Najważniejsze wnioski

  • Korzyści wynikające z polityki pracy zdalnej: Dobrze zdefiniowana polityka pracy zdalnej określa oczekiwania, zapewnia zgodność z przepisami i utrzymuje produktywność.

  • Kluczowe elementy polityki: Podstawowe elementy polityki pracy zdalnej obejmują kwalifikowalność i zakres, godziny pracy i komunikację, sprzęt i bezpieczeństwo, zarządzanie wydajnością oraz wynagrodzenie i świadczenia.

  • Globalna zgodność z przepisami ma kluczowe znaczenie: wdrażając zasady pracy zdalnej dla zespołów międzynarodowych, będziesz chciał zająć się różnymi przepisami prawa pracy, regulacjami podatkowymi i wymogami zgodności w każdej lokalizacji.

  • Gia automatyzuje tworzenie zasad: Gia upraszcza tworzenie zasad pracy zdalnej, generując w ciągu kilku minut zgodne z przepisami dokumenty kadrowe.

Budowanie polityki pracy zdalnej, która jest rezonansem w wielu krajach, może być wyzwaniem. Musisz zrównoważyć lokalne przepisy prawa, przepisy podatkowe i oczekiwania pracowników. Gia, pierwsza w swoim rodzaju agentyczna sztuczna inteligencja dla HR, może w ciągu kilku minut wygenerować zgodne polityki dla 50 krajów i 50 stanów USA.

Czym są zasady pracy zdalnej?

Zasady pracy zdalnej określają wytyczne dla pracowników pracujących poza główną siedzibą firmy. Jest to formalny dokument, który wyjaśnia oczekiwania, obowiązki i procedury, aby utrzymać produktywność zespołu, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Rodzaje ustaleń dotyczących pracy zdalnej obejmują:

  1. Najpierw zdalnie. Firmy działają bez centrali. Pracownicy pracują w wybranych lokalizacjach.

  2. Hybryda. Połączenie  pracy w biurze i pracy zdalnej. Umożliwia pracownikom dzielenie czasu między domem a fizycznym miejscem pracy.

Zasady pracy zdalnej powinny informować pracowników, czego oczekujesz i jakie wsparcie otrzymają. Chroni również Twoją firmę prawnie. Polityka określa, w jaki sposób będziesz przestrzegać przepisów prawa pracy, obsługiwać podatki i dbać o bezpieczeństwo w miejscu pracy w różnych lokalizacjach. Bez tej formalnej struktury istnieje ryzyko nieporozumień, problemów z produktywnością i potencjalnych naruszeń prawa.

Jakie są korzyści z posiadania zasad pracy zdalnej?

Solidna polityka pracy zdalnej oferuje wiele korzyści:

  • Lepsze pozyskiwanie i zatrzymywanie talentów: Według raportu „Stan pracy zdalnej w kulturze kultywowanej” z 20252025 r. 877% osób poszukujących pracy priorytetowo traktuje pracę zdalną w swoich poszukiwaniach. Kiedy jasno definiujesz swoje podejście do pracy zdalnej, przyciągasz ludzi, którzy cenią sobie elastyczność i pokazujesz im, że poważnie podchodzisz do jej działania. 

  • Większa produktywność i zaangażowanie: Badania pokazują, że autonomia prowadzi do zwiększenia produktywności pracowników. Pracownicy z jasnymi oczekiwaniami, odpowiednimi narzędziami i elastycznością pracy są bardziej skłonni do osiągania lepszych wyników.

  • Oszczędność kosztów: Dzięki ustrukturyzowanej polityce pracy zdalnej możesz przestrzegać lokalnych przepisów i uniknąć kosztownych kar. Twoje zespoły otrzymują jasne wskazówki dotyczące tego, skąd i jak długo mogą pracować, zmniejszając ryzyko  stałego zakładu lub innych grzywien.

  • Odporność biznesowa: Dzięki ugruntowanej polityce pracy zdalnej możesz kontynuować działanie w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń, takich jak zakłócenia pogody, które wpływają na fizyczne lokalizacje. W razie potrzeby pracownicy mogą przestrzegać harmonogramów pracy hybrydowej lub zdalnej. 

  • Globalna mobilność: Zasady pracy zdalnej ułatwiają tworzenie globalnych zespołów. Jest to szczególnie cenne, gdy masz do czynienia z wyzwaniami globalnej mobilności i potrzebujesz spójności ponad granicami.

Co należy uwzględnić w polityce dotyczącej pracy zdalnej?

co należy uwzględnić w polityce pracy zdalnej

Pamiętaj, aby omówić następujące obszary w polityce pracy zdalnej:

Kwalifikowalność i zakres

Określ, które role kwalifikują się do pracy zdalnej. Podczas gdy niektóre zadania wymagają fizycznej obecności, inne mogą być wykonywane całkowicie zdalnie. Bądź konkretny w kwestii wymagań. Czy przedstawiciele handlowi mogą pracować z dowolnego miejsca? Czy inżynierowie muszą przyjść na testy sprzętu? Jasne kryteria zapobiegają dezorientacji.

Godziny pracy, dostępność i komunikacja

Zdecyduj, czy chcesz, aby członkowie zespołu pracowali o określonych porach, czy według własnych harmonogramów. Jeśli Twoje zespoły obejmują strefy czasowe, możesz wyznaczyć godziny nakładania się na potrzeby współpracy. Następnie określ odpowiednie czasy reakcji, aktualizacje kalendarza i wskaźniki statusu, aby wspierać komunikację. Określ, które spotkania są obowiązkowe, a które mogą być rejestrowane, aby pracownicy mogli je później wyświetlić.

Sprzęt, technologia i bezpieczeństwo

Zasady dotyczące pracy zdalnej powinny określać  sprzęt, który zapewniasz, oraz sprzęt, który pracownicy muszą sami dostarczyć. Zarysuj wymagane środki bezpieczeństwa, takie jak korzystanie z zatwierdzonej sieci VPN, silne hasła i zaszyfrowane przechowywanie. Podaj kroki zgłaszania problemów. Twoja polityka powinna również szczegółowo określać podstawowe elementy bezpiecznej konfiguracji biura domowego, takie jak prywatne przestrzenie do rozmów wideo.

Zarządzanie wydajnością i produktywność

Wyjaśnij, w jaki sposób będziesz mierzyć sukces , definiując konkretne wskaźniki wydajności dla ról zdalnych. Skoncentruj się na rezultatach i wynikach, które mają znaczenie dla Twoich celów.

Wynagrodzenie, świadczenia i zwrot kosztów

Wyjaśnij swoje podejście do wydatków związanych z pracą zdalną. Czy zapewnisz stypendium dla biura domowego lub dodatki na sprzęt? Czy pracownicy mogą otrzymać zwrot kosztów, takich jak Internet? Jeśli tak, wyjaśnij, w jaki sposób mogą złożyć swoje wydatki i w stosownych przypadkach uwzględnij wytyczne podatkowe dotyczące potrąceń z biura domowego. Zasady dotyczące pracy zdalnej powinny również uwzględniać wszelkie korekty wynagrodzenia w zależności od lokalizacji, jeśli pracownicy się przenoszą. 

Zdrowie, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Zapewnij ergonomiczne wytyczne i zasoby dla zdrowej konfiguracji przestrzeni roboczej. Każda lokalizacja ma inne wymagania dotyczące zgodności. Zasady dotyczące pracy zdalnej muszą spełniać lokalne wymogi prawa pracy, takie jak zasady dotyczące nadgodzin, przepisy dotyczące przerw w pracy oraz przepisy dotyczące prawa do odejścia od pracy. Użyj Gia do wygenerowania klauzul specyficznych dla lokalizacji, które pomogą spełnić Twoje obowiązki w zakresie zgodności w każdej jurysdykcji. 

Jak utworzyć politykę pracy zdalnej

kroki tworzenia polityki pracy zdalnej

Polityka dotycząca pracy zdalnej powinna być zgodna z Twoją kulturą przy jednoczesnym spełnianiu wymogów prawnych. Oto jak zbudować skuteczną politykę:

Krok 1: Oceń potrzeby i kulturę firmy

Oceń, jak działa Twoja firma. Zbadaj swój zespół pod kątem preferencji i wyzwań związanych z pracą zdalną oraz określ, które role korzystają z tej konfiguracji. Zadaj sobie pytanie:

  • Jakie ustalenia dotyczące pracy zdalnej chcesz wdrożyć?

  • Jak współpracujesz? Czy polegasz na spontanicznych dyskusjach lub zaplanowanych spotkaniach? 

  • Czy planujesz mieć globalny zespół, czy pozostaniesz w jednym miejscu?

  • Czy Twój zespół będzie miał elastyczne harmonogramy?

Krok 2: Zdefiniuj wymierne cele

Wyznacz jasne cele dla polityki zdalnej, które możesz śledzić, takie jak:

  • Obniżenie kosztów nieruchomości o 30%

  • Dostęp do wyspecjalizowanych talentów na nowych rynkach

  • Poprawa retencji pracowników o 25%

Cele te kierują każdą decyzją polityczną i pomagają mierzyć sukces po wdrożeniu.

Krok 3: Posortuj labirynt wymagań zgodności

Ten krok jest najtrudniejszy. Przepisy prawa pracy są różne w każdym regionie. Na przykład Kalifornia wymaga zwrotu niezbędnych wydatków związanych z pracą, które mogą obejmować wydatki na zdalne biura, podczas gdy Teksas nie. Holandia wymaga od pracodawców zapewnienia bezpiecznych miejsc pracy w domu. Singapur ma szczególne ograniczenia imigracyjne, które nakazują pozwolenie na pracę dla pracowników niebędących obywatelami, w tym osób pracujących zdalnie.

Gia upraszcza przestrzeganie przepisów w 50 krajach i wszystkich 50 stanach USA. Oto kilka przykładowych podpowiedzi, których możesz użyć do stworzenia zgodnej polityki:

  • „Wygeneruj klauzule dotyczące pracy zdalnej dla pracowników w Niemczech i Francji, które spełniają lokalne przepisy”. Gia stworzy klauzule z ujednoliconym językiem, które spełniają przepisy obu krajów.

  • „Jakie są obowiązkowe przepisy dotyczące pracy zdalnej dla pracowników w Kalifornii?” Gia zapewni wymogi specyficzne dla jurysdykcji w oparciu o zweryfikowane źródła prawne.

Podatki dodają kolejną warstwę złożoności. Pracownicy zdalni mogą wywoływać zobowiązania podatkowe w nowych stanach lub krajach. Kryteria klasyfikacji pracowników dla wykonawców i pracowników również różnią się w zależności od lokalizacji. Użyj Gia do przeprowadzenia ukierunkowanych kontroli zgodności i identyfikacji ryzyka, zanim staną się problemami.

Krok 4: Szkicuj, przeglądaj i udoskonalaj

Utwórz swój pierwszy projekt polityki, a następnie udostępnij go radcy prawnemu, działowi kadr i przedstawicielom pracowników w celu uzyskania informacji zwrotnych. Przed wdrożeniem polityki w całej firmie przetestuj ją w małej grupie, aby upewnić się, że jest łatwa do przyjęcia i odpowiada Twoim potrzebom. Gia może przejrzeć projekt pod kątem luk w zakresie zgodności, sprawdzając go pod kątem obowiązujących przepisów w każdej lokalizacji.

W jaki sposób Gia  może pomóc w tworzeniu zasad pracy zdalnej

Gia przekształca tworzenie polityki pracy zdalnej z prawnego bólu głowy w prosty proces. Nasz globalny agent HR oparty na sztucznej inteligencji automatyzuje zadania, przyspiesza procesy i odpowiada na najtrudniejsze pytania dotyczące zgodności. Opracowanie polityki pracy zdalnej zazwyczaj zajmuje tygodnie, ale w przypadku Gii zajmuje to tylko minuty. 

Błyskawiczne generowanie dokumentów

Gia tworzy dostosowane polityki w oparciu o naszą zastrzeżoną bazę wiedzy. Spędziliśmy ponad dekadę na budowaniu tej fundacji, która obejmuje ponad 1500 źródeł rządowych i ponad 100 000 legalnie zweryfikowanych artykułów.

Proces generowania trwa kilka minut. Wprowadź swoje wymagania, wybierz odpowiednie lokalizacje, a Gia stworzy kompleksową politykę, która będzie zgodna z lokalnymi przepisami. Gia może zapewnić tłumaczenia w ponad 50 językach, aby wspierać zrozumienie i komunikację z lokalnymi zespołami.

Niezrównana globalna wiedza na temat zgodności

Gia pomaga zespołom HR w poruszaniu się po przepisach prawa pracy

Gia pomaga zespołom HR w poruszaniu się po przepisach prawa pracy w 50 krajach i we wszystkich 50 stanach USA. Dzięki Gia możesz szybko zbadać niuanse w każdej lokalizacji. Gia może wygenerować jedną ramową politykę z klauzulami specyficznymi dla lokalizacji dla każdej jurysdykcji. Wie, że Quebec nakazuje przepisy dotyczące języka francuskiego, że Niemcy wymagają specjalnych klauzul dotyczących prywatności danych, a Australia ma wymagania dotyczące pracowników tymczasowych. 

Jak mówi Katy Burris, starszy dyrektor ds. HR w Herb Pharm: „Byłam zdumiona, jak łatwo Gia mogła z nich korzystać i jak wiele informacji mogła dostarczyć. To ekscytujące, że mamy jedno narzędzie do zapewniania zgodności ze wszystkimi tematami HR”.

Proaktywne ograniczanie ryzyka

Poza tworzeniem nowych polityk Gia weryfikuje istniejące dokumenty pod kątem luk w zakresie zgodności. Prześlij swoją aktualną politykę, a Gia może zidentyfikować obszary, które nie spełniają aktualnych przepisów. Zarządzanie polityką staje się proaktywne, a nie reaktywne. W przyszłości Gia będzie nawet wysyłać alerty o zmianie zasad w ramach planu Enterprise.

Utwórz politykę pracy zdalnej z Gia

Potrzebujesz odpowiednich narzędzi i strategii, aby opracować zgodną z przepisami politykę pracy zdalnej. Gia zamienia tygodnie badań prawnych w minuty inteligentnego generowania dokumentów, pomagając stworzyć kompleksową politykę przy mniejszym nakładzie czasu i wysiłku.

Wypróbuj Gia już dziś, aby usprawnić opracowywanie zasad pracy zdalnej.

Często zadawane pytania