Kluczem do zapewnienia, że praca zdalna jest aktywem dla Twojej firmy, jest posiadanie jasnych i szczegółowych zasad pracy zdalnej. Ma to też krytyczne znaczenie w kontekście zwiększania produktywności i zapewniania ogólnego sukcesu Twojego zespołu.
Bez względu na to, czy bieżąca sytuacja na świecie zmusiła Twoją firmę do pracy zdalnej, stworzenie zasad pracy zdalnej zapewni jej większość zwinność oraz zwiększy możliwości dostosowywania się.
Należy wiedzieć, że koncepcja pracy zdalnej nie pojawiła się w trakcie globalnej pandemii – była powszechna już wcześniej i będzie czymś, co firmy będą musiały przyjąć.
Dane United States Census Bureau oraz Bureau of Labor Statistics pokazują, że od 2017 do 2018 roku 4.7 miliona ludzi, czyli około 3.4 procent amerykańskiego personelu, pracowało zdalnie. To wzrost o 1 procent, czyli 800 000 ludzi, w stosunku do roku 2015.
Według Global Workplace Analytics (GWA) od 2005 do 2018 roku liczba pracowników zdalnych wzrosła o 173 procent. GWA zauważa również, że nawet przed pandemią „badania regularnie pokazywały, że 80% pracowników chce pracować z domu chociaż przez jakiś czas”.
Zasady pracy zdalnej pozwalają Twoim pracownikom jasno zrozumieć oczekiwania Twojej firmy wobec pracowników zdalnych. Tworzenie zasad pomoże Ci ugruntować wytyczne, przekształcić zespoły zdalne i przyciągnąć utalentowanych pracowników.
Czym są zasady pracy zdalnej?
Zasady pracy zdalnej to zbiór wytycznych dla pracowników pracujących z domu lub innych lokalizacji poza biurem.
Celem zasad pracy zdalnej jest zarządzanie oczekiwaniami pracowników od samego początku i ułatwienie promowania zaangażowania i produktywności.
[bctt tweet=”Polityka pracy zdalnej to zestaw wytycznych dla pracowników pracujących z domu lub lokalizacji poza biurem”. nazwa użytkownika=”globalpeo”]
Jakie informacje należy uwzględnić w zasadach pracy zdalnej?
Według strony z ogłoszeniami o pracę Betterteam zasady pracy zdalnej powinny zawierać następujące informacje:
- Kwalifikacja
Czy każdy pracownik Twojej firmy może pracować z domu? Czy tylko wybrane zespoły? Kwestią zasadniczą jest jasne określenie, które działy, zespoły bądź typy pracowników mogą pracować z domu oraz jak często mogą to robić. Oczekuje się, że praca z domu będzie o 8% częstsza do 2025 roku. Definiując zasady pracy zdalnej z domu, weź pod uwagę stanowiska, na których praca musi być wykonywana w pełni w biurze. Przygotuj się, aby na prośbę móc przedstawić przykłady zasad pracy zdalnej. - Zasady i zasady firmy
Praca z domu nie zwalniają nikogo, niezależnie od stanowiska czy odpowiedzialności, z przestrzegania tych samych zasad i zasad, których przestrzegaliby w biurze. Ważne jest, aby przypomnieć pracownikom, że muszą przestrzegać podręcznika dla pracowników nawet podczas pracy zdalnej. Wszystkie reguły i zasady firmowe, na przykład dotyczące urlopu chorobowego czy wypoczynkowego, powinny obowiązywać również w przypadku pracy zdalnej. Dostarczenie podręczników dla pracowników może nie być konieczne, ale jest to integralna część dokumentu zawierającego zasady pracy zdalnej z domu. - Oczekiwania
W tej sekcji wyjaśnimy, czego oczekujesz od pracowników w zakresie wydajności, jakości, produktywności i wyników. Warto też objaśnić narzędzia i zasoby, które zapewnisz, aby pomóc pracownikom w spełnianiu standardów firmy. Powinna też zawierać godziny pracy oraz oczekiwania dotyczące wydajności. Konieczne może być zapewnienie pewnej elastyczności, a także dostosowanie oczekiwań na czas, w którym pracownicy przyzwyczajeni do pracy w biurze będą przestawiać się na pracę z domu. - Komunikacja
Wyjaśnij, w jaki sposób pracownicy powinni się komunikować. Wyjaśnij, jakie narzędzia komunikacyjne będą dostępne i jak z nich korzystać. Opisz, jak przeprowadzane będą spotkania i na jakich platformach. W tym punkcie możesz też wyjaśnić, czy praktykowana będzie komunikacja synchroniczna czy asynchroniczna. Pracodawcy powinni ponadto zapewnić awaryjny kanał komunikacji na wypadek problemów technicznych, awarii zasilania czy innych nieprzewidzianych komplikacji.
- Bezpieczeństwo
Upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak poważnie Twoja firma podchodzi do cyberbezpieczeństwa. Raporty pokazują, że naruszenia bezpieczeństwa danych kosztują USA 3.92 miliona dolarów każdego roku. W przypadku pracy zdalnej informacje i dane poufne będą udostępniane online. Pracownicy muszą wiedzieć, że ich dane będą bezpieczne oraz jak postępować z materiałami wrażliwymi i poufnymi. Wyjaśnij, jakie kroki podejmiesz celem zapewnienia bezpieczeństwa informacji – od sieci VPN, sieci zabezpieczonych, silnych haseł po uwierzytelnianie dwuskładnikowe przy logowaniu. Określ, czy pracownicy mogą używać własnych urządzeń do pracy z domu, czy muszą korzystać z urządzeń dostarczonych przez firmę. - Ubezpieczenie i odpowiedzialność
Co się stanie, jeśli Twoi pracownicy doznają wypadku podczas pracy zdalnej? Musisz to wiedzieć zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy. Jak działają roszczenia ubezpieczeniowe i kto jest odpowiedzialny na mocy zasad pracy zdalnej? Jak poradzić sobie z udowodnieniem tego, co się stało, gdy całość pracy wykonywana jest zdalnie? Pracownicy, którzy doznają urazu podczas pracy zdalnej, będą musieli udowodnić, że uraz ten nastąpił w godzinach pracy podczas wykonywania przydzielonych obowiązków służbowych. Wyjaśnij, jakie kroki należy podjąć i z kim się kontaktować.
Oprócz tych informacji Twoja firma może też omówić inne kwestie, takie jak:
- Prawa pracowników
Doskonałym sposobem na zapewnienie szczęśliwych pracowników jest wyraźne zdefiniowanie czasu przerw, godzin jedzenia, procesu wnioskowania o dni wolne itp. Konieczne jest jasne określenie praw przysługujących pracownikom, również zdalnym, a także kwestii, w których mogą występować różnice między pracą na miejscu a zdalną. - Misja i wizja firmy
Nawet praca z domu, Twój zespół i praca, którą wykonują, nadal reprezentują Twoją firmę. Pracownicy mogą już znać misję i wizję Twojej firmy, ale mogli też o nich zapomnieć, tak jak o innych kwestiach omawianych na etapie wdrażania. Warto przypomnieć im cele firmy oraz poświęcić czas na dostosowanie tych informacji do modelu pracy zdalnej. - Rozwiązywanie konfliktów
Gdy ludzie nie wchodzą w interakcje twarzą w twarz, konflikty można zmniejszyć, ponieważ zmniejsza się tarcie. Z drugiej strony dystans utrudnia odczytywanie wzajemnych intencji, co generuje zupełnie nowy zestaw wyzwań. Nawet do 80 procent specjalistów pracujących zdalnie zgłaszało jakiś rodzaj konfliktu w pracy, który mógł wpływać na ich codzienne działania. Poinformuj pracowników, z kim mogą porozmawiać oraz co mogą zrobić w przypadku wystąpienia konfliktów. Korzyścią w przypadku rozwiązywania konfliktów pomiędzy pracownikami zdalnymi jest to, że łatwiej oddzielić skonfliktowane strony bez zakłócania dynamiki zespołu. - Wyposażenie
Wyjaśnij sprzęt wymagany dla każdej roli oraz to, czy firma dostarczy te narzędzia. Czy pracownicy otrzymają zwrot za zakupy czy będą musieli czekać na otrzymanie sprzętu przed rozpoczęciem pracy? Tworząc zasady pracy zdalnej, konieczna może być pewna elastyczność na wypadek natrafienia przez Twój zespół na problemy techniczne. Wyspecjalizowany zespół ds. IT może znać odpowiedzi, ale wyzwanie może stanowić właściwe zdiagnozowanie problemu zdalnie.
Jak stworzyć zasady pracy zdalnej dostosowane do Twojej firmy?
Każda firma jest inna i nie istnieje jedno rozwiązanie dla wszystkich. Aby dostosować swoje zasady pracy zdalnej, musisz wziąć pod uwagę następujące kwestie:
1. Cele firmy
Stworzenie polityki odzwierciedlającej misję i wizję Twojej firmy pomoże w zwiększeniu wyjątkowości Twojego podejścia do pracy zdalnej. Możesz wykorzystać tę okazję do przypomnienia pracownikom, jakie są cele ich pracy oraz jak je osiągnąć jako firma działająca zdalnie.
2. Kultura Twojej firmy
Poświęć czas na upewnienie się, że zasady pracy zdalnej odzwierciedlają kulturę Twojej firmy oraz że pracownicy doświadczają tej kultury, nawet pracując zdalnie. Różnego rodzaju zachęty, takie jak wydarzenia online, gry, porady itp., mogą poprawić ogólne samopoczucie pracowników oraz zwiększyć wartość Twojej kultury.
3. Elastyczność
Kwestia ta jest ściśle powiązana z kulturą firmową. Zdecyduj, jak elastyczne będzie Twoje podejście do takich kwestii jak godziny pracy czy urlop płatny. Stworzenie zasad pracy zdalnej jest łatwiejsze, gdy zdecydujesz, jak dużą elastyczność chcesz zapewnić swoim pracownikom. Pamiętaj, że dla osób pracujących zdalnie wyzwaniem może być znalezienie i utrzymanie zdrowej równowagi na linii praca-życie prywatne. Decydując o tym, ile elastyczności chcesz zapewnić swoim zespołom zdalnym, weź ten fakt pod uwagę.
4. Poznaj swój zespół
To Ty wiesz, w jakich warunkach Twój zespół działa najlepiej oraz jakich zasobów potrzebuje do osiągania wyznaczonych celów. Pamiętaj o tym podczas tworzenia zasad pracy zdalnej i poproś kierowników o informacje dotyczące ich zespołów. Jest to szczególnie ważne przy wdrażaniu nowych pracowników, których nigdy nie udało Ci się spotkać osobiście ze względu na kwarantannę, lockdown czy zamknięte przestrzenie biurowe. Gdy cała komunikacja prowadzona jest w wiadomościach tekstowych i e-mailach, poznanie kogoś dobrze może być prawdziwym wyzwaniem.
Każdy zespół działa inaczej, dlatego uzyskanie szczegółowych informacji na temat pracy i wydajności od wszystkich kierowników pomoże w stworzeniu zasad dostosowanych do wszystkich pracowników.
Jakie są korzyści z posiadania zasad pracy zdalnej?
Według raportu Upwork ponad 57% amerykańskich firm nie posiada zasad pracy zdalnej. Przed pandemią nie było takiej potrzeby – zaledwie 6 procent pracowników pracowało w całości z domu, a ponad 75 procent nigdy nie miało takiej możliwości. W rzeczywistości jednak praca zdalna może przynieść Twojej firmie same korzyści.
Przyjrzyjmy się niektórym z nich poniżej.
Przejrzystość
Niezapewnienie odpowiednich wytycznych co do tego, jak wykonywać codzienne procesy i realizować projekty, może mieć negatywny wpływ na morale pracowników – nikt nie chce nieustannie prosić o instrukcje oraz czekać na odpowiedzi. Gdy Twoi pracownicy mają klarowne zasady pracy zdalnej, radzenie sobie z wyzwaniami, takimi jak korzystanie z konkretnych platform komunikacyjnych czy nawigowanie w obliczu problemów napotkanych w projektach, staje się łatwiejsze. Klarowność pomoże pracownikom zachować skupienie i osiągać lepsze wyniki. To takie proste.
Uproszczona komunikacja
Firmy posiadające wytyczne dotyczące komunikacji zdalnej szybciej się dostosowują i rozwijają. Komunikacja jest pierwszym krokiem do sukcesu w każdym aspekcie działania firmy, a gdy jest zaburzona, może prowadzić do poważnych problemów.
Najlepszym sposobem na zapewnienie inkluzywności oraz zwiększanie wydajności pracowników w świecie pracy zdalnej jest sprawienie, że każdy czuje się integralną częścią większej całości. Można to osiągnąć poprzez zapewnienie pracownikom najlepszych narzędzi i wytycznych pozwalających na efektywną komunikację z szacunkiem.
Paul Burrin, wiceprezes Sage People, powiedział Workplace, że „regularna, nakierowana, efektywna i spersonalizowana komunikacja dwukierunkowa jest niezbędna, aby organizacje mogły zapewnić, że wszyscy pracownicy dysponują potrzebnymi informacjami. W ten sposób wiedzą, co się dzieje, mogą zadawać pytania lub przekazywać swoją opinię w czasie rzeczywistym”.
Gdy umożliwiasz swoim pracownikom pracę z dowolnego miejsca dzięki skutecznym strategiom komunikacji, usuwasz bariery dla swojej organizacji i zapewniasz, że Twoja firma będzie w stanie pokonać przyszłe wyzwania.
[bctt tweet=”Według raportu Upwork ponad 57 % firm w Stanach Zjednoczonych działa bez zasad pracy zdalnej.” nazwa użytkownika=”globalpeo”]
Zwiększona elastyczność i produktywność
Według globalnego badania przeprowadzonego przez International Workspace Group (IWG) 85% pracowników zdalnych twierdzi, że zasady pracy zdalnej zwiększyły ich ogólną produktywność.
Jak już wspominaliśmy, gdy Twoi pracownicy znają zasady Twojej firmy dotyczące elastyczności w takich kwestiach jak harmonogram pracy czy czas wolny, będą osiągać lepsze wyniki. Na przykład pracujący rodzice, którzy dobrze znają zasady pracy zdalnej swojej firmy, będą mogli odpowiednio zaplanować swój dzień co ograniczy ich stres i sprawi, że będą szczęśliwsi, a przez to ich praca będzie bardziej wydajna.
Większe zaangażowanie pracowników
Posiadanie zasad pracy zdalnej pokazuje Twoim pracownikom, że zależy Ci na stworzeniu jak najlepszego środowiska pracy. Widząc to, pracownicy będą odwzajemniać to zaangażowanie i będą gotowi dawać z siebie więcej każdego dnia.
Firmy często lekceważą znaczenie zaangażowania pracowników. Promocja zaangażowania pracowników przekłada się na mniejszą wymianę pracowników, co oznacza niższe wydatki w dłuższej perspektywie.
Badanie przeprowadzone przez USI Insurance Services pokazało, że wymiana pracowników to przeciętnie koszt wynagrodzenia za dziewięć miesięcy pracy. Na przykład za każdym razem, kiedy firma zastępuje pracownika zarabiającego 60 000 dolarów rocznie, na rekrutację i szkolenia może musieć wydać od 30 000 do 45000 dolarów.
Usprawniony proces wdrażania pracowników
W świecie firm działających w pełni zdalnie proces wdrażania pracowników zyskuje zasadnicze znaczenie – oraz stanowi większe wyzwanie – na przestrzeni cyklu funkcjonowania pracownika. Musisz dysponować solidną strukturą umożliwiającą pracownikom zdalnym odniesienie sukcesu, a stworzenie zasad pracy zdalnej znacznie uprości tworzenie takiej struktury.
Według Society for Human Resource Management (SHRM) organizacje ze słabym procesem wdrażania pracowników przygotowują ich do szybkiego opuszczenia ich szeregów.
Amy Hirsh Robinson, dyrektor firmy konsultingowej The Interchange Group z Los Angeles, powiedziała SHRM: „Wdrażanie pracowników to magiczny moment, w którym pracownik utrzymuje zaangażowanie lub je traci”. Może to stanowić wyzwanie w środowisku pracy zdalnej, ale ze względu na brak interakcji osobistych dodatkowo zyskuje na znaczeniu.
Przyciąganie najbardziej utalentowanych pracowników na całym świecie
Posiadanie zasad pracy zdalnej jest znakiem, że Twoja firma poważnie traktuje i ceni swoich pracowników. Takie szczegóły są często decydujące, kiedy największe talenty rozważają pracę w Twojej firmie.
Utalentowani pracownicy międzynarodowi mogą ostrożnie podchodzić do globalnych firm działających zdalnie, gdyż ich kariera i sukces zależeć będą od tego, czy Twoja firma posiada strukturę i sformalizowane podejście do pracy zdalnej.
Stworzenie zasad pracy zdalnej jest tylko jednym z kroków na drodze do zatrudniania pracowników międzynarodowych i rozwoju globalnego. Właściwe podejście do pracy zdalnej pozwoli Ci zbudować godną zaufania i rzetelną organizację międzynarodową.
Czy zasady pracy zdalnej mogą pomóc Twojej firmie w globalnym rozwoju?
Krótka odpowiedź brzmi: tak. Dziś wiele firm korzysta na środowisku pracy w pełni zdalnej, zatrudniając międzynarodowych pracowników zdalnych nawet na stanowiska lokalne. Nie należy patrzeć na zasady pracy zdalnej jako na coś, co pozwoli Ci przejść przez pandemię, ale raczej jako na schemat działania Twojej firmy w przyszłości.
Stworzenie struktury dla pracowników zdalnych może być pierwszym krokiem w drodze do zwinniejszej i łatwiej dostosowującej się organizacji, gdzie działania biznesowe mogą być realizowane z dowolnego miejsca na świecie, bez względu na różnicę czasu.
Jaki jest najlepszy sposób na stworzenie zgodnych z przepisami zasad pracy zdalnej?
Wiele firm nadal postrzega globalną ekspansję jako serię przeszkód, które obejmują rejestrację w lokalnych urzędach, założenie międzynarodowego podmiotu prawnego i obsługę globalnej zgodności z przepisami. Istnieją jednak rozwiązania, które mogą wspierać globalny, zdalny rozwój i usprawniać proces, takie jak pracodawca formalny (EOR).
Model pracodawcy formalnego został stworzony, aby pomóc firmom takim jak Twoja w rozwoju globalnym poprzez wyeliminowanie wyzwań na drodze do realizacji potencjału lokalnego i globalnego. Pracodawca formalny posiada podmioty na całym świecie, które zarządzają listami płac, podatkami, świadczeniami i kwestiami kadrowymi, zapewniając 100-procentową zgodność z przepisami.
Zachowujesz pełną kontrolę nad zarządzaniem, zatrudniając w dowolnym miejscu na świecie, szybko i łatwo. Dowiedz się więcej o tym, jak pracodawca formalny może pomóc Twojej firmie stać się globalną firmą zdalną.
