa wydajność i produktywność 

Wyniki wskazują, że pracownicy zdalni są wydajniejsi od swoich odpowiedników pracujących w biurze. Jeśli jednym z Twoich  głównych  problemów  jest to, że posiadanie w pełni zdalnej siły roboczej wpłynie na wydajność Twojej organizacji, nie jest to możliwe.

 Badanie  przeprowadzone przez  Airtasker  w roku 2020 pokazało, że pracownicy zdalni  spędzali o 15 % mniej czasu na unikaniu pracy i 1.4 więcej dni pracy każdego miesiąca, robiąc więcej przerw. Ta sama  ankieta wykazała również, że  pracownicy  zdalni mniej rozpraszają się współpracownikami.  Średnio pracownicy zdalni spędzają około 30 minut mniej na omawianiu  tematów  niezwiązanych z pracą.

[bctt tweet=” Ankieta  przeprowadzona przez  Airtasker  w roku wykazała, 2020 że pracownicy zdalni  spędzali 15 o % mniej czasu na unikaniu pracy i 1.4 więcej dni pracy w każdym miesiącu, robiąc jednocześnie więcej przerw.” nazwa użytkownika= „globalpeo”]

• Zwiększony potencjał i elastyczność

 Nie  musimy wychodzić w przyszłość, aby wiedzieć, że firmy działające wyłącznie zdalnie  mają większą zdolność adaptacji niż firmy nieposiadające pracowników zdalnych ani  firmy działające wyłącznie zdalnie.Musimy  tylko przyjrzeć się temu, jak firmy działające wyłącznie zdalnie były w stanie dostosować się w trakcie i po roku2020.

W przypadku firm działających wyłącznie  zdalnie pandemia dowiodła, że  wyprzedzają konkurencję. Jeśli  wszystkie procesy  Twojej firmy  są zaprojektowane do pracy zdalnej,  Twoi pracownicy są automatycznie przygotowani na każdą ewentualność.

Ponadto firma działająca wyłącznie zdalnie pomaga swoim pracownikom w budowaniu relacji ze współpracownikami z całego kraju, a nawet świata. Ta możliwość dostosowania się do nowych sytuacji ma znaczny wpływ na potencjał Twojej organizacji.

• Możliwości odkrywania nowych rynków

Jak wspomnieliśmy wyżej, kultura pracy wyłącznie zdalnej promuje możliwości dostosowania się. Częścią tej zdolności adaptacyjnej jest to,  że Ty i Twoi pracownicy nauczycie się współpracować z  każdym,  niezależnie od tego, czy znajdujecie się w mieście, czy po drugiej stronie świata.

Gdy firmy wiążą swoje  funkcje z fizycznym biurem, łatwiej   jest postrzegać globalną ekspansję jako  poważne  wyzwanie. Jeśli Twoja firma ma funkcjonować wokół biura,  Twoi  pracownicy mogą utknąć w myślach, że konieczne jest posiadanie fizycznych biur na całym świecie.

Nauka pracy zdalnej zagwarantuje, że kiedy i jeśli zdecydujesz się zatrudnić globalny zespół,  obaj będą gotowi do startu na ziemi, niezależnie od odległości.

Jak przejść od firmy niepracującej zdalnie lub opartej na modelu pracy zdalnej do firmy działającej wyłącznie zdalnie?

1. Utwórz zasady
pracy zdalnej Jeśli chcesz przejść do firmy działającej wyłącznie zdalnie, pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić, jest stworzenie zasad pracy zdalnej.

Czym są zasady pracy zdalnej? 
Zasady pracy zdalnej to zestaw  wytycznych  dla pracowników  pracujących  z domu lub w lokalizacjach poza biurem.

Stworzenie takich zasad pozwoli Ci jasno określić szereg kwestii, takich jak:

• Komunikacja
• Produktywność
• Wyposażenie
• Oczekiwania
• Dostępność

Nie  możesz  przejść do firmy działającej wyłącznie zdalnie, chyba że  Twoi pracownicy mają jasne pojęcie o podejściu Twojej firmy do pracy  zdalnej.

2. Stwórz zasady komunikacji

Komunikacja jest podstawą wszystkich działań w firmie. Główną korzyścią ze stworzenia zasad komunikacji jest określenie oczekiwań; inne korzyści obejmują:

• Ograniczenie konfliktów i nieporozumień
• Promowanie kultury opartej na komunikacji
• Określenie misji i wizji
• Pomoc pracownikom w zrozumieniu ich roli.

Komunikacja jest kluczowa w kontekście pracy zdalnej, ponieważ pomaga firmie zbudować zaufanie i wiarygodność.

Jak wspomniano wcześniej, istnieją dwa typy komunikacji praktykowane przez firmy: synchroniczna i asynchroniczna. Firmy działające wyłącznie zdalnie używają komunikacji asynchronicznej, natomiast firmy oparte na modelu pracy zdalnej częściej korzystają z komunikacji synchronicznej.

Czym jest komunikacja asynchroniczna? 

Według Doist: „mówiąc wprost, komunikacja asynchroniczna ma miejsce wtedy, gdy wysyłasz wiadomość, nie oczekując natychmiastowej odpowiedzi. Z kolei komunikacja synchroniczna ma miejsce wtedy, gdy wysyłasz wiadomość, odbiorca przetwarza informacje i natychmiast odpowiada”.

3. Poprawa doświadczeń związanych z zatrudnianiem i wdrażaniem pracowników  

Nie jest tajemnicą, że pierwsze wrażenie jest kluczowe. Bez względu na to, ile pracy włożysz w budowanie doskonałej kultury firmy, jeśli potencjalny lub nowy pracownik będzie mieć złe doświadczenia, będzie wykazywać mniejszą motywację i zaangażowanie.

Według SafeGraph, firmy działającej wyłącznie zdalnie, istnieje pięć powodów tego, dlaczego dobry proces wprowadzenia do miejsca pracy jest kluczowy:

• Ważne jest, aby spersonalizować doświadczenia każdego nowego pracownika, aby czuł się częścią zespołu i poprawiał moralepracowników .
• Budowanie poczucia koleżeństwa pomaga nowym pracownikom w nawiązywaniu relacji.
• Zatrzymywanie pracowników można znacząco poprawić dzięki odpowiedniemu procesowi wdrażania.
• Pracownicy z dobrymi doświadczeniami z procesu wdrażania mogą szybciej rozpocząć pracę, osiągając lepsze wyniki.
• Proces wprowadzenia do miejsca pracy jest świetnym momentem na przedstawienie nowym pracownikom kultury firmy i dawanie przykładu.

Według Society for Human Resource Management (SHRM) organizacje ze słabym procesem wdrażania pracowników przygotowują ich do szybkiego opuszczenia ich szeregów.

Amy Hirsh Robinson, dyrektor firmy konsultingowej The Interchange Group z Los Angeles, powiedziała SHRM: „Wdrażanie pracowników to magiczny moment, w którym pracownik utrzymuje zaangażowanie lub je traci”.

4. Uczyń swoją siedzibę główną mobilną

Jedną z przeszkód w drodze do zostania firmą działającą wyłącznie zdalnie jest dopilnowanie, że zespoły zdalne nie są traktowane jako drugorzędne względem pracowników w siedzibie głównej. Jeśli Twoi pracownicy lokalni funkcjonują inaczej niż Twoje zespoły zdalne, nadal pozostaniesz tylko firmą opartą na modelu pracy zdalnej.

W firmie naprawdę działającej wyłącznie zdalnie pracownicy lokalni działają na takich samych zasadach jak pracownicy zdalni. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy pracownicy lokalni pracują z domu czy w biurze, dołączają do spotkań wirtualnych, tworząc spójniejszą kulturę pracy zdalnej.

5. Promowanie komunikacji międzykulturowej 

Zatrudnianie globalne nie jest już powiązane z ekspansją międzynarodową. Twoja firma może posiadać zdalne zespoły globalne pracujące na Twoim rynku lokalnym. Jak już wspominaliśmy, jedną z korzyści kultury pracy w pełni zdalnej jest zwiększenie możliwości dostosowania oraz wyników Twojego zespołu.

Zatem komunikacja asynchroniczna daje wiele korzyści podczas pracy ze zdalnymi zespołami globalnymi. Podejście to ułatwia Twoim pracownikom wnoszenie swojego wkładu bez konieczności łączenia się i pracy w czasie rzeczywistym.

Dlaczego warto wybrać komunikację asynchroniczną do komunikacji globalnej? 

Gdy masz siedzibę główną w Nowym Jorku i współpracujesz z zespołem zdalnym w rejonie Azji i Pacyfiku, komunikacja synchroniczna zmusza Twoich pracowników po drugiej stronie świata do stawania na głowie, aby dołączyć do spotkań, lub nadrabiania później.

Komunikacja asynchroniczna jest lepiej dostosowana do zespołów zdalnych. Ten typ komunikacji umożliwia prowadzenie konwersacji na platformach, gdzie materiały są stale dostępne dla pracowników.

Jeśli chodzi o spotkania, trudno jest znaleźć godzinę, która będzie dogodna dla wszystkich. Można jednak nagrywać spotkania i przesyłać do chmury, dzięki czemu pracownicy międzynarodowi mogą je obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie.

Aby komunikować się globalnie, firmy muszą nauczyć się unikania pułapek, które wiążą się z działaniem międzynarodowym. Można to osiągnąć z pomocą właściwych narzędzi i partnerów ułatwiających organizację zatrudnienia w skali globalnej.

Jak być firmą działającą wyłącznie  zdalnie podczas globalnej ekspansji

Aby stać się i pozostać firmą działającą wyłącznie zdalnie podczas ekspansji globalnej, konieczne jest przekroczenie barier komunikacji globalnej.

[bctt tweet=”Aby stać się firmą działającą wyłącznie zdalnie podczas ekspansji globalnej, firmy muszą pokonać bariery globalnej komunikacji.” nazwa użytkownika= „globalpeo”]

Dobra wiadomość jest taka, że dziś firmy mają do dyspozycji szereg narzędzi online, które umożliwiają komunikację asynchroniczną oraz synchronizację działań zespołów lokalnych i globalnych.

Nadal jednak pozostają przeszkody związane z zawiłościami przy ekspansji na nowe rynki oraz zatrudnianiu pracowników międzynarodowych. Tutaj pojawia się miejsce na współpracę z partnerami, takimi jak pracodawca formalny.

Dla firm chcących zatrudniać pracowników międzynarodowych pracodawca formalny pełni funkcję oficjalnego pracodawcy zgodnie z prawem.

Pracodawca formalny posiada podmioty na całym świecie i zajmuje się zarządzaniem listami płac, świadczeniami, podatkami i kwestiami kadrowymi. Dzięki współpracy z pracodawcą formalnym firmy mogą zapomnieć o problemach związanych z ustanawianiem podmiotów międzynarodowych oraz rozgryzieniem zawiłości prawnych nowych krajów.

Pracodawca formalny posiada lokalnych ekspertów na miejscu, którzy mogą pomóc firmom lepiej zrozumieć niuanse kulturowe. Dzięki temu firmy mogą skupić się na procesie wdrażania pracowników i budowie kultury pracy w pełni zdalnie.

Zachęcamy do zapoznania się z dodatkowymi informacjami na temat  pracodawcy formalnego  i  zarządzania globalnymi zespołami zdalnymi.